如何进行有效的时间管理(ppt 42页).ppt

百合丽莲公司内部培训材料时间管理 公司简介在一个遥远的峡谷里 一颗百合花的种子落在了野草丛中 并在那里发芽生长 百合花在没有开花之前和野草是没有什么区别的 于是其它野草都认为它是其中的一员 只有百合花知道自己是一朵花 一朵不同于其它野草的花 所以当百合花开出一个花蕾的时候 其它野草都嘲笑它 孤立它 认为它是野草的异类 但依然不认为它是一朵花 百合花总是默默地忍受着 因为它相信总有一天自己会开出一朵漂亮的百合花 终于 百合花迎来了它生命中最重要的一刻 当它迎风怒放在峡谷中 怒放在野草丛中的时候 它证明了自己的价值 证明了自己的意义 证明了自己的美丽 在刚刚盛开的百合花瓣中 沾满了晶莹的露珠 当其它野草都以为这是早晨的水雾时 只有百合花知道 那是自己喜悦的泪水 百合丽莲 取百合的中英文 baihe lily 谐音命名 百合丽莲 犹如那盛开的百合 她纯洁 高雅 庄严 她是忠贞不渝的象征 她是坚强 自信 荣誉的体现 她将以她伟大的爱 汲取中医中药的精华 从健康管理 食品药品研发角度 精心呵护女性健康 并为之尽最大的努力 因为百合丽莲深知 女人如花 花如女人 为美丽女人的健康而努力是我们企业的使命 成为女性首选的最值得信任的健康产品公司是我们的企业愿景 芙蓉女性的好朋友 月经 虽然是正常的生理现象 但中医学认为经血是人体之阴血 经血的不断损耗 会使女性机体相对容易处于血分不足的状态 正如 妇女之生 有余于气 不足于血 以其数脱血也 从而使得女性机体免疫功能下降 更年期生理阶段提前 进入 阴常不足 的生理维持期 如何针对女性每月都有的特殊期 帮扶女性进行持久 安全 有效的调理 实现面容靓丽 肌肤水润 身材窈窕 高品质生活的追求 是一个崭新的课题 百合丽莲在国家级妇科名老中医的指导下 以 治未病 为目的 根据 药食同源 寓医于食 的养生保健理论 选用符合卫生部规定的 既是食品又是药品的物品名单 中纯天然绿色植物覆盆子 阿胶 桑葚 枣仁等为主要原料 取大医验方精华 采用最新现代生产工艺加工而成女性食用的优秀产品 芙蓉 芙蓉 扶本丽容 完美女性女人的美丽是吃出来的 扶芳哺乳是社会所提倡的一种喂养方式 既是人类的本能 又是母爱的体现 母乳对幼儿的体质发育和抗病能力都是有很高的益处 乳汁本身是一种高营养物质 如中医学认为 乳乃阴血所化 生于脾胃 摄于冲任 哺乳的同时 母体本身也在流失这个高营养物质 母体每日的摄入绝对不够补充她的营养 反复的 较长时间 如半年或以上 的供乳 就是在不断的伤阴 如再得不到相应的补充就会使母体处在一个 亚健康 状态 虽然已经停乳 但如何帮扶疲惫的母亲的生理和机体得到补益 恢复原有的健康和美丽 是一个崭新的课题 百合丽莲在国家级妇科名老中医的指导下 以 治未病 为目的 根据 药食同源 寓医于食 的养生保健理论 选用符合卫生部规定的 既是食品又是药品的物品名单 中纯天然绿色植物百合 木瓜 酸枣仁等为主要原料 取大医验方精华 采用最新现代生产工艺加工而成女性食用的优秀产品 扶芳 扶芳 漂亮妈妈 重塑自信 时间管理内容什么是时间管理为什么要进行时间管理如何进行有效的时间管理提高工作效率的技巧时间管理背后的东西 忙瞎忙不忙 一 什么是时间管理 主教的遗言童年时 我充满幻想 我要改变整个世界 长大后 我发现世界不会改变 于是 放低要求 想改变我的国家 后来发现 国家好像也不可改变 到了老年 我决定做最后的努力 改变我的家人 然而 他们也不曾改变 现在 我的生活快要结束 才醒悟到 如果我先改变自己 那么可能会影响或改变我的家人 通过他们再影响更多的人 最终 说不定我要以改变我的国家甚至整个世界 启示 想要改变别人 改变世界 首先要改变自己 改变自己需要把握生命中的每一天 珍惜时间 利用时间 管理时间 做一些有益的事情 时间是一种资源时间供给毫无弹性时间无法储存时间无法被取代时间无法再生只有时间才能明白爱是多么重要孔子 逝者如斯夫 不舍昼夜彼得杜拉克 时间是最高贵而有限的资源 1 时间及其特征 2 时间管理 时间管理 并不是指以时间为对象而进行的管理 时间管理 是指为克服时间浪费 有效利用时间资源 以便有效地完成既定目标的管理活动 时间管理的本质应该是面对时间而进行 管理者的自我管理 行为的管理 所谓的时间管理技巧 就是教给人如何提高效率的技巧 3 时间管理的发展阶段 关注焦点 时间 第一代 关注现有时间的条理化 第二代 关注未来时间的管理 第三代 关注时间的效能 第四代 关注个人价值的实现 时间管理的演化过程 二 为什么要进行时间管理 水杯 鹅卵石 沙子 水 1 时间浪费的症状 办事拖拉 主管事必躬亲 不必考虑轻重缓急 追求完美主义 同样的问题重复出现 没有充分考虑事情的复杂性 事情交代不清楚 做错事情 不敢拍板 等待上级指示 总是凭记忆办事情 穷于应付突发事件 迟到 上班聊天 经常加班 电话干扰 会议缺乏效率 常有不速之客闯入 2 时间失控的原因 缺乏计划问题时间观念问题缺乏组织问题用人不当问题缺乏控制问题时间虚耗问题 墨菲定律 凡是可能出错的都会出错 每次出错的时候 错误总是出在最不可能出错的地方 不论您估算多少时间 计划的完成都会超出期限 不论您估算多少开销 计划的花费都会超出预算 您做任何事情之前 都必须先做一些准备工作 小测验 一 1 我是否用书面订下一套明确的远期 中期 与近期目标 2 对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念 3 在一个工作日开始之前 我是否已编妥该工作日之工作次序 4 我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据 5 我是否把注意力集中于目标而非集中于程序 又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据 6 我是否在于富于效率的时间内做重要的事 7 我今天会否为达成远期 中期 或近期目标做过某些事 8 我是否每天都保留少量的时间做计划 并思考与我的工作有关的问题 9 我是否善用上下班的时间 10 我是否故意减少中午的食量 以免在下午打瞌睡 小测验 二 11 我是否对自己的作息时间做松驰的安排 以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件 12 我是否尽量将工作授权他人处理 13 我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理 14 我是否根据 权责相称 之原则从事授权 15 我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行 反授权 16 我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握 而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈 17 我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间 18 当我有所选择时 我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情 而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通 19 除了在例外情况下 我是否尝试在下班后把工作置之不理 20 倘若有需要加班 而且可自由选择加班时间 我是否宁可提早上班而不延迟下班 小测验 三 21 我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策 22 我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定 23 对对循环性的危机 我是否经常保持警觉 并采取遏止之行动 24 我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限 25 最近我会否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动 26 我是否在口袋中或手提包中 携带一些物件 以偶然空余时间 如在排队时 在等候室中 在火车上 或在飞机上 取出处理 27 当我面对许多需要解决的问题时 我是否应用 80 20原理 即指只掌握20 的重要问题 而不受80 的不重要的问题所羁绊 以对付之 28 我是否真正能够控制自己的时间 我的行动是否取决于自己 非取决于环境 或他人之优先次序 29 我是否试图对每一种文件只作一次的处理 30 我是否积极地设法避免常见的干扰 如访客 会议 电话等 之持续妨碍我每天的工作 小测验 四 31 我是否尝试面对现实 思考现在需要做的事情 而非缅怀过去之成败或担心未来之一切 32 我是否将时间的货币价值铭记于心中 33 我是否腾出一些时间为部属提供训练 34 我是否尽量将电话集中在一起 在打电话之前是否先准备好有关的资料 35 我是否拥有一套处置各类文件的系统 36 我是否有时采取 门户封闭 政策以免工作受到他人之干扰 37 在一天工作完了时我是否自问 那些工作无法按原定计划进行 无法按原定计划进行的原因何在 以后如何补救 38 在我筹备会议之前 我是否先探寻取代会议的各种可行途径 39 开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能 40 我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱 管理者 谁背上了猴子 下面有10个问题 对每个问题你只要回答 是 或者 不是 即可 不论你多晚才就寝 你是否经常坚持早起 假如你单独用餐 你是否边吃边阅读或是边吃边工作 你是否每天都在编排当天的工作项目表 你是否觉得 无所事事 是一件难以忍受的事 你是否精神饱满且富有竞争力 你是否经常周末或假日加班 你是否随时随地工作 你是否担心退休日期的到来 你是否感到无暇享有假期 你是否真正喜爱你的工作 上面有10个问题的答复中 假如含有八个或八个以上的 是 则表示你具有强烈的工作狂倾向 三 如何进行有效的时间管理 1 三种错误的时间观念 视时间为主宰 小资料 视时间为主宰的人的日常表现尽管很累 我每天总是在同一时间起床 尽管并不感到饥饿 到了吃饭的时间 我一定会按时就餐 我总是恪守固定的时间办事而不愿稍作变动 视时间为敌人 自我设定难以守成的时限 以便 打破记录 或 刷新记录 在任何约定时间的场合 因早到而感到 胜利 因迟到而感 视时间为奴隶 每天工作时间超过8小时 工作效率将会递减 长时间工作足以令人养成拖延的习惯 长时间工作可能导致工作的失败 小资料 管理者为什么会成为工作狂大部分人并不是天生的工作狂 他们之所以成为工作狂 往往是以下几个方面的原因 具有 业精于勤而荒于嬉 的传统观念 一般都认为 愈是勤勉的工作 成就自然愈大 缺少安全感 因为愈是繁忙 就愈能令人感到安全 这与一见天黑就吹口哨或唱歌以壮胆的道理是一样的 缺乏时间管理的技能 留出思考的时间1 潜意识里希望受到工作压力制 2 有些管理者凭着长时间工作以显示他们的重要性 3 有些则凭着它以满足他们的 烈士感 4 另一些因得不到休闲的乐趣而拼命工作 5 甚至有些则为逃避不愉快的家庭生活而长时间投身于工作 2 正确的时间观念 把时间看成是中性资源 有助于我们切实把握 现在 而不是迷失于 过去 或 未来 但这并不意味着 过去 与 未来 不重要 过去 犹如一面镜子 它足以令我们认清自己以免重蹈覆辙 未来 是 现在 努力的导向与终结 现在 才是可以采取行动的惟一时间 2 时间管理的技巧有效的时间管理的关键是要抓住四个要点 目标 purpose 即要设立明确的目标 顺序 order 即要分清轻重缓急 计划 plan 即要制定时间安排计划 行动 Action 即要立即行动 PlanDoCheckAction 2 确定事情的优先顺序工作整理分清轻重缓急重要且紧迫的事情重要但不紧急的事情紧急但不重要的事情不紧急也不重要的事情 1 明确目标明确目标是进行时间管理的前提和基础需要树立正确的时间观念善于把握时机善于管理好自己的时间浪费时间就是浪费金钱 美国的史帝芬 柯维博士 3 制定计划表a 有效制定计划表待办事情计划表一定要简单明了 只要随便看一眼 就能明白需要做什么事情待办的事情不能太多 待办事情计划表应昼采用图文并茂的方式 或用不同的颜色 标出代表具有不同优先级的事情b 适时检查计划表c 推进计划的执行合理分配你的精力 一鼓作气完成最重要的工作 想象计划完成时的喜悦 时间计划表 4 立即行动a 克服拖延反思并克服自己浪费时间的坏习惯把一件事情分成几个部分来做 改变思维方式 b 一次就把事情做好c 避免时断时续的工作方式 四 提高工作效率的技巧 时间管理原则 一 1 平等分配 任何人都没有足够的时间 然而每一个人又拥有自己的全部时间 这就是著名的 时间悖论 时间是一种被相等地分配给所有人的资源 2 错误的感觉 管理者的时间很少花费在他自己想要花费的地方 这种想法捉弄了时间的所有者 使他错误地认为 他的时间正用于应该用的地方 而不是用于实际用的地方3 时间分析之必要 每日活动记录至少持续1周 每15分钟填写写1次 这作为有效时间分析的基础是必要的 这种活动至少每半年应该重复1次 以免恢复低劣的时间管理方式 4 预料 事先有所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效 小洞不补 大洞吃苦 避免发生意外的最好办法就是预料那些可能发生的意外事件 并为这制订应急措施 我们假定 如果事情要出错 那就无法避免 墨菲第三定律 5 计划 绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的 在制订有效的计划中每花费1小时 在实施计划中就可能节省3 4小时 并会得到更好的结果 如果你没有认真作计划 那么实际上你正计划着失败 6 每日计划 每日计划对于有效地利用个人的时间是必不可少的 它应该于前一天下午或当天开始时制订出来 并与近期的目标和活动相一致 7 目标 较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的 而不是依靠机会 目标管理的基本概念就来源于这个已被证实的原则 8 优先次序 应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配 不同的是很多管理人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反例 帕金森第二定律 参看帕莱托原则 第10条 9 最后时限 给自己规定最后时限并实行自我约束 持之以恒就能帮助管理人员克服优柔寡断 犹豫不决和拖延的弊病 10 集中 在人们有组织的努力中 少数关健性的努力 大约20 通常能够产生绝大部分结果 大约80 这条原则也称为帕莱托原则 即20 80定律 有效的管理人员总是把他们的努力集中在能够产生重大结果的那些 关键性的少数活动上 参看第31条 时间管理原则 二 11 效能与效率 假如执行的是错误的任务 或者把任务放在错误的时间执行 以及毫无目的行动 无论效率怎样高 最终都将导致无效的结果 效率可以理解为正确地做工作 效能可以理解为正确地做正确的工作 所谓有效的活动 就是指用最少的资源 包括时间 来得到最大的效果 12 活动与效果 管理人员往往忽视目标 或者忘记预期的效果 而把精力全部集中在活动上 终日忙忙碌碌渐渐成为他们的目标 这些管理人员趋向于活动型而不是效果型 他们不是去支配工作 而是往往被工作所左右 他们把动机误作成就 把活动误作效果 13 最佳效果 用最小的努力获得最大的收益 这就是最佳效果 14 不切实际的时间预算 管理人员往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度 他们也往往希望别人能够比实际可能的要更快一点完成任务 所以有了墨菲的第二定律 每件事情做起来都比原来想象的要多花费时间 可见 管理人员易于自己接受和期望别人做出不切实际的时间预算 15 实现的可能性 预期事件出现的可能性直接伴随实现它的有计划的努力而增加 16 紧急任务专制 管理人员常常处于紧急任务与重要任务互相挤的状态中 紧急任务要求立即行 就使他们没有时间去考虑重要任务 管理人员就是这样不知不觉地被紧急任务所左右 并承受着时间的无休无止的重压 这使他们急视了搁置重要任务所带来的更为严重的长期的后果 17 危机管理 反应过度 管理人员往往低估问题 不善预料问题的复杂性 或是遇到所有问题都反应过度 仿佛碰到危机 这种危机管理和消防式工作的倾向往往造成过分忧虑 削弱判断力 导致仓促决策和浪费时间与精力 18 选择忽略 有限反应 对各种问题和需求的反应要切合实际 并要受制于情况的需要 有些问题如果你置之不理 它们消失了 通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题 大量的时间和精力就可以保存起来 用于更有用的工作 也称作 有意忽加重原则 19 机动性 安排个人时间的程度上应有机动性 以便于应付个人无法控制的力量 总之 时间安排不要过满 也不要过松 20 问题分析 不区分问题的原因和现象 结果必然丢失实质性问题 而把精力和时间耗费在表面的问题上 时间管理原则 三 21 选择余地 在任何特定的情况下 都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法 否则 就会减少选择最有效行动方向的可能性 22 犹豫不决 在需要做出决策的时候 很多管理人员毫无理由地踌躇不决 犹预不定 或拒绝做出决策 犹预不决也应该被视为一种决策 下决心不解决问题 23 拖延 应该马上做出的决策延期去做 应该付诸的行动一再推迟 久而久之 就养成了拖延的习惯 使你失去时间 错过机会 增加最后时限的压力和产生各种危机 24 完整的下属工作 管理人员授权时应该把完成一项 完整任务 所要求的责任和权力同时授出 这样做既节省了时间 得以使自己去做更为得要的工作 否则就得亲自完成这些任务 也使自己身国的工作者更乐意接受分配的工作 并提高了整个组织的效能 25 授权 决策层次 应该把决策权授予能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的层次 26 上交问题 管理人员往往喜欢下属依赖他们解决问题 这样不知不觉地助长了下属上交问题 这样不知不觉地助长了下属上交问题 颠倒了 的倾向 他们这样做的原因可能是无意识地训导下属 不经过我的同意 什么也不要做 的结果 27 例行公事 琐碎事务 所有对目标没有多少价值的例行公事都应该给予合并 取消 授权或减少到尽可能低的程度 管理人员应该使自己摆脱不必要的琐事 并有选择地忽略不必要的材料 参见第30条例外管理 28 合并 在安排工作时间时 应当把类似的工作集中起来 以便消除重复的活动 并尽力减少打扰 诸如来往电话之类 这样做将能经济地利用各种资源 包括个人的时间和精力 29 反馈 对通向目标的实施情况进行定期反馈 是保证计划顺利进展的前提 进度报告应该明胡指出各种问题 即在执行计划过程中产生的实际偏差 以便及时进行纠正 30 例外管理 只有在执行计划的实际结果中出现的得大偏差 才应该向主管人员汇报 使他能够留时间和能力 与 例外管理 概念有关系的是除基本事实以外一概拒绝插手的 无需了解 概念 时间管理原则 四 31 中断控制 无论从事任何活动 都应该预先设法把各种打扰的次数 影响和持续时间减少到最低限度 32 计划躲避 管理人员必须设法安排一些没有打扰的 集中在一起的工作时间 闭门谢客 秘书对电话和不期的来访者的阻挡 以及一个隐蔽的工作地点 是获得这段宝贵时间的3个最有效的方法 那种认为管理人员应当 易于接近 的错误观点 已经使许多人养成了 始终开门办公 的陋习 他们敞开办公室的大门 仿佛在不断邀请过路者和走廊漫游者顺便前来拜访33 可见性 你打算做的那些事情具有要见性 就提高了达到你的目标的可靠性 你不可能去做你记不凭住的事 这条可见性控制原则存在于许多时间管理方法中 如经济性实验室的计划表 工作日计时袋和办公桌上的日程表 以及工程控制图等 34 时晰 简单 明了 清晰的语言是正确理解和节省时间的保证 35 简洁 文字和情节的简洁能够节省时间 同时促进理解 36 习惯 管理人员往往成为自己各种习惯方式的受害者 他们易于沿袭自己所管理的那些组织中的老的习惯作法 要打破这些根深蒂固的旧习惯是非常困难的 需要不断地进行自我约束的训练 37 工作膨胀 帕金森定律 工作易于扩张 以充分利用所有可以利用的时间 38 实施和连续 实施时间计划 使之连续不断 是每天进行有效时间管理的必要的基础 39 接受 管理人员应该有勇气去改变那些能够被改变的事物 甘心情愿去按受那些无法改变的事物 寻求智慧去认识那些不同的事物 40 管理上的需要 时间是所有管理资源中最重要的资源 既无法替换也无法补救 正象本 富兰克林所指出的 你的时间用完了 你的使命也就到头了 有效地能力就无法从事任何管理 时间管理的十大关键 设立明确的目标 目标切割 20 80定律 每天至少要有半小时到1小时的 不被干扰 时间 要和你的价值观相吻合每一分钟每一秒做最有效率的事情 充分地授权 同一类的事情最好一次把它做完 做好 时间日志 一定要跟顶尖人士学习 2 8定律的具体应用 一 低价值时间浪费有以下情况 1 别人希望你做的事 事例 老板让你代替他去参加一个会议 在这个会议上你既不用发言 也不会获得有用的信息 甚至不能结识一些对你有所帮助的人 2 千篇一律 例行公事的事 事例 复印开会所需文件 再分发给所有部门 2 8定律的具体应用 二 3 你不擅长的事 事例 本月员工的工资收入有些变动 许多人拿着工资单来找会计要求解释 4 枯燥乏味的事 事例 遭遇冗长无聊 东拉西扯的会议 5 别人也不感兴趣的事 事例 上司希望