百盛实业有限公司保密管理制度.doc

百盛实业有限公司保密管理制度 百盛实业有限公司保密管理制度第一章总则第二章秘级分类及保密范围第三章保密措施第四章责任与处罚第五章附则第六章文件归档制度第一章总则第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本保密管理制度。 第二条公司秘密是指一切关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。 第三条所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。 人事行政部档案管理员负责公司保密工作的统筹监督。 第四条本规定适用于公司所有员工。 第二章秘级分类及保密范围第五条公司秘密的密级分为两类绝密、秘密。 第六条绝密是指最重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受特别严重损害的事项；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。 第七条公司秘级的确定 1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级； 2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为公司秘密级。 第三章保密措施第八条公司员工必须有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。 第九条总经理领导保密全面工作，各部门负责人为本部门保密工作的主要责任人。 第十条属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存或销毁，由各子公司、部门负责人委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由相关使用管理部门负责保密。 第十一条对管理或接触公司保密资料、掌握公司核心技术的人员，公司根据实际与其签订保密协议，明确权利与义务。 上述人员离职，必须进行彻底的工作移交，并做出保密承诺。 对于公司涉密人员的保密制度详见涉密人员具体要求。 第十二条对于密级文件资料及其他物品，必须采取以下保密措施 1、公司的秘密文件资料，应当标明密级，并确定保密期限； 2、非经总经理批准，不得复制摘抄； 3、收发、传递、外出携带秘密文件，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； 4、在设备完善的保险装置中存放。 第十三条属于公司秘密的产品或设备的研制、生产、运输、使用、保存、维修、销毁由公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。 第十四条在对外交往与合作中需提供公司秘密的，应当事先经总经理批准。 第十五条有秘密内容的会议，主办部门应采取下列保密措施 1、选择有保密条件的会议室； 2、根据需要严格限定参加人员范围，或在讨论涉秘事项时临时指定参加人员； 3、依照保密规定使用会议设备，管理会议文件； 4、会后确定会议内容是否传达及传达的层次范围。 第十六条不准在私人交往、通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过网络、电话等其他方式泄露公司秘密，在没有授权的情况下，不得向新闻媒介透露公司秘密。 第十七条公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露，应当立即制止或采取补救措施，并及时报告财务部，接到报告后应立即做出处理。 第四章责任与处罚第十八条现下列泄密情况之一者，按公司处罚条例规定，给予警告或记过的处分 1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； 2、违反本制度第十条至第十六条规定的； 3、已泄露但主动采取了补救措施的。 第十九条有下列泄密情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失、追究其法律责任 1、故意泄露公司秘密或过失泄露造成严重后果的； 2、违反本保密制度，为他人窃取、刺探公司秘密，或违背程序向外提供公司秘密的； 3、利用职权强迫他人违反保密制度的。 第五章附则第二十条本制度规定的泄密是指下列行为之一 1、使公司的秘密被不应知悉的部门和员工知悉； 2、使公司的秘密超出限定的接触范围而无法证明未被不应知悉者知悉的； 3、使公司的秘密被公司以外的有利害关系的人知悉的； 4、遗失公司保密资料或物品的。 第二十一条本制度由企业发展部负责制订，经总经理批准后发布实施。 第二十二条本制度未尽事宜可参照公司涉密人员的相关规章制度以及归档制度。 第六部分文件归档制度第一条目的为规范公司档案管理，能够有效地积累、收集、保管在公司各项业务活动中形成的文件资料，把人事行政部档案室建设成为公司存储档案的信息中心和数据库，按照档案法规定并结合本公司实际情况，特制定本制度。 第二条范围本制度适用于公司归档的各类文件及其载体，包括公司核心技术、公司资质证书、各项申报材料、财务档案、各类合同以及质量管理体系要求的所有相关文件及记录。 第三条职责 1、公司人事行政部设档案管理员一名，负责公司文件的统一归档、管理，并按秘级划分对归档材料实行分类管理，对达到保密期限的文件，按期进行解密，对于达到保存期限的文件，提出销毁申请，获批后执行销毁； 2、各部门设专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，负责按期向人事行政部提交归档材料并办理交接手续； 3、总经理负责绝密文件借阅手续的批准； 4、归档流程见附表。 第四条实施程序 1、归档文件材料的收集管理 （1）凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料一律由人事行政部统一收集管理，于次年的1月31日前归档到档案管理员处； （2）凡资质申报的相关材料，统一由经手部门于申报定稿后5个工作日内归档到档案管理员处； （3）公司技术性资料（包括技术协议、技术合同等）由各子公司、部门统一于项目完结后5个工作日内统一归档至相关部门档案管理员处； （4）所有采购文件、采购合同由采购相关部门负责归档。 应在下月5日前统一上报归档至相关部门的档案管理员处； （5）市场部供销合同、代理协议等由商务相关部门负责归档，应在下月5日前统一上报归档至相关部门的档案管理员处； （6）系统集成项目标书、合同书及相关文件由涉密集成部负责归档，归档时机为合同生成后5个工作日内； （7）公司彩页印刷合同、各项认证合同、公司资质证书、公司重要会议记录、对外交流的文件、协议及报告等行政性合同或记录由档案管理员负责归档； （8）质量管理体系要求的相关记录（要求保密的文件记录除外）由各部门负责保管，除特殊要求外保管期限一律为三年。 详见后附文件归档清单。 2、归档范围 （1）凡属于公司在外部或内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都属归档范围，应分别立卷归档。 具体归档清单见附表； （2）公司实行谁产生文件材料就由谁负责立卷归档的原则。 各部门应将文件材料的形成、积累、立卷和归档工作列入相应的管理计划，纳入各类人员的职责范围。 a、公司的科研成果或其他科技项目进行鉴定验收时，必须对应该归档的科技文件材料加以验收，否则不能算完成任务；b、各部门在各项管理工作中形成的技术或商务合同文件材料，由各职能部门按其职掌范围，指定相关人员负责积累、归档保管；c、公司业务部门自制、外购、引进设备，在设计安装、调试、验收、使用、维修过程中形成的具有保存价值的文字、图样、图表、声像等真实记录应由部门经理指定专人负责及时立卷归档、保管；d、公司所承接的各项软件工程、系统集成和网络工程从项目投标到合同的签署，工程运作的全过程中形成的应当保存的文字、图纸、图表、计算等材料，由项目负责人指定专人收集，并验收后，归档至档案管理员处保管。 （3）质量管理体系要求所形成的质量记录，除特别标明到档案管理员归档外，一律由部门负责管理。 3、立卷（案卷质量要求） （1）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案管理员负责组卷、编目； （2）案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，进行系统、分类立卷。 并认真填写项目名称、卷内目录、备考表以及注明密级、保管期限，由项目负责人和有关负责人签字后及时归档； （3）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷； （4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； （5）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 技术资料应按项目进行立卷归档； （6）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。 装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号； （7）永久、长期和短期必须按规定逐件填写文件目录。 填写的字迹要工整。 目录放在卷首； （8）案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔写，字迹要工整、清晰； （9）公司归档的文件材料，要求统一格式、介质材料优良、书写字迹工整，图文清晰，签字手续完备，不得使用圆珠笔、铅笔和复写纸； （10）档案保管期限及立卷归档时间规定a、规定档案保管期限一般为永久（10年以上）、长期（4-10年）、短期（3年以下）三种保管期限，并根据保密规定标明秘密等级；b、立卷归档时间原则上为管理性文件材料每年归档一次；软件开发、系统集成和各种工程项目的文件材料应于竣工或验收后15天内归档；科研文件材料应在通过鉴定后1周内归档；仪器设备随机文件材料应在设备调试验收后及时归档，仪器设备使用、维护、改装情况应于每年年终归档，其他科技文件材料可在活动结束后及时归档；c、归档时应填写文件归档表。 并以此为基础为每个卷宗编写卷内目录。 其余文件详见列表。 4、档案的保管与利用 （1）各子公司、部门文档管理员应对各部门归档的档案采用适当的分类方法进行登记、编目、统计、上架排列、保管和提供利用；档案贮存环境应整洁，无腐蚀性气体，通风良好。 做好防火、防盗、防水、防虫鼠、防霉变；档案保管应专人负责，专柜保存，便于检索、查询和存取； （2）档案员应熟悉公司档案的存储情况，了解公司对档案的需求情况，不断提高档案的收集、鉴定、保管、统计和提供利用的业务知识和技能，为档案的有效利用提供优质服务； （3）每年应对档案材料的保管情况进行一次全面检查，发现问题及时报主管领导，并采取补救措施。 5、档案的借阅 （1）原则上应在档案存放部门进行查阅；因工作需要借阅档案时，借期一般不超过三天；涉密文件必须当日归还，如有特殊情况外借前必须经总经理批准； （2）查（借）阅档案文件时应填写文件借阅登记表，办理登记、归还、销借手续； （3）为确保档案的完整和安全，不准将档案带出公司、不得损坏、丢失、拆散、涂改和转借他人，违者按奖惩制度处理； （4）复制案卷的部分内容，须经本公司、部门领导批准，并报档案室备案。 机密级以上的案卷禁止复制； （5）文件归还时，档案管理员应做好验收工作，确保文件不缺页，不损坏，保持档案文件的完整性。 6、档案的鉴定与销毁以档案保管期限表为根据，对超过保存期限和无保存价值的档案材料要造具清册，由销毁人填写文件销毁清单，报总经理审批后销毁，销毁人和监销人必须在销毁清单上签字。 销毁清册与鉴定报告长期保存。 归档文件清单文件类别文件名称秘级划分保密期限保管期限提供部门归档时机文件类别文件名称秘级划分保密期限保管期限提供部门归档时机行政管理类公司各类行政类规章制度一般永久管理部每年企业登记、营业执照、经济合同、协议、各项资质证书等永久相关部门随时各项资质证书申报材料秘密10年长期相关部门随时公司公文、奖惩通知、通报等一般3年管理部随时在职员工人事档案（包括招聘资料、人员异动、职务任免）及相关资料秘密5年长期管理部随时公司离职员工档案管理一般1年管理部随时公司员工工资、调资、奖金发放等一般长期财务部每年公司工作计划、总结、报告、重要会议纪要一般长期管理部及相关部门每年公司关于福利的文件材料一般3年管理部每年本公司大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等一般长期管理部每年本公司的请示与上级机关的批复秘密长期管理部及相关部门每年本公司对外的正式发文与有关单位往来的文书视情况定长期管理部及相关部门每年上级机关发来的与本公司有关的决定批示等视情况定长期管理部及相关部门随时其它质量管理体系所要求的所有相关记录一般3年管理部每年经营管理类公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及其载体绝密5年永久经营部门随时公司股份构成、投资状况及意向等绝密10年永久高层领导随时销售政策秘密5年长期高层领导随时销售员工之工作周报、年报等一般3年经营部门每月科学技术研究（核心软件之程序原码绝密10年永久相关部门项目完结后15软件之程序（产品）绝密10年永久硬件之原理图、PCB图绝密5年永久文件类别文件名称秘级划分保密期限保管期限提供部门归档时机文件类别文件名称秘级划分保密期限保管期限提供部门归档时机技术类）可行性报告秘密5年长期个工作日内统一归档设计任务书、设计说明书秘密5年长期需求分析说明书秘密5年长期硬件之元器件清单秘密5年长期产品技术规格书（包括线路板、挡板等）秘密5年长期软件之测试报告硬件之样卡测试报告一般长期产品交付单一般长期设计变更表一般长期文件更改通知单一般长期随时设计评审表、验证表、确认表、文件更改通知单等质量管理体系要求的归档文件及记录一般长期项目完结后对外技术协议及合同秘密5年长期随时生产技术类原材料、成品检验规范秘密3年长期工程采购部门每年相关制做规范（如U盘、光盘、固化程序等）秘密3年长期每年元器件清单及相关技术图纸秘密3年长期随时供方、外协方评定材料一般3年随时首样确认等检验记录一般3年每月外加工相关记录一般3年每月产品维修记录一般3年每月技术外相关文件更改记录一般3年随时质量管理体系要求的相关文件及记录一般3年每月采购类公司所购入的重要固定资产的相关档案如