电子信息职业技术学院行政公文处理办法(WORD11页).doc

电子信息职业技术学院行政公文处理办法(WORD11页)导读：电子信息职业技术学院行政公文处理办法一、 总则 （一）为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学 化，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法 （国发200023 号）数飞电子公文系统电子信息职业技术学院行政公文处理办法一、 总则 （一）为使我院党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学 化，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法 （国发200023 号）规定和自治区政府有关文件要求，结合我院公文处理具体实际， 特制定本办法。（二）学院的公文是学院在教学和管理过程中形成的具有法定效 力和规范体式的文书，是依法行政和进行管理活动的重要工具。（三）公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。（四）公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全、保密。（五）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规 定，确保国家秘密和学院秘密的安全。（六）院领导和院内各部门负责人要高度重视公文处理工作，遵 守本办法并加强对学院和部门公文处理工作的领导和检查。（七）学院党政办公室是学院党政公文处理的管理机构，主管学 院的公文处理工作并指导院内其它部门的公文处理工作。（八）办公室秘书负责学院日常公文处理工作，其他部门也应确 定一名干部负责公文处理的具体工作。（九）公文以外的其他事务文书的处理依照本办法执行。二、 公文种类学院常用公文种类主要有： （一）决定 对学院重要事项或者重大行动做出的决定或采取的措施。（二）通知 批转院内处室的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传 达要求院内处室办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。（三）通报 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告 向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机 关的询问。（五）请示 向上级机关请求指示、批准或要求解决有关事项。（六）批复 答复院内处室、系（院）向学院请示的事项。（七）意见 对重要问题提出见解和处理办法。（八）函 不相隶属机关之间告知事项、商洽工作，询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项。（九）会议纪要 记载、传达会议情况和议定事项。三、公文格式 （一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标 识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等 组成。1. 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中， “绝密” 、 “机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或者未通知保密期限的国 家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、 秘密级事项十年认定。2. 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “急件” 。3. 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行 文，主办机关排列在前。4. 发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办 机关发文字号。5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，”请示”应当在附注 处注明联系人的姓名和电话。6. 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号 外，一般不用标点符号。7. 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简 称、统称。8. 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。9. 学院公文除“会议纪要”以外，都应当加盖印章。联合上报的公 文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印 章。10. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机 关负责人的签发日期为准。11. 公文如有附注（需要说明的其他事项） ，应当加括号标注。12. 公文应当标注主题词。13. 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关， 应当使用全称或者规范化简称、统称。（二）公文的排版格式与印制装订要求： 1排版规格:标题用 2 号黑体或 2 号标宋体，正文用 3 号仿宋体 字，一般每面排 22 行，每行 28 个字。2制板要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版 心不斜，误差不超过 1mm. 3. 印刷要求：印品着墨实、均匀，字面不花、不白，无断划。4用纸要求：学院公文用纸统一采用国际标准 A4 型，幅面尺寸 为 210mm297mm。5装订要求：左侧装订，不掉页。四、 行文规则 （一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请 示和报告。学院可以与政府各部门相互行文和向院内各部门行文。（三）院内各部门除学院办公室外，原则上不对外正式行文。（四）学院可以与同级自治区政府各部门、设区市政府、自治区 党委各部门、同级党委机关和军队机关联合行文，也可以与同级人民 团体和事业单位联合行文。联合行文应当明确主办部门，如与党的机 关、政府机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群 的顺序排列。（五）院内各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文， 如擅自行文，学院有权责令纠正或撤销。（六） “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹 带请示事项。（七）除上级机关负责人直接交办的事项外，院内各部门不得以 学院名义向上级机关负责人报送“请示” 、 “意见”和“报告”类公文。院内单 位（部门）需要呈送院领导签发或阅知行政类公文必须经过学院办公 室，不得直接呈送院领导。（九）凡对外正式行文的文件，在相关部门会签基础上，一律送 交学院办公室会签。文件经签发人签发后，原则上不得更改，确需更 改的，应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导 人批准，修改人应在修改后的文稿上签名以示负责。院内正式发文都 必须保留原稿（含改过或重写的文稿）备查。五、 发文办理 发文办理是指以学院或部门名义制发公文的过程，包括拟稿、会 稿、审核、会签、签发、复核、编号、缮印、校对、用印、登记、分 发等程序。（一）拟稿。草拟公文要求做到： 1. 由承办部门负责通过计算机拟稿。2. 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规 定等，要切实可行并加以说明。3. 情况确切属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚， 篇幅力求简短。4. 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关 的行文关系确定。5. 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧 急程度。6. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引 发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、 日。7. 结构层次序数，第一层为“一、 ，第二层为“ ” （一） ，第三层为“1.， ” ” 第四层为“ （1） 。” 8. 应当使用国家法定计量单位。9. 用词用字准确、规范。文内如使用非规范化简称，应当先用全 称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次 出现时注明准确的中文译名。10. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。11. 拟稿部门要认真填写公文送审签发单稿面的各个项目， 不得使 用圆珠笔、铅笔、红笔等书写，字迹要清晰，稿面要整洁。12. 拟稿人应根据国务院公文主题词表准确地标引公文主题 词。对急件，应提出印发时限。（二）会稿：所有公文在核稿前，对内容涉及相关部门的公文， 承办部门要送相关部门和院长办公室会稿。会稿后的原文都得保留， 不许随意弃换。会稿公文要使用符合归档要求的钢笔、签字笔或毛笔 书写，会稿栏上要签上会稿人姓名和会稿日期，会稿人意见写在原文 件附“会稿意见页”上。（三）审核：公文在签发前，承办部门的负责人要认真做好审核 工作。以学院名义行文的公文，应先送学院办公室核稿后，由学院办 公室送院领导签发。核稿用笔必须符合归档要求。公文审核的重点是： 是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。核稿人应在审核文稿 后签署意见、姓名和审核日期。（四）会签：对涉及多个部门的公文，在签发前，应送相关部门 的分管领导会签，会签人在会签栏上签署姓名和日期。会签人意见写 在原文所附“会签人意见页”上。（五）签发：对外正式行文的公文必须送院长或相关负责人签发： 以学院名义制发的上行文，由院长签发，以学院名义制发的下行文或 平行文，由院长或由院长授权分管院领导签发；签发人必须明确签署 发文意见，并签上本人姓名和日期。（六）复核：经签发的文稿以学院或院办名义行文的，由学院办 公室秘书对公文进行复核；以部门行文的，由部门负责文秘工作的干 部进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是 否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改 的，应征得签发人的同意或按发文办理程序重新制发公文。（七）编号：符合要求的文稿必须编发文字号。以学院名义发文 由院办统一编号，学院与有关机关联合发文，只标注主办机关发文字 号。（八）缮印、校对、用印、登记、分发：公文在签发、复合、编 号后，由承办部门安排打印。一般公文应在三个工作日内完成印制， 急件按要求时限印制。承办部门负责公文的校对、用印、分发。用印 由办公室负责并参照内蒙古电子信息职业技术学院公章管理办法 相关规定办理。发文应建立登记制度。公文印发的份数与范围，应从 实际需要出发，从严控制。为掌握公文的流向和内容，所有处室行文 必须分发学院办公室一份。（九）鼓励和支持学院公文从网上运行，实现公文处理的现代化。从 2006 年 1 月 1 日起，院内部门之间相互行文一律从网上运转，不另 行印发书面公文。六、 收文办理 收文办理是指接收公文及其后续的办理过程，包括签收、登记、 审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（一）签收、登记：省委、省人大、省政府、省政协、省纪委及 其他机关机要来文来电，由机要员或由办公室负责指定专人签收、登 记。寄给学院及有关部门的文件由办公室档案人员签收、登记，并由 学院办公室统一进行拟办、批办。签收公文应当逐件清点，如发现问 题，应当及时向发文机关查询，急件应当注明签收的具体时间。公文 来文应当进行登记，登记时应将公文标题、密级、收文字号、发文机 关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况等逐项填写清 楚。（二）审核：收到上报学院的公文应当进行审核。院内各部门上 报学院需要办理的公文，由学院办公室负责审核。审核的重点是：是 否应由学院或相关部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家 法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、 会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核对不符合本办法规定的 公文，经院办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。（三）拟办、批办：学院办公室根据收到的公文内容和性质，及 时提出拟办意见，由学院办公室送院领导批示或者交有关部门办理， 需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文还应明确办理 时限。在批办上级学院的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当 明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，对没有 请示事项的公文，圈阅表示已阅知。批办公文，批办人应将意见直接批注在公文上。（四）承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延 误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。紧急公文应当按时限要 求办理，特急件随到随办，当天办结；一般性公文在一周内办结；重 要的规划性、政策性和法规性公文视情况适当放宽。对不属于本部门 职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回交办的部门并 说明理由。（五）催办：送院领导批示或交有关部门办理的公文，交办部门 要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文 定期催办，以避免漏办和延误。承办部门应认真按领导批示办理并及 时反馈，承办完毕，应将公文及时退回学院办公室。（六）传阅：传阅公文由学院办公室负责，办理时要严格登记手 续，随时掌握公文流向，避免漏传、误传和延误，公文传阅要建立催 阅（退）制度。七、 公文归档 （一）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和 其他有关规定，及时整理（立卷） 、归档。个人不得保存应归档的公文。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价 值等整理（立卷） ，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关 的主要工作情况，便于保管和利用。（三）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷） 、归档，其 他机关保存复印件或其他形式的公文副本。（四）学院负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程 中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷） 、归档。（五） 各部门归档范围内的公文应当在 11 月份前将上年度的公文向院办档案室移交。（六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须 符合存档要求。八、 公文管理 （一）学院行政公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档 和销毁，部门公文由部门指定专人管理。（二）学院各部门应当建立健全本部门公文处理的有关制度。（三）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印时，应当注明 翻印的机关、日期、份数和印发范围。（四）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学院公章，视 同正式文件妥善保管。（五）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自 废止之日起不产生效力。（六）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院办公室 批准，可以销毁。（七）销毁秘密公文应当到指定场所由