宁波市江东区重点建设项目档案管理实施细则.doc

宁 波 市 江 东 区 档 案 局 文件 宁波市江东区重点工作领导小组办公室 甬东档200814号 关于印发宁波市江东区重点建设项目档案管理实施细则的通知各有关单位：现将宁波市江东区重点建设项目档案管理实施细则印发给你们，请结合本单位的实际情况，认真贯彻执行。 二00八年五月二十七日宁波市江东区重点建设项目档案管理实施细则 第一章 总则 第一条 为加强全区重点建设项目档案的管理和利用工作，更好地为区重点建设项目和经济建设服务，根据中华人民共和国档案法、国家计委建设项目（工程）竣工验收办法、浙江省重点建设项目档案管理暂行办法、宁波市档案工作条例、宁波市重点建设项目档案管理办法及有关基本建设项目档案管理的法规，结合本区实际，制定本实施细则。第二条 本实施细则适用于经区政府确定的各项重点基本建设项目。第三条 区重点建设项目档案是指从区重点建设项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收及后评价的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。第四条 区重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作，也是全区档案事业的组成部分。区重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导，列入工作计划，确保区重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。 第二章 管理体制、档案工作机构第五条 根据统一领导、分级管理的原则，区档案行政管理部门依法对所辖范围内的区重点建设项目档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，组织区政府确定的区重点建设项目的档案专项验收。第六条 按照区政府确定的属地管理原则，区重点建设项目责任单位负责监督、检查和指导所辖区重点建设项目档案工作。要加强对区重点建设项目档案工作的管理，将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度时，要同时部署、检查档案和档案工作；在验收项目时，要把档案和档案工作纳入验收范围。第七条 区重点建设项目建设单位、项目总承包单位、项目代建单位、施工单位、勘察设计单位、招标代理机构、项目监理单位等应当明确档案工作的分管领导，建立相应的档案工作机构或配备专兼职档案管理人员，制定管理制度，建立健全区重点建设项目的档案管理工作，保证项目档案工作和项目建设工作同步进行。第八条 区重点建设项目各有关单位的档案工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，参加档案专业培训，具有专业技术技能。 第三章 档案的登记、收集和归档第九条 建立区重点建设项目档案登记制度。凡新开工、续建、收尾和竣工试生产的区重点建设项目，属新开工的必须于项目开工后6个月内向区档案行政管理部门报送登记（见附表1），属续建项目的，必须于每年11月底向区档案行政管理部门报送登记。对未按规定进行登记的单位予以通报，并限期登记。第十条 区重点建设项目各有关单位要根据中华人民共和国行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DAT28-2002）等有关规定，在建设单位档案管理制度的总框架内，制定本单位文件材料的归档范围和档案的保管期限。第十一条 项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成文件材料的收集、整理工作；项目进度检查时，应同时进行文件材料的审核、立卷工作；项目竣工验收时，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映区重点建设项目的真实情况。第十二条 区重点建设项目建设过程中，建设单位、项目总承包单位、项目代建单位、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位等，应当在各自的职责范围内及时做好区重点建设项目文件材料的收集、整理和归档工作。属于建设单位归档范围的档案，有关单位应按时移交给建设单位。区重点建设项目前期阶段形成的文件材料，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位负责收集、积累；勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、积累，并按规定向建设单位移交。区重点建设项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、积累。对于不按规定归档或者不按期移交档案的要依法追究有关单位和当事人的责任。第十三条 区重点建设项目在招投标、签订协议、合同时，应当在标书、协议、合同中明确各方在重点建设项目文件材料形成的范围和编制、移交竣工档案方面的责任、费用及移交范围、质量要求与时间。第十四条 区重点建设项目档案的案卷质量应符合中华人民共和国行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，归档文件材料要完整、齐全，签字手续完备。不得用易褪色的书写材料书写、绘制。第十五条 归档时必须有竣工图。竣工图应按中华人民共和国行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范要求进行编制。竣工图要求图面清晰，真实反映项目实际，并逐张加盖竣工图章。由行业主管部门制定的行业规范如符合相应规定，亦予以认可。 第四章 档案的管理和利用第十六条 区重点建设项目各有关单位应自觉执行国家、省、市颁布的各项档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。第十七条 区重点建设项目建设过程中，各有关单位应有与档案数量相适应的，符合要求的档案库房，配置必要的档案保管设施，应采用计算机管理档案，实现档案管理现代化，其费用列入项目总概算。第十八条 区重点建设项目档案其保管期限应划分为永久、长期和短期三种。档案鉴定工作必须依照国家有关规定执行。对损毁、丢失或其他损害重点建设项目档案的行为，要依法追究有关单位和当事人的责任。保密的重点建设项目档案应按保密规定进行管理。第十九条 区重点建设项目各有关单位的档案工作机构或者档案工作人员，对文件材料的归档和档案的接收、移交、鉴定、销毁等情况应进行登记和统计。第二十条 区重点建设项目各有关单位要注重和加强档案的开发利用工作，编制各类档案检索工具，及时有效地为重点建设项目和领导决策提供档案信息。第五章 档案的检查和验收第二十一条 凡区重点建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的专项验收。区重点建设项目各有关单位要根据国家和省、市有关规定，建立和健全区重点建设项目竣工文件的编制和档案验收制度。区重点建设项目竣工验收前，由区档案行政管理部门会同区重点建设项目主管部门组织检查项目档案和竣工图纸的质量。第二十二条 竣工验收前根据区重点建设项目单位提出申请（见附表2），由区档案局组织档案专项验收。第二十三条 档案专项验收着重抽查区重点建设项目档案的归档情况，验收后要写出档案专项验收报告。区重点建设项目各有关单位按档案专项验收中的改进意见在竣工验收前加以改进。竣工验收时，区重点建设项目应当有档案情况的专题验收报告。项目规模小的，则应在验收报告中写明档案管理的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案管理情况的评价。第二十四条 区重点建设项目档案专题验收报告应包括以下内容：1、项目档案概况；2、项目档案工作管理体制；3、项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；4、竣工图的编制情况及质量；5、项目档案的接收、管理、移交工作情况；6、存在问题及解决措施；7、档案完整、准确、系统性评价及在施工、管理中的作用。8、附表。附表中包括项目名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。第二十五条 区档案行政管理部门要根据有关规定，认真做好区重点建设项目竣工档案专项验收工作。验收组对照江东区重点建设项目竣工档案专项验收评分表进行评议打分确定等级；等级分为不合格(75分以下)、合格(7585分含75分)、优良(85分以上含85分)三个等级。凡档案验收不合格的建设项目由区档案局建议工程竣工验收组织单位不予组织验收。第二十六条 按照国家计委建设项目（工程）竣工验收办法第五条规定，档案行政管理部门要派员参加重点建设项目的初步（交工）验收和竣工验收。竣工验收时，各验收主管单位应当通知区档案行政管理部门派员参加验收委员会或验收组。第二十七条 将责任单位指导重点建设项目档案管理情况，纳入全区档案管理工作目标管理考核范畴。 第六章 附则第二十八条本办法由区档案局负责解释。第二十九条本办法自发布之日起施行。 附：1、宁波市江东区重点建设项目档案管理登记表2、宁波市江东区重点建设项目档案验收申请表3、宁波市江东区重点建设项目档案验收评分表主题词： 重点建设项目 档案管理 实施细则 通知 宁波市江东区档案局 2008年5月27日印发 （共印80份）表1 宁波市江东区重点建设项目档案管理登记表 编号：项目名称建设单位或项目法人联系地址邮编上级主管部门批准概算总投资 万元开工日期 计划工期年月一 年月主要单位工程名称现已完成的单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位项目档案和资料管理情况档案资料管理部名称隶属部门联系地址、电话负责人项目建档时间专职档案人员数量库房面积档案工作其它用房面积设施设备现有档案和资料数量(正本)卷(册)图纸张数对项目档案日常监督、指导的上级单位填表单位(盖章) 年 月 日注： 新开工项目于项目开工后6个月内，续建项目于每年11月底，报区档案局法规督导室。对于未验收的重点建设项目，每年填写此表一次。 表2 宁波市江东区重点建设项目档案验收申请表申请单位申请验收项目名称联系人联系电话申请项目单位档案工作基本情况 年 月 日（盖章）18 / 18表3 宁波市江东区重点建设项目竣工档案专项验收评分表编 号考核内容与项目评分细则标准得分验收得分1管理体制 191.1明确项目档案管理职责 2 分管领导落实 明确归口管理部门 档案人员（专兼职）落实 建立由建设单位及施工、设计、监理单位等专兼职档案人员组成的网络0.50.50.50.51.2项目建设单位对项目档案工作进行监督指导3 对本单位各业务部门、施工单位、监理单位、设计单位档案的形成、积累、整理进行监督指导 定期对专兼职档案人员进行培训 2 11.3档案工作所必需的经费落实2 经费列入工程预算，设施、设备的经费落实 保障档案工作正常开展的经费落实 1 11.4坚持集中统一管理原则 2 统一领导 统一制度 项目全过程档案集中统一保管0.50.5 11.5档案工作人员学识水平和培训2 专兼职档案人员具有档案专业学历或已取得上岗证 档案人员通过重点工程档案专业培训，并取得证书 1 11.6制订档案管理制度4 制订项目档案编制办法 制订项目档案归档范围和保管期限表 制订档案利用和保管、保密制度 制定项目档案管理办法 1 1 1 11.7有相应的档案管理控制措施4 纳入项目建设计划 纳入工程质量检查内容 纳入各招投标协议、合同及其他文件，并明确档案整理标准和收集范围 档案验收工作与工程中间验收、交工验收同步 11112设施设备122.1库 房 有档案专用库房，采取了防火、防盗、防光、防有害气体、防水、防潮、防虫、防尘等措施 42.2设 备8 装具数量充裕且质量好 有温湿度测试仪、灭火器 有空调机、去湿机、排风扇 有符合档案管理要求的计算机硬件与软件0.5 11.5 53业务建设583.1收集工作13 收集工作与工程进度保持同步进行，形成文件及时，有专人负责 项目立项申报、地质勘探、征地迁拆、招投标、设计、施工、监理等项目建设全过程各种载体档案收集齐全 保证原件的收集，如无原件，有相应的补救措施 2 7 43.2整理工作28 施工、监理基础文件内容填写无错、漏、改现象，做到真实、准确、完整，并具有原始性 档案中无铅笔、复写纸、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、热敏纸等不耐久字迹材料，如有，应采取刻录光盘、缩微等抢救措施 竣工图有编制说明并符合编制规范 分类清楚，组卷规范、合理，符合科技档案案卷构成的一般要求及相关规定 案卷封面填写符合国家标准，案卷标题能充分反映案卷内容 卷内目录、备考表能反映卷内文件的实际内容，编目符合著录规则 制定了符合建设项目特点的分类方案 44 464 4 23.3移交登记工作12 施工、监理、设计