大宗原料招标管理办法.doc

1、目的：为了公司对采购大宗物资/原材料对成本的控制及操作流程的管控，争取最优价格与供应保障。2、适用范围：适用于本公司所有大宗物资/原材料及中、长期采购计划使用。（不适于工程项目类采购）3、职责：保障公司大宗原物料招/投标价格的合理性及供应商的公平竟争。4、附件：招标邀请函、招标书、投标规格书、招标承诺书、招标管理进度表、招标合同。5、权责单位：成本（使用）单位、采购单位、财务部门、审计部门、品质保障单位及相关部门。51合同审核部门：法务部52执行监督部门：审计部53招/投标最终决定权：总裁6、具体作业管理程序： 61申请计划 611本公司生产部门常用大宗物料（定义： ） 612采购计划要求包括生产使用的时间编排、品质要求、及相应的标准、客户的特别要求、风险因素说明等。 613计划中如包含供应商加工（外加工）部分材料或半成品，则需要列明工艺要求与品检标准。 614如需要模具制作或产前材料样品确认则在提出计划同时提供相关图纸或样品给予受理部门。615如请购物料涉及部分工程性质的内容，计划部门则需要分为二个部分说明标的，工程项目内容的具体要求，方便采购部门规划成本报价。62采购规划、招/投标评估 621申请部门向采购部提出申购计划的同时，审计部门进行招/投标的可行性规划评估报告。与此同时组织招/投标小组，确认相关操作规程，风险管理规划等。622采购/审计部门着手资源开发（按标准要求选择供应商进行初步报价以及条件优选，市场价格分析/供应保障措施等）。63供应商甄选 631经采购部门初步甄选之供应商，招标小组进一步做资质评估，核实具体情况，以及交易条件的确认等。 632审计部门/招标小组核准合格供应商后，负责安排招标说明会向供应商解释具体招标方案，操作流程，准入条件以及运作方式/方法等。 633如为单一供应商超出正常保障的供应能力时，审计部门应根据材料需求标准，规划分解/分期招标成其它方式进行操作。 634同时具备资质的新，旧供应商必须按50%的比例进行甄选、竟标以确保证投标的公平性。 635标的物如需提前打样，测试的情况，则需向供应商说明具体标准，细节要求，相关费用负担等。64投标公告641招标小组对入选供应商进行资质评估确认后，即着手准备招投标方案，规划具体环节。（时间、地点、标的、祥细资料整理，投标方式、评标办法、知会供应商相关的准备工作，具体操作流程的说明，相关手续的办理等）。642招标小组正式确认招/投标方案以后，正式向供应商发布公告，通知供应商具体进行时间，做好应标前的准备工作，预约咨询等。65招/投标预算（标底确认）651招标小组确定投标方案，供应商资质评估，甄选后，采购部门提出标的预算计划提交招标小组进行审核。 建议 预算办法：A、成本分析（拆分法） B、报价对比（分别议价） C、交叉对比（不同时间段或异地报价对比） D、行业对比或专业咨询等 652招标小组审核预算方案后，根据实际支付款项的时间安排，提交具体的支付计划给财务做预算备案。 653提交预算方案的同时一并说明支付办法，（比如依照合同条款，定期结算，分期支付等）。66实施规划661采购部门提交预算计划审核后，即向招标小组提供招/投标进度计划及具体实施办法，提供以下具体资料； A：执行时间B：操作流程C：具体责任人D：操作方式 E：相关标准的确认 F：相关文件制作 G：进度说明 H：风险与保障措施分析等662采购部门提交实施（进度）计划后，招标小组审核计划确认最终方案并提出监督办法。 663招标方案审核确认后，由投标小组确定整体招标流程相关环节的岗位责任人以及具体执行细节安排，协调单位等。 664招投标小组确认最终方案之后，审计部门即启动监督方案（在投标前不公开），说明监督机制。 A：供应商授信调查 B：标的成本最终评估 C：评标、监标安排 D：统筹招标所需资料等665招投标小组确认招标会的时间安排。67招标文件制作、发放/回收、应标评估 671招/投标小组完成最终方案，标的价确认后，小组指定责任人负责招标文件的制作。 A：投标规格书 B：招标书C：投标承诺书 D：合同 E：投标邀请函 F：招/投标流程编制 G：相关咨询文件等 672招标文件制作完成后，经审计部门/招标小组/法务部确认后，对应责任人即安排招标会前期运作：A：向供应商发出邀请函B：发放招标书 C：相关咨询文件，手续办理说明等 D：标书的回收 E：投标方押金交付手续办理等673招标书回收确认后，招标小组进行对供应商的应标评估，确认招标会的具体安排细节。（合同条款解释、招标、定标的规则等）68正式招标会 681招标小组完成招投标前期准备工作（标书确认） A：标的价最终确认 B：供应商资质评定/投标规格书确认 C：完成招标书发放/回收 D：投标押金缴付 E：投标流程说明 F：投标方法及相关规则制定 G：评标、定标、监标办法确定 H：合约条款制订、解释等上述程序完成后招标小组按原预定时间或最终确定，正式招标会日期。682招标小组确定最终招标会日期后应安排好以下准备工作： A：正式通知应标供应商确切时间及相关准备工作 B：确定场地及会场布置 C：选定接待人员及招待相关人员的准备 D：确定招标会主持人 E：通知相关参会人员及资料发放 F：招标会的程序编排等683招标小组确认招标会准备工作后，审计部门随即作出监标安排，确认监标人员及制定相关保密措施确保投标的公平性69评标、定标、核准691根据招标小组规定的招标程序，审计部门确认的监标办法，成立评标小组及证人。 评标小组成员的条件： A：非招标小组成员 B：非采购部成员 C：临时由审计部门指定692评标规则由审计部门在招标会现场，以密封方式当场分发给评标组成员以及公证人员。693经评标组及公证人员按评标办法确定，中标供应商后当场呈送审计部门定标。694审计部门根据制定的投标规定，判定投标的有效性是否进行第二轮投标以及确定开标时间。695审计部门判定投标有效时，确定中标者后即呈送总裁核准，完成所有投标序程。696完成所有投标序程后，投标小组应对参投的供应商或相关单位进行答谢，具体形式由投标小组议定。 建议：A：向供应商发出感谢信 B：如属大型投标会则应举行简单招待会 C：赠送小礼品等。 （以简单的形式体现企业文化） 697中标供应商核准后，招标小组按规定对未中标的供应商约定退回投保押金或相关手续。610合约签订 6101中标供应商经最终审核后，采购部门根据投标规定与供应商安排合约的签订，确定相关交易条款，执行时间等提交审计部门进行审核。 6102审计部门对合同的相关条款初审后即提交法务部门做法律方面的审核。 6103完成审核程序后采购部门安排供应商正式签署，完成签约程序。611供应商服务管理 6111合约签署生效，采购部门开始按计划