office办公软件培训课件一.ppt

PowerPoint 主讲 张相喜 Word 电脑常见故障排除 办公软件操作技巧 Excel 第一讲EXCEL篇 第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用 1 问题 在工作中 发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的 数字默认是右对齐而文本是左对齐的 即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事 答案 在空白的单元格中填人数字1 然后选中这个单元格 执行 复制 命令 然后再选中所要转换的范围 选择 选择性粘贴 中的 乘 你就会发现它们都变为数字了 巧变文本为数字 2 选择性粘贴 命令的应用 快速输入数据小技巧 1 快速输入前面带0的数字 3 另有妙用的 号 4 一次输入多个单元格以字符 2 快速输入分数 用 设置单元格格式 把属性改为 文本 太慢啦 在带0的数字前加单引号如 001 即可 03 4 注意 中间有一个空格 无空格结果是日期 3月4日 输入 3 4 该怎么办 在输入11位及以上数字 在数字前面加上一个英文状态下的 即能正常显示 反之以科学计数法显示 此时 该单元格格式为文本形式 其 数值 只能排序 不能用于函数计算 按住Ctrl键 用鼠标左键选定多个不连续的单元格 或区域 输入文本 如 然后按下 Ctrl Enter 键 可将该文本同时输入上述选定的单元格中 变为 变为 变为 矩形 Shift在绘制线段及图形中的作用 直线 圆形 正方形 椭圆形 斜线 Shift键的应用 数据的排序 1 对数据清单进行排序 2 创建自定义排序 如何设置输入信息的有效性 用户在制作表格时可能基于现实的考虑 想要对某些单元格中的信息设定限制 此时就需要进行数据有效性的设置 其具体的步骤如下 选中要设置数据有效性的区域 单击 数据 有效性 菜单项 打开 数据有效性 对话框 切换到 设置 选项卡中 分别在 允许 数据 下拉列表中选择 任何值 和 介于 选项 在 最小值 最大值 文本框中分别输入 2 和 100 单击按钮返回到工作表中 当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时 就会弹出 MicrosoftExcel 对话框 提示所输入的信息有误 如何导入外部数据 选择 数据 导入外部数据 导入数据 菜单项 随即会弹出 选取数据源 对话框 然后在 查找范围 下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹 然后在列表框中选择需要导入的文件 单击 打开 按钮弹出 文本导入向导 3步骤之1 对话框 然后选中 原始数据类型 组合框中的 固定宽度 单选按钮 单击 下一步 按钮弹出 文本导入向导 3步骤之2 对话框 此时在 数据预览 列表框中显示出预览效果 单击 下一步 按钮弹出 文本导入向导 3步骤之3 对话框 单击 完成 按钮弹出 导入数据 对话框 然后选中 数据的放置位置 组合框中的 新建工作表 单选按钮 单击 确定 按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表 此工作表中显示出导入的外部数据 如何将不相邻的列打印到相邻的位置上 选中不需要打印的列 然后选择 格式 列 隐藏 菜单项将其隐藏 设置一个包含所有列的打印区域 其中也包含隐藏的列 然后执行选定区域的打印操作即可 Excel中双击格式刷的妙用 提出问题 如何点选一次格式刷 实现多次应用 答案 双击格式刷即可 不用时按 ESC 退出即可 首先在Word中选中要复制的内容 然后单击 编辑 复制 命令 进入Excel中 按住Shift键 单击 编辑 粘贴图片 命令 即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中 而且在该图片上双击 还可进行文字修改 利用这种方法也可以把 记事本 等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中 Word内容以图片形式插入到Excel 以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel 绘制多斜线表头 只要画法正确 斜线可随单元格自动伸长或缩短 当然 斜线单元格的数据输入要麻烦一些 通常的做法是让数据在单元格内换行 按 Alt 回车键 再添加空格即可将数据放到合适位置 或是适当调整单元格属性也可达到目的 第二章图表篇 图表背景的处理 为了使图表看起来清晰 明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理 如下图示 数据透视表 创建数据透视表编辑数据透视表 认识函数 函数 Excel预先定义好的特殊公式SUM number1 number2 公式 用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式 SUM E1 H1 A1 26 第三章函数篇 统计函数 单元格引用 单元格引用方式 相对引用 绝对引用 混合引用使用 号来锁定引用 F4 变相对引用为绝对引用 F9 定义一个区域为数组引用实例相对引用 A1 B5绝对引用 A 5 C 2混合引用 A2 D 1 跨表操作数据 如何通过函数合并字符 如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起 可以通过函数来实现 如要将下面的姓和名合并 具体的操作步骤如下 选中单元格C30 在编辑栏中输入 A30 B30 按下 Enter 键后单元格C30中填充上 李小炜 平均值函数average 按列查找函数vlookup VLOOKUP表间数据对应非它莫属VLOOKUP 查找值 数据表 列序号 匹配条件 可用0或1代替FALSE和TRUE 0 精确查找 支持无序查找 1 近似查找 首列必需是升序排列支持通配符进行查找 字段截取函数midleftright MID text start num num chars 翻译为中文为 中间 文本 开始位数 截取字长 例 A2单元格中为某人的身份证请从中提取出生日期 mid A2 7 4 年 mid A2 11 2 月 mid A2 13 2 日 结果 1978年02月18日LEFT text num chars 在text中从左边取num chars个字符RIGHT text num chars 在text中从右边取num chars字符 统计函数countcountif count range 统计选择范围内数字单元格的个数例 COUNT A4 A7 A4 A7范围内数字单元格个数 countif range criteria 统计满足条件的单元格个数例 countif A4 A7 80 A4 A7范围内大于80的单元格个数 计算两个日期间差值Datedif datedif date1 date2 y 统计日期1与日期2相差的年数计算年龄的利器 datedif date1 date2 m 统计日期1与日期2相差的月数 datedif date1 date2 d 统计日期1与日期2相差的天数例 某人的出生日期为1978 12 20 到今天的年龄为 DATEDIF 1978 12 20 TODAY y 如果 否则 if函数 IF logical test value if true value if false 翻译成中文为 如果logical test 是 符合要求 不符合要求 例 A2单元格为乡镇 要在B2单元格填写邮编 输入 IF A2 中台镇 744400 其它乡镇 该公式多嵌套 在excel2003中最多7重 在excel2007以上版本中灵台全县的都嵌套上没有问题 第二讲WORD篇 请参考 2013最新 党政机关公文格式 的要求制作一份公文 内容为 关于报送教育系统关心下一代工作总结的通知 此文为下行文 印发份数为30份 第三讲POWERPOINT篇 本节内容皆选自网络论谈精华篇及微软Office技巧大赛获奖作品 打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿单击 文件 另存为 命令 在 保存类型 列表中 选择 PowerPoint放映 该幻灯片放映文件将保存为扩展名为 pps的文件 在完成放映后 PowerPoint将自动关闭并返回到桌面 如果需要编辑该幻灯片放映文件 可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件 1 将要演示文稿保存为幻灯片放映文件 添加图片的PPt文件会变得非常大 你可以手动压缩这些图片 但还有一个更简单的方法 让PowerPoint为你自动完成这些工作 单击 图片 压缩图片 按钮 如果你看不到图片工具栏 就指向 视图 菜单中的工具栏 单击 图片 若要压缩演示文稿中的所有图片 请选中 文档中的所有图片 按钮 更改分辨率下面 选择你要使用 Web 屏幕或者打印 若要进一步减小文件大小 选中 删除图片的裁剪区域 复选框 单击 确定 注意 如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域 就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小 这个技巧同样适用于Word 2 缩减PowerPoint图片所占用的空间 以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片 单击 视图 菜单中的 幻灯片浏览 单击选择一张幻灯片 并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键 直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片 单击 幻灯片放映 菜单中的 幻灯片切换 在效果框中选择所需的切换效果 单击 应用于所有幻灯片 按钮 现在这些幻灯片将使用完全相同的效果 3 多张幻灯片应用镜头切换效果 4 使用PowerPoint制作相册 启动PowerPoint新建一个幻灯文件 单击 插入 图片 新建相册 命令 打开相册对话框 在该对话框中选择要放入本相册的图片 你可以选择从磁盘或是像扫描仪 数码相机这样的外设添加图片 若要从文件或磁盘添加图片 请执行下列操作之一 在 插入图片来自 下面 单击 文件 磁盘 定位包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘 选中图片然后 插入 重复第二步以向相册中添加所需的图片 或者按住Ctrl键一次把它们都添加进去 接下来 指定相册的外观 单击 创建 按钮关闭对话框 回到编辑模式 编辑相册封面 继续完成幻灯动画 切换 背景 声音等设置 最后保存文档 你就可以和你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了 注意 相册是PowerPoint2002以后版本的新增功能 尽管不通过此功能也可以制作相册 但该功能可以更快捷 更自动化地完成工作 打开PowerPoint 单击 视图 工具栏 控件工具箱 命令 打开ActiveX控件工具箱面板 在工具箱的底部有一个 其他控件 的按钮 单击该按钮 打开系统上已安装的ActiveX控制的清单 选中 ShokewaveFlashObject 选项后光标将变成十字形 用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间 Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置 右击该空间窗口 在弹出的菜单里的选择 属性 项 在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径 5 在PowerPoint中插入Flash动画 如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张 重新进行配色则比较麻烦 其实有很简单的方法 在幻灯片浏览视图中 选择一张具有所需配色方案的幻灯片 然后单击 格式刷 可以对一张幻灯片进行重新着色 如果要同时重新着色多张幻灯片 请双击 然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片 注意 如果重新着色多张幻灯片 请在完成之后 按Esc键中止 格式刷 如果重新着色一张幻灯片 格式刷 会自动中止 利用这种方法 我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份 方法是 同时打开两份演示文稿 单击 窗口 菜单上的 全部重排 然后按上述步骤操作即可 6 复制配色方案 使用PPT时 往往需要与其他程序窗口的数据配合以增强演示的效果 我们惯用方式 单击 幻灯片放映 观看放映 用 Alt Tab 或 Alt Esc 组合键与其他窗口切换实现另有高招 打开演示文稿 按住Alt键不放 依次按下 D V 键激活播放操作 这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式 这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作 例如最小化和自定义大小 非常方便 7 快速切换窗口播放模式 PowerPoint新引入的 图表 命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单 像幻灯片中的其他部件那样 图表元素可以移动和改变大小 单击 插入 图表 命令 就可以在当前页码中插入一个默认图表 如果想改变图表的样式 可以单击 图表 图表类型 命令在弹出的窗口选择相应的类型即可 8 添加图表 在PowerPoint中如果想执行同一动作 比如重复修改字体 字型号等 这时按F4键可轻松实现 9 重复操作 如果要在一张图片中加入文字说明 可将图片先放到PowerPoint中 然后再将幻灯片保存为图片格式 这样不会像Windows自带的画图板 把整个文本框覆盖在图片上 当然我们也可将文字保存为图片 方便浏览 具体操作如下 单击 文件 另存为 命令 在 保存类型 框中选择图片格式 如GIF BMP JPG PNG等 然后单击 确定 这时可选择是将所有幻灯片保存为图片 还是将当前幻灯片保存为图片 10 将文字幻灯片保存为图片 为了形式美观一致 我们要求每一页的按钮通常放在同一位置 在一个页面做好按钮以后 选定所有按钮 按 Ctrl C 复制 然后换一页 按 Ctrl V 粘贴就行了 并且以前设置好的动作在其它页面同样有效 这样就简单多了 利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置 11 快速复制对象 在PowerPoint中 每次输入文本都要插入一个文本框 操作起来很不方便 其实可以先在Word中将所有内容按一定样式输入 再将它发送给PowerPoint 具体方法是 在Word中打开文档 单击 文件 菜单中的 发送 再单击 MicrosoftPowerPoint 每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题 每个标题2样式的段落都会成为第一级文本 依此类推 12 将Word文档发送到PowerPoint 以下是一些简化幻灯片放映操作的方法 进到下一张幻灯片 N Enter PageDown 右箭头 下箭头 空格键 或单击鼠标 退到上一张幻灯片 P PageUp 左箭头 上箭头 空格键终止幻灯片放