医药信息管理系统重在管理.doc

1 47 XX 医药 信息管理系统重在管理 企业信息管理的实质就是企业管理的信息化 是企业将融 合先进管理思想的信息技术进一步应用于管理 从而提高企业 管理的效率和效益 所以 实施信息管理系统重点考虑的问题 是管理问题 这种思想一直贯穿在 XX 医药公司信息管理系统 的设计与实施过程中 1 实施信息管理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息实施信息管理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息 系统 而是要引入一种先进的管理 或者说最终目的是系统 而是要引入一种先进的管理 或者说最终目的是 为了实现一种先进的管理 为了实现一种先进的管理 A 信息化建设初期 选择具有先进管理模式的信息管理系统 XX 医药公司是一个已有五十多年经营历史的老企业 经 营范围包括中西药品 医疗器械 玻璃仪器 化学试剂四大类 商品 经营规模达到年销售 5 亿元以上 是 XX 医药商业的 龙头 企业 也是首批通过国家 GSP 医药商品质量管理规范 认 证企业 随着公司经营规模的不断扩大 经营方式的多样性 企业的管理也越来越复杂 面对不断蓬勃壮大发展的业务 公 司领导意识到企业在管理上必须跃上一个更新的台阶 实现统 购分销 统一物流管理 建立企业整体现代化管理系统已成为 当务之急 公司 1997 年便使用了小型数据库下的局部计算机管 理系统 该系统在开展业务合作 实现局部数据共享 有效化 库存管理等方面为企业带来了可见的绩效 为实现企业的规范 2 47 化管理打下了坚实的基础 积累了信息化管理的理论准备和实 践经验 但该软件系统构建的相对固定性和企业的发展壮大 组织机构的调整变化 业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈 数据库技术及开发工具的不断升级 系统的构建已经越来越不 能适应公司目前和未来的各种管理需求 公司领导在企业加速发展的阶段对公司全面信息化给予了 极大重视 准备将公司各职能机构的信息系统进行统一 使信 息共享 消灭信息孤岛 加强管理 提高效率 增加效益 并 且通过实施计算机管理系统的过程 能够逐步提高企业整体经 营管理的水平 提高企业整体计算机应用的水平 提高计算机 部门技术实力 在公司领导准备对公司实施全面信息化建设的初期 就已 经有了引进先进管理的构思 顺着这个思路 信息部门从众多 软件公司中挑选出几家经验丰富 技术领先的公司 再经过数 次考察和调研 包括了解软件公司实力 考察用户使用情况等 最终确定了其中一家作为合作伙伴 主要原因也是看中该公司 的信息管理系统在管理上具有一定的先进性 符合公司领导引 进先进管理的要求 医药公司以往对信息系统的改进都是通过领导下达指令 信息部来完成对计算机程序的修改 缺乏各种相应的报告 文 档 手册甚至流程图等重要文件 企业信息化管理相对落后 而此次信息系统的建立 双方首先共同成立了项目组 按照项 3 47 目管理的程序来完成整个信息系统的构建 从引进先进管理的 角度来讲 公司的信息管理部门已经先行一步 B 在信息管理系统设计中 引入先进的管理 在信息管理系统的设计阶段 项目组对客户需求进行了调 研 通过与公司领导的沟通 对系统在管理层面上的需求有更 加深刻的了解 从公司整体管理的角度上来讲 系统需要支持 以下几方面 采购统一管理 销售统一管理 仓储统一管理 多年来 XX 医药公司所下属的各个分公司都各自拥有采 购 仓储以及销售等部门 不仅在人员机构上重复设置 资源 上浪费严重 经营中也经常由于内部之间的竞争而给公司带来 损失 统一购进管理后 由于药品采购集中 采购量相对增大 对压低供货单位的供货价格以及控制回款周期都有影响 统一 销售管理后 对销售价格 销售毛利 客户资信等方面都可以 进行严格有效的控制 避免了以往分公司之间的内部竞争 统 一仓储管理后 公司对所有分公司的仓库管理员和库房进行统 一管理 合理有效地利用资源 避免了浪费 也大大提高了公 司整体仓储配送能力 完成了客户需求调研以及客户需求分析报告确认后 项目 小组结合公司目前实际情况和同行业单位先进管理经验 制定 4 47 了信息管理系统项目的目标分析 对项目的目标进行了细化 内容有 资料管理 使公司内部各个分公司之间的编码统一 编码统一是公司统一购进 仓储 销售管理的前提 以往 分公司每家都有自己的一套完整的编码 公司无法对整体进行 查询统计 所以从公司管理的角度来讲 统一编码是一切管理 的基础工作 在统一编码的过程中 各个分公司由于对信息系 统了解程度不一 都以各自为中心来考虑 使得编码长度一直 增加 最后甚至达到 14 位 项目小组从方便管理的角度出发 参考同行业单位经验 提出了一套统一编码的方案 这个方案 很好地解决了编码问题 为信息系统打下一个良好的基础 合同管理 加强合同管理 使经营规范化 合同管理在以前是被视为累赘的一种管理制度 由于各分 公司对于合同管理重视不够 同时原来的合同管理本身制定不 够完善 所以一直没有真正实施过 这次作为一个项目目标被 完整地提出来 采购管理 建立物流整体采购配送的信息平台 批发销售管理 实现信息网络化管理 实现业务系统数据 的核算 汇总 集成 配送管理 建立立体仓库的信息化管理 为用户建立订购 系统 为厂家提供商品流向查询 客户档案和信誉度管理 建立合理的信誉指标体系 控制 5 47 经营风险 人员考核 建立合理的考核指标 准确考核员工的工作业 绩 市场分析 为公司经营管理者提供快速 准确 多角度 全方位的统计 财务接口 实现财务与业务系统的对接 降低人员的劳动 强度 系统管理 为企业不断优化业务流程提供技术基础 系统开放 为提高公司的计算机应用能力 对公司提供系 统开发平台 项目目标细化的过程中 很多先进管理的方案已经被提出 来 其中一些对于公司管理者来说甚至是非常迫切的 接下来 项目小组就将信息系统的目标确定为 1 精确 实时地反映和准确处理公司各项业务活动 实现 企业药品 进 销 调 存 结 的一体化管理 准确是信息 系统的基础 通过药品信息和数据的传递 将进货环节 配送环节 销 售环节 结算环节和计划环节的所有工作联系统一起来 进货 部门根据电脑资料可清楚地知道药品流向 周转情况 准确及 时地进货 货物的入库 出库以及仓库存货一目了然 自动完 成价格查询 销售信息采集和消减柜存帐目等工作 核算部门 通过计算机自动对各项数据进行汇总和帐务处理 并打印出各 6 47 种报表供上级部门审阅 中高层管理人员不但可以查看各种报 表 也可以通过计算机了解各种资料 发现问题及时处理 计 算机化管理大大节省了人力 提高了准确程度 通过计算机网 络快速 准确地获取第一手的信息和数据 加快了信息的传递 和药品流通的速度 为企业在商战中获胜提供了可能 2 真正实现单品的批次管理 单品的批次管理需要全面掌握每种药品的 进 销 调 存 结 情况 靠手工来实现大型企业的单品管理是不可能的 信息管理系统的目标就是要将准确的单品的批次管理为现实 将单品管理渗透到整个商业物流的每一个环节 管理者可对所 经营的药品的进行准确的跟踪 为实现 GSP 持续认证打下坚实 的基础 3 有效控制药品的进货 避免药品短缺或重复进货 由于流通业导入专业化分工机理 产生出像生产流水线一 样的高效率 系统特别设置采购业务的管理 一方面 通过完 善的前期采购计划 根据药品的不同性质 不同属性 不同管 理方式 不同结算方式来控制药品的进货量与进货额 实现权 限管理 另一方面通过标准的安全储量管理 来建议 预警药 品的订货时间 数量 频率等 完成最佳效益点订货 从而有 效的控制库存储量与库存药品结构的最佳配比管理 4 优化药品结构 减少资金占用 公司主力药品的销售情况决定着公司的命运 因此主力药 7 47 品周转不快 体现的利润不大就会成为药品公司的重大问题了 为了药品结构的合理化 必须对药品公司的主力药品是什么进 行具体的认定 通过系统的销售分析 可知客户群的消费水平 和主力药品的种类 价格和品质 判断二者是否一致 客户对 各种药品的需要是怎样一种倾向 这种药品今后是否有很大的 销售增长 公司管理者在作销售分析之后 就要采取措施把客 户所希望的药品种类 品质和数量反映到药品的构成方面 5 合理控制库存 提高资金利用率 在公司的经营活动中 准确掌握药品的销售情况 及时处 理滞销药品 调整进货内容 提高药品周转率是非常重要的问 题 如果通过信息管理系统分析药品周转率 就能很清楚的知 道哪些是呆滞药品 相应的就可尽快采取停止进货 促销等策 略以减少其库存 从而最大限度的减少损失 6 及时 准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的 最高管理层 提供可靠 完整 科学的决策依据 每一个成功的商业企业 都离不开企业决策者对市场的准 确预测和成功的发展战略 在企业制定计划时 通过信息系统 的分析 将大大提高制定计划的科学性 信息管理系统将使医 药公司真正拥有信息管理系统 决策系统 企业的业务经营活 动 各项计划的核算 统计工作 包括计划报表的汇总 药品 进 销 存的统计核算 财务会计活动等都可以利用计算机来 进行 由于信息系统负担了全部业务经营活动的核算和资料储 8 47 存业务 使得企业的经营决策有了科学的依据 7 加强对员工管理考核的科学性 提高劳动效率 充分调 动员工的积极性 创造性 目前 在企业手工操作方式下 大量的人力只能忙于记帐 和统计 信息管理系统通过网络技术使企业的各个部门做到信 息共享 通过数据库技术储存上百万甚至上亿条的信息数据 并且快速地进行统计和核算 并可通过条形码技术加快药品的 流转速度 所有这些都为提高业务处理和核算工作的效率提供 了可能 节约了大量的人力和物力从事企业的决策和分析工作 同时由于手工操作的劳动量大 工作人员的负担重 造成出错 率相当高 不仅为企业的经营核算带来很多不便 同时也会对 企业信誉产生不良的影响 而信息管理系统准确 完善 强壮 提高了企业办公人员的工作质量 C 在信息管理系统实施和后期维护中 将先进的管理固化 信息系统实施过程中 项目小组严格按照项目管理中所要 求的进度控制 在规定时间内完成了项目的实施 同时 各个 部门以及各个环节所涉及的相关管理规章制度 用户手册以及 系统手册也相继制定出来 对于公司管理来说 无疑是将先进 管理进一步升华 下面是部分规章制度以及管理文档 XX 医药公司企业管理体系文件 文件名称 外联销售部岗位职责描述 9 47 编号 SYJB03008版号 A030500共 页 职能部门 系统岗位设置小组起草人 审核人 批准人 批准日期 执行日期 变更记录 持有人 受控号 部门职能概述 部门名称外联销售部编号 0106 主管领导 服务对象外联人员 医疗单位 其它药品经营单位 工作地点药品站外联销售大厅工作时间周一至周五全天 周六上午 职能概述为医疗单位 其他药品经营单位 包括二 三级经营单位 提供药 品销售服务 设置岗位1 外联销售开票岗位 2 外联客户管理岗位 3 外联记帐岗位 岗位职责描述 岗位名称外联销售开票岗位编号 010601 直接上级 服务对象外联人员 医疗单位 其它药品经营单位 1 严格按照系统销售界面开票 执行先产先销原则 严格按照公司 制定的价格政策 按客户类别执行相应的价格体系 协议价 招 标价等 2 根据验收部签注已收货意见的 销售退货通知单 打印出销售退货清单 交外联内勤人员处理 岗位名称外联客户管理岗位编号 010602 直接上级 服务对象客户 资料中心 10 47 1 对拟发生业务关系的客户进行合法资格及信用等方面的严格审查 索取相关资料 及时交资料中心录入并存档 2 拟定所有客户的资信额度及调整幅度报主管经理批准后 及时移 交资料中心录入并存档 3 严格按核定的资信额度跟踪管理客户的应收帐款 4 对所保管资料的完整 有序负责 岗位名称外联记帐岗位编号 010603 直接上级 服务对象外联销售开票员 外联客户管理员 1 对系统开出的销售清单按财务相应规定进行审核 加盖财务专用 章 按销售清单上的清单号下帐 核实系统自动增加的应收帐款 2 保管好有效的销售清单 定期及时移交资料中心存档 3 编制 打印销售汇总表 销售类别汇总表 按规定时间上报职能 部门和有关领导 4 对所保管的有效票据的完整 有序负责 成药外联开票管理文档 成药外联开票管理文档 cj013 题目一商品资料查询 sp1 商品查询 dbc 使用的表及视图商品清单 数据关联条件商品清单 货号 111 数据分组条件无 数 据 源 设 置 数据排序条件无 查 询 字 段 商品清单 拼音编码 商品清单 品名 商品清单 化学名拼音 商品清单 化学名 商品清单 GMP 认证 商品清单 处方类型 商品清单 货号 商品清单 批发价 商品清单 厂牌 商品清单 别名 商品清单 别名拼音 商品清单 查询名 商品清单 查询拼音 编 辑 字 段 字段列表运算关系式词库参数 11 47 商品清单 品名 商品清单 批准文号 商品清单 商标 商品清单 商品属性 商品清单 大包装单位 商品清单 大包装数量 商品清单 中包装单位 商品清单 中包装数量 商品清单 商品类别 商品清单 化学名 商品清单 保质期 商品清单 化学名拼音 商品清单 税率 商品清单 最低销售扣率 商品清单 货位 商品清单 停用 商品清单 功能主治 浏 览 字 段 商品清单 货号 商品清单 品名 商品清单 规格 商品清单 单位 商品清单 厂牌 商品清单 批发价 商品清单 零售价 商品清单 大包装数量 商品清单 中包装数量 商品清单 中包装单位 商品清单 处方类型 商品清单 批准文号 商品清单 商标 商品清单 剂型 商品清单 商品属性 商品清单 最低储量 商品清单 修改日期 商品清单 商品类别 商品清单 化学名 商品清单 GMP 认证 商品清单 保质期 商品清单 化学名拼音 商品清单 最低销售扣率 商品清单 货位 商品清单 停用 商品清单 功能主治 商品清单 厂号 商品清单 管理权限 商品清单 报检 商品清单 报检文号 商品清单 报检日期 商品清单 报价 商品清单 报价文号 商品清单 报价日期 商品清单 公费医疗 商品清单 定价依据 商品清单 文字商标 商品清单 别名 商品清单 别名拼音 商品清单 价单存放位置 商品清单 资料存放位置 商品清单 拼音编码 商品清单 税率 商品清单 备用字段 1 商品清单 备用字段 2 商品清单 备用字段 3 合法性条件弹出对话框合 法 性 检 查 Sp1 商 品 查 询 gs1 商品目录清单 货号 品名 规格 单位 厂牌 零售价 批发价 12 47 题目三外联最低限价查询 销售限价查询 dbc 使用的表及视图销售价格控制表 商品清单 数据关联条件销售价格控制表 货号 商品清单 货号 数据分组条件 数 据 源 设 置 数据排序条件销售价格控制表 货号 查 询 字 段 销售价格控制表 货号 销售价格控制表 销售属性 商品清单 拼音编码 字段列表运算关系式词库 参数 销售价格控制表 货号setedit 0 0 销售价格控制表 销售最 低价 销售价格控制表 销售最低扣率 销售价格控制表 销售属性round 商品 商品清单 批发价 销售价 格控制表 销售最低扣率 100 2 销售价格控制表 销售最低扣率round 销售价格控制表 销售最低价 商 品 商品清单 批发价 100 0 销售价格控制表 销售最高价 销售价格控制表 销售最高扣率 销售价格控制表 起始日期 编 辑 字 段 销售价格控制表 终止日期 浏 览 字 段 销售价格控制表 销售属性 销售价格控制表 货号 销售价格控制表 销售最低价 销售价格控制表 销售最低扣率 商品清 品名 商品清单 规格 商品清单 单位 商品清单 厂牌 商品清单 批发价 商品清单 零售价 销售价格控制表 销售最高价 销售价格控制表 销售最高扣率 销售价格控制表 起始日期 销售价格控制表 终止日期 合法性条件弹出对话框 销售价格控制表 销售最低扣率 0销售最低扣率输入错误 合 法 性 检 查 销售价格控制表 销售最低价 0销售最低限价输入错误 gs1 题目六销售合同管理 pf22 填销售合同 dbc 13 47 使用的表及视图销售合同 客户清单 商品清单 数据关联条件销售合同 客户编号 客户清单 客户编号 and 销售合同 货号 商 品清单 货号 数据分组条件 数 据 源 设 置 数据排序条件销售合同 客户编号 desc 查 询 字 段 销售合同 客户编号 销售合同 货号 客户清单 拼音编码 商品清单 拼音编码 字段列表运算关系式词库参数 销售合同 客户编号 dbcard sys 客户清单 dbc 销售合同 货号 dbcard sys 商品清单 dbc 销售合同 扣率round 100 销售合同 销 售价 销售合同 批发价 0 销售合同 销售价round 销售合同 批发价 销售合同 扣率 100 0 4 销售合同 批发价runsql select 批发价 from 商品清单 where 货 号 销售合同 货号 销售合同 交货方式压批 定期 现金 销售合同 订货日期today 销售合同 订货人select 姓名 from 职工清单 as z 组别清单 as zb 部门清单 as b where z 组别编号 zb 组别 编号 and zb 部门编号 b 部门 编号 and 部门类型 3 销售合同 交货日期 销售合同 修改标记1 销售合同 详细情况 销售合同 记账人 操作员 销售合同 时段 1 销售合同 让点 1 销售合同 时段 2 销售合同 让点 2 销售合同 时段 3 销售合同 让点 3 销售合同 时段 4 销售合同 让点 4 销售合同 时段 5 编 辑 字 段 销售合同 让点 5 14 47 销售合同 时段 6 销售合同 让点 6 销售合同 招标价 销售合同 合同期限 销售合同 招标零售价 销售合同 招标类型runsql select 简称 from 客户清单 where 客户编 号 销售合同 客户编 号 浏 览 字 段 销售合同 客户编号 客户清单 名称 销售合同 货号 商品清单品名 商品清单规格 商品清单单位 商品清单厂牌 销售合同 招标价 销售合同 招标零售价 销售合同 扣率 销售合同 销售价 销售合同 批发价 销售合同 交货方式 销售合同 订货日期 销售合同 订货人 销售合同 交货日期 销售合同 交货地点 销售合同 记账人 销售合同 详细情况 客户清单 简称 合法性条件弹出对话框 销售合同 扣率 0扣率应大于 0 合 法 性 检 查 销售合同 扣率 100扣率应小于 100 Pf22 填 销 售 合 同 gs1 XX 医药公司销售合同 客户名称 签订日期 品名 规格 单位 厂牌 扣率 结算方式 帐期 天 2 从管理的角度来看 信息技术的应用应该是用来满足从管理的角度来看 信息技术的应用应该是用来满足 管理的需要 信息技术也将提高管理水平 从技术角度管理的需要 信息技术也将提高管理水平 从技术角度 看 管理要纳入信息系统的规范运作 先进的管理思想看 管理要纳入信息系统的规范运作 先进的管理思想 不断融入信息系统中 不断融入信息系统中 A 管理要纳入信息系统的规范运作 先进的管理思想不 断融入信息系统中 XX 医药公司由于自身的优势 销售覆盖全省范围 它 的销售模式包括零售 批发和商业调拨 在销售管理中 由于 15 47 所经营的品种数量繁多 所面对的客户的情况也很复杂 所以 需要执行各种不同的价格政策 在以往的管理中 销售部门需 要手工对不同品种 不同客户来制定不同的销售价格 工作量 很大 而且还很容易出现差错 新的系统中可以很灵活地在相 应环节进行各种销售价格 批发价 零售价 协议价 各地区 招标价 各行业招标价等 的设定 公司资料中心在输入各类 价格并作相应匹配后 整个公司内各个销售终端都可以使用 同时 系统在销售管理中还实现了资信管理 可以对不同的客 户实行不同的资信控制 公司经营情况经常发生变化 公司领导需要经常了解各 种情况 对查询统计功能有很高的要求 系统提供灵活 强大 的查询统计和输出功能 对公司领导的管理和决策提供了数据 上的支持 B 信息技术应用的目的是为管理服务 软件公司在药品流通企业曾经成功地使用正结成本方法 而以往医药公司的成本结算由于各方面原因的限制 采取的是 加权平均 法 即倒结成本的方法 倒结成本方法特点是计 算方法较为简单 但是不能准确地体现单一品种的成本和毛利 而正结成本方法比较符合业务实际特点 能准确地体现品种的 成本和毛利 但是计算方法较为复杂 就当时情况 很多医药 行业还在使用倒结成本的方法 考虑到其他管理中很多都涉及 到成本和毛利结算 所以项目小组决定坚持使用新技术 采用 16 47 正结成本的方法 这项当时较为领先的技术在医药公司运用后 获得了令人意想不到的效果 以前在采购 销售过程中存在的 漏洞被暴露 虚高的毛利被真实地反映出来 公司管理有了很 大的进步 软件公司为系统提供了一个开发平台 具有强大的二次 开发功能 可以很灵活地对系统进行修改和完善 2003 年 非 典 期间 山西省属于重灾区 当时的抗 非典 药品在市场 上严重供不应求 为了稳定市场 发挥国有主渠道作用 公司 对其销售进行严格控制 为了能保证公司管理措施的严格执行 信息部利用开发平台强大的开发功能 很短时间内就为系统增 加了控制审批的管理模块 对公司做出了很大的贡献 信息化建设的实质是为了提高企业竞争力而进行的更高层 次上的管理重组 所以在信息管理系统的实施过程中 必须重 视管理 在重视对信息技术的更新的同时 注重将管理模式上 的转变与信息系统的实施紧密结合 才能获得成功 XXXX 医药公司医药公司 信息系统项目建议书信息系统项目建议书 一 一 项目背景项目背景 3 17 47 1 1 医药行业背景 3 1 2 公司现状 3 二 二 项目需求分析项目需求分析 5 2 1 企业结构 5 2 2 项目整体目标分析 6 三 三 解决方案解决方案 10 3 1 新的管理体系建立 10 3 2 建立网络与计算机管理系统 10 四 四 系统功能模块描述系统功能模块描述 11 4 1 资料管理 12 4 2 采购管理 15 4 3 批发销售管理 17 4 4 配送中心 18 4 5 零售管理 24 4 6 财务管理 27 4 7 帐务管理 31 4 8 统计分析 31 4 9 GSP 管理 35 4 10 系统管理 36 18 47 一 一 项目背景项目背景 1 1 1 1 医药行业背景 医药行业背景 目前 国内的医药流通体制正在发生重大变化 现有的国有 集体经营 四级批发模式将被多种所有制企业并存的集约化配送 连锁制取代 国家 宏观政策调控力度不断加大 同时我国加入世贸组织后 最大的冲击将发 生医药流通领域 外商进入医药商业的管制将解除 危机与机遇并存的时 代将来临 经营方式的变革和日新月异的新技术的应用 使流通企业迎来 了高速发展的新纪元 面对危机与机遇 出路只有一条 通过改革和创新 提高管理能力 提高核心竞争能力 通过实行物流配送和零售连锁经营方式 导入规范化管 理系统 建立信息化平台 借助先进的计算机技术 网络通信技术 基于先进管理模式的计算机管 理系统软件 在根本上把管理从粗放型转向数字化管理 借助自动化系统 实现集团化 专业化 信息化的规模经营 实现集中管理 使业务周期缩 短 成本降低 提高核心竞争力 1 1 2 2 公司现状公司现状 公司是一个已有近五十多年经营历史的老企业 经营中西药品 医疗器 械 玻璃仪器 化学试剂四大类商品 经营规模年 5 亿元以上 是 XX 医药 商业的 龙头 企业 也是首批通过 GSPGSP 医药商品质量管理规范 认证企业 山西地理环境特殊 三面环山 西临黄河 太原是全省药品供应的物流中 心 公司一直是全省药品主要的物流中心 建有 3000 平米的立体仓库 现 代物流的雏型已经形成 这座立体仓库 主体为两层 一层为半地下 设 三层货架 二层为高架库 设六层货架 内设冷库 阴凉库 常温库 可 以实现药品全方位立体化物流管理 随着公司经营规模的不断扩大 经营方式的多样性 企业的管理也越来 19 47 越复杂 面对不断蓬勃壮大发展的业务 企业在管理上必须跃上一个更新 的台阶 实现统购分销 统一物流管理 建立企业整体现代化管理系统已 成为当务之急 公司 1997 年便使用了小型数据库下的局部计算机管理系统 该系统在开展业务合作 实现局部数据共享 有效化库存管理等方面为企 业带来了可见的绩效 为实现企业的规范化管理打下了坚实的基础 积累 了信息化管理的理论准备和实践经验 但该软件系统构建的相对固定性和 企业的发展壮大 组织机构的调整变化 业务开展的延伸之间的矛盾日趋 激烈 数据库技术及开发工具的不断升级 系统的构建越来越不能适应公 司目前和未来的各种管理需求 公司领导在企业加速发展的阶段对公司全面信息化给予了极大重视 准 备将公司各职能机构的信息系统进行统一 使信息共享 消灭信息孤岛 加强管理 提高效率 增加效益 通过实施计算机管理系统的过程 可以逐步提高企业整体经营管理的水 平 提高企业整体计算机应用的水平 提高计算机部门技术实力 20 47 二 二 项目需求分析项目需求分析 2 2 1 1 企业结构 企业结构 公司管理部门主要由以下部门组成 公司公司 管理部门管理部门 人力资源部人力资源部 质量管理部质量管理部 财务物价部财务物价部 业务信息部业务信息部 监察审计部监察审计部 经营部门经营部门 药品站药品站 新药站新药站 成药站成药站 器械站器械站 化玻站化玻站 益源连锁益源连锁 北城分公司北城分公司 第五分公司第五分公司 二三分公司二三分公司 并州分公司并州分公司 第一分公司第一分公司 物流中心物流中心 21 47 党委工作部 监察审计室 人力资源部 经理办公室 质量管理部 财会 物价部 业务信息部 安全保卫部 工会办公室 公司经营部门主要由以下部门组成 药品站 新药站 成药站 器械站 化玻站 益源连锁 北城分公司 第 五分公司 第二 三分公司 并州分公司 第一分公司 经营科 技术服务部 清欠办 物业中心等 2 2 2 2 项目整体目标分析 项目整体目标分析 公司需要建立的信息管理系统 对批发 配送等业态进行集中统一管理 达到数据共 享 实施全面的计算机管理 在全部业务实现计算机网络应用的基础上 对资源进行 合理调配 降低企业的经营及管理费用 通过先进的手段 为用户提供高水平的服务 不断扩大市场规模 通过计算机网络实现信息的快速采集与分析 确保企业决策层及 时准确地了解企业的实际情况 以适应变化得越来越快的市场 为企业做出快速准确 的决策 全面提高企业内部的运行效率和管理水平 增强企业核心竞争力 通过与公司领导们的沟通及实地调研 结合公司多年成功的药品经营的经验 对公司 项目目标细化 主要包括以下方面 1 资料管理 使公司内部的编码统一 2 合同管理 加强合同管理 使经营规范化 3 采购管理 建立物流整体采购配送的信息平台 4 批发销售管理 实现信息网络化管理 实现业务系统数据的核算 汇总 集成 5 配送管理 建立立体仓库的信息化管理 为用户建立订购系统 为厂家提 供商品流向查询 6 客户档案和信誉度管理 建立合理的信誉指标体系 控制经营风险 7 人员考核 建立合理的考核指标 准确考核员工的工作业绩 8 市场分析 为公司经营管理者提供快速 准确 多角度 全方位的统计 9 财务接口 实现财务与业务系统的对接 降低人员的劳动强度 22 47 10 系统管理 为企业不断优化业务流程提供技术基础 11 系统开放 为提高公司的计算机应用能力 对公司提供系统开发平台 公司商业自动化系统以实现企业的最佳效益为目标 采用先进的计算机技术 网络技 术 数据库技术 以高效的信息处理体系为基础 将对企业的各个层面进行全面 细 致 规范的管理 为实现管理手段的科学化 现代化和规范化 建立一套先进的操作 环境 通过为公司设计实施的商业自动化系统的使用 能够达到以下目标 1 1 精确 实时地反映和准确处理公司各项业务活动 实现企业药品精确 实时地反映和准确处理公司各项业务活动 实现企业药品 进 进 销 调 存 结销 调 存 结 的一体化管理 准确是信息系统的基础 的一体化管理 准确是信息系统的基础 通过药品信息和数据的传递 将进货环节 配送环节 销售环节 结算环 节和计划环节的所有工作联系统一起来 进货部门根据电脑资料可清楚地知道 药品流向 周转情况 准确及时地进货 货 仓的进 出 存货一目了然 自 动完成价格查询 销售信息采集和消减柜存帐目等工作 核算部门通过计算机 自动对各项数据进行汇总和帐务处理 并打印出各种报表供上级部门审阅 中 高层管理人员不但可以查看各种报表 也可以通过计算机了解各种资料 发现 问题及时处理 计算机化管理大大节省了人力 提高了准确程度 通过计算机 网络快速 准确地获取第一手的信息和数据 加快了信息的传递和药品流通的 速度 为企业在商战中获胜提供了可能 2 2 真正实现单品的批次管理 真正实现单品的批次管理 单品的批次管理需要全面掌握每种药品的 进 销 调 存 结 情况 靠手工来实现大型企业的单品管理是不可能的 将单品管理渗透到整个商业物 流的每一个环节 管理者可对所经营的药品的进行准确的跟踪 为实现 GSP 持 续认证打下坚实的基础 3 3 有效控制药品的进货 避免药品短缺或重复进货 有效控制药品的进货 避免药品短缺或重复进货 由于流通业导入专业化分工机理 产生出像生产流水线一样的高效率 本 系统特设置采购业务的管理 一方面 通过完善的前期采购计划 根据药品的 不同性质 不同属性 不同管理方式 不同结算方式来控制药品的进货量与进 货额 实现权限管理 另一方面通过标准的安全储量管理 来建议 预警药品 的订货时间 数量 频率等 完成最佳效益点订货 从而有效的控制库存储量 与库存药品结构的最佳配比管理 4 4 优化药品结构 减少资金占用 优化药品结构 减少资金占用 23 47 公司主力药品的销售情况决定着公司的命运 因此主力药品周转不快 体 现的利润不大就会成为药品公司的重大问题了 为了药品结构的合理化 必须 对药品公司的主力药品是什么进行具体的认定 通过本系统的销售分析 可知 客户群的消费水平和主力药品的种类 价格和品质 判断二者是否一致 客户 对各种药品的需要是怎样一种倾向 这种药品今后是否有很大的销售增长 药 品公司管理者在作销售分析之后 就要采取措施把客户所希望的药品种类 品 质和数量反映到药品的构成方面 5 5 合理控制库存 提高资金利用率 合理控制库存 提高资金利用率 在药品公司经营中 准确掌握药品的销售情况 及时处理滞销药品 调整 进货内容 提高药品周转率是非常重要的问题 如果通过计算机管理系统分析 药品周转率 就能很清楚的知道哪些是呆滞药品 相应的就可尽快采取停止进货 促销等策略以减少其库存 从而最大限度的减少损失 6 6 及时 准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的最高管理层 提及时 准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的最高管理层 提 供可靠 完整 科学的决策依据 供可靠 完整 科学的决策依据 每一个成功的商业企业 都离不开企业决策者对市场的准确预测和成功的 发展战略 在企业制定计划时 通过计算机系统的分析 将大大提高制定计划 的科学性 信息管理系统将使公司真正拥有计算机管理系统 决策系统 企业 的业务经营活动 各项计划的核算 统计工作 包括计划报表的汇总 药品进 销 存的统计核算 财务会计活动等都可以利用计算机来进行 由于计算机负 担了全部业务经营活动的核算和资料储存业务 使得企业的经营决策有了科学 的依据 7 7 加强对员工管理考核的科学性 提高劳动效率 充分调动员工的积极性 加强对员工管理考核的科学性 提高劳动效率 充分调动员工的积极性 创造性 创造性 目前 商业企业手工操作方式下 大量的人力只能忙于记帐和统计 商业 信息管理系统通过网络技术使企业的各个部门做到信息共享 通过数据库技术 储存上百万甚至上亿条的信息数据 并且快速地进行统计和核算 并可通过条 形码技术加快药品的流转速度 所有这些都为提高业务处理和核算工作的效率 提供了可能 节约了大量的人力和物力从事企业的决策和分析工作 同时由于 手工操作的劳动量大 工作人员的负担重 造成出错率相当高 不仅为企业的 经营核算带来很多不便 同时也会对企业信誉产生不良的影响 而商业信息管 理系统准确 完善 强壮 提高了企业办公人员的工作质量 24 47 三 三 解决方案解决方案 3 3 1 1 新的管理体系建立 新的管理体系建立 管理体系包括资金管理与控制 信息管理 物流管理 财务分析 预算管 理等 加强资金管理目的是提高资金利用率 充分利用企业的闲散资金 有效使 用提高效益 建立企业信息高速通路 实现企业信息的全面管理与控制 统一物流管理 涉及资金往来及资金有偿占用问题 解决不同部门保管帐 与商品帐的问题 管理运输 仓储等相关费用问题 例如 将采购配送中心单 独成立一个内部核算机构 采购 配送 仓储业务全部集中在此机构 但不做 销售 此机构财务独立核算 记录对外的应付帐 内部的应收帐 配送中心库 存帐及内部费用帐 当采购配送中心设立成独立法人时与其他公司是销售关系 隶属于某个公司时与这个公司是调拨关系 预算管理是为了保证企业目标的实现 费用管理 销售计划 回款计划 付款计划等子计划 这些计划需按公司 部门 岗位 人员管理 并可以支持 提示和报警操作 支持不同单位的统计 加强库存商品成本核算的合理性及准确性 加强财务统计分析功能 加强 资金预算管理和应收帐的合理控制等 3 3 2 2 建立网络与计算机管理系统 建立网络与计算机管理系统 计算机管理系统是企业的管理者的管理思想的载体 通过完善的计算机网 络与管理系统使管理者的要求有效地在各个业务部门执行 25 47 四 四 系统功能模块描述系统功能模块描述 系统主要由系统管理 资料管理 采购管理 库房管理 零售管理 批发 销售管理 财务管理 统计分析 GSP 管理 帐务管理十大模块组成 系统流 程如图 1 所示 图 1 系统流程图 26 47 4 4 1 1 资料管理 资料管理 资料管理 模块可以对商品资料 供货商资料和客户资料进行查询 维护工作 包括如下功能 资料管理 商品资料供货商资料客户资料 商品资料查询 商品资料维护 商品价格调整 商品调价确认 调价历史查询 调价增减值表 更改商品货号 首次经营审批 商品分类编码 供货商资料查询 供货商资料维护 调整供货商编号 采购合同管理 采购合同查询 客户资料维护 客户资料查询 增加客户单品扣率 客户单品扣率维护 客户询价单 客户类别扣率设置 商品类别扣率设置 商品类别设置 销售合同管理 1 商品资料管理 商品资料 管理模块可以实现对公司经营的所有药品信息进行录入 修 改 查询 删除 调价等操作 包括商品资料查询 商品资料维护 商品价格 调整 商品调价记帐 调价历史查询 调价增减值表 更改药品货号 首次经 营审批 设定商品分类编码等 商品资料维护 内容应该包括 货号 条码 拼音编码 品名 规格 单位 剂型 厂号 厂牌 处方类型 商品类别 管理权限 报检 报检文号 报检日期 报价 报价文号 报价日期 公费医疗 批发价 零售价 定价依据 批准文号 文 字商标 商标 商品属性 普通 进口 特殊 大包装单位 大包装数量 中 包装单位 中包装数量 最低储量 最高储量 化学名 化学名拼音 别名 别名拼音 GMP 认证 价单存放位置 资料存放位置 保质期 最低销售扣率 税率 首营 货位 停用 功能主治 查询名 查询拼音等 其中 货号 可以根据用户的药品分类规则及编码自动生成 商品属性 分为普通 进口 特殊 非药品 根据不同的属性业务操作 流程可以不一致 从而满足 GSP 认证的要求 停用 属性可以标志该商品是否出于停用状态 如果是则不能对该商品 进行采购 销售等工作 27 47 查询名 是药品商品名 化学名及别名的综合字段 它不需要用户填写 自动生成 利用在业务流程中可以实现三种名称的一体化查询 商标 属于图形字段 能够在系统中存放图形商标 商品价格调整 在 商品价格调整 模块中填写调价单 调整商品的批发价和零售价 在 商品调价记帐 模块中确认调价生效 这样即可以把填写调价单和正式调价 的时间分开 又可以把操作的权限分开 药品调价后通过通讯系统把变价通知到送到连锁的各个门店中 具体变价 可以由门店自己在 商品调价记帐 模块中确认调价生效 也可以设为由计算 机自动强行变价 如果按照零售价来核算库存 系统自动计算出库存的调价增减值表 填调价单时可以指定调整的品种是否需要停用 如果停用 该品种现有的 库存将不能销售 必须具有权限的人解停后才能开票销售 更改商品货号 系统中使用货号来唯一标识一个药品 所以系统使用后货号一般不轻易改 动 但实际工作中可能会存在分类错误 信息输入重复等现象 所以需要调整 合并货号 在 更改商品货号 模块中可以实现货号的更改 合并功能 并自 动修改相关记录 包括财务的库存商品明细帐 汇总帐等 首次经营审批 对首次经营的品种进行申请 审批 商品分类编码 商品货号一般是按一定规则分类编制的 在此将分类的方法和规则输入系 统 系统就可以根据用户的选择自动生成药品的编码 2 供货商资料管理 供货商资料 管理模块可以实现对公司所有供货商信息进行录入 修改 查询 删除等操作 包括货商资料查询 供货商资料维护 调整供货商编号 采购合同管理 采购合同查询等 从供货商进货时签定的合同可以用计算机管理并实现业务流程的智能化控 制 该合同指从供货商进货时扣率 付款方式 返利信息等协议 而不是没一 28 47 笔采购订单 它包括 供货商号 货号 扣率 进价 提成进价 招标价 临 床费率 帐期 付款方式 签定日期 返利计算方法 合同期限 合同存放位 置等 做采购订单时系统根据供货商和药品自动从采购合同中提取进货扣率 当 然也可以人为修改 提成进价 可以使得业务员的提成可以按照提成进价的毛利体系来核算 而不是实际的毛利 返利计算方法 可以使得财务付款后自动产生相应的返利值 供财务使 用 从而实现药品返利的计算机管理 付款方式 规定和供货商之间采用什么方式结款 可以为定期 压批 现金等模式 对于定期的方式 可以规定付款的天数 设置了该属性在应付款 管理中的 可付款查询 就可以根据合同统计出那些付款明细是可以给供货商 结款的 3 客户资料管理 客户资料 管理模块可以实现对公司所有客户信息进行录入 修改 查 询 删除等操作 包括客户资料维护 客户资料查询 增加客户单品扣率 客 户单品扣率维护 客户询价单 客户类别扣率设置 商品类别扣率设置 商品 类别设置 销售合同管理 销售合同查询 客户控制等 客户资料维护 内容包括 客户编号 简称 拼音编码 名称 销售扣率 授信额度 联 系人 地址 邮编 区号 地区 电话 传真 电报 开户行 开户行邮编 银行帐号 税号 性质 首营 库房地址 库房电话 业务员 业务部门 修 改原因 销售属性 是否停用 应收款报警天数 开票锁定 发票锁定 类别 等 授信额度 可以规定客户的应收款最大额度 如果该客户应收款超过该 额度 系统自动锁定该客户 有相关权限的人员解锁后才能给该客户开票 应收款报警天数 可以对有超出规定时间未回款的客户进行报警 发票锁定 功能可以对开了发票但未回款 且天数超过规定时间的客户 进行开票锁定 锁定后不能对该客户开发票 29 47 4 4 2 2 采购管理 采购管理 采购是医药经营开始的第一步 这其中涉及到采购订单的填写 查询 审 核 修改 注销 进退货单的填写 查询 审核 修改 首次进货审批 进货 成本调整 进货供货商调整 货款支付等 包括如下功能 采购管理 首次进货审批订货合同管理采购订单相关数据查询 首次进货申请 首次进货审批 首次进货初始化 订货合同登记 订货合同查询 填写采购订单 审核采购订单 修改返回订单 注销采购订单 填写进退货单 审核进退货单 进货单位调整 进货价格调整 提成低价录入 采购订单历史 订单入库历史 进货退货历史 进价调整历史 缺货商品清单 首次进货审批 按照 GSP 认证要求 首次进货渠道必须审批后才能购进 此功能可以进行 首次进货的申请和审批 采购订单 根据库存情况或者缺货申请 采购员填写采购订单 经审核后采购订单传 送到库房 库房可以将订单调出并作为入库的依据 审核不通过的订单可以返 30 47 回修改 对于未完成的订单可以进行注销处理 注销后库房无法对该订单验收 入库 采购订单有时效性 超过订单规定的送货时间订单可以自动注销 填写采购订单时选完品种后系统会智能地自动列出该品种历史供货商 从 而缩小选择的范围 同时系统还列出该品种最近五次进货的情况 包括日期 供货商 扣率 数量等 对于供货商可以作出一定的限制 比如规定从某供货商只能采购规定类型 的药品 进退货单 对于需要退回供货商的药品 业务人员填写进退货单 经审核后传送到库 房 库房可以将单据调出并作为出库的依据 填退货单前库房必须把药品调拨到 退货库 对于使用系统前采购商品的退货 因为系统里不存在进货历史记录 采用 不钩单退货 必须逐一填写退回的供货商 商品 数量 单价 批号 效期等 信息 对于使用系统后的退货采用钩单退货 填退货单时只需选择出历史进货 的记录 相关信息自动关联出来 只需填写退货数量即可 进货单位调整 更正采购历史的供货商 应付款等信息自动更正 进货价格调整 对填写错误的或估价入库的历史采购成本进行调整 因为使用批次管理 调整后应付款 库存成本 已销售商品的成本均可自动更正 相关数据查询 对采购流程相关的单据进行查询 31 47 4 4 3 3 批发销售管理 批发销售管理 其中涉及到的管理模块有 销售管理 销售开单相关数据查询 填写销售单 审核销售单 修改销售单 填销退货单 审销退货单 销售单历史 销售未审单据 销退货历史 销售单 根据客户的要货申请 开票员填写销售单 经审核后销售单传送到库房 库房可以将销售单调出并作为出库的依据 审核不通过的销售单可以返回修改 对于被锁定的客户或停用的商品不能开销售单 填写销售单时系统根据预先设定的各种扣率自动取值 也可以修改 填写销售单时系统自动列出该客户该品种最近几次销售情况 对于招标品种系统自动使用招标价格体系 由于使用批次管理 开销售单同时就可以看到销售的毛利 系统对多人同时开单的情况提供了完美的解决方案 利用在库库存 可销 库存等概念 避免负库开单的出现 销退货单 对于需要退回的药品 业务人员填写销退货单 经审核后库房 待验库 32 47 库存加大 单据传送到库房 库房可以将单据调出并作为销售退货入库验收的 依据 库房验收入库后库存从 待验库 转入到其他组别货位 对于使用系统前销售商品的退货 因为系统里不存在销售历史记录 采用 不钩单退货 必须逐一填写退回的客户 商品 数量 销售单价 成本单价 批号 效期等信息 对于使用系统后的退货采用钩单退货 填退货单时只需选 择出历史销售的记录 相关信息自动关联出来 只需填写退货数量即可 相关数据查询 对销售的历史单据进行查询 主要是 销售历史 销退货历史 和 销 售未审单据 的查询 对于销售情况的统计 业务员的业绩考核等信息在专门 统计分析 模块中实现 4 4 4 4 配送中心 配送中心 33 47