计划及目标设定.ppt

1 计划及目標设定PlanningandGoalSetting 2 计划及目標设定PlanningandGoalSetting 課程目的 在課程完畢時 學員可以 1 明白創新思維 思維衝擊和理性思考的過程2 確認在各種不同環境下不同类型的問題3 在工作上明瞭計劃和訂立目標的重要性4 知道如何分析問題和訂立聰明的目標 SMARTGOAL 5 學習怎樣去將計劃落實 3 課程內容 1 在工作上 創新思維 CreativeThinking 思維衝擊法 Brainstorming 反思維衝擊法 ReverseBrainstorming 和理性分析 RationalAnalysis 2 確認在學員的工作環境內的困難目標 ProblemTarget 3 良好計劃和理性計劃的考慮因素 良好計劃的主要組合 強 弱 機 脅分析 SWOTAnalysis 先後緩急 PrioritySetting 聰明的目標 SMARTGoal 應變計劃 ContingencyPlan 補救措施 CorrectiveMeasure 4 計劃好有效的計劃實施 實施計劃成功的要素 KeySuccessFactor 監察里程碑 MonitoringMilestone 跟進計劃 Followupplan 4 課程大網09 00 09 30破冰器 學員互相介紹 導師自我介紹 課程簡介 學員對困難目標理解和對課程期望分享09 30 10 30創新思維與理性分析 確認學員日常工作上的各種類型的目標和困難 創新思維 思維衝擊法和邏輯分析 思維衝擊法練習 反思維衝擊剖釋和練習 理性思考過程和如何去做計劃與及作決策10 30 10 45小休10 45 11 15困難的分析 分析困難的不同角度 性質 地點 時間 問題大小 尋找困難的主要原因和練習 困難目標訂立ProblemTargetSetting二000年三月十日 星期五 5 11 15 12 25良好計劃和理性計劃 良好計劃的主要組合 PDCAcycle 計劃中所面臨的挑戰和選擇 聰明的目標和練習 工作上有針對性 強 弱 機 脅分析和練習12 25 13 30午飯13 30 14 00訂立行動計劃面對的 計劃上的危機意識和風險評估 應變計劃 補救措施 分組練習和班上發表 對學員工作有針對性 15 15 15 30小休15 30 16 40計劃的施實 實施計劃成功的要素 監察里程碑 跟進計劃 分組練習和在班上發表16 40 16 50一天課程總結16 50 17 00課程評估 課程完畢 6 主管的工作 實務操作功能親力親為去完成的工作管理功能透過他人去完成工作 PTS 7 政策執行者 策劃組織指揮控制 PTS 8 習作 什么是計劃 Planning 在工作上 你在計劃中經常遇到的是什么問題 PTS 9 練習 1 請列出你在工作上需要計劃的要項 從重要的及在工作范圍內比重較高的開始 2 在計劃時 你需要考慮的因素是什么 PTS 10 如何去管理成功的工作表現 訂立主要目的 執行 結果 監察及反省 計劃 PTS 11 管理階層計劃種類ManagementLevelsTypesofPlans高層領導長期計劃 3至10年 中層管理中期計劃 1至3年 低層管理短期計劃 日常至1年 計劃的種類和管理階層 PTS 12 計劃的種類 1 工作上的計劃 FunctionalPlan 2 組織上的計劃 OrganizationalPlan 3 計劃的特性 CharacteristicsPlan 例如 完整性 Completeness 複雜性 Complexity 正式性 Formality 成本 Costs 4 計劃的長短 TimeInvolvement 例如 Long 長 Medium 中 Short 短 5 活動層面性 ActivitiesInvolvement 例如 內部管理 Operations 市場營銷 Marketing Sales 開發研究 R D PTS 13 管理的級別LevelsofManagement 頂層Top 策略性Strategic 中層Middle 其他Other 戰術性Tactical 運作上Operational PTS 14 計劃種類 策略性計劃 Strategic 戰術性計劃 Tactical 運作上的計劃 Operational 預防出錯的計劃 Contingency 不同可能出現的計劃 Scenario PTS 15 項目管理質量圖ProjectManagement Quality Cycle 計劃Plan 操縱Monitor Do 控制 Control 落實 Act 反省 Review 審核 Check 溝通Communication PDSACycle DemingQuality sCycle PTS 16 項目管理流程 計劃執行追蹤評估PlanExecutionMonitoringEvaluating 項目設立計劃執行追蹤評估DefinitionPlanImplementMonitoringEvaluatingofproject 計劃執行審核落實PlanDoCheckAct PTS 17 PCDA 改變流程 品質改進 Plan Do Act Check 1 找出改進的機會2 檢定客戶希望的結果3 斷定問題在那裏4 收集資料5 分析問題根源6 找出解決方法7 準備改進計劃 8 行動 Action 9 依計而行 Accordingtoplan 10 監察結果 依計劃或要改變 11 找出更改原因 12 任務改變13 重新系統化流程 務求完美14 再思考 PTS 18 沒有計劃的代價 PTS ACDP CDP A 19 大腦沖擊法 Brainstorming 人體左腦 右腦之結構和運作 左腦 右腦 感情創意較粗枝大葉 分析理性邏輯思巧精密 幼細 PTS 20 思維沖擊 腦力激盪 Brainstorming 三大原則產生構想愈多愈好重量不重質鼓勵創新構想期間不准批評待思維沖擊結束後 才開始評估構想改善各項意見 PTS 21 思維沖擊的用處 在很短的時間內收集各類不同的意見將各人的不同創意及想像力盡量發揮 PTS 22 思維沖擊 腦力激盪 Brainstorming 將大組分為小組 3 7人 開會程序 1 簡述要討論的問題2 遵守三大原則3 說明進行討論的方法自由發言 輪流發言可以發言之後再補充相關意見 資料不許解釋或批評 直至評估構思時段將構思全部記錄下來4 時間限制例如三十分鐘5 結尾 收集整理所有創意然後作理性評估分析利害作取捨 謝謝 解散 PTS 23 解決問題及作決定ProblemSolvingandDecisionMaking 1 問題分析 ProblemAnalysis 為什么會這樣2 決定分析 DecisionAnalysis 應該採取什么行動及步驟3 潛著問題分析 PreventiveMeasures 前面仍要面對什么可能的麻煩 風險4 預防措施 PreventiveMeasures 有什么可以克服這些問題的可行方法5 應變計劃 ContingencyPlanning PTS 24 形勢分勢 SituationAnalysis 澄清問題的癓結所在問題的輕重先后緩急嚴重性迫切性是否會升級 擴大考慮問題的因數 影響有多大有誰會被波及採取行動的最后限期從那方面開始這問題的取向怎樣如果不採取任何行動有什么后果 PTS 25 解決問題 ProblemSolving 1 確認要注意的事項2 問題的先後緩急3 解決問題的一些可行方法及工具什麼是問題 Problem 請列出你日常工作上最常見的問題 從最艱巨的開始 PTS 26 註 如果問題不處理 是否會升級 高 中 中 高 問題的迫切性 問題先后緩急 PrioritySetting 問題的嚴重性 PTS 27 选择问题 PTS 28 5M選題法由工作成員建議要討論的題目 然后從中挑選一個作為個案 在這個選題的過程當中 大家是應該按照下述5M的方針去衡量那一個題目最值得去討論 Manageable在能力範圍以內Measurable容易衡量工作進度Moderateduration完成日期不致太遙遠Managementappreciation公司賞識這個計劃Members pride一旦成功工作成員有成就感SMART聰明方法 Specific目標明確Measurable可量度Achievable可達成Result Oriented以成效為本Time有時間限制 訂立有待解決問題的一些指引 PTS 29 解決問題的六步法 1 選題2 分析問題 找出主因3 集思廣益 研究各種可行辦法4 篩選出最可行的辦法5 編排行動計劃進行改革6 評估結果 將方法標準化和推廣出去尋找問題及解決問題一些可行工具 1 因果圖 魚骨圖 2 柏拉圖3 觀摩模彷 PTS 30 推廣不被顧客接受的原因 柏拉圖 ParetoDiagram 原因 口味不適合當地人 推廣時間太短 廣告內容不生動 推廣的環節不配合 數量 40 30 20 10 百份比 40 30 20 10 累積比率 40 70 90 100 1 2 3 4 PTS 31 柏拉圖 ParetoDiagram 原因1 原因2 原因3 原因4 100907040250 PTS 32 因果圖 魚骨圖 Cause EffectDiagram FishBoneDiagram 分析 系解決問題的一個重要的步驟 當問題一經發現及明朗化後 就必須 分析 問題的成因 以便儘早解決 要因分析圖是品質圈應用的分析工具的一種 是運用邏輯的方法追查出導致某個問題的形成因素 形成問題的 真因 是可以根據要因分析圖的線索及有關人員嚴格的審查後 顯現出來 此圖是由日本的石川馨博士所研究提出使用 故亦稱 石川圖 又因为此圖的樣子很像魚骨 故又稱为 魚骨圖 要因分析圖就是能一目了然的表示結果受原因之影響情形或二者之間的關係的圖形 在繪製要因分析圖時 通常是將問題寫在一邊 將問題的各種成因 詳列在另外一邊 在繪製要因分析圖時 在列出問題的各項成因方面 一般多是採用 4M 因为在尋求問題的真正起因時 以 4M 因爲在尋求問題的真正起因時 以 4M 作为思考途徑 將有助於推敲出問題的真正成因 4M就是Man 人Machine 機Material 物Method 法4M方法的本質精神 主要是將各項不同的問題的成因歸納在這幾类主要原因之下 使問題的成因能夠以一個簡潔 明朗而有系統的次序詳列出來 使之成为成因的主流 再尋找出各主流中的次流 其他考慮的因素 包括環境 時間 等 PTS 33 繪劃魚骨圖的步驟 1 結合全體組員的知識與經驗去思考 2 鼓勵發言 在開放和融洽的氣氛底下討論 3 隨著人 機 物 法四個方向去思考原因 4 以5W1H協助思考 5 完成后 大家討論圖中眾多原因中到底那一兩個才是主因 WhatWhereWhenWhoWhyHow什么事情那裡發生何時發生由誰經手為什么發生如何發生 PTS 34 魚骨圖 Fish BoneDiagram 機 人 法 物 三號機件太陳舊 一號機件有時出現故障 太洋化 員工技術不足 光纖質量不達標準 第二 三工作組工作流程重覆 某原料質量欠佳 某原料在倉庫儲存太久 PTS 人手不夠 團隊合作出問題 環境 35 魚骨圖 Fish BoneDiagram 廣告內容不生動 口味不適合當地人 推廣環節不配合 推廣時間太短 用語太古板 廣告人物太老 太洋化 推廣前沒有作調研 推廣不被顧客接愛 工作團隊沒有群體精神 推廣地區太散不能集中精力作重點出擊 事前準備不足 推廣費不足 PTS 36 魚骨圖 Fish BoneDiagram 對策 對策 問題 實施時間 效果 1 推廣前沒有作調研 找出當地最受歡迎的歌星來唱歌宣傳歌譜用當地最流行的民謠 2 口味不適合當的人 針對不同顧客群按比例作抽樣問卷調研將結果分析作有效剪裁內容 工作團隊在推廣項目進行前要一起討論 了解各人的角色和責任項目前作排練 3 推廣環節不配合工作團隊沒有群體精神 PTS 37 PTS 38 SWOTAnalysis強 弱 機 脅分析1 Strength強項2 Weakness弱項3 Opportunity機會4 Threat威脅 PTS 39 練習 強 弱 機 脅分析 PTS 40 PTS 41 PTS 42 PTS 43 PTS 44 PTS 45 威脅 Threats PTS 46 PEESTAnalysis 政 經 環 社 科分析 1 Politic政治2 Economic經濟3 Social社會4 Technologic科技5 Environmental環境6 Legal法律 PTS 47 PTS 48 達明圈 DEMING SCYCLE ACT落實 PLAN計劃 CHECK檢查 DO執行 PTS 49 習作 1 什么是目標 GOAL 2 在工作上目標發揮什么作用 PTS 50 訂定目標的框架FrameworkofGoalSetting GOAL STANDARD 目的 責任責任責任 目標標準目標標準目標標準 PTS 51 訂立目標GoalSetting PTS 52 KEYRESULTAREAS主要成功通常適用於主管級或以上 PTS 53 TM6 CQ262 1 PeratoPrinciple 柏拉圖家律 20 80 80 20 20 80Rule 54 目標 Objective 是描述結果 OUTCOME 是量度工作表現的尺度 CRITERION 是有一個時間表 TIME FRAME 去達成的結果是將資源 RESOURCES 去集中在可行性的焦點 FOCUS 上 PTS 55 聰明的目標SMART GOAL1 SPECIFIC具體性2 MEASURABLE可量度3 ACHIEVABLE可達成4 RESULTS ORIENTED以成效為本5 TIMEFRAMED有時間性 PTS 56 比如 在銷售方面增加生意額增加市場佔有率 SPECIFIC具體上 PTS 57 在數量上 Quantitative 在質量上 Qualitative 比如 增加營业額20 在數量上 在可營利 在質量上 的生意上 增加生意額 MEASURABLE可量度 PTS 58 ACHIEVABLE可達成 極富挑戰性 但是在資源上 財力 物力 人力 時間 及環境因素上是可以達到的 比如 在營业額上限的訂定在營利的預測方面預留一些特發因素的影嚮 在資源及外在環境因素 經濟條件轉變等 作準備工夫 PTS 59 RESULT ORIENTED以成效為本 目標訂得好與壞 最終是以在目標要達成的期限為止 評審成效 比如 若在目標訂立時 是以營利增加20 為目標 到目標期限屆滿 成效就以這20 營利增加作成敗的標準 PTS 60 TIMEFLAME有時間性 目標的達成與否 通常是以某個活動的普遍周期作準 一間公司的營利是以這公司的工作年期為準 1998年度 一個建築項目 Project 以其投標時的指定期限為準 比如 由1998年1月1日至1998年12月31日止增加營业額20 及經常性營利增加25 PTS 61 PTS 62 PTS 63 PTS 64 決定分析 DecisionAnalysis 1 澄清目的 ClarifyPurpose 2 衡量選擇 EvaluateAlternative 3 評估危機 AssessRisk 4 作決定 MakeDecision PTS 65 1 澄清目的 ClarifyObjective 確定做什么決定發掘目的將目的劃分為必需的 MUSTS 想要的 WANTS PTS 66 2 衡量選擇 EvaluateAlternatives 產生選擇透過必須的目的 MUSTS 去過濾選擇將想要的目的 WANTS 與選擇作比較 PTS 67 3 評估危機 AssessRisk 什么是不良的后果 Consequences 這些后果有多嚴重這些后果如不處理是否會升級 變成危機如這后果或危機發生 是否有方法應付或化解風