时间管理的综合概述(ppt 50页).ppt

CourseObjectives课程目标 了解时间管理的概念掌握如何分清工作的轻重缓急掌握时间管理的有效工具了解最令人烦恼的打扰并掌握对付方法初步了解怎样通过时间规划实现你的人生目标掌握改变旧习惯的技巧 世界上永远无法挽回的三件事 说出去的话流逝了的时间忽略掉的机遇 朱自清 匆匆 Weallhavethesametime 时间面前人人平等 1 440minutesina24hourday10 080minutesina7dayweek525 600minutesinayear 假设一个人寿命为72岁 你的时间值多少 FourGenerationsofTimeManagement时间管理的发展 1Notes Checklists便条及核对单2 Calendars Appointmentbooks日历及记事本3 Important Urgent重要及紧急的4 Manageourselves管理自己 Notes Checklists便条及核对单 备忘录型顺其自然 不追求什么时间做什么事随身携带 随身检查未完成的任务顺延 Calendars Appointmentbooks日历及记事本 规划与准备规定什么时间做什么事讲究效率 责任 Important Urgent重要及紧急的 以效率为中心制定短 中 长期目标 确立价值观编制优先顺序利用计划 组织在最短的时间里做最多的事 Manageourselves管理自己 最重要的事先做多方面平衡改变思想而非行为 ManagingTime管理时间 SELFORGANISATION自我管理 PLANNING PRIORITISING计划及分清轻重缓急 MANAGING COMMUNICATIONS沟通管理 HowtoBalance怎样平衡 DifferentRequirements不同的要求 TIME 个人目标金字塔 10年以上 5至10年 1至5年 每天 2至5个目标 设立你的目标 目标要符合自己的价值观 了解你目前的状况 设定具体的目标 Specific 具体的Measurable 可检测的Achievable 可达到的Realistic 现实的Time bound 有时间限制的 你追求 你有所得 你寻找 你会发现 你敲门 门为你开 Ataskis 一项任务是 IMPORTANTifdoingithasahighbenefitandvalueforachievingthegoalsofyourjob 重要 如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值 URGENTiffailuretocompleteitnow orassoonaspossible willcancelorreducethebenefitofdoingitatall 紧急 如果现在完不成 或不能尽快完成 将完全抵消或减少做这件事的好处 Askyourself 问你自己 WhatarethemostimportantthingsImustdotoday 我今天必做的重要的事是什么 Whichonemattersmost rightnow 哪件事现在最重要 紧急 不紧急 重要 不重要 重要紧急 重要不紧急 不重要不紧急 不重要紧急 轻重缓急矩阵 IMPORTANCE URGENCY A B1 B2 C 举例说明 紧急 不紧急 重要 不重要 干扰 电话某些信件 报告某些会议迫在眉睫的事符合别人期望的事 做计划 长远规划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会 忙碌琐碎的事广告函件 邮件某些电话闲聊天 紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议 每一个象限的结果 紧急 不紧急 重要 不重要 短期行为重点可能出现危机看不到长远目标觉得是牺牲者 失控人际关系淡漠或崩溃 远景 长远规划生活工作平衡自律控制性强很少出现危机 完全无责任心失去工作事事依赖别人事事需要指示 压力自我爆炸危机救火 TimeCategories时间分类 CategoryAHighimportance Highurgency 给它许多时间立即就做 CategoryB1Highurgency Lowimportance 现在就做给少量的时间 紧急 重要 紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议 紧急 不重要 干扰 电话某些信件 报告某些会议迫在眉睫的事符合别人期望的事 TimeCategories CategoryB2Highimportance Lowurgency 给它很多时间计划好你将何时做 CategoryCLowimportance Lowurgency 控制花在这些任务上的时间当所有重要且紧急的事做完后再做 不重要 忙碌琐碎的事广告函件某些电话闲聊天 不紧急 重要 不紧急 做计划 长远规划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会 PlanYourWork WorkYourPlan计划你的工作 工作你的计划 Withoutplanningyouwillneverhavetimeforanything TimePlanningSystem时间计划系统 Plantogivelargeblocksoftimetoimportanttasks给重要的工作留大块儿的时间Dealwithurgenttasksstraightaway直截了当处理紧急事务Controltheamountoftimeyouspendonunimportanttasks eveniftheyareurgent控制花在不重要的事务上的时间 即使它们很紧急 80 20原则 80 的价值来自20 的因子 其余20 的价值来自80 的因子 意大利经济学家兼社会学家维弗列度 柏瑞图此原则决定事情的重要程度 80 20举例说明 80 的结果来自投入的20 的时间80 的价值集中在20 的项目上80 的销售额是源自20 的顾客80 的工作失误来自20 的管理不当80 的看报时间都花在20 的版面80 的病假来自20 的员工 如何处理高价值活动 让高价值活动充实每一天 剩余的时间再用于做琐碎的小事 坚持重点 排除外界干扰 头脑中始终有最终的结果 设定最后期限 合理安排事情的进展 将大项目分解 逐步完成 高效运用自己的黄金时段奖励自己 始终保持积极进取的态度 如何处理低价值的活动 授权或分派出这些活动 节约自己的时间 降低自己的标准 不要追求完美 学会放弃既没有价值 又浪费时间的事 将它们汇总 集中时间处理 做正确的事比正确的做事更重要 Plan80 ofyourTime 80 60 20 20 你可以很轻松 如果 Settingpriorities设立轻重缓急Cuttingunnecessarywork削减不必要的工作Delegating授权 ToolstoManageYourTime管理时间的工具 AGoodCalendar一个好的日历MasterList主要核对单DailyPlanning每天的计划 AGoodCalendar 日历 Whatisagoodcalendar 什么是 好的 日历 Whatarethedifferencesbetweenpapercalendarandcomputerone 纸 日历和 电脑 日历的区别 MasterList主要核对单 所有你要做的事情清单长期和短期都列出来勾画出轻重缓急大任务列出分步或留出足够空间Youwillnotforget 你将不会忘记 DailyPlanning每天的计划 Attheendofeachday每天结束前做Selectfromyourmasterlistandcombineyourappointment从你的主要核对单中选出markthepriority标出轻重缓急Don toverschedule不要超出计划 TimeSavers TimeWasters节约时间 浪费时间 节约时间TimeSaver Keepatidyworkarea保持桌面整洁TimeSaver Clusterlikeproject按项目分类TimeSaver Keepessentialsathand把主要的任务放手边 TimeWaster浪费时间 TimeSavers TimeWasters Timewasters Butterflying toomanytasksatthesametime 蝴蝶 同时处理很多事情Timesavers DoONEthingatatime sureallthematerialswithyou 每次只做一件事 保证所有资料都在手边 TimeSavers TimeWasters TimeWaster FailuretoAnticipate Waitinguntilthelasttime没预见到 一直等到最后一刻 TimeSaver Establishaplan Prioritizeyourworkproperly定好计划并合理确定轻重缓急 TimeSavers TimeWasters TimeWaster Overcommittingyourself alwayssayingyes对别人承诺过多 YES TimeSaver Learntosay No ornegotiate学着说 NO 或讨价还价 TimeSavers TimeWasters TimeWaster Alwaysinvolvingothersinyourproblems decisions总是让别人参与你的问题和决策TimeSaver Trytosolveyourownproblems workindependently试图自己解决问题并独立工作 TimeSavers Timewasters TimeWaster Frequentlyinterruptingcolleagues经常干扰别人TimeSaver makeanappointment定好约会 TimeSavers TimeWasters TimeWaster Gettingsidetracked偏离重点 转移目标TimeSaver Stickwiththejobathand Or notedownwhatthenextstepofyourprojectwillbeandjustkeepcomingbacktoit 只做手边的工作 或记录下你的下一步做什么 然后回头再做 Mosthatedinterruptions最令人痛恨的干扰 Procrastination拖延Drop inVisitors不速之客Telephone电话 Procrastinate拖延 Iamprocrastinating我习惯拖延 Why 为什么 Poorworkhabits不好的工作习惯Feeloverwhelmed觉得被工作制服Wanttodoitperfectly追求尽善尽美They dratherbedoingsomethingelse他们情愿去做别的事Last minute High 最后一分钟才出活 Drop inVisitors不速之客 Bookameetingroom订一个会议室Usea DoNotDisturb signwhenyoureallyneedtogetsomethingdone 当你确实要做什么事时 使用 请勿打扰 的标牌 Telephone电话 TheorganizedPhoneCall有条理的电话Outgoing打出的Incoming接进的Howtoendacall怎样结束电话Message taking记录信息VoiceMail语音信箱AvoidingTelephoneTag避免电话标签 如何取得效果 任何技能只有不断实践 反复练习