项目沟通管理计划.doc

版次修改码编 写审 核批 准日 期修改原因文件编号文件类型 综合管理文件名称： 项目沟通管理计划目 录1 概述 2 代表和授权、职责3 项目干系人及管理3.1干系人识别3.2干系人管理4 沟通一般要求 4.1 沟通形式4.2 语言4.3 沟通渠道4.4 沟通要求4.5 沟通处理5 会议、报告、文件发放、技术文件要求5.1 会议5.2 报告5.3 文件发放5.4 技术文件6 软件版本7 沟通计划更新8 相关文件1 概述 金虹软件（中国）有限公司开发C语言在线教育平台建设项目。本沟通管理计划作为金虹软件有限公司在执行C语言在线教育平台建设项目合同与斯巴达有限公司以及其他项目干系人之间采取的沟通方法和要求作一般性的规定。项目名称 C语言在线教育平台建设项目业 主 斯巴达有限公司监 理 广州骑仕工程监理有限公司总开发商 金虹软件有限公司工程编号 业 主 编号：酒固则（2015）04-25 总开发商编号：37-FA(C)091712 代表和授权 2.1代表2.1.1客户代表姓名：张钧勇 职位： 项目管理办公室主任电话传真： 68889210Email：24365465 2.1.2监理代表姓名：李昭明 职位： 总监代表电话：传真： 63380800Email： 24353534163.com2.1.3总开发商代表 姓名: 谢非烨 职位: 项目经理 电话传真： 64532260 Email：35465677其他总开发商代表由总开发商项目经理在必要时指派并书面通知客户。2.1.4 主要设备供货商代表姓名：华格发 职位：设备管理 电话：传真： 63328710Email： 79387872.2 授权 项目干系人的授权代表在项目所有方面都有完全授权。 所有联络文件经授权代表签字，并发送给另一方代表，方可作为有效的项目文件。 授权代表在必要时可以委托合适的人员签署。委托应书面通知另一方。 2.3 主要职责2.3.1 客户负责提供合适的、可供使用的网络环境；协助总开发商开发项目。负责办理本项目核准、开工、监督、验收等国家法律、法规规定的有关手续。负责本项目使用网络环境搭建、委派客户代表、职工培训、委托工程监理、委托工程质量监督、委托机组性能试验、组织设计评审、安全等专项验收和总体验收，并承担这些工作引起的相关费用和提前进厂职工的经费。负责委托监理单位，对本项目的设计和编写全过程监理。负责生产调试人员培训和修改准备；在总开发商的组织下，配合调试期间的设备操作，对操作的准确性负责，客户方参加调试的生产运行人员应服从开发商的指挥；负责项目移交试生产后的生产和运行工作；负责调试、整套启动试运阶段安全。参加工程中间验评工作，组织工程验收，负责项目后评价及完工后试验工作。负责确认拟招标设备的招标技术文件和投标商名单，参与技术评标和协议签订。负责审核总开发商提供的工程资金申请报告，以及有关的统计报表；按合同规定的付款计划按期支付工程总开发费用。2.3.2 监理对初步设计图设计阶段的工程勘测成果进行审查，提出监理意见。参加初步设计、工作分配的方案讨论，提出合理化建议；参加初步设计文件和工作分配的审查，提出监理意见；按照审查会议确定的原则督促开发商实施。参加总开发商组织的设计图交底，组织设计图纸会审，提出意见，并监督实施；审核总开发商提出的设计变更、设计优化方案，提出意见，并监督实施。对设计过程出现的设计问题，提出变更设计的意见。负责组织审查总体设计与前端网页外观设计的接口配合，并督促实施。组织审定工作进程图交付进度计划，并督促实施。审查总开发商提交的WBS图，并督促按计划移交客户。审查总开发商提交的物资供应计划，并督促开发商按计划组织实施。审查确认总开发商提供的设备、材料、构件供应分包商的资质，提出监理意见。审查总开发商编制的设备、材料采购的招标文件和技术规范书。审查总开发商与供应分包商签订的设备、材料采购合同技术协议，并提出意见。审查总开发商提交的设备监造规划、设备监造实施细则、质量控制计划、监造过程资料和监造结果资料，提出监理意见。督促总开发商提交设备、材料到货计划并审查，督促、检查和协调设备、材料及时到货。组织检查和验收进入工作现场的全部设备、材料、构件，并督促及时收缴相关技术资料和证件，对检查、验收结果提出监理意见，督促总开发商及时将不合格的设备、材料、构件清理出场。组织审查设备、材料的现场入库、保管、领用、跟踪等管理办法，监督检查现场设备、材料的管理状况，提出监理意见，并督促实施。审查总开发商提交的组织设计、关键工序的技术方案、质量保证措施、安全、健康、提出监理意见，并督促实施。审查总开发商选择的分包商、调试单位的资质和业绩并提出监理意见。审查总开发商编制的建筑、安装、调试等工程分包方案和分包工程的招标文件，参加开发商组织的分包工程招标、评标、合同谈判工作，并提出监理意见。对总开发商未按时完成进度计划，向客户提出控制工期的整改措施和对开发商的处罚意见。组织并主持分项、分部工程的关键代码和隐蔽漏洞的质量检查和验评。组织网页设计交付安装、设备系统启动条件、客户接收工程条件的检查验收，并督促落实。监督、检查总开发商建立健全环境保护、劳动安全、职业教育及培训等制度。审查总开发商提交的单位工程开工申请报告。审查总开发商质保体系文件和质量保证手册，并监督实施。检查现场工作人员中特殊工种持证上岗情况，检查现场工作设备安全、精度、证件等状况，并监督实施。审查调试计划、调试方案、调试措施、调试报告。组织设备、系统调试前条件确认；对调试过程全程监督、确认、签证；组织调试过程中相关问题分析专题会、临时应急分析会，提出处理方案；对调试的各项性能、指标进行把关、确认、签证等。审查总开发商提交的每个工程验收申请报告和设计图和其它资料，协助客户组织单位、单项工程验收，参加工程总体验收。审查确认总开发商提交的设计变更，审核设计变更引起的工程量变化及变更预算。审查总开发商对客户提出的各类索赔事项和项目结算，提出审查意见。参加合同工程的验工计价，核实总开发商提交的月、季、年度工程量和工作量报表，审核开发商的工程款和设备款申请，提出审查意见。2.3.3总开发商 负责设计蓝图，规划框架，技术方案等设计文件的编写并提交。 负责根据WBS、Gantt图的进程在规定时间内完成单位工程。 负责所有硬件设备（特殊说明之外）三年的免费保修服务。保修期内，负责对其提供的设备进行维修，不再向客户收取费用。 负责派出的培训教员具有三年以上的相同课程的教学经验，对于用户的专业人员将进行技术培训，使其熟悉系统运行环境，并对设备的性能和使用方法有详细的了解。 负责提供标书中采购的所有软、硬件安装和维护服务的全部内容，并在需要的时候配合设备使用单位完成整个系统的联调工作。 负责进行产品自身性能测试，并进行联网测试，确保各项要求达标。 负责在项目验收时将系统的全部有关产品说明书、原厂家安装手册、技术文件、资料、及安装、验收报告等文档汇集成册交付设备使用单位。 3 项目干系人识别及管理3.1 项目干系人识别根据本工程的实际情况，本项目的干系人有总开发商相关部门、客户单位、监理单位、调试单位、设备供货商。干系人识别完成后形成项目干系人登记册和项目通讯录。项目通信录另行发布并根据项目进展情况进行动态调整。项目干系人登记册序号姓名组织组织岗位工作地点联系方式项目角色备注123 453.2 项目干系人管理结合C语言在线教育平台建设项目的实际情况和项目干系人对本项目施加的影响程度来区别对待项目干系人要求，通过准确、及时和充分的信息传递来获得项目关键干系人对项目的支持。4 沟通一般要求 4.1 联络形式 信函 传真 会议纪要 项目报告（进展、专题等）联系单项目备忘录 电子邮件 口头联络4.2 语言 所有联络文件应用中文书写。 4.3 联络渠道 4.3.1 总体事项 客户（监理）授权代表与总开发商项目经理之间；总开发商项目经理与项目其他干系人授权代表之间。4.3.2 费用事项客户授权代表与总开发商项目经理、控制经理之间；总开发商项目控制经理与项目其他干系人项目经理之间。4.3.3 设计事项 客户（监理）委托代表与总开发商分管项目经理、设总之间； 总开发商项目设总与项目其他干系人技术主管之间4.3.4 开发事项 客户（监理）委托代表与总开发商分管项目经理、开发经理之间；总开发商项目开发经理与项目其他干系人分管项目经理之间。4.3.5 调试事项 客户（监理）委托代表与总开发商分管项目经理、调试经理之间；总开发商项目调试经理与项目其他干系人分管项目经理之间。4.4 联络基本要求 4.4.1 原则上，一份联络文件的信息只限于一个主题。 4.4.2 联络文件的内容应真实、有效，联络文件应附上支持其主题的相应资料。4.4.3 联络文件通常应具有以下标识。 项目名称 : 工程编号 ： 文件编号和日期：主题：联络文件格式及编码 在项目实施的全过程中，客户与开发商均应采用本计划提出的要求格式，对联络文件进行编号，以保持双方之间的有效沟通。项目号文件类型码发出单位/接收单位专业码 顺序号说明：（1） 发出、接收单位分别用字母表示：客 户 斯巴达有限公司 （简写字母 SBD ）开发商 金虹软件（中国）有限公司 （简写字母 JH ）监 理 广州骑仕工程监理有限公司 （简写字母 QS ）（2） 文件类型码： F（传真） E（电子邮件） L（信件 ） R（报告） T（发送单） M（会议录、备忘录） ACK（E-mail确认单）（3） 专业码 PMR（项目经理） PDM（设计经理） PCR（控制经理） PSM（调试经理） （4） 从0001开始的连续编号文件格式按各自的企业标准格式要求（项目月报告除外）。4.5联络处理 4.5.1 电子邮件 按照合同内容。电子邮件联络将视为非正式联络。如有必要，接收的电子邮件以传真方式要求发送方进行内容确认。 4.5.2 信函 合同、商务和其它重要事项应使用信函进行联络，信函原件应提交给收件人。 发件人应取得收件人收到信函的书面确认，收件人应及时完成书面确认。4.5.3 传真 传真可用作正式联络方式，适用于所有事项。 需要回复的传真收件方应及时回复。4.5.4 会议纪要 会议纪要由会议发起方/主持方准备。 会议纪要应说明会议时间、地点、参加人员和纪要编号。还应记录会议讨论的确认事项和执行事项以及每一个事项的相关执行方和预定的日期。会议纪要应在每次会后1个工作日内编制完毕。会议纪要由发起方/主持方签发后发送至与会单位以及有必要发送的相关单位。4.5.5 联系单项目联系单是为了确认或澄清客户（监理）和总开发商之间以及总开发商和设备供货商、设计调试分包商等之间所有设计、调试事项。联系单接收方应就联系单内容及时进行回复。4.5.6 口头联络电话或口头确认不作为正式联络。以电话或口头交流有关决定或重要事项应立即以传真、信函或联系单确认。5 会议、报告、文件发放、技术文件要求5.1 会议 5.1.1客户（监理）、总开发商将不定期举行下列会议，以保持项目沟通畅通。项目会议 根据需要协商确定设计联络会 根据需要协商确定项目会议由客户（监理）、总开发商授权代表或其指定人员主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。设计联络会由客户（监理）、总开发商的授权代表或设计经理主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。会议组织由提议召开会议的一方负责，应提前1个工作日将会议主题、地点、时间、会议要求通知相关方（书面、电话、口头通知均可）。5.1.2 会议主持方负责编制会议纪要，会议参与方签字并下发。5.2 报告 总开发商项目部在每月20号，向客户（监理单位）提交项目月报，报告上月的进程、主要活动和进展测量数据。项目的每一阶段（设计、采购、施工和调试）应分开说明。总开发商项目部在每月 22 号，向总开发商本部提交项目月报，报告上月的进程、主要活动和进展测量数据。开发商在每周四向总开发单位提交本单位工程周报，报告本单位一周以来的进展状况及需要总开发单位解决的问题。5.3 文件发送 5.3.1 项目所有正式文件应由发送单进行发送，发送单应包含下列发送信息 ：收件人姓名、项目名称 、项目号、文件号、发送日期 、抄送人、文件号、标题、数量和发布用途 、备注和特别提示（如果有的话） 5.3.2 接收方应按发送单要求向发送方提交回执以进行确认。 5.3.3 发送单文件格式按各自的企业标准格式要求。5.3.4 其它所有联络以及文件传递，除了传真联络外，如需用快递方式送达的，应用一流快递服务公司进行传递。信函应同时用传真和快递两者方式传递。5.4技术文件 5.4.1 技术文件标题栏 文件标题栏至少应有以下标识：客户名称 、项目名称 、项目号 、文件名称和文件号、文件发布用途、版次、日期、签署 。5.4.2 技术文件编号 （此处应根据我院规定与客户要求商定后明确）成册本成品文件的编码 设计图纸和表格的编码 设备设计图纸编码 （以设备厂家的标准为基础，将设备设计图纸编码规定可列出） 项目文件总目录编码 技术规格书编码 5.4.3 文件发布用途 所有被提交的文件应在文件和发送单原件（复印前）上清楚地写出提交的用途，或加盖标记章。 所有文件如图纸、规格书，具有下列用途之一的都应提交给客户。 (1) 供审查 “供审查”文件的用途是通过文件向客户传递信息。但不管是否收到客户的审查意见，总开发商的工作继续进行。 (2) 供批准 供客户审查批准。 (3) 供安装 用于项目的开发设备安装。 (4) 竣工图 作为项目竣工文件提交客户。 5.4.6 客户对文件的审查或批准 客户对总开发商文件的审查意见应在收到文件后7个工作日内返回给总开发商总开发商应根据收到的客户审查意见，修改文件以满足客户的意见。当总开发商不同意审查意见时，应与客户讨论有疑问的意见。双方意见的差异应及时得到解决，以保证工作的继续。 如果在7个工作日内，总开发商未收到客户的审查意见，提交的文件将视为客户无意见，总开发商可以进行后续工作。 当客户的意见属于“项目变更”时，应按项目变更程序处理。 供客户批准的文件应及时提交给客户 提交给客户批准的文件应在客户收到文件后7个工作日内返回给总开发商。 如果在7个工作日内，总开发商未收到客户的批准或意见，提交的文件将视为已经客户批准，且无意见，总开发商可以进行后续工作。 客户的批准结果应按下列代码方式清晰地标注在返回的文件上。 A:批准且无修改意见。总开发商可以进行后续工作。 B:批准且有微小修改意见，基本上不需要重新工作。 如果总开发商同意客户的意见，可以进行后续工作，此时不要求重新提交文件。修改意见可以在总开发商方便的时间反映在原文件中。 R:批准且有修改意见。客户应在返回给总开发商的文件上标记修改意见或提出书面修改意见。 假如总开发商认同客户的修改意见，可以进行后续工作，文件的修改工作应尽快完成。 重新提交的文件不必再按“供批准”文件处理，总开发商可以选择按“供施工”文件处理。 N:不批准。总开发商应按客户的意见重新工作、重新设计、重新确定。总开发商应通过会议、通信联络等方式澄清客户的意见和客户不批准的原因。 经修改后，总开发商将重新提交文件供客户批准。 5.4.7 文件目录 总开发商应编制项目文件目录,所有总开发商发布的项目文件均应在文件目录上记载并跟踪文件状态。5.4.8 文件提交数量 总开发商将向客户提交如下数量的文件 : 文件发布用途数