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易天物流公司行政管理制度汇编 易天物流公司行政管理制度第一章会议管理制度第一节目的第一条为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，降低会议成本，特制定本制度。 第二节适用范围第二条公式各职能部门、各下属公司。 第三节管理权责第三条办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 第四条会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 第四节管理内容第四节管理内容第六条会议提拟与审批。 公司或部门的月度例会无须提拟和审批。 临时行政会议、年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。 公司、部门会议由各公司、部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与总公司会议冲突。 会议安排的原则为小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。 各类会议的优先顺序为公司例会、公司临时行政会议、部门会议。 因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 第七条会议准备。 会议通知遵照以下规定（一）公司或部门的例会确定好时间后，无特殊情况，将不再另行通知。 （二）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知 1、临时提拟的会议； 2、其它提拟人认为应另行通知的情况。 3、会议通知对象为与会人、会务服务提供部门； 4、会议通知形式一般为电话通知。 但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 会议的其它准备工作遵照以下规定（一）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；（二）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；（三）总部召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。 第八条会议组织会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 会议主持人须遵守以下规定（一）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 （二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 （三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 （四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。 对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 （五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 与会人须遵守以下规定（一）应准时到会，并在会议签到表上签到。 （二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。 （三）遵循会议主持人对议程控制的要求。 （四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。 （五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。 （六）做好本人的会议纪录。 多个部门参加的临时行政会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，服从总经理授权。 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。 第九条会议记录。 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。 会议记录员的确定应遵守以下规定（一）各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总裁办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。 （二）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 （三）总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由办公室指定专员负责会议记录工作，总经理另有指定的，服从总经理指定。 会议记录员应遵守以下规定（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要会议纪要。 （二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。 （三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 （四）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 （五）做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。 下列情况下，应会议纪要（一）公司办公会；（二）须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；（三）其它主持人要求会议纪要的会议。 会议纪要的发放或传阅范围由总经理确定。 会议原始记录的备档按以下规定（一）本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转办公室统一归档备查。 （二）本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。 其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。 第十条会议跟进。 （一）会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；总经理另有指定的，服从总经理指定。 （二）总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由办公室负责落实，总经理另有指定的，服从总经理指定。 （三）会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。 第十一条奖惩。 迟到、早退、缺席。 （一）迟到。 所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。 （二）早退。 凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。 （三）缺席。 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。 处罚（一）无正当理由迟到、早退每次记通报批评一次，记入月度个人考核。 （二）无正当理由缺席每次处丙类过失一次，记入月度个人考核。 （三）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。 第六节附则第一条本管理制度由办公室负责解释。 第二条本管理制度经总经理审批后正式发布实施。 第二章接听电话的有关规定第二章接听电话的有关规定各部门、分公司、为共创良好的企业文化，加强办公规范的管理，体现企业形象，公司要求文明语言规范如下第一条接电话您好！部、办公室、分公司第二条电话零响三声内接起电话。 第三条接电话，语言要求规范、简洁、回话礼貌、耐心第四条通完话以“再见”做为结束语，并等对方挂机后再挂机。 第五条对无法当场解决的问题，要给客户一个带确切时间的答复。 并在该时间内给客户一个处理方案。 第六条接听投诉电话应保持平和的心态，多听少说，尤其不能推托责任，避免向客户表露情绪，避免与客户纠缠以往的不快，避免向客户陈述公司内部的运作细节，对由于我们的工作或产品质量问题给客户所带来的不便及不满，应给予真诚的道歉；同时应认真做好记录，并按规定程序逐级反映。 第七条本管理制度由办公室制订，并负责解释和修订。 第三章电话使用管理规定第三章电话使用管理规定第一条为了便于公司各部门跨地区进行业务联系，在保证开展正常业务联系的前提下，为节省长话支出，特制订本使用办法，希望各公司（部门）遵照执行。 第二条公司直拨电话是为公司方便开展业务之用，严禁利用工作之便，借用公司电话，办理私人事情或拨打声讯台，一经发现严肃处理并按电话费用的10倍罚款，并将视情节轻重，给予扣发奖金的处罚，直至行政处分。 第三条行政管理部门及相关业务部门因工作需要，须开通长途电话的，应由部门出具工作联系单，说明理由，经公司总经理签字认可后，交办公室开通。 第四条员工在打电话时，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 第五条内部联络尽量少使用外线电话。 第六条本管理制度由办公室制订，并负责解释和修订。 第四章文档管理制度第四章文档管理制度第一条文件作为传达公式的方针政策的重要工具，必须简明、及时、准确、有条理地进行办理与管理，以便有效地推进公司的各项工作。 第二条健全登记手续，建立文件登记簿册、记录文件收发处理情况，防止积压丢失。 第三条文件启封按规定职责范围进行，启封后应检查文件是否齐全、有无错误、少份数，附有回执单的应签收，并将回执单退回发文单位。 第四条需传阅的文件应组织好传阅路线及手续。 第五条使用公司印章应经有关负责人批准(参照印章管理制度)，不得在空白的信纸、介绍信上盖印，以防发生弊端。 第六条正确划分档案类别，按照实际情况做好组卷工作，根据公司的工作规律，在上一年末或当年初预先编制立卷类目。 第七条做好平时归卷工作，加强文件的日常管理，防止散失堆积，做到文件收集齐全，不遗漏，定期检查，随时调整，卷内标题须符合要求。 第八条做好平时借阅的登记手续，做好文件归档工作，督促有关人员归还，提高档案的利用率。 第九条年终全面检查调整，第二年的上半年做好归档工作，保证卷内文件齐全整齐，按规定的质量要求排列与编目、装订，做到档案工作标准化。 第十条公司员工必须配合做好文件的归档，遵守相应的规章制度，每项课题、产品、工程完成后应将有关的质量、标准、规格，主要技术参数、标准号等及时上交办公室归档。 第十一条由文员或办公室人员负责本部门、公司各类文件的收发、传阅和保管，负责收集、保管本部门工作中产生的各类资料、材料，负责本部门各类档案的收集、和保管。 各部门应在每年年底将需要归档的文件由进行统一存档，便于以后查阅利用。 第十二条机要、会计、技术以及财产性之档案，原则上保留十年，其余各种档案原则上保留五年。 第十三条技术资料(含市场调研、研发课题、合同、方案设计、使用说明书、光盘等)有关公司生存之大计的技术性文档，未经总经理同意不得外借，不得复印、必须当日归还。 第十四条技术资料遗失造成泄密，追究部门经理及主管领导责任。 第十五条档案管理人员必须保守企业秘密，做好安全防范工作，未经同意不得拿取档案。 第十六条本管理制度由办公室制订，并负责解释和修订。 第五章文印管理制度第五章文印管理制度为进一步完善文印管理，科学、合理、规范地使用公司的文印设备，充分发挥其作用，更好地为各部门和子公司服务，特制订本制度。 第一条要提高文印质量，打印好文件后，先自行校对，然后及时通知有关部门人员认真进行核对，重要文件要求校对二次，尽量避免差错。 第二条复印人员复印完毕后要及时处理好废纸等物品，做好文件保密管理工作。 第三条对外复印一律收费。 第四条公司员工应爱护文印设备，节约用纸，降低消耗、费用。 对文印设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时向办公室报请维修，以免影响工作。 第五条设备保管员要做好设备的日常保养和定时清洁工作，提高设备的使用效率和寿命，确保工作正常进行。 第六条本管理制度由办公室制订，并负责解释和修订。 第七条本制度自颁布之日起即可实施。 第六章传真机使用及管理办法第六章传真机使用及管理办法为提供必要的图文信息，提高工作效率，规范、完善传真管理，特拟定以下管理办法第一条传真管理人员需严格执行保密规定，不得随意泄露涉及公司业务等机密信息。 第二条传真机属专用信息工具，公司的传真机统一设在办公室，将由办公室设备管理人员专职管理。 传真收发必须由办公室人员管理。 第三条总台人员收发传真文件或资料，要准确、及时。 原则上，应使用公司统一的传真格式。 第四条收发传真文件或资料，认真履行收发手续，做好资料信息保密工作。 第五条重要传真必须于当天送交有关领导处。 普通传真接收到后，需及时通知有关部门负责人前来领取。 第六条作废或过期的传真材料须及时销毁。 第七条办公室设备管理人员对传真设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时维修。 第八条设备保管员要做好设备的日常保养和定时清洁工作，提高设备的使用效率和寿命，确保传真机持续正常进行。 第九条本办法由办公室制订，解释和修订。 第十条本办法自发布之日即可实行。 第七章办公环境管理规定第一条为维护员工健康及工作场所环境卫生，树立公司良好形象，特制定本制度。 第二条员工均有责任保持公司公共场所、办公室、机房的干净整洁，共同创造一个优美、清洁、文明的办公环境。 第三条各部门卫生实行自行包干，质管办要对各部门整洁负责，如抽查不合格，每次给予通报批评一次，同时纳入考核。 第四条不得从室内向走廊、窗外乱扔废物、纸张。 第五条办公桌上的办公用品及电脑设备，要求整齐、干净，不得堆放与工作无关之物品。 第六条各工作场所内，应严禁随地吐痰、大声喧哗、聚众聊天，有禁烟标志的场所不得抽烟。 第七条办公文件应摆放整齐，窗帘应统一形式；办公室不得堆放食品等易腐易烂或易燃易爆物品以及有损办公环境美观统一的私人物品。 第八条本管理制度由办公室制订，并负责解释和修订。 第八章公章管理制度为保证公司各项工作的正常开展和维护公章使用的严肃性，避免因公章管理使用不当导致的各类经济、法律、行政问题，规范公章的管理和使用，特制订本规定 一、本规定中的“公章”指公司行政公章和公司合同章； 二、公章由办公室安排专人负责保管，使用时一律办理用印登记，填写登记表。 三、使用本公司公章要严格执行总经理审批的用章程序。 公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。 凡未经领导批准同意，一律不予盖章。 四、一般事务性用章，如汇款单、邮件、包裹等需要使用本局公章的，由办公室负责人直接审查加盖。 五、职工个人办事，需开具介绍信、证明，使用本单位公章的，需办公室负责人批准，方可办理，并做好用章登记手续。 六、涉及签订运输合同时，需使用公章人员，要严格审查所需盖章文件及合同内容，并作为公章使用的第一责任人，严格把关，确认无误后，方可送交领导审批，申请盖章，同时在办公室留存合同复印件。 凡因把关不严，盖章后造成重大损失或严重后果的，由申请盖章人负直接责任。 七、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。 如遇特殊情况时，必须经总经理领导批准，由办公室在登记表中注明用途。 八、公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，须经总经理批准，在办公室办理借章手续，用后立即还回。 九、印章管理人要严加管理，不得随意将印章交由他人使用、保管。 凡因公章遗失、错漏等原因发生责任事故，相关工作人员需承担一定责任。 十、负责公章管理的工作人员，要有强烈的事业心和责任感，坚持原则、秉公办事，严格按公章管理的规定程序办事，杜绝人情章及违规用章，确保公章使用的严肃性。 凡因违规用章，出现意外情况的由主管公章的人员负责。 十一、各部门保管的印章，也要依据公司公章使用管理制度，确保印章的保管、使用规范有序。 十二、公司领导外出期间必须用章的重大事宜，须由办公室负责人电话请示领导，经领导批准后方可使用公章。 第九章合同管理办法第九章合同管理办法第一条为加强合同管理，减少失误，提高经济效益，根据经济合同法及其他有关的法律规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 第二条公司各部门及下属公司对外签订的各类合同一律适用本制度。 第三条合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。 各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。 各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司合同管理工作。 第四条签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。 第五条对外签订合同，必须经总经理授权，签约人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。 第六条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。 包括对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。 做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。 第七条签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。 第八条签订合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。 第九条合同一律采用书面格式。 第十条合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。 合同内容应注意的主要问题是1.部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。 2.正文部分，注意写明货物名称、型号；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。 3.结尾部分，注意双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。 第十一条签订合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。 第十二条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。 第十三条合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。 第十四条合同审查的要点是1.合同的合法性。 包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。 2.合同的严密性。 包括合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 3.合同的可行性。 包括当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 第十五条合同审批通过后，由办公室印章保管人员负责加盖公司合同专用章，他人不得使用印章。 第十六条合同盖章后由办公室编号存档。 第十七条合同每月进行，制作报表并交财务部门存档。 第十八条本办法解释权属办公室。 第十九条本办法自下发之日起执行。 第十章公司资产管理制度第一条为了防止公司资产流失，减少不必要的费用开支，做到资产的有序管理，完善公司的管理制度，特制订以下管理措施。 第二条办公室设备管理人员对公司资产进行归类，做好登记。 第三条设备购入由部门及时报至财务部进行登记。 第四条设备报废，报至财务结算中心登记，一联部门留存。 第五条各公司之间调动设备，须经设备调出公司及设备调入公司总经理批准，并至财务部门登记。 第六条设备任何人无权随意外借，如需外借或借入时，须经总裁批准，再报至财务部门登记。 第七条财务部门每年将协同各部门不定期进行清点，如有资产损坏、丢失情况发生，将根据规定，进行赔偿。 第八条本管理制度由办公室制订，并负责解释和修订。 第十一章食堂管理制度第十一章食堂管理制度第一条目的为规范员工的的食堂工作，为公司员工提供良好的后勤保障服务，营造良好的就餐环境。 第二条适用范围适用于公司食堂管理第三条职责食堂负责人1.1负责对食堂的日常管理；1.2负责食堂日常物质采购；1.3负责对每日菜品质量的跟踪；1.4负责对各类物质进行成本核算，加强费用的控制和节省；1.5负责对食堂每日收支进行统计；2.厨师2.1负责对每日饭菜的具体操作；2.2负责每日下午4时前向负责人提出次日菜品计划；2.3负责每日食堂工作的综合安排；2.4负责每日菜品的验收3.副手3.1负责厨房、餐厅以及周边环境的打扫和清洁；3.2负责菜品的洗切；3.3负责餐具的清洗和消毒；4.财务负责人员负责对每日买回菜品的数量进行验收第四条程序及内容1.就餐价格职工午餐按20餐80元标准购买餐券，先购买餐券后进餐，临时进餐按每位五元收费。 2.就餐时间每日中午1145开始提供工作餐，115停止对外提供工作餐。 3.就餐管理3.1员工就餐时应将餐票交给食堂人员，食堂人员收到餐票后给员工提供工作餐，无餐票时，食堂人员应拒绝提供工作餐；3.2不得在食堂内高声喧哗、嬉戏、打闹；3.3讲究用餐环境，食堂工作人员应提醒职工不得随意乱丢乱倒；3.4食堂专人打菜，专人收款，互相监督，除指定人员外他人不得收取现金；3.5职工打饭一律自带餐具，对外提供一次性餐具，每套收取0.5元；4.食堂收支管理；每月25日，食堂负责人对当月收支进行结算，并对下月开支进行计算交财务部门。 5食堂卫生管理5.1食堂人员必须于就餐前后完成厨房以及餐厅的清洁卫生；5.2保证厨房以及用餐区无油迹、无垃圾，防滑；5.3食堂人员将餐桌、椅凳摆放整齐；5.4食堂的灯具、灶具、排风扇每日进行清洁；6安全管理6.1除食堂工作人员外，他人不得进入厨房；6.2厨房清洁用品应和调味品分开摆放；6.3厨房配置防火器具；6.4食堂工作人员下班前锁好门窗，注意防盗；6.5食堂人员严格注意操作流程，预防事故。 7采购和报销7.1菜品采购由食堂提供菜品种类和数量，指定专门供货商提供；7.2采购的物品必须保证新鲜，严禁购买病死猪肉、变质的蔬菜等；7.3每日采购的数量必须由财务部门和食堂负责人以及厨师共同验收，以保证帐物相符；7.4食堂负责人将每日收支进行记录，并做好统计8.惩罚条例8.1遵守公司各项管理规定，违者罚款10100元，情节严重者予以辞退；8.2保证为员工提供合理的饮食，凡适用劣质原材料者，予以辞退处理；8.3为员工提供良好的服务，凡被员工