物资供应管理制度.doc

物资供应管理制度 物资供应管理制度第一章总则第一条为规范公司物资供应的管理工作，明确经济责任，科学、合理、严密、细致地做好各类材料、物资和设备的计划、采购、验收等组织供应工作，确保生产经营的需要，努力做到合理库存，降低生产成本，减少资金占用为原则，特制定本办法。 第二条公司各类物资的购入、使用均须依本办法规定的程序办理。 第三条办法中各类物资指与生产、维修、技改、营销有关的原材料、燃料、润滑油、辅助耗材、工器具、劳保用品、备品备件等。 唯办公用品及其它用品不属此列，但其采购或货款支付手续依照本办法的规定办理。 第四条各部门所需物资，应由需求部门根据物资的类别、型号、价格、耗用记录确定存量上下限和保险储备量，递交供应部门平衡，呈报公司领导核准，以便实施存量控制，以防止物资超储和短缺。 第二章计划第五条各材料需求部门应于每月15日下午5:00前，填报下月材料计划，报送设备处(纸质版与电子版各一份）。 第六条设备处在每月16日上午1100前，将各部门材料计划汇总、审核后及时传递至仓库。 第七条仓库在每月17日下午5:00前将材料计划标注库存物资数量返回设备处，由设备处组织相关单位（设备处、生产处、水电处）进行计划审评，审评通过后经主管领导、总经理签批，于25日下午5:00前交由供应处及时采购。 （物资平衡表附后）第八条对按计划采购的实际情况以电子表格形式反馈至电脑上，以便各用料单位查找。 第九条生产安全处在每月的25日及时将次月的原、燃料、配件计划，以书面形式下达至相关部门。 供应处接到计划后及时组织购进。 第十条供应处每月应在“月度材料采购计划”的基础上，编制材料采购资金使用计划，报送财务处，财务处根据公司资金计划统筹安排资金。 第三章采购第十一条大宗材料、辅助材料、备品备件采购，原则上按合同采购。 对无签订合同的个别厂家，实行货比三家进行采购，按质量先行、效益优先为原则。 第十二条供应部门平时应积极展开市场调查，做好招议标前的准备工作。 并建立各类物资市场价格原始台帐。 第十三条供应商的选定（一）供应商资信的审查采购人员根据物资采购计划和各类物资的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势进行综合调查、分析、论证后，对有资格供货的供应商进行资信审查（如公司营业执照、法人资料、经营范围、注册资本、企业信誉和产品质量等），以确定是否具有供货合同履约能力和独立承担民事责任的能力。 （二）无签订合同采购的物资，必须严格按询价、比价、议价等程序办理1.询价、比价采购人员根据各类物资类别、质量要求和供应商的保供能力，在同一档次中进行多方面询价或比价，通过询价反馈信息至少三家以上，询价以书面形式为主，电话询价为辅，对相关资料进行汇总，并会同请购部门共同进行审核，请购部门审核发现技术指标、产品质量不符合要求，该厂家以不合格处理，不能参加议价。 2.议价经询价（三家以上）、比价后,选出合格的供应商。 批次金额在五万元以下由供应处按物资采购询、比价审批程序执行，由主管副总或总经理签字后采购；五万元以上二十万元以下有供应处组织招、议标，由设备处技术人员、使用部门参与；二十万元以上由公司主要领导参加组织招标。 3.生产急需物资，仓库确无库存或情况特殊不便按上述程序办理，为保生产经营正常进行，需求部门写出申请后呈公司领导核准后交供应部门直接议价采购，或先进货，后议价，并应及时补办相关手续。 （三）采购合同签订1.根据招标、议价结果，采购人员按合同法相关内容要求拟定规范的供需合同，合同在签订之前要有合同评审表，合同评审表由供应部门将询价结果、规格型号、技术要求等内容填制完毕后。 由设备处确认，设备处确认完毕后签署确认意见，设备处在24小时内将合同会签表交供应部门，供应部门接到会签表后再订立合同。 如设备处签署的会签表超过24小时，每超24小时扣设备处1分。 合同评审表相关部门签署完毕后，由总经理签字后即可生效。 合同签订生效后，合同原件交财务处留存一份。 比价原始资料、合同会签表原件供应处留存；技术资料、图纸设备处留存。 2.原燃材料合同的签订，首先由供应处做价格评审表，经生产、质控、主管领导、财务及总经理签批后，再做合同会签评审表，经法务、质控处、财务、生产副总、分管领导、总经理签批后签订供货合同。 3.零星购入对质量要求不高或不涉及到售后服务的物资采购可不签定合同，应按程序报批后，以通知单或电话形式通知供应商。 4.采购合同在实际执行过程中发生变更，如供方所供物资的价格、质量、发生变化，必须重新按采购程序办理，并说明原因。 其它条款发生变更，可会同相关部门协商解决。 生效合同在未变更之前，各相关部门必须严格执行原条款。 第四章验收第十四条大宗原燃材料验收矿山分厂根据合同约定负责数量验收，质控处负责质量验收。 （一）验收合格后，由料场管理员在卸车单上签字，并堆放在指定地点。 （二）如验收不合格，由料场通知磅房，磅房在第二天报表上注明作废磅单。 第十五条辅助材料、备品备件的验收供应处根据合同或订单约定的要求进行外观检验，仓库负责数量清点，由设备处、使用部门负责质量（备品备件暂不使用，只进行外在质量的验收，内在质量使用时验收）验收，认定外在质量合格，质验人员应在仓库到货台帐上签字。 （一）验收合格后，备件采购人员持清单由仓库接收人员签字。 （二）如验收不合格时，由采购人员及时通知客户，退回所购备件。 第五章入库第十六条各类材料、备品备件到货，并经相关部门验收合格后，采购员应及时办理正式入库手续。 （一）物资入库坚持四不入原则。 即无合同计划不入库；规格型号与计划不符不入库；质量不合格不入库；数量和价格不清不入库。 （二）物资入库必须有交货清单，清单上要详细注明物资名称、规格型号、价格、金额。 （三）物资交接要由采购员、保管员依照清单当面点交，以便发现问题及时处理。 （四）如经办人交库时不在场，须委托他人的，由委托人出具购货清单，方可入库。 如无购货清单，仓库卸车后放入待检区域，带手续齐全后办理入库。 （五）设备、配件、电器、仪器仪表、化验用品等的质量验收，要由保管员、仓库主任、有关工程师共同验收，验收合格由工程师签名。 （六）每月所购进的物资，采购员要在25日前及时开回发票办理结、转帐手续，以利于当月的核算及帐务处理。 （七）如长期拖延开不回发票，时间超过两个月的，依照财务制度扣除价款10，一切责任后果由采购人员自行负责处理第十七条办理材料入库单应以不含税（增值税）价格填写