专案管理与团队建设(PPT 130页).ppt

专案管理与团队建设 王祖和 案例引导 专案管理 认识项目 项目分解 工作描述 项目计划 项目实施 项目控制 项目收尾 一 认识项目 需求识别与项目识别 目标识别 项目描述 内容 用表格的形式列出项目目标 项目的范围 项目如何执行 项目完成计划等 目的 对项目的总体要求作一个概要性的说明 用途 项目描述是制作项目计划和绘制工作分解结构图的依据 依据 项目的立项规划书 已经通过的初步设计方案和批准后的可行性报告 制作者 项目管理办公室或项目主管人员 项目描述表格的主要内容 项目名称项目目标交付物交付物完成准则工作描述 工作规范所需资源估计重大里程碑项目主管审核意见 T13项目描述表 二 项目分解 项目分解 目的 明确项目所包含的各项工作内容 项目分解就是先把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素 工作 直到具体明确为止 工具 项目分解的工具是工作分解结构 原理 它是一个分级的树型结构 是一个对项目工作由粗到细的分解过程 工作分解结构 WBS WBS WorkBreakdownStructure 主要是将一个项目分解成易于管理的几个部分或几个细目 以便确保找出完成项目工作范围所需的所有工作要素 它是一种在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法 WBS按照项目发展的规律 依据一定的原则和规定 进行系统化的 相互关联和协调的层次分解 结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细 WBS最后构成一份层次清晰 可以具体作为组织项目实施的工作依据 WBS通常是一种面向 成果 的 树 其最底层是细化后的 可交付成果 该树组织确定了项目的整个范围 但WBS的形式并不限于 树 状 还有多种形式 项目分解结构 WBS 的作用 成本计划 WBS分解类型 基于可交付成果的划分上层一般为可交付成果为导向下层一般为可交付成果的工作内容 工作分解结构 WBS 121整车总体布置 100C型房车项目开发 120总体布置 110概念论证 112整车基本参数确定 111可行性分析 122总布置方案制定并细化 113产品描述 123整车总布置图发放 131造型设计 130造型 132铣削模型 133数模建立 141动力系统及底盘部分设计 140零部件设计 142白车身部分设计 143内饰部分设计 144工程文件完善 151考察并确认供应商 150试制样车 152试制样件采购 153临时模具设计开发 154临时模具制造 155首台样车试制 160项目管理 WBS分解类型 基于工作过程的划分上层按照工作的流程分解下层按照工作的内容划分 WBS工作编码 有高层向下层用多位码编排 要求每项工作有唯一的编码10001100111011111112111311201121112211231200 项目工作分解结构表 WBS分解的一般步骤 总项目子项目或主体工作任务主要工作任务次要工作任务小工作任务或工作元素 项目分解原则 WBS注意事项 分解后的任务应该是 可管理的 可定量检查的 可分配任务的 独立的复杂工作至少应分解成二项任务表示出任务间的联系不表示顺序关系与任务描述表一起进行包括管理活动包括次承包商的活动 WBS表达形式 层次结构图和锯齿列表 三 工作描述 目的 更明确的描述项目包含的各项工作的具体内容和要求用途 作为编制项目计划的依据 同时便于实施过程中更清晰的领会各项工作的内容依据 项目描述和项目工作分解结构结果 工作描述表及项目工作列表 工作 任务 描述表 工作列表包含的内容 项目工作列表 讨论 以小组为单位 选择一项目 开展以下工作 1 进行项目描述 制定项目描述表 2 进行项目分解 形成分解结构图 3 选择某项工作制定工作描述表 四 项目计划 计划的概念 计划的类型 计划的作用 计划编制的程序 计划编制的方法 进度计划编制的方法 资源计划编制的方法 费用计划编制的方法 1 进度计划制定 T13项目初步里程碑计划 T13项目里程碑计划 项目进度的表达形式 带有日历的项目网络图 项目进度的表达形式 时间坐标网络图 项目进度的表达形式 条形图或甘特图 C11项目甘特图 T13项目甘特图计划 项目进度的表达形式 里程碑事件 项目进度的表达形式 项目计划表 项目进度的表达形式 项目行动计划表 2 资源计划制定 资源计划涉及到决定什么样的资源 人 设备 材料 以及多少资源将用于项目的每一工作的执行过程之中 因此它必然是与费用估计相对应起来的 资源计划所依赖的数据 工作分解结构WBS项目工作进度计划历史信息 历史信息纪录了先前类似工作使用资源的需求情况 这些资料一般是可以获得的 范围陈述 范围陈述包括了项目工作的说明和项目目标 这些应该在项目资源计划的编制过程中应特别考虑 资源安排描述 什么资源是可能获得的是项目资源计划所必须掌握的 特别的数量描述和资源水平对于资源安排描述是特别重要的 组织策略 在资源计划的过程中还必须考虑人事组织 所提供设备的租赁和购买策略 资源计划的方法 专家判断 专家判断对于资源计划的制定是最为常用的 专家可以是任何具有特殊知识或经过特别培训的组织和个人 主要包括 在履行组织的其他单元 顾问 职业或技术协会 工业组织 选择确认 通过制定多种资源安排计划由专家选择 最常用的是头脑风暴法 数学模型 像网络计划中的资源分配模型和资源均衡模型等 资源计划的工具 资源矩阵 资源数据表 时间 周 资源甘特图 资源1工作A工作B工作C工作D资源2工作A工作E工作B工作C工作F工作G工作D工作H资源3工作C工作D资源4工作B工作F资源5工作B工作G资源6工作H资源7工作D 12345678910111213141516171819202122232425 时间 周 人力资源负荷图 计划 T13项目人力资源图 人力资源负荷图 实际分配 资源负荷图 实际与计划 人力资源负荷图 偏差变化 资源计划的结果 资源的需求计划各种资源需求及需求计划的描述具体工作的资源的需求安排以上结果主要用各种形式的表格予以反映 案例讨论 绘制人力资源负荷图 3 费用计划制定 费用估计 费用估计指的是预估完成项目各工作所需资源 人 材料 设备等 的费用的近似值当项目在一定的约束条件下实施时价格的估计是一项重要的因素费用估计应该与工作质量的结果相联系 费用估计过程中 亦应该考虑各种形式的费用交换 比如 在多数情况下 延长工作的延续时间通常是与减少工作的直接费用相联系在一起的 相反 追加费用将缩短项目工作的延续时间 因此 在费用估计的过程之中必须考虑附加的工作对工程期望工期缩短的影响 费用估计的主要依赖的资料 工作分解结构WBS资源需求计划 即资源计划安排结果资源价格 为了计算项目各工作费用必须知道各种资源的单位价格 包括工时费 单位体积材料的费用等 如果某种资源的实际价格不知道 就应该给它的价格作出估计 工作的延续时间 工作的延续时间将直接影响到项目工作经费的估算 因为它将直接影响分配给它的资源数量 历史信息 同类项目的历史资料始终是项目执行过程中可以参考的最有价值的资料 包括项目文件 共用的项目费用估计数据库及项目工作组的知识等 会计表格 会计表格说明了各种费用信息项的代码结构 这对项目费用的估计应与正确的会计目录相对应很有帮助 费用估计的工具和方法 类比估计法 通常是与原有的类似已执行项目进行类比以估计当期项目的费用参数模型法 将项目的特征参数作为预测项目费用数学模型的基本参数 如果模型是依赖于历史信息 模型参数容易数量化 且模型应用仅是项目范围的大小 则它通常是可靠的 从下向上的估计法 这种技术通常首先估计各个独立工作的费用 然后再汇总从下往上估计出整个项目的总费用 从上往下估计法 同上述方法相反是从上往下逐步估计的 多在有类似项目已完成的情况下应用 计算工具的辅助 项目管理软件及电子表格软件辅助项目费用的估计 从下向上的估计法 示意图 从上往下估计法 示意图 费用估计的基本结果 项目的费用估计 描述完成项目所需的各种资源的费用 包括 劳动力 原材料 库存及各种特殊的费用项如折扣 费用储备等的影响 其结果通常用劳动工时 工日 材料消耗量等表示 详细的说明 费用估计的详细说明应该包括 工作估计范围描述 通常是依赖于WBS作为参考 对于估计的基本说明 比如费用估计是如何实施的 各种所作假设的说明 指出估计结果的有效范围 费用预算 费用预算依赖的主要数据包括 费用估计 工作分解结构 项目进度 费用的分配和安排应该是与进度计划相适应的 费用预算的技术和方法 类同于费用的估计 费用预算的结果 费用预算的主要结果是获得费用线 费用线将作为度量和监控项目实施过程中费用支出的依据 通常的费用曲线随时间的关系是一个S型曲线 费用预算表 ABCDEF 月计累计 费用负荷曲线 费用累积负荷曲线 预算基准线 T13项目费用负荷图 T13项目累计费用负荷图 单位时间费用支出 案例讨论 绘制费用负荷及累积曲线 费用负荷曲线 费用累积曲线 五 项目实施 目标管理 程序化管理 计划执行 项目管理信息系统的建立与运行 六 项目控制 控制理论 什么是控制 一定的主体 为保证在变化着的外部条件下实现其目标 按照事先拟定的计划和标准 采用一定的方法 对被控对象进行监督 检查 引导 纠正的行为过程 进度控制 费用控制 质量控制 七 项目收尾 项目验收 项目后评估 团队建设 项目团队 ProjectTeam 理解项目团队定义 团队是工作或战斗中紧密协作并互相负责的一小群人 他们拥有共同的目标 由分工合作和不同层次的权力和责任所构成 项目团队的特征 共同认可的明确的目标合理的分工与协作积极的参与互相信任良好的信息沟通高度的凝聚力与民主气氛学习是一种经常化的活动 项目团队 例 张啸被任命为一个项目的经理 他认为在所有的资源中 人力资源是最重要的资源 他认为一个良好的组织就是项目的成员 各有其位 各就其位 他先将项目的任务进行了分解 WBS 然后根据工作要求招聘员工 对于每一个员工他都亲自出马讲解这位员工的责任和权利 并有详细的文字说明材料 你清楚我说的了吗 是的 我知道我的职责了 我会努力工作的 这总是张啸与员工结束谈话的最后对话 但是随着项目的进行 情况并没有预想的顺利发展 员工之间各种冲突不断出现 有些员工甚至提出退出项目组 张啸觉得自己做得没错 但为什么出现这样后果 请你帮他分析一下 项目团队发展成长的阶段 项目团队组建 团队 成员的基本要求 讨论 针对所选项目讨论你希望你的项目组成员能形成一个真正意义上的团队 那么你在招聘项目组成员时有什么要求 团队 成员的基本要求 候选人具备优良的职业道德项目工作所需要的技能候选人的需要可以通过参与项目而实现候选人应具有与原有员工相融的个性候选人应不反对项目工作的各种约束 项目组织内部结构 项目的内部组织 就是在这个项目中工作的被视为单独实体的个人或群体之间的关系结构 内部组织结构形式包括 内部职能化分割内部矩阵结构大型项目组织的集中和分散形式 部门划分的目的 在于确定组织中各项任务的分配与责任的归属 以求分工合理 职责分明 有效地达到项目组织的目标 部门划分的方法 按时间划分 按职能划分 按任务划分 按项目划分等 部门划分的原则 力求维持最少部门 组织机构应具有弹性 确保目标的实现 各部门职务的指派应达到平衡 避免忙闲不均 检查职务与业务部门分设 小型项目组织 小型项目组织的特点 冲突趋向于最小 积极性很高 协作盛行 并且会有很强的活力感和热情 中等项目组织 中等项目组织 来自不同部门的个人将由职能团体替代 每一个团体通常有他们自己的监督人员或经理 中等项目组织在内部项目组织中已经发展了职能化 这个内部项目组织结构是根据职能组织起来的阶梯金字塔型 特点 存在两个层次的组织 即一个职能组织存在于一个某种形式的外部组织中 团体协作和个人的积极性相对较高 冲突的可能性相对较低 大型项目内部组织 当项目规模变得更大时 在中等项目中运用的传统的职能性组织的金字塔结构会延伸到更大的项目中 中等项目组织中的职能团体在大型项目中变成了按功能性组织起来的大型团体或部门 项目经理是唯一关键的整合者 大型项目内部组织的几种形式 大型项目的职能组织 大型项目的矩阵组织 大型项目的分割组织 大型项目的联合组织 大型项目的职能组织 大型项目的职能组织 项目经理远离作业层面 暗示着冲突的增加 而且整合必须在很大程度上依靠相互调整和项目组织中的非正式的横向团体 大型项目的矩阵组织 大型项目的矩阵组织 为了促进基本团体的整合 一个矩阵关系被放在职能结构上 形成矩阵组织单元 项目工程师或子项目经理从不同的职能团体或部门中集合有用的人到他们的项目部分 大型项目的分割组织 部门 专门项目团队组织 大型项目的分割组织 项目被划分为若干独立的组织单元或子项目 每一相同结构引伸出的是一个混合功能的专门的项目团队 这其中包括分权的衡量 但往往由于在中心保留了强大的集中管理 规划 控制和财务的功能而有所削弱 大型项目的联合组织 小型单元组织 大型项目的联合组织 在该结构中 若干基本团队中的每一个都形成了一个小的混合功能的组织单元 将整个项目分为若干部分 形成了一个分散的扁平组织结构 联合组织 该组织形式可以以下列几种方式产生变化 保留大量上层雇员以增强集权 在项目中心与单元之间引入新的管理层次 扩大管理组织结构 每一个中间层次的经理或经理们控制 协调和整合若干个小的专门项目团队 组织分解结构 OBS 项目的组织分解结构 OBS 是关于项目内部组织的 而不是组织要素与其母体组织 矩阵或其他机构的关系 它是用与工作分解结构相似的方法构建而成的项目的内部组织图表 在OBS中 第1级把项目的整体组织作为一个要素看待 第2级显示第一次分解 将项目组织分解为它的主要组织要素 重复该程序直到确定出最低级的组织分解结构要素 这些要素一般为基本的工作团体 专业或那些小项目中执行工作的个人 构建 OBS 的一般规则与WBS相同 OBS OBS级别数目取决于项目的规模 项目的组织以及项目所涉及到的人员数量 OBS 上述例子中 第1级为项目的整体组织或公司 第2级要素为工作中涉及的主要部门和专业 第3级是对单个职能团体进行更深级别的划分 这种分解 能对这些团体中的工作进行整合 计划和控制 同时提供将每一个团体 部门和组织作为一个整体的进度和执行情况报告 较低一级的组织分解结构要素将作为执行工作的职能团体 为这些要素做出的计划 信息 分析和报告 将代表每个最低OBS级别的团队所做全部工作的整合 同样 较高级别的OBS要素的计划和控制信息将统一它所负责和管理的较低级别的组织分解结构要素 OBS代表一个轴或项目所涉及到的职能管理者的项目控制和信息系统的一个维度 同样 WBS代表项目管理结构系统的另一个维度 团队建设 团队建设包括促进项目利益相关者为项目多做贡献 也包括提高项目团队作为一个整体发挥作用的能力 个体的培养是团队建设的基础 团队的建设是实现项目目标的关键内容 团队建设的概念 团队建设的依据 项目人员项目计划人员安排计划进度报告外部反馈 团队建设工具和方法 团队建设活动通用的管理技术绩效考评与奖励系统人员配置培训 团队 发展不同阶段需要的领导风格 例 刘光是一个项目经理 他着意于建立项目团队 他认为既然项目团队成员有共同的目标 而且具有项目所需要的技术 关键是愿意为项目作出自己最大的贡献 那么在建立了团队后就要充分授权 让团队成员的获得最大的自主权 然而他发现在项目一开始就遇到麻烦 甚至连团队也建立不起来 小组成员各自为政 特别是当项目中间进来新成员时 更是乱上加乱 您说刘先生应该采用什么类型的领导风格 团队 发展不同阶段需要的领导风格 形成阶段 Forming 指导型的领导风格 Directivestyle 疑问阶段 Storming 影响型的领导风格 SellingorInfluencestyle 规范阶段 Norming 参与型的领导风格 Participativestyle 执行阶段 Performing 授权型领导风格 Delegativestyle 怎样才能使 团队 成员全身心投入于项目 团队 成员交流经常化 使他们感觉团队的存在确保参与团队可以实现成员需要使每个成员知道项目的重要性 每个成员不希望成为 失败者 所有成员共享团队目标 互相帮助 同甘共苦 战友关系 木桶理论 一粒老鼠屎坏一锅汤 使团队中的竞争减低到最小 团队成员只与其他团队的成员竞争 团队 项目 文化建设 项目团队的精神和文化 何谓项目团队精神 在一些团队中 队员会感到心情压抑 精神萎靡 沟通困难 致使个人和团队都难以获得较大的成绩和发展 在另一些团队中 队员会感到心情舒畅 干劲十足 在众人的共同努力下 项目团队成绩斐然 战后 日本经济腾飞的奇迹引起了世界的关注 研究发现 日本企业对人力资源的开发是致胜的关键 如果将日本最优秀的员工和欧美最优秀的员工相比 日本员工难显优秀 如果以企业 团队相比 日本总是占上风 团队成员的积极参与 协同作战 形成了强大的集体力 在日本企业内部 迸发着一股昂然的团队精神 项目团队精神 就是项目团队成员为了团队的整体利益和目标而相互协作 共同努力的意愿与作风 其内涵是 在团队与其成员之间的关系方面 团队精神表现为团队成员对团队的归属感与一体感 在团队成员之间的关系上 团队精神表现为成员之间的相互协作从而形成有机的整体 在团队成员对待项目团队的事务上 团队精神表现为对团队事务的尽心尽力及全方位投入 项目团队文化 一个具有文化底蕴的项目团队 就象一位具有文化修养的人 随时显示出自己独特的行为模式 团队文化影响着队员的行为和追求 推动着项目组织的生存和发展 项目团队文化为团队成员所共有的思想 作风 价值观念和行为规范 是一个项目团队所特有的信念和行为模式 项目团队文化是其在发展过程中形成的 项目团队的文化涉及到组织的各个层次 渗透于项目的各项