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会议服务资料 2012年11月 5 海南会议市场分析 目录 5 海南会议市场分析 目录 优势 劣势 机遇 独厚的自然环境 接待数量每年递增接待类型及方式多样化 会议业处于 无监管 无规章 无标准 的 三无 状态 双重征税 是阻碍 会议消费占旅游消费总额的30 从传统团队旅游向个性旅游 会议公关活动纵深扩展 1 传统团队旅游利润 50 200元 人 2 个性服务旅游利润 200 400元 人 3 会议与公关活动利润 400 元 人以上 4 政府组织的会议也应该由专业的会议公司服务 措施 管理与服务水平将要求进一步提高 自然 绿色 健康 休闲等的追求将会更加强烈 积淀自己的文化内涵的 体现自己个性化的气质 目前海南有二十多家会议公司在从事着会议策划及运作服务 规模大小各异 管理方式多样 经营理念参差不同 海南会议市场分析 会议产业是一块大 蛋糕 要想开发这一市场 要看到会议产业的特殊性 认真研究会议市场的需求和变化规律 5 海南会议市场分析 目录 对会议方向选择 性质确定 通过创设各种会议 并将会议作为平台 凝结所有资源 促进会议的顺利进行 并从中获得包括社会声誉 行业地位和经济利益 服务会议的部门 统筹和配合 通过专业知识和丰富的操作经验 在策略方向 方案策划 供应商整合 议程推动 会务管理和具体实施等方面 提供强有力的支持 使会议取得成功 会务服务部门即为会务支持部门 提供单项的会务支持 如 酒店和会议中心 灯光音响设备 会议舞台搭建 鲜花服务 演艺演出等 居于会议服务领域的最下层 职责 推广和传播 一般涉及咨询诊断 上层公关 收集信息 新闻发布代理 人员培训服务等 职责 主要业务是对会议理解 主旨把握上 全面提供整合性的会务支持和整合服务 职责 主要业务是在涉及到专业项目上的支持 会议服务公司 部门构成 按业务构成分 常规旅游由于竞争激烈 价格透明 利润点难有所提高 会议则反之 其可挖掘更多利润点 为企业带来超预期的宣传效果 比如 常规旅游可挖掘利润点为5 那么会议可挖掘利润点就可能为30 会议服务公司 会议公关 会议服务公司 会议类型 5 海南会议市场分析 目录 会中工作 会前工作 会后工作 咨询策划报价 考察确认签约 意见收集 物资准备和人员分工 会议邀请 接站 酒店签到 会议期间 安全保证 返程 账务结算 会议服务公司操作流程 咨询策划报价 考察确认签约 物资准备和人员分工 会议邀请 咨询策划报价 考察确定签约 物资准备成立会务组明确分工 信息发布回执处理确认通知 会议服务公司操作流程 会前工作 2 策划 1 主题确定 根据会议的级别 具体情况进行分析 确定会议主题 选择会议举办地 确定会议是否分解会场 选择分会场的地点 并提前预约 2 模式定位 根据会议的需求 确定会议模式并设计会场的布局 提供会议所需设备 提前安放并调试好 确保会议的顺利进行 3 议程安排 安排会议的时间 根据需求 设计物料样式 内容 图案 在确认后进行制作以及印刷 提前把印刷品送到指定位置并安排发放给与会人员 4 人员接送 根据与会人员的具体情况安排车辆 提前在指定位置等待与会人员 把与会人员快捷 安全送到目的地 5 人员餐饮 根据与会人员的喜好要求和下榻酒店的实际情况 推荐并预定各种形式的餐会 包括西餐 中餐 自助餐 宴会等 6 协调关系 整合会议所有资源 根据会议公关需求 进行沟通协调 达到会议最佳效果 会议服务公司操作流程 会前工作 1 咨询1 洽谈需求 详细了解会议的需求 建立初步方案 2 提出预案 譬如在预算最适宜的会议场所 下榻的酒店 合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱 会展交通流程 接待流程等 3 报价 报价的内容包括 1 交通费用2 住宿费用3 接送费用4 餐饮费用5 材料费用6 旅游费用7 运输费用 咨询策划报价 1 考察安排代表到目的地考察酒店 会议场地 环境 交通车辆及会展设备细节等 并在此阶段就服务项目 服务流程 推进计划 服务价格等内容进行深入探讨 大致明确双方的责任与义务 2 确定推敲设想的流程及预案 把方案细化 然后以书面的形式确认双方的权利 义务与责任 并签署相关服务协议 3 签约签订会议接待标准合同 预付定金 一般50 确认最终会议接待方案 接待方案包含下列内容 1 交通安排 确认与会人员前往会议目的地和返程的交通方式 如有需要 帮助其代订票务 2 接站安排 根据实际情况制作接站名单表 落实安排接站车辆 3 住房安排 根据客户要求提前制作好分房表 4 行程安排 确认会议相关的吃 住 行 游 购 娱安排事宜 日程安排 房餐车导游等安排 确认用餐时间 菜单 标准 形式 酒水及主次桌和其他相关安排等工作 确认会议代表 客户 的娱乐项目 娱乐场所及消费和付费的方式 协调会议期间交通工具的安排 5 特殊安排 确认特殊客人 含领导 少数民族代表 VIP 残障代表及家属等 的安排及接待工作 6 安全确认 确认并保障会议期间会场防盗 消防以及参会代表的人 财 物等安全工作 会议服务公司操作流程 会前工作 考察确认签约 1 准备会议物资 1 会议资料 内容由主办单位提供 我公司将根据实际人数印刷 2 领导发言稿 内容由主办单位提供 3 报到册 会议指南 会议日程 参会者到达消息 4 宣传展板广告牌内容包括图片 文字由主办单位提供 我公司制作印刷 5 欢迎布标 会议室布标 会议代表证的制作 6 会议礼品的采购 按参会人数准备 7 会议用餐券准备 8 会议工作人员服务标准条例 会议接待手册 9 投影仪 照相机 摄像机 音响等电子设备的准备 物资准备与人员分工 会议服务公司操作流程 会前工作 2 成立会务组 明确成员分工 1 会务组总负责 负责会务组工作人员的工作安排 监督 协调各个小组工作 2 会议用车组 负责机场 车站等接站服务 以及其他用车安排 确保车况及司机服务 3 酒店接待组 负责客人签到接待 发放房间钥匙 会议材料 饭卡 胸牌 礼品等 接待会议咨询 登记返程机票 火车票 会后旅游以及其他特殊需求 确认客人入住房间楼层 房间号以及房内是否要摆放饮料水果礼物等 记录客人的特殊要求 4 会场服务组 负责会场的布置 茶水供应及接待服务 检查会议室欢迎条幅 欢迎牌 签到台 指示牌等的摆放 灯光 音响 投影仪 展板 茶饮等的安排 在大堂 楼层 餐厅 会议室 电梯等处帖上会议指示箭头 5 会议物资组 负责准备好会议所需要的会议资料 会议演讲稿 会议用品及其他会议礼品等会议相关物品 6 会议用餐组 负责确认餐厅环境卫生 菜色菜单 用餐时间 用餐标准及特殊客人 例如回民 的要求 以及其他生活服务 7 会议旅游娱乐组 确认会后旅游线路行程 用车 导游等安排和娱乐消费形式 消费标准 娱乐地点的安排 8 会议摄影组 会议代表合影留念及其他摄影摄像服务 1 信息发布1 信息发布形式 从媒体上分有印刷品 包括邀请信函 组织文件 会议通知 电子邮件 印刷媒介公告 电子媒介公告等几种形式 2 信息发布内容 包括主题 时间 地点 暂定或者候选 主要议程及安排 费用及标准等 有些还附送会议 展 企划书 可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望 2 回执处理回执处理包括制作回执单和确认回执单有效两项工作 1 回执单设计很重要 要合理且全面 包括的信息有 明确的人数 职务 性别 联系方式 有效证件号码 预计到达目的地时间 迎送要求等 2 回执可以有多种形式 包括 传真 信函 电子邮件 网络回执或者电话 3 确认回执有效 通常以会务费用是否交纳为标志 4 回执收到后 进行统计 然后进行资源分配 包括会议坐位 接送站 资料礼品 酒店住宿等相关事宜的安排 3 确认通知1 确认会务费用以及其他需确认的事项 发出确认通知 2 发出确切地点 时间 议程 签到程序及会展注意事项等 3 要考虑到参与者的特殊要求 譬如家属 随行人员 保健要求 交通代理 饮食习惯 住宿要求等 会议服务公司操作流程 会前工作 会议邀请 紧急事件处理 Title1 Title2 Title3 Title4 会议报到当天 安排全天候接站 人员及车辆安排 领导 专家由会务统一安排 专人专车接送 酒店大堂设报到处 咨询处 报到登记时 填写姓名等相关详细资料 提醒贵重品寄存 保管好个人财物传达通知 发放房卡 会议资料等 引导入住 及时发放会议通讯录 24小时有专职人员值班 预设酒店客房叫醒服务 会场布置 安排与会人员入场 提供会议现场服务 统计用餐人数并安排用餐 及时解决会议期间临时发生问题 安排会后旅游或其它活动 会议间为代表代买人身保险 严格保密 确保安全 分批返程 保证顺利 组成会议安全组 加强行查 杜绝隐患 接站 安全保证 会议期间 酒店签到 返程 根据与会人员返程机 车票时间及方向 派专人 专车 提供满意的送站服务 分批送站 我方承诺确保代表顺利返程 会议服务公司操作流程 会中工作 紧急处理 饮食卫生环境卫生 紧急医疗系统会场医务室饭店紧急救护系统 重要的贵宾 更要注意签证的问题 重要国际会议期间 要求地方政府加强警力 避免发生盗窃事件书面资料告知与会者尽量减少到人多复杂的地方 告知逃生步骤印制了防火手册 紧急医疗 卫生问题 紧急医疗 火灾 签证问题 盗窃 会议服务公司操作流程 紧急事件处理 意见收集发放回收意见书 总结 评估服务的意见反馈会议后的资料收集 制作会议通讯录 花名册和会议摄像资料会议资料 领导讲话稿 代表发言稿 新闻报道资料的汇总总结 定期回访和发布最新资讯 会后工作 账务结算结帐 核对各类单据列出 会议结算清单 快捷 准确无误地提供会议过程中的详细费用发生明细及说明开具发票 我们将在费用结算的同时结合实际情况以及主办方需要 开据正式的发票及酒店的住宿发票 包括会议的实际参与人数 天数 实际用餐人数 用餐标准 考察人数及会议期间其它费用开支 会议服务公司操作流程 会后工作 5 海南会议市场分析 目录 1 剧院式 在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅 中间留有较宽的过道 特点 最大程度地摆放座椅 最大限度地将空间利用起来 在有限的空间里可以最大限度容纳人数 但参会者没有地方放资料 也没有桌子可用来记笔记 适用于新闻发布会 论坛 辩论会 启动仪式等 作为参会人员比较多的情况下 场地布置的首选 2 课桌式 会议室内将桌椅按排端正摆放或成 V 型摆放 按教室式布置会议室 每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同 此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性 参会者可以有放置资料及记笔记的桌子 还可以最大限度容纳人数 适用于论坛 新闻发布会 研讨会 培训等等 这种形式便于听众作记录 3 宴会式 围桌式 适用于中式宴会 如答谢会 招待会 茶话会等 会议室布置与设备 布置种类 根据位置安排布置 4 回字型 将会议室里的桌子摆成方形中空 前后不留缺口 椅子摆在桌子外围 通常桌子都会围上围裙 中间通常会放置较矮的绿色植物 投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端 此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议 前方设置主持人的位置 可分别在各个位置上摆放上麦克风 以方便不同位置的参会者发言 此种会议场地布置方式容纳人数较少 对会议室空间有一定的要求 5 U 型 将桌子连接着摆放成长方形 在长方形的前方开口 椅子摆在桌子外围 通常开口处会摆放放置投影仪的桌子 中间通常会放置绿色植物以做装饰 不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围 多摆设几个麦克风以便自由发言 适合讨论性的会议或者互动性很强的培训 6 鸡尾酒会式 以酒会式摆桌 只摆放供应酒水 饮料及餐点的桌子 不摆设椅子 以自由交流为主的一种会议摆桌形式 自由的活动空间可以让参会者自由交流 构筑轻松自由的氛围会议摆 会议室布置与设备 会场布置 7 鱼骨型 将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开 在桌子的周围摆放座椅 组与组之间留出走路的间隔 使整体样式显现出一种鱼骨的形状 8 董事会 圆形或椭圆形大会议桌 周围摆放座椅 按照主次落座 备注 适合人数较少 档次较高的会议要求 距离较近 容易产生近距离的交流感 会议室布置与设备 会场布置 有台呢先要铺好台呢 要保持桌面干净平整 摆好座椅 侧看使其在一条直线上 每位摆放一份纸 纸的下方沿桌面下方摆齐 铅笔放在纸的右侧 且与桌面下方对齐 茶碟放在纸的45 角上方 茶杯放在茶碟上 手柄统一朝右 摆放整齐 侧看成一条直线 如果客人需要摆桌签 则放在纸的正上面约2CM处 会议室布置与设备 摆台与座次 摆台标准 座次安排 纯会议 往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息 经常配合新闻发布会举行 此类会议 表决设施 现场会员排序及会场控制是关键预算时考虑新闻传媒成本 包括记者的邀请 交通 住宿及餐饮安排等 专业型会议 通常是企业内部或者教育部门举办技能交流及知识传授培训会议的关键点 场地 培训设施及培训师 多为公开性会议 系列分会是此会议的特点 场所的选择要可以分割或主会场附带小会场 设施要求较高 同声传译 传媒记者招待 多媒体 视频直播及讨论场地等均可能要求 如主会场不能满足分割要求 交通就重点考虑 此类会议实际上兼有展览性质理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心 带有商务会所或者类似场地则再完美不过 小型订货交流会 可以设立在大型商务型酒店关键点是 场地选择 会场控制 布置 专业性较强 一般不会超过100人 关键是会场及地点选择 除主会场外 需要一些小型会所以便分组讨论 主会场的布置除保留主持人外 其他座位应当体现平等精神 发言用的麦克风应该每个座位都有 除非人数小于15人 研讨会议 培训会议 社团会议 公益性 技术性论坛 订货交流会议 会议室布置与设备 布置种类 根据会议种类布置 辆调度涉及到主办者与代理方的沟通 还涉及到会议举办地的车源问题对于主办方 通常只提出用车要求及安排要求 而代理公司则要考虑时间安排 预定的合理车辆数量 行走时间及线路等等 茶歇的准备包括点心要求 饮品要求 摆饰要求 服务及茶歇开放时间要求等茶歇的分类是中式与西式中式的饮品包括矿泉水 开水 绿茶 花茶 红茶 奶茶 果茶 罐装饮料 微量酒精饮料 点心一般是各类糕点 饼干 袋装食品 时令水果 花式果盘等西式茶歇饮品一般包括各式咖啡 矿泉水 低度酒精饮料 罐装饮料 红茶 果茶 牛奶 果汁等 点心有蛋糕 各类甜品 糕点 水果 花式果盘 有的还有中式糕点 向会展主办方提供各类文秘 勤杂 临时采购 临时司乘 向导等服务如果通过代理公司操作 那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要 提前沟通十分必要 再者 应当告诉翻译发言者通常的语速 有条件的可以把以往的映像资料交给翻译翻译必要的约束是应该的 通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露 在此期间内雇用方有权要求翻译保密 并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失 会议室布置与设备 布置额外工作 1 影音设备视频和控制设备会议发言扩声设备2 办公设备包括 办公文具 复印机 打印机 扫描仪 网络设备等3 翻译设备包括 同声传译4 记录设备包括 摄影摄像 速录 录音设备等5 灯光设备包括 电脑灯 PAR灯 追光灯 地排灯 激光灯等各种灯光设备 灯效控制设备6 门禁系统包括 条形码 扫描器 统计软件等7 特殊设备包括 舞台效果设备 会议环节特制设备 投票设备等 会议室布置与设备 设备明细 5 海南会议市场分析 目录 礼品特点 高端性 从价值和基调上偏向高端的精确性 对礼品的诉求更加精准形象性 充分体现出主办机构或赠予方对受赠人的尊重程度 礼品本身的品牌形象推广 提升 价值释放都显得尤为关键 纪念品 着重指与会议主题相关的定制性纪念品办公用品 观瞻率高 反复使用性高 记忆性强休闲用品 与休闲生活相关的礼品赞助用品 对赞助商本身的一种宣传 同也可以降低主办方礼品采购成本抽奖物品 答谢经销商或者客户给予的物品自有物品 能有效让来宾通过受赠礼品和日后的使用对赠予者产生谢意并强化好感 进而达成更为深远的商业合作 赞助心理 实现自己搭台 大家唱戏 自己和大家都收益的效果办公心理 办公类产品使用率高 观瞻率高 从而对赞助商或者礼品供应商的记忆时间就更长 记忆机会就更多分类心理 这样的分类级别 要着重把不同的礼品匹配给不同的人 以达到微妙的心理博弈