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财务制度(借款、报销) 财务制度财务制度（暂定稿试行）xx年9月第一章公司费用管理制度11总则1.1为加强公司财务管理，合理控制费用支出，规范报销流程，特制定本制度。 1.2本制度适用于公司全体员工。 22职责2.1部门经理部门内部、外部项目的费用控制，确认经办人提交单据的真实性、有效性，费用发生的合理性。 2.2财务审核人员对报销单金额的准确性、票据的合规性、真实性进行审核，跟踪报销流程的规范性，结合各部门的费用预算情况，控制超支，对审核中发现的问题及时沟通或上报财务经理。 2.3财务经理、财务总监公司整体费用预算的编制与控制。 2.4副总经理、总经理公司各项费用的最终审批。 33费用分类3.1交通费市内交通费指员工（不包含主管级（含主管级）以上人员）因公所产生的市内公共汽车费、出租车费。 要求经办人在票据背面签名确认并列明去向、注明日期、事由，由部门经理或分管负责人审核确认并签字批准后提交财务部进行核报。 市内交通费以公共汽车车票报销为主，原则上不得乘坐出租车，特殊情况如购货、携带大量现金、贵重物品、加班至晚上九点以后(含九点)、早630之前(含630)或确因时间紧急需要乘坐出租车的，经确认批准后方可提交财务部进行核报。 3.2差旅费3.2.1出差地点区分为一类地区、二类地区、三类地区。 一类地区直辖市及特区城市。 二类地区省会城市及其他计划单列城市。 三类地区除一类、二类区之外的地区。 3.2.2借支差旅费流程出差人员将审批过的出差申请表交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项，原则上前款未清者不予办理新的借支。 返回报销出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理签字，财务部审核确认，公司分管领导审批后报总经理审批。 3.3车船费车船费是指员工因公出差乘坐长途汽车、火车、轮船、飞机所产生的费用。 要求经办人在票据背面签名确认并列明项目事由。 按出差规定的往返时间、地点、标准，凭票据核准报销。 总经理级人员可根据工作需要乘坐任一种交通工具。 副总级以上人员可乘坐高铁（动车）一等座、普通火车软卧、长途汽车、轮船二等舱，如遇特殊情况，经总经理或分管领导批准后可乘坐飞机。 部门经理级人员可乘坐高铁（动车）二等座、普通火车软卧、长途汽车、轮船三等舱，如遇特殊情况，经总经理或分管领导批准后可乘坐飞机。 主管级及普通员工可乘坐高铁（动车）二等座、长途汽车、如乘坐火车时为晚上8时至次日晨8时之间，且乘车时间超过6小时的则可以购买火车硬卧、轮船三等舱，确因时间紧急或争取工期，经部门经理审核报分管领导批准可乘坐飞机。 公司员工借出差或调动工作之便，事先经部门经理批准就近回家省亲办事的，其绕道所产生的相关车船费扣除出差直线单程车船费(按出差人应享受标准)，多支出的部分，由个人自理。 如果绕道车船费少于直线单程车船费时，应凭车船票价按实支报，绕道及在家省亲期间不享受出差伙食补助费、住宿和交通费。 3.4住宿费出差产生的住宿费及补助等，根据员工级别划分级别定义总经理级公司总经理副总级公司副总经理部门经理级（中层）公司各部门经理主管级各部门发文任命并在集团人力资源备案的主管级人员员工级各部门员工注一人同时身兼多职时，以其最高职务级别对应的标准执行。 职级一类地区二类地区三类地区海外标准住宿补助住宿补助住宿补助住宿补助总经理级元/天元/天元/天副总级元/天元/天元/天部门经理级、主管级元/天元/天元/天以上标准包含餐饮、住宿费；出差地市内交通费按上述相应同类地区标准的10%以内报销。 注意事项 （1）2人以上出差的，以职务高者住宿标准予以报销。 （2）因特殊的、紧急的公务需要，超过报销标准的，经部门经理、分管领导签字确认后报集团总经理批准。 （3）住宿费发票后附住宿消费明细。 3.5伙食费补助伙食补助标准如遇出差当地办事处、项目组可解决住宿、客户安排住宿等不产生住宿费的情况，则可按级别享受伙食费补助，具体如下伙食费补助(按住宿天数计算): （1）总经理级、副总级每人每天100元； （2）部门经理级每人每天80元； （3）主管和员工级:每人每天60元；3.6养车费养车费是指公司办公用车正常行驶所产生的车辆保险费、维修费、燃油费，年检费，要求经办人在单据后附办公用车辆费用申请单，注明时间、车号等，由分管负责人审核确认并签字批准后提交财务部进行核报。 出差外地时，凭相关过路过桥费据实报销。 员工级元/天元/天元/天3.7业务招待费 （1）管理规定为了合理控制费用支出，此类费用由集团办公室统一管理，并指定专人负责； （2）业务招待费包括招待来访客人的茶叶、水果、饮料、香烟等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品等费用，由经办人写申请、部门经理或分管负责人审核批准后提交集团办公室统一安排；集团办公室依据签批手续到财务部进行核报。 3.8办公费 （1）管理规定为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。 （2）报销流程1)购置申请;公司办公室每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际采购时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 2)报销程序报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。 审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3)费用归集财务部按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。 库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 3.9其他杂费如办公费等杂项费用，经办人需提前写呈报，由部门经理审批后至公司总经理审批，凭单据据实报销，原则上超2000元以上金额使用支票或转账方式支付。 44费用报销4.1费用报销流程费用报销人填写费用报销单，由部门经理签字审核确认报销费用的合理性，财务审核人员审核票据的合规性，财务经理审核，副总或总经理审批后，出纳支付报销费用，费用报销人需填写收条。 收条需经财务审核人员审核并归档。 4.2费用报销规范4.2.1报销单据一律要求用蓝黑钢笔或碳素笔填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要相符、清楚、完整、正确；经办人必须在原始单据背面签字确认。 4.2.2原始凭证有效性的规定经办人员在费用支出时应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销 （1）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票； （2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； （3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； （4）其他经财务部门审核合格的单据。 4.2.3对于报销单据手续不完备、内容不完整、印章不清晰、不合法、使用跨年度发票、非正常连号、有涂改现象，人民币大小写不正确、不相符，不按规定粘贴、不按规定填写报销凭证的，财务人员将不予报销；4.2.4开具的发票抬头必须写明公司全称“_有限公司”。 4.2.5水电费、租赁费等能注明所属期间的费用要注明所属期间。 4.2.6丢失发票责任自负，公司不予空票报销。 4.2.7财务借款遵循“前帐不结，后帐不借”的原则，在规定期限内未结清借款的，不予另行借支；4.2.8采用转帐支票结算的各类借款，经办人自领取支票起三日内办理相关核销手续；采用汇票或汇款结算的各类借款，经办人自领取汇票或款项汇出日起二十日内办理相关核销手续，出纳负责跟进此项工作，并将未及时核销的账目上报财务经理，申请协助处理；4.2.9财务通知领取报销款项时，收款人须在报销单上签字，以证明款项已被领取；出现特殊事项应及时向相关领导请示，财务人员按财务经理、总经理指示执行。 4.2.10原始票据粘贴的要求1)粘贴时将原始票据按其大小或经济业务的内容分类,差旅费相关单据按时间排序；2)原始票据应保持原样粘贴，个别规格参差不齐的票据，可先裁边后再行粘贴，但必须保证原始票据内容的完整性；原始票据仅为一张时，也要粘贴在“粘贴单”上，3)粘贴票据时，应自左至右、由上到下均匀排列粘贴，单据之间互不粘连,不得出边、留空或大量累压粘贴；4)粘贴完毕清点票据张数,核实金额,填写至下方所填位置；要求经办人在原始票据上签字确认，5)把粘贴好的票据粘单附在相应的报销单后；按报销单上的签字流程进行签批，对特殊费用需特殊签批的，需相关负责人在原始票据上签字确认。 4.2.11出guo团、组回国报销费用时，必须凭团、组负责人审核签字国外费用支出明细表报销，各种报销凭证必须使用中文标明日期、品名、数量、金额、用途等。 4.3费用报销时间的规定4.3.1财务部每月3-25号，分期分批审核费用单据，对于经常外出的员工所产生的费用可随到随审。 4.3.2费用的提报时间如遇周六则提前一天交单，如遇周日则延后一天交单。 交单时间如遇特殊情况需变动，财务审核人员与报销人员及时沟通。 55费用的预算管理5.1公司费用实行事前预算、事中监督、事后分析的控制办法。 建立年度费用预算总额控制，分事业部、分管理中心、分季度核算管理。 5.2公司费用预算包括业务预算、财务预算、公司总费用预算。 5.3费用预算编制依据集团年度总费用预算在各公司年度经营目标、年度工作计划基础上结合集团经营目标和工作计划编制。 5.4费用预算编制时间年度预算在年度结束后1个月内完成。 5.5费用预算编制顺序 （1）各公司、集团各部门先做出业务费用预算； （2）财务部做出财务费用预算； （3）财务部根据各公司、集团各部门预算、财务部预算情况汇总做出集团公司年度总预算。 5.6集团公司费用预算经业务会议对接后确定，报总经理办公会批准后执行。 66罚责6.1报销单据、票据一旦出现虚假的票据，一律剔除不予报销，并对相关责任人处以虚报金额的50%至100%的罚款。 6.2对于擅自涂改发票、收据金额的，财务部人员将不予报销，并按涂改后金额的50%进行处罚。 6.3对于没有发生实际业务虚报费用的情况，一经证实，将按虚报金额的1至3倍处罚。 6.4处罚流程财务审核人员发现的由财务出具书面报告，报财务经理批准，交人力资源部备案，并通知部门负责人。 附表1.费用界定分类表2.出差申请表3.宴请明细表4.车辆费用申请表费用界定分类表费用类型范围界定市内交通费济南市内出租车费、公交车费用（只限普通员工）办公费邮寄费、运输费、公司成立及年检费用、饮用水费、印刷费、水费、电费、公司电话费办公用品购买员工用办公用品，如文件夹、笔记本、复印纸张、财务用凭证等差旅费公司人员因公出差费用,包括车船费、住宿费、餐费、伙食补助、过路费、过桥费等业务招待费招待用餐费、购礼品费用、接待用烟、酒等养车费公司车辆保险费、维修费、燃油费，年检费等职工教育经费员工参加公司内部、外部有组织的培训活动时以开具的发票内容为准；食宿自理情况下所发生的除学习花费以外的费用计入其他相应类型费用。 福利费节假日福利、员工生活用消耗品、员工误餐补助费、加班用餐费、抚恤费、购买药品等劳动保护费员工工装、手套等劳保用品等及其他和劳动保护相关的支出工资员工劳动报酬及附加费财务费用银行业务手续费、利息及票据贴息其他除以上费用类型外的未列明费用出差申请表出差申请表年月日申请单位申请部门出差事由外出天数小写￥申请人部门经理分管负责人宴请明细表日期宴请人员就餐地点消费金额备注申请人合计经办人部门经理分管负责人车辆费用申请表车号车辆类型费用项目费用购买日费用到期日申请人合计经办人部门经理分管负责人第二章借款管理制度11总则为加强公司员工借款管理，合理使用资金，更好地配合企业的正常运营，特制订本规定，本规定适用于公司全体员工。 22员工借款的范围及方式2.1员工借款的范围公司员工因公出差、零星采购、工程项目周转金及办理其他业务，根据需要可借用现金。 2.2本规定借款支付方式为现金和转账。 33员工借款的流程3.1经办人填写借款申请单，部门经理签字审核确认，各公司总经理审批后交至财务经理审核，出纳发放借款。 3.2原则上临时工和试用期的员工不能借支现金，确有出差任务时，由同行人员借支现金，如无同行人员，则以部门经理签字作为日后财务帐目核销及还款的保证。 3.3现金借支人原则上应亲自到财务部门支取现金，并在“借款申请单”上签字确认，如确因特殊情况需委托他人支取的，借款人需在借款单背面写明“授权某某人代领此笔借款的全部金额”并签字证明，受托人在领取款项时需在“借款申请单”上的“领款人”处签字确认。 44员工借款的财务管理4.1员工借款需填写“借款单”，并注明还款日期，当日借款当日核销的情况，财务不做挂帐处理；当日借款不能及时核销的情况，财务部要在下班结帐前进行账务处理，禁止借条抵现。 4.2员工借款的报销应取得合法的报销票据，部门经理审核其业务合理性，财务部审核票据的合法性、合规性，经批准后，进行帐务处理。 4.3员工报销款项应首先用于偿还借款。 有工作任务需再次借支现金时，需重新履行借款审批手续，财务部门不得直接支付现金，执行“前账不清，后账不借”的原则。 4.4借款人员在相关业务结束后，3个工作日内应持对应票据及借款单至财务部结账核销，逾期未核销者，财务部会在月末将员工借款清欠通知发送至借款人邮箱进行催收。 对于在接到员工借款清欠通知3个工作日内仍未还清借款的员工，财务部会通知人力资源部门从借款人工资中予以扣除。 4.5财务部根据业务情况，对公司某些岗位实行备用金制度，标准由财务部制定，备用金于每年年初核发，年底收回，期间每月发生的费用据实报销。 4.6对于离职员工，在办理离职手续前应进行帐务清查，待其还清所有借款后，人力资源及相关部门再予以办理离职手续。 55附则附表5.1部门经理对下属员工现金借支审核不慎造成坏账损失的，由部门经理负责解决，因财务人员借支审核出现失误造成现金损失，由相关责任人负责赔偿。 5.2本制度由公司财务部负责制定，并根据国家法律法规的变动情况，及时进行修改。 5.3本制度的解释权归集团公司财务部，本制度经制度审议通过后生效。 5.4附表借款单年月日申请单位申请部门借款事由金额（大写）小写￥经办人部门经理分管负责人财务副总总经理借款单年月日申请单位申请部门借款事由金额（大写）小写￥经办人部门经理分管负责人财务副总总经理第三章工程款、营销费用及其他专项费用报销制度11总则1.1总则1.1为规范付款流程，加强财务管理，特制订本制度。 1.2本制度适用于公司全体员工。 22款项支付适用范围2.1款项支付适用范围2.1工程款的支付规定所有工程款项按合同及协议规定支付，工程款须在付款申请中填写本次付款金额、合同总金额及累积已付款金额，以及所涉及的工程类型等内容；已结算的工程，