医学院档案管理细则

医学院档案管理细则 为了加强我院档案工作，做好档案的收集、整理、保管、统计和利用等工作，并逐步做到档案工作规范化、科学化、制度化，为学院保存完整的档案资料，为学校的发展和建设服务，根据中华人民共和国档案法及教育部普通高等学校档案管理办法的规定，特制定长沙。一、档案的归档范围档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件。档案的形式多种多样，凡是我院在党政管理、教学、科研、外事、出版、设备、基建、财务以及其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录，都属于归档的范围。我院形成的档案真实地记录和反映了学校的创业发展的历程，是学校的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。各部门档案归档范围详见附表。二、档案的归档要求（一）归档材料1、应以原稿原件为主，审查手续完备，纸质优良，书写工整，装订整齐，禁用字迹不牢固的圆珠笔、铅笔、彩笔及复写纸、纯蓝墨水、红墨水书写。2、凡是归档的声像材料必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚，并加以必要的文字说明，标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。（二）归档时间文书、财务、设备、出版、科技、外事等档案立卷执行行政年制，即每年一月一日起至十二月三十一日止，应在次年六月底以前整理后移交档案室；教学档案执行教学年制，即每年九月一日起至次年八月三十一日止，各教学部门应在次学年度寒假前归档；科研、基建等部门应在该项目完成后两个月内将全套资料移交档案室。（三）组卷方法1、按年、月、日的先后顺序排列，进行整理，不可分割文件资料的自然联系。超过A4纸大小的统计图表、基建图等，一律按手风琴式折叠，图名、图签折在外面。2、在资料的右下角连贯性地编写统一的流水页码，以件为单位，每盒按顺序装满。3、有关照片要用影集装好并标上说明。4、将每份文件题名录入计算机保存，并印出卷内目录。（四）各负责部门要按照部门所属材料及时、完整地归档。与部门相关而不属于本部门归档范围的材料，也要及时移交到相应负责单位进行统一归档。三、档案的保管和利用（一）做好档案的日常维护和管理工作，分类科学，整理系统，保管安全，利用方便。（二）做好档案库房管理： 1、档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房；档案工作人员非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房工作无关的其他活动。2、控制和调节库房温湿度，较为适宜的库房温度应在14-20之间，相对湿度应在50%-65%之间；3、做好档案的保护工作，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。减少可能造成的所有自然的和人为的因素对档案的破坏。4、定期检查、清点档案，检查档案调出和归还是否履行了严格的手续，防止档案霉变、虫蛀等现象发生。（三）建立档案借阅制度，履行借阅审批手续。借阅人不得任意拆卷，在档案上勾划、涂抹、损毁档案，归还时必须严格检查，保证档案的完好无损。（四）对重要档案实施重点保护：严格限制利用，即使是提供利用，一般不提供原件，只提供复印件，利用原件必须注意监护。四、档案的鉴定和销毁根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定、准确判定档案的价值，销毁失去保存价值的档案应在征得有关部门