龙泰外贸进出口公司综合行政管理制度.doc

龙泰外贸进出口公司综合行政管理制度 浙江华立国际发展有限公司行政管理制度（汇总版）总总则 一、为加强公司行政事务管理，使各项管理标准化、制度化，特制定本制度。 二、本制度包括印章管理制度、文书管理制度、档案管理制度、电子文件归档及电子档案管理制度、固定资产管理制度、行政事务管理制度包括钥匙管理、姓名牌管理、电话管理、工作服管理、名片管理、办公用品及办公设备管理、公关礼品管理、会议室、办公室管理制度、车辆管理制度、出差管理制度、公司书籍、报刊、杂志订阅管理制度。 三、公司全体员工有义务遵守公司规章制度。 制度一印章管理制度第一条为规范公司的印章管理工作，规范公司及员工的印章使用行为，明确公司相关部门、员工在印章管理工作中的职责，预防印章使用产生的法律风险，避免因印章使用不当而造成的公司损失，提高公司的管理水平、风险控制水平，特结合公司实际情况，制订本制度。 本制度中所指印章为公司在经营过程中，为证明各类文件的有效性、权威性而使用的印章。 范围包括以公司名称、部门名称或以签名人的姓名刻制的各类图章。 第二条范围及定义浙江龙泰国际发展有限公司（以下简称公司）所有印章。 公司公章是指在公司发布的与公司权利义务有关的文件上，需以公司名义证明其权威作用而使用的印章。 其主要指公司名称图章。 合同专用章是指只有在公司授权的业务范围内才具备法律效力，仅限于签订购销合同的行为的印章。 公司对此类印章的使用仅承担购销业务范围内的法律责任。 单证章是指仅用于进出口单证业务的印章。 包括单证专用章、报关专用章、商检专用章、申请核销专用章、公司中英文对照长章、海关编码长章、总经理签字章。 财务章是指仅限于办理银行业务时使用，并仅在办理银行结算、信贷、开票、对账等银行业务时具有法律效力的印章。 包括财务专用章、发票专用章和预留银行印签章。 人事专用章是指仅限于办理公司人事事务的印章。 公司董事会印章是代表公司董事会的专用印章，只限用与董事会的文件及董事会的决议和公告。 部门印章指公司行政部、财务部、单证部、技术部等以部门名义刻印的印章。 该类印章仅限于用在工作联系时使用的印章。 对外不具有公司法律效力。 工会章仅限于工会行政事务使用的印章。 第三条印章的保管 1、公司行政部为公司公章、各类印章的刻印和管理部门； 2、公司财务部为财务印章的使用和保管部门； 3、公司单证部为单证印章的使用和保管部门；第四条刻印管理措施 1、各类印章的刻印，必须按公司法和公司章程的规定，以及工商、税务部门的具体要求，由行政管理部负责统一刻印。 2、行政管理部在各使用部门领用印章前必须预留印章印签卡，预留的印签卡及领用部门经办人的签收记录必须永久存档。 使用部门必须指定专人保管。 3、需要更换或废止的印章应由使用部门将旧印章交还行政部。 4、公司印章在受到散失、损毁、被盗情况下，各使用部门应迅速向公司递交报告说明原因，经查实后，将追究印章保管人的相应责任。 第五条使用管理措施 1、公司公章使用管理1）公司公章由行政管理部门专人保管。 非经领导批准，不得擅自委托他人代管。 公章要随用随取，用后及时收检锁好。 如果他人盖章，保管人应在场监印，不得擅自离开。 若该管理人员出差，公司公章由行政经理指定部门其他人员临时负责保管。 2）任何人使用公司公章必须进行书面登记，登记公章所证明的内容、经办人和日期。 登记资料必须归档，保存期限5年。 3）公章使用若涉及公司重大业务、担保事项、或公司重大行政事务，必须由公司总经理批准后，方可使用。 4）办理银行担保业务、开立信用证前必须经公司总裁和财务部审批签字；5）公司公章原则上不得携带使用，如确有需要，则经部门负责人写明情况后由总裁签字方可借出使用。 若遇总裁出差，可由总裁电话通知行政部，事后补签。 外出携带公司公章办理公务时，部门经理必须安排两人共同携带公章使用，不得独自一人携带公司公章使用。 2、合同专用章管理1）公司所有购销合同专用章由公司行政管理部专人保管。 2）业务部需要加盖合同专用章时，首先是填写业务跟踪单或者通过业务管理软件系统完成合同的审批程序，行政部根据审批结果，对合同的重要条款如合同金额、付款期限及违约责任等进行核对后盖章并保存合同副本。 3、其他印章管理1）单证章由单证部使用并保管，该类印章仅用于进出口单证业务。 不得用于和进出口单证无关的任何文件。 2）预留银行印签章及财务专用章、发票专用章等由本公司财务部门保管使用，财务部必须严格按照公司财务管理制度规定落实相关的责任人保管印章。 制度二文书管理制度参照执行集团公司文书管理制度制度三档案管理制度参照执行集团公司档案管理制度制度四电子文件归档及电子档案管理制度参照执行集团公司电子文件归档及电子档案管理制度制度五固定资产管理制度第一条本制度所指固定资产包括房屋及设备（机器设备，运输设备及其他设备）等，其使用年限在两年以上，单位购价在2000元以上者（其余使用年限在两年以上，而价值在2000元以下的按低值易耗品登记管理）。 第二条行政部门为固定资产实物的管理部门和采购部门，会同财务部门对资产进行统一编号、清查，责成各部门对使用资产做妥当的管理。 第三条固定资产的调拨、外借申请调拨部门填写固定资产调拨单（见附件十二），说明调拨原因，行政管理部门资产管理员根据公司资产情况提出调拨意见，经行政管理部门负责人批准后调配给申请部门使用。 申请借用的部门或外来单位应办理借用手续，填写固定资产借用单（见附件十三），借用期间妥善保管和使用资产，保证资产的完好性。 第四条固定资产的购置行政管理部门为固定资产的采购部门。 原则上，公司所需固定资产由行政管理部统一采购。 申请购置部门填写固定资产购置审批表（见附件十四），说明购置理由，申购资产的名称、规格型号、性能要求、价格等内容，由行政管理部门提出意见，并报公司分管领导审批同意后，执行公司审计程序，最后由行政管理部门根据财务部门的审计意见进行采购。 相关部门协同验收。 1、计算机及相关设备的采购当采购资产为计算机时，由网络管理员提出电脑配置意见，原则上只购买品牌机（特殊情况需经公司领导批准）；计算机采购由行政管理部联系三家以上供货商，会同财务管理部门从中选定一家产品性价比优、售后服务好的供应商进行采购。 采购的计算机及相关设备由公司网管员协同验收。 2、其他固定资产的采购其他固定资产采购金额在两万元以上的，行政管理部应联系几家供货商，会同财务管理部门从中选定一家产品性价比优、售后服务好的供应商进行采购。 当涉及专业性较强的资产采购时，经公司分管领导批准，可由该资产申购使用部门具体负责采购，行政管理部门参与采购。 第五条固定资产的交付使用固定资产采购到位后，由行政管理部门将固定资产交付给使用部门，使用部门对资产进行验收确认，填写“固定资产交付验收单”（见附件）。 第六条固定资产编号行政管理部门制定公司固定资产编号规则，对固定资产统一编号，并建立固定资产管理台帐。 第七条固定资产清查公司每年对固定资产进行一次清查，由行政管理部门会同财务管理部门于每年年底对固定资产进行盘点，并查对编号及使用状况，填写固定资产清查表（见附件），编制固定资产清查报告。 第八条固定资产损耗和报废如发现有数量及品质减少或损坏差异，应追究使用人的赔偿责任。 固定资产损耗无法修理、修理不合经济原则以及废弃不用的固定资产，经呈公司领导批准后，由行政管理部门负责予以处理。 第九条固定资产申购流程申请购置部门填写固定资产购置审批表固定资产管理部门提出意见公司分管领导审批审计管理部门审计选定供货商采购验收、入帐交付使用制度六行政事务管理制度第一章钥匙管理制度第一条行政管理部门负责管理公司各部门办公室钥匙。 第二条新员工领钥匙时，应填写钥匙配用申请表（见附件），由行政管理部门统一进行复制。 第三条如需使用行政管理部门管理的备用钥匙，应向行政管理部门说明使用目的，用后立即归还。 第四条员工离职时，必须将办公钥匙交回行政管理部门后方可办理离职手续，若钥匙丢失，应按制度予以赔偿。 第五条除行政管理部门负责管理钥匙人员之外，其他人不得任意复制或允许借予他人使用，否则负连带责任。 第六条钥匙遗失时或损坏时，应立即报行政管理部门备案，由行政管理部门负责视情况重新配制或更换。 第二章姓名牌管理制度第一条姓名牌用于 1、识别员工身份的证件； 2、开启各楼层门禁系统（须经批准）； 3、员工上班考勤； 4、员工用餐。 第二条新进员工提供一张彩色1寸照片，由行政管理部门交物管中心统一配备姓名牌一张。 第三条持有者应妥善保管姓名牌，上下班刷姓名牌进行登记；并于上班时间配戴于胸前；各部门经理应督促所属员工配戴姓名牌，行政管理部门负责追踪考核。 第四条姓名牌如有遗失或损坏，应报部门经理核实并出具证明，并向行政管理部门申请出具补发证明，向物管中心联系补发。 同时提供工本费30元。 如为故意损坏，扣除工本费并处罚金50元。 第五条姓名牌不得外借，若经发现，公司将视情节轻重予以处分。 第三章电话管理制度第一条电话安装、调配管理由行政管理部门负责，各部门经理负责督促员工使用电话，若出现话费超高的情况，应调查原因，适当控制话费使用。 第二条电话使用须知 1、公司电话主要用于公司事务的联络、接洽； 2、注意控制谈话时间，力求简洁扼要，以免耗时占线； 3、接听电话时，应讲究礼节，友好地应答“你好，龙泰”； 4、严禁拨打声讯电话，无特殊原因不打私人电话。 拨打声讯电话或长时间拨打私人电话者，一经发现，将给予批评并处以罚款。 第三条公司现阶段使用的电话分为国际直拨长途、IP电话与市内电话。 话费由行政管理部门负责与电信公司统一结算，由财务管理部门将话费分摊到各部门的当月费用中。 第四条因工作需要，申请安装电话或开通电话新功能时，需填写电话业务申请表（见附件），经公司分管领导审批同意后，由行政管理部门负责联系开通电话业务。 第四章工作服管理制度第一条工作服配发范围与公司正式签订劳动合同的全部在岗人员给予配发工作服，新入职员工试用期满后给予配发，无岗位、待岗、外派、外借、挂靠的人员均不配发。 第二条工作服配发标准、使用年限 1、一般每人1套/款，视公司具体情况制定标准。 2、工作服原则上三年统一更换一次（衬衫两年），特殊情况除外。 第三条工作服费用列支 1、配发、更换员工工作服，员工个人需支付每套工作服实际制作成本的30%作为自付费用。 2、员工工作服不到一年中途遗失、破损，需重新配发的，由员工按实际制作成本的全额予以购买；使用两年后，遗失或破损，需重新配发的，由员工支付实际制作成本的30%的费用作为赔偿。 3、员工离职后，所配发的工作服原则上不作退还处理，除原制作费的30%的费用不作退还外，应折价卖给使用人。 其中，配发工作服不满一年的，由核发部门再向使用人收取制作成本的30%费用后，方可办理相关手续；配发工作服满一年不到二年的，再向使用人收取制作成本的10%费用后，方能办理相关手续；配发工作服已满三年的，则不再追加费用。 第四条工作服日常管理 1、工作服制作后的质量验收、核发、赔偿、更换、着装标准规范等一系列日常管理工作由行政管理部门负责，并建立台账以备查询，工作服的配发、更换、补换等工作需报公司审核批准，方可实施。 2、工作服制作的款式标准、材质和颜色的选定、品质的管理均应符合公司VI管理标准，各类工作服的设计方案，应事先广泛征求意见，经公司领导审核同意后方能实施，任何人不得擅自变更。 3、工作服制作单位、质量标准、均由行政管理部门负责，核价由财务管理部门负责。 工作服制作合同应予以妥善保管并存档。 第五条工作服着装规范 1、周一至周四，原则上员工需穿正装上班。 正装包括工作服、职业装等。 2、业务部人员接待客户必须身着工作服或其他标准职业装； 3、公司年度、半年度会议必须着统一工作服参加。 4、严禁穿着破损的工作服上班或参加各种会议、商务活动。 第五章名片管理制度第一条公司名片格式统一化，由公司行政管理部门依据公司VI管理标准规划设计。 第二条公司行政管理部门统一负责对外印制名片的印刷业务。 第三条名片印制程序 1、各部门新进工作人员，应及时提供个人资料交行政管理部门备档，以备印制名片之需。 2、员工因工作需要印制名片时，申领人应填写名片印制申请单（见附件十九），经各级领导审批后由行政管理部门负责印制。 3、名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。 第四条名片使用 1、名片使用须恰到好处，发放应合理，掌握使用范围。 2、注重名片递送礼仪和交换规则。 第五条费用结算由行政管理部门负责统计，由财务管理部门负责分摊至各部门。 第六章办公用品及办公设备管理制度第一条本办法所指低值易耗品为价格不足2000元的物品，根据使用性质可细分为易耗性办公用品（简称易耗品）、管理性办公用品（简称管理品）、计算机耗材三种 1、易耗品指短期内容易消耗用尽、一般价值较低的用品，如铅笔、刀片、胶水、浆糊、钉书针、笔记本、标签纸、便条纸、橡皮擦、夹子、印油等； 2、管理品指使用期限相对较长，不易损耗且价值高于20元的用品，如订书机、计算器、文件柜、文件架、电话机等； 3、计算机耗材为墨盒、硒鼓、复印纸等。 其中计算机耗材纳入易耗品管理。 第二条办公用品采购 1、行政管理部门选定两至三家信誉良好、质量上乘、价格合理、服务优良的商家作为办公用品的供应商，由行政管理部门进行统一采购。 2、根据市场价格和质量，行政管理部门应及时做出调整，重新选择供货商。 3、行政管理部门根据各部门使用需求进行采购，采购不易或耗用量大的办公用品应酌量库存。 4、行政管理部门无法采购的特殊种类的文具，经行政管理部门经理同意后授权各部门自行采购，但采购的物品要到行政管理部门办理入库、领用手续，由行政管理部门经理在报销单上签字确认后方可予以报销。 第三条办公用品领用 1、领用时，各部门应填写办公用品申领表（见附件），经部门经理签字确认后申领，特殊种类的办公用品在采购成功后即时发放。 2、公司新员工申领办公用品时，需在申领表后附人力资源部出具的员工录用通知书，经部门经理签字确认后领用。 3、办公用品严禁带回家私用，各部门经理应适当控制办公用品使用，掌握本部门人员的办公用品的使用情况。 4、行政管理部门对各部门办公用品的领用情况每月进行统计，每月结算一次，费用由财务管理部门负责分摊至各部门。 第四条办公用品管理 1、各部门人员应对领用的办公用品进行妥善保管，其中管理品应列入移交，行政管理部门应建立管理品登记台账。 2、各部门申领的管理品如出现故障或被损坏，应及时报行政管理部门备案；如物品被人为损坏或遗失，申领者应自购物品赔偿或按价赔偿公司损失。 3、员工离职前应到行政管理部门办理办公用品交还手续，行政管理部门对照该员工全部办公用品领用清单进行逐一核对，确认齐全无误后方予以签字通过。 第五条办公设备管理 1、本制度办公设备指公用的打印机、复印机、传真机等设备；办公设备由行政管理部门负责购置，进行日常管理。 2、员工通过电脑联网使用公用打印机，打印后应及时从打印机上取回打印文件。 3、传真机只供发传真使用，不得拨打电话。 传真机所在的部门应承担监督责任。 4、员工使用公用复印机时，自带复印纸前往复印。 第六条印刷品（如信封、信纸等）除各部门特殊要求外，其印刷、保管、发放均由行政管理部门负责。 第七章公关礼品管理制度第一条公关礼品采购及管理由行政管理部门负责。 第二条公关礼品采购 1、行政管理部门或其他部门欲采购公关礼品时，向公司领导递交申请报告。 2、礼品的款式、价格等应经公司领导审核同意、并由审计管理部门审计后，方能采购或联系厂家制作，礼品涉及VI设计的，必须参照集团公司VI的标准格式。 3、行政管理部门必须与制作单位签定礼品制作合同。 第三条公关礼品入库 1、行政管理部门应会同财务管理部门对礼品数量、质量严格把关，确认无误后再办理相关的入库手续。 2、行政管理部门与财务管理部门均应建立相关账目，对礼品进行管理；礼品入库、出库时应办理登记手续，每季度核对账目，并做到账实相符。 第四条公关礼品领用 1、领用公关礼品时，领用人应填写礼品领用申请单（见附件），经公司领导审批同意后方能领用。 2、行政管理部门每月统计各部门礼品领用数量及金额，送财务管理部门结算费用。 第八章会议室、办公室管理制度第一条公司会议室、办公室由行政管理部门统一负责管理。 第二条会议室一般用于召开公司会议、接待来访客人，不允许占用会议室用作其它安排或作为休息室之用。 第三条会议室使用由行政管理部门统一安排、管理。 各部门需在会议室召开会议或接待重要客户时，请会议召集人或接待负责人提前告知行政管理部门，以便做好安排工作；如有特殊要求的（如购买茶点、水果、配置投影仪或其他特殊要求），请填写会议室使用联系表（见附件）交行政管理部门，由行政管理部门负责安排。 第四条各部门员工应爱护会议室、办公室的公共设施，保持室内环境清洁。 使用会议室的，在用完会议室后应及时通知行政管理部门，以便行政管理部及时安排人员清理，做好会议室卫生工作。 第五条任何部门和个人不得随意将会议室、办公室的桌、椅等设施拿出并挪作他用。 如因工作原因需要借用会议室茶具、热水壶的，应事先向行政管理部门说明。 行政管理部门有权向各部门取回会议室公共物品。 第六条会议室、办公室应保持整洁、清爽，办公室人员应定期对办公室进行清洁、。 不允许在会议室、办公室里出现墙上乱贴乱挂、闲置物品长期堆压、灰尘积累的情况。 不允许在会议室、办公室里吸烟。 行政管理部门定期对办公室的整洁情况进行检查，对有不符合要求，将记录在案，作为部门季度考核的依据。 制度七出差管理制度第一条员工出差依下列程序办理 1、任何员工不得随意出差，出差前须填写出差申请表（见附件），交由部门经理、分管领导签字后交人力资源部门备案。 出差期限和事项由部门经理或公司领导视情况需要，事前予以核定，并依照程序实核。 2、出差人返回后两周内，须向上级领导递交出差报告，并结清出差费用。 第二条出差的审核决定权限如下 1、国内出差部门员工两日以内（包括两日）出差由部门经理审核批准；部门员工两日以上出差由部门经理审核后，报分管领导批准；部门经理以上人员出差一律由分管领导批准。 2、国外出差，一律由公司总裁审批。 第三条差旅费报销 1、出差差旅费分为交通费、住宿费、膳食费、通讯费、招待费等，其标准及报销见相关规定和财务报销制度。 公司第一负责人出差交通费、住宿费、通信费、招待费等费用报销，需经公司董事长批准签字后方可交到财务部门报销。 2、出差不得报支加班费。 3、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要电话联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。 第四条出差报告应交一份给行政管理部门文书存档。 制度八车辆管理制度第一条概述龙泰国际商务车需承担起客人、客户的迎来送往、职能部门用车的职责。 为将有限的资源得到充分合理利用，结合目前公司车辆的使用现状，行政部特制定以下用车管理制度。 第二条车辆管理和使用 1、由行政部指定专人统一负责车辆调度、驾驶员管理、费用控制和购买保险费、养路费等。 2、公司各部门需要使用车辆时，先到行政部调度处填好“用车联系单”（见附件）一式两份，经部门经理批准后由行政部车管人员派车，（如部门经理出差，则应指定本部门其他成员负责），司机必须凭“用车联系单”出车。 3、车管人员在车辆调配时根据预约时间先后及用车原因调配并优先安排接待国外客户。 用车时，司机必须凭“用车联系单（回执）”出车。 使用完毕后，车单上必须注明出车地点及行程公里数，由用车部门人员在用车单上签字确认。 回执将作为司机报销用车费用的依据。 4、用车连续一周及以上的，必须经公司分管领导批准后，由车管人员进行调配； 5、如有需要租用其他单位车辆时，也由行政部车管人员统一负责联系。 6、无“用车联系单”擅自出车，或不按调度行车者，公司将予以相应的处罚。 7、司机的用车费用每月报销一次，由车管人员根据用车单（回执）负责核对公里数、过路费、停车费等，核对签字后司机方可报销费用。 第三条司机职责 1、确保顾客的接送安全、按时接送维护企业对外形象和声誉； 2、接送时要有礼貌，做到热情周到； 3、服从行政管理部调度安排，做到准时、按时出车；车辆途遇特殊情况，必须马上将情况告知车管人员； 4、搞好车辆维护保养和车辆整洁工作； 5、车辆原则由专人负责驾驶，不得擅自开车外出，不允许将车辆借与需求者自行驾驶；遇特殊情况由行政部审定，公司分管领导同意后方可，且用车安全由需求者负责； 6、必须按交通规章制度行车； 7、认真填写出车回执，记录出车往返地点、公里数； 8、必须保持通讯畅通； 9、协助、配合行政部交办的其他工作.第四条费用控制 1、公司以外借车实行有偿服务，每月结算一次。 2、内部结算费用按公司规定的车辆收费标准进行操作。 3、驾驶员在出车过程中应以节约为原则，应选择最经济的行车线路。 4、驾驶员行车过程中发生的费用需要报销，原则上不得超过一个月；长途出车可临时报销，但应注明情况。 5、在杭州市区（含余杭、萧山）出车加油，必须在指定加油站加油。 6、车辆若在外清洗，原则上每月不超过50元。 第五条车辆维护 1、平时车辆维修前必须填写车辆请修单（见附件），由行政部审批后，方可修理；对没有征得同意自行购买车辆材料零件的费用不予报销；途中遇特殊情况紧急维修，应电话联系后方可维修，事后补填请修单。 2、车辆大修、年检由行政管理部统一实施，在指定维修点修理。 3、车辆应随时保持整洁，原则上由司机本人对车辆进行清洗、打蜡。 第六条车辆停放 1、车辆平时应在指定地点停放；遇特殊情况经车管人员同意后方可改变停放点。 2、节假日或上班时间以外的车辆停放由公司统一安排或指定。 3、当需求者用车必须在外过夜时，驾驶员必须确保车辆安全。 制度九公司书籍、报刊、杂志订阅管理制度参照执行集团公司书籍、报刊、杂志订阅管理制度附附则 一、本制度如有未尽事宜或与公司发展不相适应的条款，各部门可提出修改意见，由行政管理部门重新修订，经公司领导批准后颁布生效。 二、各类专用表格见附件。 三、本制度由行政管理部门制订，并负责修改、解释。 四、本制度从发布之日起生效。 浙江龙泰国际发展有限公司二00六年三月三十一日浙江龙泰国际发展有限公司刻章申请表所刻章名刻制说明使用说明申请人年月日经办人审批人浙江龙泰国际发展有限公司公司印章外借申请表借用部门借用人员借用日期预计归还日期印章外借事由行政管理部门负责人意见分管领导意见总裁（或指定副总裁）意见印章保管人签名浙江龙泰国际发展有限公司固定资产调拨单申请部门资产名称申请理由经办人部门负责人日期行政管理部意见资产管理员部门负责人日期资产编号资产名称规格型号数量调入部门调出部门调入部门验收日期浙江龙泰国际发展有限公司固定资产外借使用单（一）日期固定资产名称统一编号规格型号附属设备借出部门借入部门借出部门意见部门负责人日期归还日期保管员日期归还情况借用部门验收部门负责人日期归还人签字借用人日期保管员签字浙江龙泰国际发展有限公司固定资产外借使用单（二）固定资产外借使用单（二）日期固定资产名称统一编号规格型号附属设备借出部门借入部门借出部门意见部门负责人日期归还日期保管员日期归还情况借用部门验收部门负责人日期归还人签字借用人日期保管员签字浙江龙泰国际发展有限公司第一联（借用人保存）第二联（借出部门保存）固定资产购置审批表申请购置部门申购资产名称规格型号数量单价总额供应商部门购