服务礼仪与规范培训讲座(PPT 73页).ppt

主讲人 李欢 凯源燃气通用服务礼仪与规范 对于服务 每个人都有自己的理解和做法 每个人都有自己的言语 行为特点和习惯 要让我们的服务做到专业 诚信和贴心 让用户感觉到我们服务的标准统一 可靠 那我们就必须按照已经拟定好的服务规范执行 切不可因个人原因 使规范施而不行 讲不讲规矩代表的不仅是个人形象问题 因为个人形象是企业形象的化身 服务形象篇 三秒钟 印象 60 外表仪表40 声音谈话内容 仪表要求 如果你每天早起5分钟对自己的仪表进行检查的话 有可能使你一天的工作增加自信 也可使其他人感到轻松 愉快 男职员 男职员在仪表方面应注意以下事项 女职员 女职员在仪表方面应注意以下事项 A 仪容 头发 干净整齐 不可有头皮屑 不染发 披发 面容 脸 颈及耳朵要干净 眼角不可有分泌物 鼻毛不可过长 男士胡须要刮干净 女士要化淡妆 口腔 保持口腔清洁 不留异味 不饮酒或含有酒精的饮料 指甲 男士指甲不长于1mm 女士指甲不长于2mm 指缝要干净 女士如用指甲油 请用透明色 体味 勤洗澡 无不雅体味 可用清淡香水 B 仪表 指出不规范之处 服务行为篇 站姿 基本要求 头正 肩平 挺胸 收腹 身直 腿直 手垂 将双手自然叠放于小腹前 右手叠加在左手上 双臂自然下垂 两腿自然并拢 脚尖分呈 字或丁字步型站立 抬头 目视前方 身体重心放到两脚中间 男士可将双脚平行分开 与肩同宽 两手相握置于身后 即右手轻握左手的腕部 左手呈虚拳 双臂自然下垂 站姿 晨会站姿 脚跟并拢 脚尖分开45度男职员 两脚分开 比肩略窄 右手抓住左手放在背后 女职员 双脚并拢 脚尖分呈 字型 右手放在左手上置于腹前 坐姿 说明 入座时要轻 至少要坐满椅子的2 3 勿倚靠座椅的背部 双膝自然并拢 男性可略分开 身体稍向前倾 则表示尊重和谦虚 男职员 说明 可将双腿分开略向前伸 如长时间端坐 可双腿交叉重叠 但要注意将上面的腿向回收 脚尖向下 坐姿 错误的坐姿 女职员 说明 入座前应先将裙角向前收拢 两腿并拢 双脚同时向左或向右放 两手叠放于左右腿上 如长时间端坐可将两腿交叉重叠 但要注意上面的腿向回收 脚尖向下 错误的坐姿 蹲姿 如果你在拾取低处的物件时 应保持大方 端庄的蹲姿 说明 一脚在前 一脚在后 两腿向下蹲 前脚全着地 小腿基本垂直于地面后腿跟提起 脚掌着地 臀部向下 蹲姿 1 只弯头的鞠躬 2 不看对方的鞠躬 3 头部左右晃动的鞠躬 4 双腿没有并齐的鞠躬 5 驼背式的鞠躬 6 可以看到后背的鞠躬 鞠躬 鞠躬是表达敬意 尊重 感谢的常用礼节 鞠躬时应从心底发出对对方表示感谢 尊重的意念 从而体现于行动 给对方留下诚意 真实的印象 鞠躬时要注意以下事项 常用礼节 鞠躬 为客户指示方向 身体略前倾 手臂要自下而上从身前自然划过 且与身体成45度角 手臂伸直 四指自然并拢 女士食指微翘 虎口张开 掌心向上 以肘关节为轴指示目标方向 用目光配合手势所指示的方向 常用礼节 指示方向 迎宾 1 15度鞠躬 以邀请式手势 请顾客进厅 2 点头 微笑 与顾客有眼神接触 3 迎宾气氛一定要活跃 表情自然 亲切 有友人般的微笑 声音洪亮清脆 一定融入真挚情感 4 迎宾语 您好 欢迎光临 送宾 1 点头示意 2 送宾语 再见 请慢走 行姿 行姿 要求注意稳重与干炼 行走时 挺胸抬头 目视前方 方向明确 走成直线 双臂自然摆动 步伐从容 步态平衡 步幅适中 步速均匀 男士步幅以一脚半距离为宜 女士步幅以一脚距离为宜 抬脚时 脚尖应正对前方 不能偏斜 沿直线行走 即两脚内侧应落在一条直线上 双臂以身为轴前后摆动幅度30 35度 行进指引姿态规范 当客人认识路时 请客人走在前面 让客人先进先出 先坐先起 领导 贵客认路时 我们请领导 贵客走在前面 当客人不认识路时 请客户开始行进时 应面向客户稍许欠身若双方并排行进时 服务人员应居于客户的左侧若双方单行行进时 服务人员应居于客户左前方约一米左右的位置在陪同引导客户时 服务人员行进的速度须与客户相协调及时的关照提醒 经过拐角或楼梯之处时 须关照提醒客户留意在行进中与客户交谈或答复其提问时 应将头部 上身转向客户 常用礼节 行进指引 1 递送时上身略向前倾 2 眼睛注视客户手部 3 以文字正向方向递交 4 双手递送 轻拿轻放 5 如需客户签名 应把笔套打开 用右手的拇指 食指和中指轻握笔杆 笔尖朝向自己 递至客户的右手中 常用礼节 递送证件和资料 电话礼仪 接听电话流程转接电话流程电话留言流程接听电话礼仪接听电话技巧拨打电话礼仪 电话礼仪 特点看不见听得到重要的第一声 第一印象 设备电话机型号与功能摆设 就近原则 台面 电话礼仪 声音使用你最优美的声调 你知不知道 可以讲同一句话 而每次得到不同的意思 示例 哦 它是真的 1 用惊讶的声调2 将它变成问题3 好似神秘般低声说话4 好象军官命令士兵一样 电话礼仪 声音 续 五要素 激情语速语气音量清晰度打电话时 我们要保持良好的心情 这样即使对方看不见你 但是从欢快的语调中也会被你感染 给对方留下极佳的印象 由于面部表情会影响声音的变化 所以即便在电话中 也要抱着 对方看着我 的心态去应对 电话礼仪 接听电话流程 电话礼仪 转接电话流程 问对方是否愿意等待转接并解释转接原因 转接电话 感谢对方等待 对方接受转机 对方不愿意等候 请对方留言 电话礼仪 电话留言流程 请对方留言 写下留言 检验留言的准确性 电话礼仪 接听电话礼仪 接电话 问候 接听电话要及时 铃响三声内接听 先问好 接外线电话要报公司名称 转来的电话应报部门名称和自己的姓名 如接电话稍迟一点 应该致歉 说声 让您久等了 电话礼仪 接听电话礼仪 留言 若对方要找的人不在 应主动询问对方是否希望留言或转告 按Who When Where Why what How询问并记录 记录后复述内容 切记准确 全面 尤其是记下公司名称 姓名 职位 地名 日期与数字等 电话机旁应备有纸 笔 可供随时记录 电话礼仪 接听电话礼仪 通话后 应轻放话筒 并应在对方挂断后再放话筒 留言或转告要立即执行 将来电所托事项填写在 电话留言便条 上 以口头形式传达 或以便条形式传递 电话礼仪 接听电话技巧 在谈话开始时 写下客户的名字 在与对方交谈时 经常对对方指名或道姓称呼 上司如果不接电话 应设法圆场 不让对方感到难堪和不安 对于自己不了解的人或事情不能轻易表态 尤其是否定 应有不拒绝任何可能的机会的意识 通话时如果有他人过来 不得目中无人 应点头致意 如果需要与来人讲话 应讲 请您稍等 然后捂住话筒 小声交谈 电话礼仪 拨打电话礼仪 拨打前 时间与时机的选择得当 谈话对象的选择准确 重要的内容应在打电话之前用笔写出 先拨对方固定电话 不通时再拨手机 接通后 对相识的人 简单问候即谈主题 对不相识的人 先讲明自己的身份 目的 再谈问题 用您好 请 谢谢 对不起等礼貌用语 电话礼仪 拨打电话礼仪 拨打中 表达全面 简明扼要 需谈论机密或敏感话题时 电话接通后要先问对方谈话是否方便 交谈中如有事情需要处理 要礼貌告知对方 以免误解 未讲清的事情要再约时间并履行诺言 情况处理 如所找对象不在 应委托他人简要说明缘由 主动留言 留下联系方式和自己的姓名 记住委托人姓名 致谢 电话礼仪 常见问题讨论 能使用电话免提功能吗 能先问对方是谁吗 如对方问你是谁 应怎样回答 如对方向你要你同事的私人联系方式 你怎样做 如对方打错电话 应怎样处理 如对方的语言听不懂怎么办 如电话突然中断 应如何处理 电话礼仪 处理异议 倾听对方陈述对方异议对方问题正视问题 若投诉不是本部门的责任 应把电话转给相关部门和人士 或告知来电者找相关部门 找谁及怎么找 缓冲问题稀释问题乐观地终结服务跟进多做一步赢得客户 电话礼仪 电话控制 服务沟通篇 人的容貌是天生的 但表情不是天生的人的面部表情同其它体态语言一样 是可以熏陶和改变的 是由人的内在变化 文化修养 气质特征所决定的 服务沟通 微笑 如何防止被偷 谁偷走了你的微笑 工作中的烦恼 生活中的琐事 安装情绪过滤器 运用幽默 直接面对 微笑的三结合与眼睛的结合当你在微笑的时候 你的眼睛也要 微笑 否则 给人的感觉是 皮笑肉不笑 与语言的结合微笑着说 早上好 您好 欢迎光临 等礼貌用语 不要光笑不说 或光说不笑 与身体的结合微笑要与正确的身体语言相结合 才会相得益彰 给客户以最佳印象的 把手指放在嘴角并向脸的上方轻轻上提 把手举到脸前 手张开举在眼前 手掌向上提 并且两手展开 双手按箭头方向做 拉 的动作 一边想象笑的形象 一边使嘴笑起来 一边上提 一边使嘴充满笑意 随着手掌上提 打开 眼睛一下子睁大 1 2 3 微笑的几种方式 眼睛 正视一般是表示庄重 常见眼睛传递的含义 视线向下表现权威感和优越感 视线向上表现服从与任人摆布 视线水平表现客观和理智 视线 与顾客交谈时 两眼视线落在对方的鼻间 偶尔也可以注视对方的双眼 恳请对方时 注视对方的双眼 为表示对顾客的尊重和重视 切忌斜视或光顾他人他物 避免让顾客感到你非礼和心不在焉 距离 70至80厘米 熟悉 1米至1米2 陌生 2个手臂长 站立 一个手臂长 坐着 一个半手臂长 一站一坐 目光接触的技巧 嘴唇闭拢 一般表示和谐宁静 端庄自然 嘴唇半开 表示疑问 奇怪 有点惊讶 如果全开表示惊骇 嘴角向上 表示善意 礼貌 喜悦 嘴角向下 表示痛苦悲伤 无可奈何 嘴唇撅着 表示生气 不满意 嘴唇紧绷 表示愤怒 对抗或决心已定 常见嘴部传递的含义 1 普通话语音知识A 声母声母是指音节开头的辅音 普通话声母共有21个 b p m f d t n l g k h j q x zh ch sh r z c s 声母由辅音充当 声母发音正确与否决定于发音部位和发音方法的正确与否 根据发音部位的不同 声母分为7类 双唇音 b p m 唇齿音 f 舌尖中音 d t n l 舌根音 g k h 舌面音 j q x 舌尖后音 zh ch sh r 舌尖前音 z c s 根据发音方法的不同 声母分为5类 塞音 b p d t g k 擦音 f h x sh r s 塞擦音 j q zh ch z c 鼻音 m n 边音 l 塞音和塞擦音内部 根据发音气流的强弱 分为送气音 p t k q ch c 和不送气音 b d g j zh z 两类 根据声带颤动与否 声母分为清声母 b p f d t g k h j q x zh ch sh z c s 和浊声母 m n l r 两类 服务沟通 语言技巧 B 韵母 韵母是指音节后面的辅音和元音 普通话共有39个韵母 a o e i u i 前 i 后 er ai ei ao ou uai uei iao iou ia ie ua uo e an ian uan an en uen in n ang iang uang eng ueng ong iong ing 韵母按音素组成的不同情况 可以分为单韵母 复韵母 鼻韵母三类 单韵母是由一个元音构成的韵母 共10个 其中7个是舌面元音 a o e i u 两个是舌尖元音 i 前 i 后 1个是卷舌韵母 er 舌面元音发音时 舌面节制气流 舌尖元音发音时 舌尖节制气流 卷舌韵母发音时 舌面舌尖同时节制气流 复韵母是由两个或三个元音构成的韵母 共13个 其中4个是前响复韵母 ai ei ao ou 4个是中响复韵母 uai uei iao iou 5个是后响复韵母 ia ie ua uo e 鼻韵母是由元音带上鼻辅音构成的韵母 共16个 其中8个是前鼻音韵母 an ian uan an en uen in n 8个是后鼻音韵母ang iang uang eng ueng ong iong ing C 声调声调是指能区别意义的音节的高低升降 声调的高低升降主要决定于音高 跟音长也有关系 发音时 声带越紧 在一定时间内振动的次数越多 声音就越高 声带越松 在一定时间内振动的次数越少 声音就越低 声调的高低升降变化是相对的 不受因人因时的基调变化的影响 声调有两个重要概念 调值和调类 普通话有四个调类 阴平 阳平 上声 去声 又称第一声 第二声 第三声 第四声 四个调类阴平 阳平 上声 去声对应的调值为 55 35 214 51 对应的调型为 高平 中升 降升 全降 D 轻声在一串音节组成的词或句里 某些音节失去原有声调 读得比较轻短 这种 现象叫轻声 轻声不是一种声调 一般声调的性质决定于音高 轻声则决定于音强和音长 轻声的特点是发音时音强弱 音长短 轻声有区别词义和词性的作用 在普通话中 助词读轻声 如 走吧 去吗 行啊 我的 慢慢地 好得很 吃着 看过 跑了 你们 名词后缀 子 儿 头 读轻声 如 桌子 木头 那儿 部分方位词读轻声 如 家里 墙上 东边 趋向动词读轻声 如 回来 收下 爬起来 冲出去 个别量词读轻声 如 一个 单音节动词重叠的后一音节 如 看看 想想 表称呼的叠音名词的后一音节 如 妈妈 哥哥 部分双音节词的后一音节习惯读轻声 如 月亮 早晨 已经 窗户 牌楼 E 儿化后缀 儿 r 不自成音节 而和牵头的音节合在一起 使前一音节的韵母成为卷舌韵母 这一现象就叫儿化 卷了舌的韵母叫儿化韵 儿化的基本性质从语音角度分析就是卷舌作用 从词汇性质来说是后缀 拼写时只要在原来韵母之后加写一个r 如 信儿 写作x nr 儿化有区别词义 词性和修辞的作用 文明用语 服务客户时 我们应使用文明礼貌语言 基本用语 您好 或 你好 初次见面或当天第一次见面时使用 清晨 十点钟以前 可使用 早上好 您早 等 其他时间使用 您好 或 你好 欢迎光临 或 您好 前台接待人员见到客人来访时使用 对不起 请问 向客人等候时使用 态度要温和且有礼貌 让您久等了 无论客人等候时间长短 均应向客人表示歉意 麻烦您 请您 如需让客人登记或办理其他手续时 应使用此语 对不起 打扰一下 当需要打断客人或其他人谈话的情况时使用 要注意语气和缓 音量要轻 谢谢 或 非常感谢 对其他人所提供的帮助和支持 均应表示感谢 再见 或 欢迎下次再来 客人告辞或离开平安时使用 在日常工作中 大家是否留意使用以下语言了呢 1 请2 对不起3 麻烦您 4 劳驾5 打扰了6 好的7 是8 清楚9 您10 X先生或小姐11 X经理或主任12 贵公司13 XX的父亲或母亲 称他人父母 14 您好15 欢迎 16 请问 17 哪一位18 请稍等 候 19 抱歉 20 没关系21 不客气22 见到您 你 很高兴23 请指教24 有劳您了25 请多关照26 拜托27 非常感谢 谢谢 28 再见 再会 常用语言 服务沟通 倾听技巧 聆听的原则 适应讲话者的风格眼耳并用首先寻求理解他人 然后再被他人理解鼓励他人表达自己聆听全部信息表现出有兴趣聆听 聆听的层次 一个顾客急匆匆地来到某营业厅的柜台处 顾客说 小姐 刚才你算错了50元 营业员满脸不高兴 你刚才为什么不点清楚 银货两清 概不负责 顾客说 那谢谢你多给的 元了 顾客扬长而去 营业员目瞪口呆 所以 千万不要打断客户的话 除非你想他离你而去 收银员案例 听些什么 内心情绪事实与真相假设渴望与真正需要 小例子 听 出心 例如一对情侣在散步 这时女孩子对男孩子说 今天有点冷 如果从教练角度去听女孩的出心不是说 冷 真正的出心是想男孩子关心她 听 情绪 很多时候朋友或夫妻间吵架 一方在发火时就爱说 我们断交 或 我们离婚 好多人没注意到这话其实是带着 情绪 说的 不能当真 一但认真了以 翻脸就翻脸 离婚就离婚 的心态去 可得后悔了 常见头部传递的含义 头部向上 表示希望 内疚或沉思 可能是为什么事忧虑 也可能是因为做错了什么事而悔恨 头部向前 表示倾听 期望或同情 关心 头部向后 表示惊奇 恐惧 退让或迟疑 点头 表示答应 同意 理解和赞许 服务沟通 肢体语言 不同手势传递的含义有 手心向上 表示坦诚直率 善意礼貌 积极肯定 手心向下 表示否定 抑制 贬低 反对 轻视 抬手 表示请对方注意 自己要讲话了 招手 表示打招呼 欢迎您或请过来 推手 表示对抗 矛盾 抗拒或观点对立 伸手 表示想要什么东西 藏手 表示不想交出某种东西 拍手 表示表示欢迎 单手 挥动表示告别 再会 双手挥动 表示呼吁 召唤 感情激昂 声式宏大 紧握拳头 表示挑战 表示决心 提出警告 竖起拇指 表示称赞 夸耀 伸出食指 表示指明方向 训示或命令 多指并用 表示列举