信息系统的经济效益分析.doc

信息系统的经济效益分析20O8年第1期双月刊总第166期中南财经政法大学学报JOURNALOFZHONGNANUIRSYOFEC0N0眦CSANDLAW.1.2008BimonthlySerial.166信息系统的经济效益分析徐伟(中南财经政法大学信息学院,湖北武汉430073)摘要:企业信息化的实质是实现业务与管理的精细化.不以业务和管理为本,单纯由信息技术部门驱动信息技术项目,或者业务部门参与不足,是信息系统投资和运行效益低下的根本原因.业务流程重组与信息技术的有机结合,是提高信息系统经济效益和企业竞争力的关键所在.关键词:信息技术;信息系统;业务流程重组;经济效益中图分类号:F49文献标识码:A文章编号:1003.5230(20o8)01.0130-04一,信息系统投资所面临的挑战信息技术(informationtechnology,n)的飞速发展,促进了社会经济各领域的变革,旧的企业模式已不再适应新的经济环境,改造企业管理手段和实现企业管理信息化已成为提升企业竞争力的重要措施.计算机信息处理技术在20世纪50年代开始应用于企业管理,人们预期计算机信息处理技术可以促进企业管理规范化,大幅度提高管理效率和企业经济效益.事实上,计算机信息处理技术在企业的应用并没有给企业带来预期的经济效益.有调查显示:80%9o%的信息技术投资并未达到预定目标;8o%到位迟或超过预算;4o%以部分失败告终或最终放弃;不足25%完全符合了企业和技术的目标;只有10%20%满足所有既定工作标准(巧J).从宏观层面上看,各行各业在n方面都进行了大量的投资,尤其是一些高技术和竞争比较激烈的行业,但是投资收益并不乐观.根据美国的一项统计,在20世纪8O年代,美国企业在n应用上投资了1万亿美元.尽管投资巨大,但白领人员的生产率(在一定程度上衡量管理效率)在整个80年代实质上并没有发生变化.在19751985年间,蓝领工人数量减少了6%,实际产出增长了15%,劳动生产率提高了21%.但在同一期间,白领工人数量增长了21%,与实际产出增长15%相比,生产率下降了6%.这表明,企业在n应用上的巨额投资并没有达到预期目标.经济学家们称之为”生产率悖论”,而众多的企业则认为他们在n应用方面的投资掉进了”黑洞”.甚至连戴尔这样的跨国公司在花费了2亿美元巨资和经过两年的努力后,也宣布取消它的ERP系统.根调查,我国企业在应用MRPII系统方面已投资8O亿元人民币,但是应用成功率不到10%,达到预期目标的更是寥寥无几.此外,还有一大批企业组织开发适用于自己的管理信息系统(MIS),成功者也是凤毛麟角,开发者称之为MIS”泥潭”【2J【Pl4-_2lJ.收稿日期:2007.10-22作者简介:徐伟(1963一),男,湖北武汉人,中南财经政法大学信息学院副教授.130一般而言,信息技术在企业中的应用可以提高企业的绩效.但是,企业对信息技术投资的不断增加,并没有为企业带来预期的收益,形成所谓的信息技术投入悖论:信息技术的投入没有根本提高企业的生产率;信息技术的投入没有达到企业预期的效益;信息技术的投入没有大幅度提高个人及部门的业绩.构造一个企业的信息系统不仅需要投入大量的资金,而且需要投入大量的人力,用几年的时间去开发建设.企业管理层面对的问题是:建设完成所需要的信息系统的成本是多少?这种投资有收益吗?如果有,收益又为多少?企业面临着如何确定信息系统价值的挑战.二,信息系统的成本信息系统通常是一个规模大,复杂程度高的人机系统,它的开发,使用,维护和管理等是一项复杂的系统工程,需要投入大量的人,财,物资源,需要各种硬件和软件的支持,这一切就构成了信息系统的成本.在现实的经济活动中,成本是一个应用十分广泛的概念,它反映产品生产过程中所消耗的各项费用总和,包括原材料,燃料和动力,折旧,工资,管理费等项开支.在成本分析活动中,根据不同的目的,可以从不同的角度对成本进行分类,常用的分类方法原则上也适用于信息系统的成本分析.根据信息系统的开发,使用,维护和管理的实践,可从信息系统的生命周期理论出发,结合信息系统成本的特点和国家对成本项目的统一规定,信息系统成本的构成可分为以下项目:(1)硬件购置费用:主要指购买计算机及其相关设备,如不间断电源,空调器等费用.(2)软件购置费用:包括购买操作系统软件,数据库系统软件和其他应用软件等的费用.(3)基建费用:包括新建和改建机房,购置计算机工作台,购置计算机工作柜的费用.(4)通信费用:购置计算机网络设备,通信线路器材,租用公用通信线路等.(5)人工费用:系统开发人员,操作人员和与系统有关的管理人员的所有工资,津贴等费用.(6)水,电费用:包括系统在开发,运行与维护期间消耗的水,电费和有关的维修费.(7)消耗材料费用:主要用于购置打印纸,色带,磁盘等.(8)培训费用:包括用户培训,有关的技术人员或管理人员进修的费用.(9)管理费用:指办公费,差旅费和会议费用等.(1o)其他费用:包括资料费,固定资产折旧费和咨询费等.以上各类成本项目还可根据实际情况进行细分或者合并.例如,当委托专业开发部门进行软件开发时,可从”人工费用”中分离出”开发费用”另计费用.当自行架设通信线路构成计算机网络时,也可考虑将”通信费用”,”硬件购置费用”和”软件购置费用”合并为主要材料费.上述按成本经济用途分类的主要优点在于:可以明确指出费用的目的,便于对信息系统开发,运行过程中的经费使用情况进行监督和管理,同时也为信息系统的价值分析奠定了基础J(PI16-122).界定信息系统的成本不仅仅是一个管理问题,也是一个技术问题.它涉及大量的人的因素和技术因素.对于一个管理混乱,纪律松弛,人际关系紧张的开发团体,根本无法想像它的开发进度和工作质量,成本管理工作也无从谈起.反之,作为一个合格的项目开发管理人员,必须能够合理安排有关的开发任务,协调好开发团体成员间的关系,充分调动他们的工作积极性,从而在项目预算所允许的范围之内按时完成系统开发任务.三,信息系统的经济效益作为一个特殊的投资项目,信息系统的经济效益既与一般投资项目有相类似的表现形式,又有其自身的特性.信息系统经济效益的表现形式随着企业或组织机构的管理水平,信息系统的类型,目标及其应用环境的不同而不同.我们把信息系统的经济效益划分为以下6个方面:改进计算和打印工作;改进记录保存工作;改进记录查找工作;提高重新构造系统的能力;改进分析和模拟能力;改进过程控制和资源控制.这些效益的具体表现形式包括:节省费用,减少差错,增加灵活性,增加处理速度,改进管理控制或规划等.事实上,随着信息系统的发展,从进行结构化管理信息处理的EDPS,MISl31到支持半结构化决策的DSS,目前信息系统可能取得的经济效益己经远远超出前面所列内容.信息系统的经济效益主要从以下方面来实现:(1)面向企业或组织机构的内部实体的管理.它使企业的一系列经营活动及计划管理工作得到改进,从而提高生产率并为高级管理人员提供决策支持.例如EDPS及OA系统可以减少数据处理人员数量,提高数据处理的速度和质量;MIS和DSS能为决策人员提供更丰富,准确的背景信息,提供决策支持模型,减少了管理决策中的不确定性等等.(2)面向外部实体的信息服务.它通过信息加工或生产信息产品为社会提供信息服务而获利,例如证券交易信息系统,信息咨询系统等等,这方面的经济效益可以直接用市场价格来衡量.根据美国的一项调查,使用设计完善的计算机管理信息系统以后,平均给企业带来的经济效益为:库存降低35%,延期交货减少80%,采购提前期缩短50%,停工待料减少60%,制造成本降低12%,提高生产能力10%一15%,减少管理人员10%.这组数据在一定程度上反映了信息系统可以给企业带来经济效益的大小L4J().信息系统的经济效益评价要兼顾直接经济效益与间接经济效益,有形效益和无形经济效益,做到统筹考虑.一般来说,直接经济效益包括企业内部经济效益与直接受益部门,单位的经济效益的总和;间接经济效益则是指直接受益部门和企业自身经济效益以外的经济效益,多指对社会,环境,生态等的影响.这种分类方法在具体问题的分析和定量计算上虽然存在一些因难,但是仍然有一定的实际意义.这是因为,企业或组织对信息系统建设项目的经济效益进行论证分析时,首先将考虑给其本身所带来的经济效益大小,一个没有直接经济效益的项目是很难被列入议事日程的.有形经济效益是指可以用货币定量计算的经济效益,主要来源于生产成本的节约.例如,新的信息系统以自动化手段代替部分人工信息加工过程,从而带来的工资费用的节省.无形经济效益是指难以定量计算,不能直接用货币来体现的效益,主要指企业,组织机构的各种行为的有效性的增强.例如,信息系统使用后,企业或组织机构能够获得更多,更及时和更准确的信息,使企业的组织计划加强,经营更具灵活性等等.四,黑洞”的成因分析毫无疑问,rI应用提高业务处理效率的潜能是存在的,但问题是如何才能释放这种潜能.这需要我们分析rI应用失败的主要原因.企业信息化的实质是实现业务与管理的精细化.首先,信息化的目的是为了实现业务管理的优化,运营效率的提升以及竞争力的提升,而不是为了技术而使用技术.其次,信息化的对象是业务运营与管理控制.因此,信息技术只是信息化的手段,载体和实现形式,其真正目的还是实现企业的业务经营与管理目标.如果业务管理基础薄弱,再先进的rI系统也没有用武之地.由于业务流程不清,管理架构不明,企业在实旅IT应用系统时肯定会遇到许多障碍,从而导致系统实施陷入旷日持久的拖延状态.因为这些是rI应用系统的基础,无法回避或绕开;而让系统实施人员来解决业务流程与管理体系优化的问题,是不现实的.所以,不以业务和管理为本,单纯由信息技术部门驱动信息技术项目,或者业务部门参与不足,领导支持不到位,是IrI黑洞”形成的根本原因.同样,如果没有业务和管理的优化,即使运用再先进的IT系统都会导致效果不佳.实践表明,IT应用没有释放其潜能的重要原因就是企业在应用信息技术时,总是沿用旧的或业已存在的方式做事,而不是注重工作应该怎样做;没有根据IT带来的新变化重组业务流程,然后考虑应用IT手段来辅助实现它.办公白化系统的应用就是一个很好的例子.应用办公自动化信息系统梦想”无纸化办公”,其结果导致更多的纸张被使用.不管报告是否有价值,报告愈来愈多,格式愈来愈漂亮.人们不惜花数天时间去写报告并绘有精美的图表等以期待高一级管理层对自己工作的认可或批准.因为在办公自动化软件上修改文字和图表实在太容易,以致人们一遍又一遍地进行修改完善,以期得到管理层的欣赏.其根本问题就在于处理办公事务的流程和方式没有改变.132在应用为顾客提供服务方面,也经常存在一些问题.运用计算机信息处理技术直接模拟手工业务处理方式和处理流程,将会对很多不合理或无效的工作(也许手工业务处理方式下必须存在)进行计算机自动处理,由于人们必须按照计算机的要求工作而不是按照顾客的要求办事,从而有可能导致工作效率不如手工方式.在应用计算机信息系统以后,人们才认识到对原有业务流程进行一些改变是有益的,但为时已晚,通常都是因为要改变计算机信息系统的成本太高和太费时间而被搁置.改变各部门原有工作流程,协调各部门间的协同工作方式阻力重重;虽然应用了计算机信息系统,但原有的手工业务处理模式难以更新;信息一致性与共享机制难以形成;原有业务处理流程与计算机信息处理流程间的矛盾难以解决;员工素质难以大幅度提高,团队精神难以形成.所有这些障碍导致计算机信息系统难以正常运行,一些企业最后不得不放弃计算机信息系统而恢复手工作业,有些企业即使勉强保持系统运行,但偏离了原有的预期目标L5j(P8.-36).业务流程重组的本质在于根据新技术条件下信息处理的特点,以事物发生的自然过程寻找解决问题的途径.业务流程重组不仅是市场竞争的需要,而且也是信息技术及其应用发展的结果.企业信息化建设的发展,不仅改善了人的工作环境,提高了工作效率,而且扩大了人们思考问题的范围,提高了解决问题的能力.它使业务流程各个环节联系更紧密,过去被分解得支离破碎的流程融为一个整体.信息网络使各个部门交织在一起,淡化了职能部门之间的界线.提出业务流程重组概念之前,人们从实现自动化的角度应用信息技术.从EDPS,MILS到DSS,无非是利用信息技术为现存的管理构架服务.然而提出战略信息系统概念以后,尤其是业务流程重组概念的提出和实施以后,工作重点则要转变到重塑管理构架了.信息技术真正的能力不在于它使传统的工作方法更有效率,而在于它使企业打破了传统的工作规则,并创造新的工作方式,这正是业务流程重组的核心内容.业务流程重组不等于自动化,它关注的是如何利用信息技术实现全新的目标,是如何用新的信息技术”做好当前和过去没做过的工作”.为此,需要研究新的开发方法,创造性地应用信息技术.要充分认识信息作为战略性竞争资源的潜能,创造性地对现有业务流程进行分析,找出现有业务流程中存在的问题及产生问题的原因,分析每一项活动的必要性,并根据企业的战略目标,采用关键成功因素法等,去发现正确的业务流程,如在信息技术的支持下,有些工作可以合并,组织管理层次可以减少,有些工作可以取消等.信息技术是业务流程重组的推动力.正是信息技术的发展与应用,使企业能够打破陈旧的制度,创建全新的过程模式.业务流程与企业的运行方式,组织的协调合作,人的组织管理,新技术的应用与融合等紧密相关,因而,业务流程的重组不仅仅涉及到技术,也涉及人文因素,