共享服务中心.ppt

共享服务 共享服务介绍及设计 实施经验 1 对共享服务的简要介绍 3 什么是共享服务 共享服务包括 将共同的重复的流程从企业个体中抽出 转移到一个共享服务中心 SSC 或在共享服务中心分享稀有的资源这允许 SSC在给企业提供高级服务时获得高效率和规模经济优势企业个体用更多的时间完成高附加值的任务 4 现金管理财务管理资金管理客户支持采购人力资源信息技术供应链管理 包括哪些功能 为什么 5 传统的行政及业务支持部门往往重叠设置 收购 兼并 业务扩展 部门分离等等都使整个企业机构中部门重叠 层次过多 且流程操作多样化 IT管理 税务计划 法律 内部审计 IT服务 人事 工资 税务 战略及业务规划 预算 总部业务服务 分公司A 资金管理 现金管理 应付款 采购 一般 固定资产 总帐 应收款 资产管理 不动产管理 风险管理 应收款 分公司B 分公司C 公司财务 现行功能结构 IT服务 人事 工资 税务 预算 现金管理 应付款 采购 一般 固定资产 总帐 应收款 资产管理 风险管理 IT服务 人事 工资 税务 预算 现金管理 应付款 采购 一般 固定资产 总帐 应收款 资产管理 风险管理 6 共享服务中心的作用图解 7 共享服务能够帮助解决企业管理经营的一些重要问题 外部因素 竞争压力资本市场及股东价值变革速度产业调整及并购全球性客户的出现技术变化贸易自由化全球性投资 对企业所带来的影响 对业务扩张进行支持削减成本对整个企业的控制及信息的透明和共享对全球性客户提供服务对整个企业的价值链进行管理着重于企业的核心竞争力着重速度及适应力 企业接受共享服务的主要原因 更为灵活的业务模式以支持业务增长利用规模效益削减成本将业务流程及数据标准化并提高服务水准在满足当地需求的同时支持 一个企业 的概念能够将最佳实践及技术推广运用将业务中心放在自己的核心竞争力上快速地适应变革 8 确定战略和政策 面向客户 提供产品和服务 交易处理和支持基础设施工作 公司总部 业务单元 部门 共享服务中心 确定公司整体的发展战略 计划 政策 品牌管理制定公司统一的财务流程 规范和标准决定公司资源的分配和股东价值的管理获取和服务客户定价 生产和销售服务和产品日常性的交易活动 如应收帐款管理 人员招聘 固定资产的维护等这类服务需要专门的技能进行管理 专业中心的管理能够更为有效共享中心能够提供更有效和更有效率的服务支持公司和业务单元的业务和流程 共享服务中心的目的在于价值创造 9 共享可兼顾服务与控制 无需经营单位的控制 对经营单位的需求可以灵活处理 远离经营单位 无需响应客户 成本较高 经营单位具有决策的控制权 标准多样 共享 相对独立于其他业务 内部协同 组织结构瘦而平 采用最佳实践 经济规模 统一的标准和控制 一般性的系统支持 保证各地的优先权 分散 集中 控制环境多样 直接响应客户的需求 集中专业人员 10 最大 收益水平 如果实施符合当地的最佳实践 能够取得多大的收益 标准化带来的收益能够在不同的企业部门及地方实现吗 共享服务能否带来规模效益 外包是否可行 有效并合理规避风险 简单化 标准化 共享服务 外包 最小 全球区域地方 你的机构目前在何位置 注意 共享服务只是在各种改进方案中提供的一种选择 11 共享服务中心既是组织的优化又是流程的优化 对流程进行重整以达到统一的流程标准以标准的方法实施统一的信息系统平台 共享服务 实现的困难程度 35 50 20 35 20 标准化 实现收益 变革的程度 流程优化 外包 按照最佳实践优化流程对不同的系统进行优化 统一的信息系统单一的服务提供者 侧重服务的质量和客户的满意度 优化 标准化 共享服务 外包 将公司的资源集中于核心竞争力的创造降低成本 12 共享服务如何带来收益 13 创建共享服务中心的关键因素 O 机构 人员 Organisation T 技术 Technology S 服务 Service R 政策 法规 Regulatory S地点 Site P 流程 Process 确定共享服务中心的合适地点 流程设计以便确立共享中心同其它相关部门的各自责任及联系 合理调整组织机构 明确相关人员的责任和义务 相应的变革管理 相关的政策 法规可能对共享中心的营运模式产生巨大的影响 相关信息技术及基础设施可以产生巨大影响 服务水平的确定 服务价格的设立 14 设计共享服务的关键原则 如企业般运作并注重顾客服务主要由新招聘员工组成 无以前的操作习惯及级别概念扁平化的组织结构以反映最少的管理层次共享服务团队逐渐向自主管理方面发展相关的激励机制共享服务的提供人及顾客制定并遵循 服务水平协议 ServiceLevelAgreement 共享服务同一般的 支持 功能又有很大的不同 2 对财务共享服务的着重说明 16 财务共享服务中心所承担的财务功能 17 集中财务服务与共享财务核算 财务共享服务不是简单地把会计职能集中起来 广义的财务核算集中包括共享财务服务 简单的财务集中是共享财务服务的过渡雏形 简单的财务集中一般是将各下级单位的财务职能集中于总部财务部门 其仍然是职能部门 目前财务总部方案就是简单共享服务 集中的财务部门具有管理决策职能 集中的财务部门按照详细的会计职能进行管理 财务核算集中 共享财务服务中心 在财务总监的领导之下 但又独立于总公司财务部门 共享服务由服务水平协议作为其营运操作的基准 共享服务中心不再是职能部门了 而是一个经营单位 共享服务中心只为管理决策提供信息支持 共享服务中心按照业务循环进行管理 内控的七大循环 共享财务服务 18 ClosingGuidelinesandSchedulesOverallPeriodCo ordinationClosingCoordinationMaintenanceofStandardReports MasterDatamaintenanceExecutionofAllocationcyclesExecutionofsidelineBusinessCorrectionpostings VerificationofProfitabilityAccountingPreparationofP LStandardReporting ProcessanalysisisintegratedExample BusinessPartneringwithSharedServices ClosingActivities CostAccounting ProfitabilityAccounting Co ordinationoflocalclosingactivities Co ordination ValueflowsIndirectallocationcyclesCostingstructuresProductcosting SpecialPurposeReportsExplanationofReportContents SSC Business 19 Example BusinessPartnering SharedServices 2 AccountsPayable TravelExpenses AccountsReceivable MasterdataverificationandmaintenanceInvoiceverificationInvoicedataentryPaymentrunsPlausibilitychecksArchivingQueryresolution MasterdataverificationandmaintenancePostingPaymentrunsRandomchecks SSC Business MasterdataverificationandmaintenanceClearingAccountmaintenanceReceivablescontrollingCreditControlBankaccountingPlausibilitychecksQueryresolutionDunningArchiving QueryResolution QueryResolution QueryResolution 20 Example BusinessPartnering SharedServices 3 PreparationofVATdeclarationProvisionofrelateddocumentsVerificationofpaymentsandreimbursements AssetAccounting VAT MasterdatamaintenanceforspecificcasesAdministrationofassetretirementsDepreciationcalculationandpostingReporting SupportofInvestmentprojectsConfirmassetcompletionMaintenanceofassetstructures masterrecordsInventorytake VerificationInformationpreparationPresentationtolegalauthoritiesFiscalrepresentation GeneralLedger LegalAccountmaintenanceandpostingcontrolReportmaintenanceReconciliationPreparationoflegalreportsManualPostingsAccruals ResponsibilityforcorrectnessofHBIandHBIILocalreportingExtraordinarypostingsContactforauditors SSC Business 21 ofActivities 93 93 93 85 80 7 7 15 AccountsPayable TravelExpenses Acc Receivable GeneralLedger Closing FixedAssetAccounting 50 CostAccounting 50 20 7 65 ProfitabilityAccounting 35 SSC Business 31 TypicalactivitysplitsbetweenSSC Business 22 共享服务中心与其内部客户之间的关系通过服务水平协议 SLA 进行管理 服务水平协议的目的是 确定和管理共享服务中心所提供的服务界定服务的质量和成本界定服务双方的责任 关系 流程的交接界面和服务水平协议的内容 服务的内容 成果和范围服务质量 反应时间和成本预计的服务需求 工作量业绩水平的衡量解决问题的机制服务水平改进的目标对服务水平协议进行调整的机制 23 服务水平协议举例 对公司总帐会计流程的服务水平的定义和目标如下 侧重于服务质量的提高和服务成本的降低 24 计划 预算和预测成本会计和成本控制成本管理评价管理财务效绩 成本管理 账务处理和报表 管理财务政策和制度执行日常的账务处理编制财务报表 选择供应商 签订和管理合同订购原料 服务批准供应商处理应付款处理费用报销 费用循环 确定收入并处理发票确定营收款管理收款处理客户对账和调整处理坏账 收入循环 固定资产预算固定资产维修固定资产折旧 资产管理 财务共享的运行模式 职能范围 确定哪些财务职能应当共享 那些职能应当分散 25 财务共享流程 应付款处理 采购方 包括总部及分支机构 发票传送 总部或分支机构 订单 财务共享中心 供货方 24小时内进行处理 24小时传送到共享中心 发票 付款 E mail 附发票图象 付款被拒 付款 报告生成 供应商问询网站 五天后向上层报告 样例 五天后向上层报告 3 地理位置分析 共享服务中心设置 27 共享服务组织模型 28 在公司内可以建立不同层次的共享服务中心 可能包括的流程有 采购到支付流程资金管理企业级信息系统管理信息系统功能的升级 全球共享中心 可能包括的流程有 通用会计管理报告收入流程数据中心 区域共享中心 可能包括的流程有 财务分析客户支持针对所在国的特殊支持专业信息系统 国家共享中心 层次1 层次3 层次2 29 地理位置分析 地理位置分析用来帮助客户确定共享服务中心的位置的清单 个主要标准 成本技能稳定性基础设施 30 本工具用于比较评估一系列地理位置选择 如果可能 需考虑权重因素 地理位置分析 续 4 共享服务中心实施案例 凯捷 5 如何开始 33 可行性分析 BUSINESSCASE 至关重要 选择一个特定地理位置确保有最高层管理人员的承诺设计目标流程确认流程针对国家实施或针对流程实施额外的注意点 大致时间段可行性分析6星期实施3到16月 达到成功的实施目标的关键步骤 开始 公布高层管理层的支持详细记录现有的操作水平从最早开始建立服务概念服务水准和质量只能提高有充足的人力资源以满足项目需求 在实施中 注重 最早 最易采摘的果实 公布最早的成功成果给服务中心人员的工资水准应超过市场水平避免机构官僚及行政级级次注重流程 人员级机构 而不仅仅是技术注意流程的完整性让数字指标在流程实施中发挥作用沟通 沟通 再沟通 让共享服务中心得到每个人的认同是共享服务成功实施的第一部 成功实施的关键是学习和运用他人的经验和教训 34 35 DigitalFordGeneralElectricMobilShell Allied SignalAmocoDellDun BradstreetGeorgia PacificGuinnessHewlett PackardJohnson JohnsonKodakKraftMonsantoNorthernTelecomOwens CorningPepsiCoPHHCorpora