第5章管理信息系统分析.ppt

第5章管理信息系统分析 管理系统分析又称为系统逻辑设计 它处于战略规划与系统设计两个阶段之间 是管理信息系统开发的第二个阶段 不论运用何种开发管理信息系统的方法 这都是一个必需的并且是十分重要的环节 在这个阶段主要解决系统 能做什么 的问题 这一环节的工作质量是决定系统开发成败的关键 第5章管理信息系统分析 5 1管理信息系统分析概述5 2详细调查5 3管理业务分析5 4数据流程分析5 5处理功能分析5 6新系统逻辑模型的建立 5 1管理信息系统分析概述 系统分析定义 是在战略规划的指导下 对系统进行详细深入的调查研究 将一个系统分解成各个组成部分 确定新系统的逻辑观念的过程 分析的目的是研究系统的各个部分如何工作 如何交互 以获得一个合理的新系统的逻辑模型来实现其系统目标 系统分析任务和步骤 任务 1 了解用户需求 2 确定新系统初步逻辑模型 3 编写系统分析报告 步骤 1 现行系统的详细调查 2 组织结构 管理功能与业务流程分析 3 系统数据流程分析 4 建立新系统逻辑模型 5 编写系统分析报告 目的 确定用户的需求及其解决方法 需求分析应分析哪些需求需求包括 功能要求性能要求可靠性要求安全保密性要求以及开发费用和开发周期可使用资源等方面的限制其中功能要求是最基本的 包括数据要求和加工要求 系统分析工作的难点及解决方法1 系统分析工作是由系统分析人员与用户通过沟通完成的 2 系统分析报告系统分析工作的结晶 作为技术人员与用户之间的交流工具 它应当严谨准确 无二义性 尽可能详尽 3 环境的变化 信息系统生存在不断变化的环境中 环境对它不断提出新的要求 只有适应这些要求 信息系统才能生存下去 为了克服这些困难 做好系统分析工作 需要系统分析员与用户竭诚合作 5 2详细调查 1 原则 1 自顶向下 2 用户参与 3 工程化 4 全面与重点相结合 5 友善的工作方式 2 调查范围1 组织机构与功能业务 2 数据和数据流程 3 业务流程 4 决策方式及过程 5 可用资源与限制条件6 现存问题及改进 3 调查方法1 召开调查会 2 访问 3 发调查表 4 参加业务实践 4 调查原则1 真实性2 全面性3 规范性4 启发性 5 3管理业务流程分析 1 组织结构分析 组织结构是一个组织的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系 组织结构的调查分析就是用各种方法分析组织内部的部门划分 在此基础上分析各部门的职能及部门之间可能存在的关系 包括隶属 物流 资金流和信息传递等关系 组织结构分析的目的 是为了更好地了解部门之间的复杂关系 有利于划清部门之间的职能界线 某企业部门职能表 2 管理功能分析 组织 业务关系图 3业务功能一览表 组织的各部分不能完整地反映该部分所包含的所有业务 终究这些变化将引起组织本身的变化 裂变出一个新的 专业化的组织 由它来完成某一类特定的业务功能 以功能为准绳设计和考虑系统 系统将会对组织结构的变化有一定的独立性 利用以业务功能为主体的树状表 目的是描述组织内部各部分的业务和功能 组织功能一览表 任务主要有 在详细调查的基础上 绘制出各个业务部门的业务流程图 与管理人员讨论业务流程图是否与实际情况相符 利用现代管理科学和理念 分析现有业务流程是否合理 是否可以优化 与现行系统的管理层及业务人员讨论 按照管理信息系统开发的目标 提出改进业务流程的方案 绘制改进的业务流程图 4业务流程分析 4业务流程分析作用可以帮助我们了解某项业务的具体处理过程 发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏 修改和删除原系统的不合理部分 在新系统基础上优化业务处理流程 TFD是业务流程分析的重要工具 是一种描述组织内各部门之间 部门与人员之间 人员之间的业务关系 作业顺序和信息流向的图表 业务流程图的基本符号如图所示 图例说明 业务处理单位 业务处理描述 表格制作 传递 存储 收集资料 计划处 银行 技改处 各部门各单位 局领导 上级领导 投资总规划 更新改造贷款规模 开会讨论 报表 审批 综合平衡 讨论 批准 下达各单位各部门 正式计划 计划 各单位上报表 计划处 各部门各单位 技改处 银行 各部门各单位 存档 业务流程图绘制举例 绘制业务流程图步骤要想绘制出一个清晰的业务流程图要经过以下几个步骤 1 分析 弄清上述问题涉及到了哪些人员 部门 这些人员 部门中 哪两个之间存在业务往来 人员 部门 任课教师 系办公室及教务人员 教务处 学生业务往来 任课教师 系办公室 系 教务人员 教务处 教务处 学生 2 分别绘制上述 业务往来 的业务流程图 3 把上述各个 业务往来 对应的业务流程图综合到一起 便得到学籍管理业务流程图 某物资管理的业务流程图绘制实例 车间填写领料单到仓库领料 库长根据用料计划审批领料单 未批准的退回车间 库工收到已批准的领料单后 首先查阅库存帐 若有货 则通知车间前来领取所需物料 并登记用料流水帐 否则将缺货通知采购人员 采购人员根据缺货通知 查阅订货合同单 若已订货 则向供货单位发出催货请求 否则就临时申请补充订货 供货单位发出货物后 立即向订货单位发出提货通知 采购人员受到提货通知单后 就办理入库手续 接着是库工验收入库 并通知车间领料 此外 仓库库工还要依据库存帐和用料流水帐定期生成库存的报表 呈送有关部门 人员 库长 库工 采购员部门 车间 供货单位 有关部门业务往来 车间 库长 库长 库工 库工 车间 库工 采购员 库工 有关部门 采购员 供货单位 第一步 分析 弄清上述问题涉及到哪些人员 部门 这些人员 部门中 哪两个之间存在业务往来 第二步 分别绘制出上述 业务往来 的业务流程图 车间 库长 车间填写领料单到仓库领料 库长根据用料计划审批领料单 未批准的退回车间 库长 库工 库工收到已批准的领料单后 库工 车间 首先查阅库存帐 若有货 则通知车间前来领取所需物料 并登记用料流水帐 库工 采购员 采购员 缺货通知单 库工 领料处理 已批准的领料单 登记入库 检验入库 否则将缺货通知采购人员 采购人员受到提货通知单后 就办理入库手续 接着是库工验收入库 并通知车间领料 库工 有关部门 仓库库工还要依据库存帐和用料流水帐定期生成库存的报表 呈送有关部门 采购员 供货单位 采购员 催货单 补充订货单 提货通知单 供货单位 处理订货 缺货通知 采购人员根据缺货通知 查阅订货合同单 若已订货 则向供货单位发出催货请求 否则就临时申请补充订货 供货单位发出货物后 立即向订货单位发出提货通知 第三步 把上述各个 业务往来 对应的业务流程图综合到一起 便得到本业务的流程图 课堂练习1 某工厂成品库管理的业务过程为 成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台帐 发货时 发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库 并发货 同时填写三份出库单 其中一份交给成品库保管员 由他按此出库单登记库存台帐 出库单的另外两联分别送往销售科和会计科 根据对某酒店的业务流程进行详细调查 得出其业务流程是 顾客进入酒店 由总台服务员根据房源信息为顾客办理入住手续 并登记顾客信息 修改房源信息情况 由客房部安排顾客入住 并在顾客离开前将房费单送交财务部 顾客入住酒店之后 可在餐饮部和康乐部消费 消费完毕 顾客签单之后 将消费单交财务部结账 结账完毕之后 顾客可离开酒店 顾客离开酒店之后 客房部整理房间 并通知总台恢复房源信息 修改顾客信息 绘制业务流程图举例 5 4数据流程的分析 管理业务调查过程中绘制的业务流程图和表格分配图虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程 但仍没有完全脱离物质要素 如货物 产品等 为了用计算机进行信息管理 还必须进一步舍去物质要素 收集有关资料 绘制出原系统的数据流程图 为下一步分析做好准备 一 数据流程分析的内容 收集原系统全部输入单据 输出报表和存储介质的典型格式 弄清各环节上的处理方式和计算方法 在收集到的单据 报表上注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 高峰时间及发生量等 在收集到的单据 报表上注明各数据项的类型 长度 取值范围等 二 数据流程图 数据流程图 是数据流程调查的结果 是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 数据流程图具有以下两个特性 抽象性 表现在它可以完全舍去了具体的物质 只剩下数据的流动 加工处理和存储 概括性 表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来 形成一个整体 三 绘制数据流程图的符号 外部实体 指本系统之外的人或单位 他们与本系统有信息传递关系 数据存储 指通过数据文件 文件夹或账本等存储数据 处理 即功能 用一个长方形表示处理逻辑 数据流 表示流动着的数据 它可以是一项数据 也可以是一组数据 数据流程图举例 用户 车间 财务科 厂办 四 绘制数据流程图的原则 明确系统界面 一张DFD图表示某个子系统或某个系统的逻辑模型 自顶向下逐层扩展 MIS庞大而复杂 具体的数据加工可能成百上千 错综复杂 不可能用一张DFD明确 具体地描述整个系统的逻辑功能 自顶向下的原则为DFD的绘制提供了一条清晰的思路和标准化的步骤 合理布局 一般系统数据来源的外部项尽量安排在左边 而数据去向的外部项尽量安排在右边 数据流的箭线尽量避免交叉或过长 五 绘制数据流程图的步骤 关联图 将整个系统作为一个数据加工项 着重描述系统与外部实体的联系 明确系统的边界 顶层图 对关联图中的数据加工进行分解 形成系统较详细的数据流程图 第一层图 对顶层图中的数据加工进一步分解 形成系统更详细的数据流程图 六 绘制数据流程图举例 例1 某企酒店管理系统数据流程图 五 绘制数据流程图的步骤 例1 某企酒店管理系统数据流程图 五 绘制数据流程图的步骤 例1 某企酒店管理系统数据流程图 五 绘制数据流程图的步骤 例1 某企酒店管理系统数据流程图 例2 某企业成品销售管理数据流程图 用户 厂办 车间 财务科 入库单 合同 统计表 出库单 用户 合同处理 厂办 车间 财务科 入库单 合同 统计表 出库单 库存处理 关联图 顶层图 厂办 用户 车间 财务科 详细流程图 例2 某企业成品销售管理数据流程图 关联图 用户 销售处理 订货单 发货单 例3 某企业销售子系统顶层数据流程图 仓库 用户 财务科 例3 某企业销售子系统第二层数据流程 例4某公司工资管理子系统数据流程图 系统调查如下 公司每月末发工资 每月20日到23日由财务科根据上月工资清单和人事科送来的人员及工资变动表填写本月工资清单中的前四项 总务科每月24日将扣款清单送交财务科 由财务科将扣款数填入本月工资清单 最后计算出每位职工的应发工资 并填入工资发放清单 为工资发放人员发放工资做好准备 例4某公司工资管理子系统数据流程图 系统调查如下 表5 3上月工资发放清单 财务科 表5 4本月人员工资变动表 人事科 例4某公司工资管理子系统数据流程图 系统调查如下 表5 5本月扣款清单 总务科 例4某公司工资管理子系统数据流程图 系统调查如下 人事科 工资发放员 总务科 例4某公司工资管理子系统数据流程图 工资管理系统数据流程 1 下图为图书馆图书借阅业务流程简图 根据业务流程图画出相应的数据流程图 课堂练习 2 绘制某商场供销存管理的数据流程图 该商场对每一批购入的商品根据 入库单 登记在 购入流水账 中 对每一批销售的商品根据 出库单 登记在 销售流水账 中 商品每天入库或出库后 要根据 购入流水账 和 销售流水账 修改 库存台账 商场每月将根据 库存台账 制作各种报表 六 数据字典 所谓数据字典就是对数据流程图中的各个数据元素做更进一步的详细说明 数据流程图配以数据字典 就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型作进一步完整地描述 数据字典的内容如下 数据项的定义数据结构的定义数据流的定义处理逻辑的定义数据存储的定义外部实体的定义 1 数据项的定义 数据项又称数据元素 是数据的最小单位 具体包括以下几项 数据项编号 GZ01 01数据项名称 职工代码别名 职工代码简述 某职工的职工代码类型及宽度 字符型 4位取值范围 0001 9999 2 数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系 一个数据结构可以由若干个数据项组成 也可以由若干个数据结构组成 还可以由若干个数据项和数据结构组成 例 由三个数据结构组成的数据结构 2 数据结构的定义 数据结构的定义包括以下内容 数据结构的编号 DS03 01数据结构的名称 用户订货单数据结构的简述 用户信息及订货单信息数据结构的组成 DS03 02 DS03 03 DS03 04 2 数据结构的定义 3 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成 形式如下 数据流编号 F03 08数据流名称 领料单数据流简述 车间开出的领料单数据流去向 发料处理模块数据流组成 材料编号 材料名称 数量 日期 领料单位数据流量 10份 小时高峰流量 20份 小时 上午9 00 11 00 4 处理逻辑的定义 处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 形式如下 数据逻辑编号 P03 08数据逻辑名称 计算电费数据逻辑简述 计算应缴纳的电费输入的数据流 用电量 电价处理过程 总电费 用电量 电价输出的数据流 应扣款文件处理频率 每月一次 5 数据存储的定义 数据字典中数据存储仅描述数据的逻辑结构 而不涉及物理结构 形式如下 数据存储编号 F03 08数据存储名称 库存帐数据存储简述 存放配件的库存量和单价输入存储组成 配件编号 配件名称 单价 库存量 备注关键字 配件编号相关的处理 P02 P03 6 外部实体的定义 外部实体定义形式如下 外部实体编号 S03 08外部实体名称 用户外部实体简述 购置本单位配件的用户输入的数据流 D03 04 D03 05输出的数据流 D03 07 7 说明 数据字典一旦建立 从系统分析到系统设计 系统实施都要一直使用它 在数据字典的建立 修改和补充过程中 始终要注意保证数据的一致性和完整性 数据字典可以人工建立 也可以用专用的数据字典软件来建立与管理 酒店管理信息系统数据字典举例 1 数据项定义 数据字典 2 数据流定义 酒店管理信息系统数据字典举例 3 数据存储定义 酒店管理信息系统数据字典举例 3 数据存储定义 酒店管理信息系统数据字典举例 4 处理过程定义 酒店管理信息系统数据字典举例 5 5处理功能分析 例 成绩在90分以上为优秀 80到90分之间为良好 90分应该为哪个等级 界限不明确例 学校有一项奖励条件 凡各科成绩平均在92分以上或单科最低分在85分以上 且英语成绩在90分以上者 可申请特等奖学金 有两类学生可以申请奖学金 各科成绩平均在92分且英语成绩在90分以上者 单科成绩最低在85分以上且英语成绩在90分以上者 逻辑条件次序不明确 例 评定三好学生的标准是 学习好 思想道德修养好 身体好 这个 好 的标准是什么 在计算机中如何表示这个 好 字 意义模糊的形容词或副词 5 5处理功能分析 加工环节中比较复杂的 条件判断情况难于叙述清楚 可用一组标准的方法表达加工逻辑对数据流的转换路径和策略 这组标准工具有 结构化语言 StructuredLanguage 决策树 DecisionTree 决策表 DecisionTable 1 结构化语言 结构化语言是介于自然语言与程序设计语言之间的一种语言 程序设计语言的优点是严格精确 但不易被用户接受 自然语言的优点是容易理解 但不够精确 易于产生二义性 采用结构化语言既避免了程序语言无法被普通用户理解的问题 又避免了自然语言不严格及具有二义性等缺点 较严谨 不死板 易于使用 理解和交流 用自然语言表示 某人到书店首先选择一本自己满意的书籍 然后携带该书到服务柜台 请服务员开票 到收银台交款 再回到服务台 盖付款标记 然后可以携带该书离开书店 用结构化语言描述如下 1 选择书籍 2 携书到服务台 3 开票 4 交款 5 盖付款标记 6 离开书店 案例 书店买书全过程 1 结构化语言 结构化语言使用的词汇有三类 陈述句中的动词 在DD中已定义的名词 如数据流名 文件名等 一些运算符 关系符等保留字 结构化语言使用的词汇和语句 结构化语言使用的语句只有以下三类 简单的陈述句 判断语句 循环语句结构化语言中可以使用上述三种语句的复合 即嵌套 结构化语言有三种结构 即顺序结构 选择结构和循环结构 顺序结构 顺序结构由一组有序的陈述句组成 一个陈述句说明要做什么事情 它至少要包含一个动词来说明要执行的功能 还应该包含至少一个名词 用以指明动作的对象 如计算工资 打印资产负债表等 陈述句应尽量简短 选择结构 与程序设计语言类似 结构化语言也有IF ENDIF IF ELSE ENDIF DOCASE ENDCASE等选择结构 循环结构是在一定条件下重复执行某动作的结构 常采用DOWHILE语句 循环结构 思考题 DOCASECASE 条件1 动作ACASE 条件2 动作B OTHERWISE动作NENDCASE 思考 成绩评定方案描述当成绩 90 评定为优秀 当80 成绩 90 评定为良好 当70 成绩 80 评定为中等 当成绩 60 不及格 试用结构化语言描述 答案 DOCASECASE成绩 90评定为优秀CASE80 成绩 90评定为良好CASE70 成绩 80评定为中等 OTHERWISE不及格ENDCASE 结构化语言模型 IF期末考试成绩 90IF作业情况好IF出勤情况好评定为优秀ELSE评定为良好ELSE评定为良好IF期末考试成绩80 成绩 90IF ELSE 2 判断树 图是用于根据期末成绩和平时作业完成情况确定总评成绩的判断树 2 判断树 如果某个动作的执行不是只依赖于一个而是多个条件的话 那么用结构式语言表示动作则需要多层的判断嵌套结构 从而使得这个逻辑表示不清晰 判定树是用一种树型图形方式来表示多个条件 多个取值所应采取的动作 在判断树的左边是树根 它是决策序列的起点 右边是各个分支 即每一个条件的取值状态 最右侧 树梢的右侧 为应该采取的策略 从树根开始 自左至右沿着某一个分支 能够作出一系列的决策 判定树判定树是用一种树图形方式来表示多个条件 多个取值所应采取的动作 在基本加工中 如果判断的条件多 各条件又相互组合 相应的决策方案较多 在这种情况下用决策树来描述 结果系统的规模变得难以控制 分支的数目太大和通过的路径太多 对分析不但没有帮助 而且会使得分析人员束手无策 判断表又称决策表 为描述这类加工逻辑提供了表达清晰 简洁的手段 决策表也是一种图形工具 呈表格状 3 判断表 决策表是一个二维表格 它能清楚地表述复杂的条件组合与相应决策之间的对应关系 常用于描述有多种条件交叉组合的处理逻辑 判定表的结构如图所示 3 判断表 3 判断表 3 判断表 一些条件多 在每个条件下取值也较多的判定问题 可以用判定表表示 其优点是能把各种组合情况一个不漏的表示出来 有时还能帮助发现遗漏和矛盾的情况 决策表的绘制 初始决策表 决策表的绘制步骤 例 某商业公司的销售策略规定 不同的购货量 不同的顾客可以享受不同的优惠 具体办法是 年购货额在5万元以上且最近无欠款的客户可享受15 的折扣 若近三个月有欠款 是本公司十年以上的老顾客 可享受l0 的折扣 若不是老顾客 只有5 的折扣 年购货额不足5万元者无折扣 试用决策表描述 决策表的绘制 续1 1 提取问题中的条件 condition C1 购货5万元以上C2 近三个月无欠款C3 10年以上老顾客 2 确定条件取值和条件状态的组合C1购货情况2种取值 C2欠款情况2种取值 C3顾客种类2种取值 所有的条件组合有2 2 2 8个 3 提取目标动作 action A1 折扣率15 A2 折扣率10 A3 折扣率5 A4 无折扣 填充 绘制决策表 决策表的绘制 续1 初始决策表中有些条件组合可能是矛盾的 应予删除 有些条件组合可以合并 决策表的优化 三种表达工具的比较 从掌握这项工具的难易程度看 结构化语言最易于掌握 从直观表达逻辑来看 特别是表达判断逻辑结构 决策树最好 一目了然 对于机器可读性 也就是计算机自动编制程序 决策表的可读性最强 分析员应根据实际情况将三种工具结合使用 互为补充 举例在销售管理信息系统中 对用户订货情况的处理方案如下是 如果某用户的欠款天数在30天之内 需求量小于库存量 则立即发货 否则先按库存量发货 等