项目管理培训课程(PDF 116页).ppt

项目管理 使用教材及参考书 成功的项目管理 美 杰克 吉多等 机械工业出版社项目管理 毕星等 复旦大学出版社项目经理人手册 苏伟伦 中国纺织出版社AGuidetoTheProjectmanagementBodyofKnowledge PMI 项目管理手册 袁义才 中信出版社组织机构中的项目管理 美 J D 弗雷姆 世界图书出版社 项目管理的概念 什么是项目 成本 f 质量 进度 范围 项目的定义 项目是一系列临时性的活动 目的是创造一个独特的产品或服务 项目管理有别于日常工作的诸项特征 这些特征是 项目的一些特征 具有独特而又明确的最终目标具有具体的起始和终止日期由一系列相互关联的任务组成只发生一次 独一无二的包括成本和时间计划可产生具体的结果有一个客户支持企业战略 什么是项目管理 项目管理是有关知识 技能 工具和技术的应用 用以管理以项目为导向的活动 来满足和超过顾客的期望要求 项目管理是一套原则和惯例 它用以有效管理以项目为导向的工作 为实现创新的管理 美国管理技术大学调查显示 16 的项目实现其目标 50 的项目需要补救 34 项目彻底失败在费用执行上 17 严重超支 38 有一定超支 27 完全按预算执行 12 有一定程度节余 6 有大量节余在进度方面 严重拖期的占35 一定程度拖期的占34 按时完成的占22 一定程度提前的占8 大量提前占1 项目出现问题的原因 项目管理对企业和个人事业的意义 建立伙伴关系的技巧清楚地理解要达到的目的共同设想该项目的范围 避免忽视重要工作建立一支有效的团队 为顺利完成一个项目 团队成员相互作出承诺 促进协同工作确定责任和职责向客户建立互信 以争取以后的项目业务人的管理技巧在项目管理环境下的激励方法召开有效的会议 项目管理对企业和个人事业的意义 续 计划技巧把项目组织起来根据完成一个项目的要求来决定各项工作开发一个网络 以使参加该项目的人员互相依存估计持续时间 决定网络的关键路径 估计可能有的额外时间来完成任何非关键的工作做项目的成本 利润分析风险分析 开发防范风险的多种方法监视进度 评估现状控制变更 提高应变能力 项目管理与其它管理的关系 项目管理的原理和方法 特定应用领域的知识与技能 一般管理的知识与技能 项目周期 当需求被客户确定时 就诞生一个项目项目周期的长度是不同的 从几周到若干年并不是所有项目一定经历项目周期的四个阶段 项目周期 续 识别需求 提出解决方案 执行项目 结束项目 时间 投入力量 项目周期的不同阶段 1 第一阶段需求 问题和机会的识别具体的要求通常由客户在需求建议书 RFP 的文件中说明 第二阶段是提出解决问题的方案个人或组织 承约商 向客户提交申请书客户和中标的承约商将协商签署合同 项目周期的不同阶段 2 项目周期的不同阶段 3 第三阶段是执行项目使用不同的资源导致项目目标的最终实现 项目周期的不同阶段 4 最后阶段是结束项目阶段执行收尾工作评估项目绩效获取顾客反馈 项目计划过程 明确定义项目目标把项目工作范围划分为大类或工作包界定对应每一个工作包必须执行的具体活动以网络图的形式表示活动之间的依存关系 项目计划过程 续 为每项活动估计时间为每项活动估计资源和成本估计项目进度计划及预算 控制项目 执行项目计划监控进程测量实际进程并与计划进程相比较如果项目落后于进度 超出预算或没有达到技术要求 必须采取纠偏措施 跟踪技术 偏差分析技术 制定团队规则 组建项目团队 项目的管理过程 识别项目风险 明确项目目标表述 编制WBS 获得项目批准 制定风险管理计划 优化项目计划 纠偏措施 制定进度计划 项目结束 计划阶段 控制阶段 项目型组织 适用于做项目业务的公司 它不生产标准产品可能同时进行好几个项目项目团队专注于一个项目项目经理对团队具有完全的权力每一个项目团队基本上是独立的 项目型组织的优点 项目经理可以完全控制资源对客户高度负责沟通效率高 项目型组织的缺点 可能成本低效在工作进展缓慢时 人们可能会在工作上磨蹭时间 使项目成本增加几个同时进行的项目可能资源重复设置项目之间知识和技能的交流水平低不象职能结构能提供职业技能和知识交流项目结束后有人可能被解雇 职能型组织 应用于销售和生产标准化产品的企业 很少延伸产品从事相同职能的员工构成一个组 职能部门 有时也进行项目 但主要是公司内部项目团队成员可能被指定参加一个项目团队成员可能继续经常做职能部门的工作项目经理对项目团队没有完全的权利 职能型组织的优点 减少了重复和交迭的活动提供专业技能 职能优异 职能型组织的缺点 使整个组织具有一种狭义性不注重与其他部门的团队协作制定决策可能比较狭义等级结构使沟通 解决问题和制定决策缓慢不注重客户在这种组织中 人们强烈忠诚于自己的部门 而不是项目或客户 矩阵型组织 是职能型和纯项目型组织结构的混合适用于同时做多种项目的公司既有项目型组织结构注重项目和客户的特点也保留职能专业职能部门的人员可能被分派到不同项目中工作 有人可能同时为几个不同项目工作项目经理与职能经理各司其职项目经理对项目的结果负责 是客户与公司的连接人职能经理负责为项目的成功提供所需资源 矩阵型组织的优点 能有效地利用资源人员可以在各项目之间移动职能部门的基础核心职业技能可供所有项目应用促进信息流团队成员可以与项目经理和职能经理进行沟通注重客户 矩阵型组织的缺点 团队成员有两个汇报关系公司应在项目经理和职能经理之间建立权利的平衡可能在优先级上两个经理产生冲突 项目利益方 ProjectStakeholders 项目保证人 Sponsor 大项目领导 ProgramManager 项目经理 ProjectManager 职能经理 FunctionalManager 团队核心成员 4至7人 CoreTeam 客户 Customer 供应商或分包商 SupplierorSubcontractor 政府 Government 其他 项目经理向项目利益方负责使项目能够成功实施 其职责是 与保证人和项目经理就初始工作范围 项目时间和资源需求进行协商确定核心团队成员并保证他们的承诺就项目的最终目标与企业规划的关系与团队成员进行沟通在整个项目过程中强调顾客需求领导和指导团队完成项目计划过程 将项目的状态与所有与该项目有关的人员进行沟通支持和指导团队成员工作是核心沟通人物保证服从企业或外部顾客的需求跟踪项目进程并采取适当的纠偏措施保证满足计划 项目团队成员向项目经理负责 支持执行项目 其职责是 帮助计划项目支持团队决策服从项目领导的指导积极出主意接受责任并行使职责帮助其他团队成员 跟踪自己的工作坚持按进度计划工作保持与项目领导进行信息沟通不要做对整个团队不利的事情分享工作经验 制订团队工作程序 计划过程步骤确定责任矩阵计划的进度结果跟踪基本方法的确定频率结果的报告 制定团队工作程序 续 实际工作与程序文档资料管理计划变更管理过程质量保证分包管理安全 制定团队工作程序 续 沟通关系沟通计划情况上报条件冲突解决团队成员后备计划 项目计划要回答的问题 必须做什么 如何做 谁去做 什么时候做 成本是多少 应该达到什么质量 项目计划 明确定义项目目标把项目范围划分为大的 部件 或工作包确定必须要做的具体工作用网络图表示各个活动确定需要什么资源以及需要多少进行时间估计对每一个活动进行成本估计计算项目的进度计划和预算制定一个基准计划 baselineplan 项目计划 续 应当知道 很多项目超出预算 延误完成日期 或是仅仅部分达到了技术要求 都是因为在项目开始前没有制定一个可行的基准计划涉及参与这一项目的有关人员应该参与项目的计划工作 因为他们可能是最知道如何做具体工作的人通过参与计划工作 可使每个人产生对自己的约束 并作出承诺 5 项目目标 计划过程的第一步是确定项目目标目标必须明确 可行 具体和可测量项目目标通常根据工作范围 进度计划 和成本而定项目的结束应定义明确 并且应该将与项目有关的各种假设和限制包含在内 项目目标表述 ProjectObjectiveStatement POS 我们将做什么 为什么要做它 什么时候做 需要什么资源 如何评价 项目的阶段目标具体描述了完成最终目标需要采取的行动 阶段目标说明的意义项目阶段目标说明是更细致的最终目标说明 阶段目标说明的意义在于以下两个方面 明确与最终目标说明相一致的项目范围 界限确定具体实施阶段和步骤 阶段目标 项目交付结果 任何为完成一个项目或项目的某一部分而产生的可测量的 有形的 可验证的成果或结果 或生产出的物品必须根据项目目标确定项目的最终结果和阶段性结果 项目交付的结果 最终结果一个建造好的基站 在客户处对基站进行测试并被客户接受 12 1 97 一套使用手册 12 1 97 一批备件 12 1 97 中间结果初步的技术规格 9 1 97 部件订货 10 1 97 公布最终批准的规格 9 15 97 通过系统测试 11 15 97 确定项目的范围和具体内容 界定清楚 形成项目的基本框架 能够实现能够度量取得一致特殊包含的内容特别的例外情况 什么是工作分解结构 WBS WorkBreakdownStructure WBS 为所承担的责任 所需资源的估计和项目进度表的制定提供了一个基础 它开始解答 怎样做 这个基本问题 WBS的分解过程 是将项目按照其内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解而形成的结构示意图表 它将整个工作分解成若干足够小的部分 便于个人承担 而且有足够的确切程度 能够估计工作量和所费时间 工具之一 思维图 画思维图是项目计划的工具之一 也是进行创造性思维和联想的十分有效的工具 创造性思维可以被定义为 把以往毫不关联的事物或想法联系在一起每张思维图包含一个中心主题或中心词 并能对其进行总结从中心主题中 总结出最重要的分支部分 轮辐从轮辐又引伸出关键词以及关键图 这些词或图是通过大家的集思广益产生的 示例 在1997年12月31日之前 设计并建成GSM售后服务处 聘用训练有素的维修队伍 同时要具有稳定可靠的零部件以及工具货源 示例 续 GSM售后服务处的建立 手册 招聘 零部件 设施 库存管理 设备 审查与评估 培训 规格 产量 新机器 能耗 位置 清洁 水汽 计划 资金 周期 MIS 印刷 语言 检索 图表 广告 面试 工资福利 小组 职责与资格 品种 数量 可靠性 价格 测试系统 市场调查 教材 小组负责人 教室 教师 工具之二 WBS的树形结构 项目X 层1 层2 层3 层4 8 界定活动 在WBS中 个人的活动可以由每个工作包的责任人来界定 一个活动是一项消耗时间的工作 但不一定消耗资源通常而言 活动的长度应小于两周 活动应该有一定的容量以包含特定意义的工作区块 同时又应该足够小 以便有规律地跟踪其进程 并尽早发现问题 工具之三 WBS的大纲形式 1 0总工作1 1分工作A1 1 1主任务I1 1 1 1子任务a1 1 1 2子任务b1 1 1 3子任务c1 1 2主任务II1 1 2 1子任务a1 1 2 2子任务b1 1 2 3子任务c1 2分工作B1 2 1主任务I1 2 1 1子任务a WBS大纲形式的例子 1 0建办公楼1 1基础1 1 1挖沟1 1 2混凝土1 1 3回填1 2墙1 2 1砌砖1 2 2装窗1 2 3装门1 2 4抹灰 1 3屋顶1 3 1安梁1 3 2装檩1 3 3上瓦1 4照明1 4 1配线1 4 2装照明灯1 4 3配电盘 识别项目的主要组成部分 能否估算出完成它们各组成部分的费用和时间 找出上述各组成部分更小的组成部分 检查划分后得到的更小组成部分 完成WBS 要完成上述部分 有哪些更具体的工作要做 要实现项目目标需要完成哪些主要工作 不进行这层的工作 上层次的各项工作能否完成 完成这些工作 上一层次工作就一定能完成吗 这一层次的各项工作的内容 范围和性质是否都已明确 是 否 修改 不修改 编号并理解每项任务 确定了WBS以及所有要做的工作后 对所有任务和子任务进行编号以便查询 POS1 0制定技术规格1 1走访顾客1 1 1制定日程1 1 2制定调查的标准1 2检查调查结果2 0开发系统设计 WBS的用途 制定工作顺序确定工作进度配备人员编制预算监视具体内容的验证 技术储备状况 团队成员 技能 a b c d e 权重 张三李四王五盖尔比尔乔治 7 责任矩阵 是以表格形式表示完成工作分析结构中工作细目的个人责任的方法用X表示每项工作由谁负责用P表示某项特定工作细目的主要责任人用S表示该项工作细目的次要责任人 责任矩阵 图表说明P 主要责任S 支持责任C 应予以协商A 批准I 必须被通知 依存性分析 逻辑次序关系 由于工作细分体系的规定的 项目中各项活动之间的关系或相互的依存性必须加以分析 以便确定步骤发生的先后次序 网络图 网络图或逻辑图表示项目的流程 用箭头将事件 里程碑 和活动 任务 连接起来 事件指特定的时间 它们不占用时间活动要占用时间或消耗资源 CPM 由杜邦公司也是在20世纪50年代开发出来的构造网络图的 关键路线法 是一种面向活动的方法 它只需要对活动持续时间给出一个 确定的 估计值 采用 以箭头表示活动 的格式 箭线 结点 A B PERT 构造网络图的最出色的 也是受误解的 方法也许就是 计划评审技术 PERT 这一技术是美国海军于20世纪50年代为北极星潜艇和导弹项目而开发的 PERT技术是一种面向事件的技术 14 箭杆式 AOA 每一个活动用一个箭杆表示活动描述写在箭杆上方箭杆的尾巴表明活动的开始箭头表示活动的完成活动用节点 事项 连接事项表示进入活动的完成和离开活动的开始每一事项制定一个序号 A 设计房子 B 订购建筑材料 节点式 AON 每一活动用一个方块表示活动描述写在方块中每个方块赋予一个编号所有活动存在有序关系有些活动可以同时进行 设计房子 订购建筑材料 1 2 16 虚活动 Dummy 用于AOA形式不消耗时间用虚箭杆表示用于表示 有助于很好识别活动显示某种特定的先后关系 虚活动的应用 4 3 2 Dummy 打地基 2 3 打地基 订购原材料 订购原材料 17 闭路 Loops 网络图中不能存在闭路 因它表示重复的路径 4 3 2 A B C A B 梯形显示法 Laddering 用于显示一整套多次重复的活动例 一个粉刷三间房子的确项目 粉刷每一间房子都要求 1 准备房间以备粉刷2 粉刷屋顶和墙3 漆房子三个熟练工人 一个准备 一个粉刷房子 一个漆房子 粉刷房子 梯形 准备房间1 1 粉刷房间1 2 漆房间1 4 准备房间2 3 粉刷房间2 5 漆房间2 7 准备房间3 6 粉刷房间3 8 漆房间3 9 建造房子的网络图 AOA 1 2 4 6 7 3 5 3 2 0 1 3 1 1 1 B 打地基 A 设计房子和筹集资金 C 订购和获得建筑材料 Dummy G 收尾工作 F 选择地毯 D 选择油漆 E 建筑房屋 活动持续时间的估计 进度安排的第一步是估计每项活动需要的时间持续时间估计 durationestimate 是活动经历的所有时间 即工作时间加上等待时间让某项活动的负责人进行该项活动时间的估计是较好的做法 估算时间的方法 与其它项目中类似工作类比项目档案有关时间估计的出版物 如各种定额专家判断项目团队成员的知识 PERT利用三个不同数值进行估计 PERT技术之所以复杂 在于它还需要三个不同的数值来估计每一活动的持续时间 乐观时间 a 完成一项活动所需的最短时间最可能时间 m 完成一个活动所需时间之可能性最大的估计悲观时间 b 完成一个活动所需的最长时间 7 项目的开始和完成时间 有必要为整个项目选择一个预计开始时间和一个要求完工时间 建造房子的网络图 AOA 1 2 4 6 7 3 5 3 2 0 1 3 1 1 1 打地基 设计房子和筹集资金 订购和获得建筑材料 Dummy 收尾工作 选择地毯 选择油漆 建筑房屋 关键路径的计算 关键路径是网络图中最长的路线 它决定了项目的总实耗时间 关键路径是 零伸缩的 项目经理必须把注意力集中于那些优先等级最高的任务 确保它们准时完成 关键路径上的任何活动的推迟将使整个项目推迟 8 进度计算 一个项目的进度包括 每项活动最早可以开始和完成的时间 它是根据项目的预计开始时间计算出来的每项活动最迟必须开始和完成的时间 它是根据项目的要求完工时间计算出来的 任务型板 最早开始 ES 持续时间 t 最早结束 EF 任务的描述 最迟开始 LS 最迟结束 LF 时差 S 1 2 4 6 7 3 5 3 2 0 1 3 1 1 1 活动的伸缩性 时差Slack 伸缩性是指最早结束和最迟结束时间之间的差异数伸缩性只存在与非关键路径上两个或更多个共享一条非关键路径的任务具有相同的伸缩性 示例 网络图 1 2 3 5 7 4 8 6 A B H E D G I J C F 示例 续 PERT计算机输出结果 网络图提供的有用信息 项目期望完工时间每一工作的开始和结束时间的进度计划在指定时期内完工的概率对关键路径上的工作必须密切关注 如果关键工作不能按时完成 整个项目将延误 网络图提供的有用信息 续 如果需要一定的附加努力才能按时完成项目 那么可将非关键工序上的资源转到关键工作上去只要不影响整个项目 非关键工作的完成时间可以有一定的松动余地项目计划可以通过网络图得到优化 甘特图 要点 以图形或表格的形式显示活动现在是一种通用的显示进度的方法甘特图由于简单而得到广泛应用在图形左端列出活动横向表示时间构造时应包括实际日历天和持续时间 不要将周末和节假日算在进度之内 甘特图的缺点 它不能显示活动之间的逻辑关系如果一个活动延迟 甘特图不能明显地显示对其它活动的影响大多数项目管理软件使用箭头表示活动之间的关系 设置里程碑 里程碑 Milestones 用来显示事件完成的时间标记不消耗时间用于跟踪进度在何时设置里程碑在交付中间和最终结果时上层管理者要进行审查时在周末和节假日时 优化项目计划 该计划是否满足POS 资源过剩还是不够 进度是否可以实现 各种假设是否有效 能够成功的综合可能性 我们如何去做 是否可能缩短预测的周期 改进计划的规则 规则1 删除不增值的任务或活动规则2 对每一任务或活动提出如下问题 我们是否有充分的信息来完成这项任务 规则3 将任务先后式模式改为交迭式模式规则4 制定风险管理计划 风险 未列出项目风险清单之前 项目的设计阶段就不能算结束 风险的种类 技术风险内部风险管理风险文化风险资源风险法规风险 风险管理计划 识别风险评价风险的严重程度 高H 中M 低L 制定管理计划 风险 潜在影响 发生可能性 及时发现的困难程度 综合风险 1 H L L M 风险 预防措施 应急行动 如何确定问题已发生 问题的责任人 1 使用第二个供应商 使用第二个来源的部件 按进度没能得到部件 李辛 4 项目成本估计 成本计划应包含在项目建议书中成本部分可能包括 劳动力原材料分包商和顾问租用设备和工具差旅费间接费用 5 项目预算 两个步骤 首先 将项目成本估计分摊到项目分解结构中的各个工作包第二 在整个工作包期间进行每个工作包的预算分配 6 分摊总预算成本 分摊项目总成本到各成本要素中去 再到WBS中适当的工作包 并为每一个工作包建立总预算成本 totalbudgetedcost TBC 有两种方法为每一个工作包建立TBC 自上而下法和自下而上法每一工作包的TBC就是组成各工作包的所有活动的预算成本加总 自上而下的项目预算 在WBS的基础上 根据上层 中层项目管理人员从事同类项目的经验和判断 对项目的总体成本 和各层次的成本进行估计 优点 总体预算比较准确缺点 可能出现下层人员认为预算不足的情况 在总和不变的情况下 一方获得意味着另一方损失 自下而上的预算法 在WBS的基础上 通常预算是针对工作包所需的资源进行的 然后转换成所需要的经费 所有工作包的预算综合起来形成项目整体成本的直接估计 在此基础上加上间接成本 团队成员更为清楚活动所需的资源量 例 包装机项目 设计 1 4 建造 2 6 安装与测试 3 2 A 包装机项目网络图 设计2 4万 建造6万 安装与测试1 6万 包装机10万 B 包装机项目的WBS 7 制订累计预算成本 第二步分配每一TBC到各工作包的整个工期中去每期的成本估计是根据组成该工作包的各个活动所完成的进度确定的累计预算成本 cumulativebudgetedcost CBC 是一个合计数 是直到某期为止按进度完成的项目预算成本的累计值CBC将作为分析项目成本的绩效的基准 包装机项目的每期预算成本 8 确定实际成本 建立及时和定期地收集资金实际支出数据的制度来记录项目的实际成本分期把承付款项分摊到实际成本中去按工作包来汇总实际成本和承付款项 以便与CBC比较计算累计实际成本 Cumulativeactualcost CAC 包装机项目的每期实际成本 累计 2 7 16 23 32 42 56 68 68 截止到第八周 9 确定盈余量 盈余量 Earnedvalue 是实际工作绩效的价值用收集到的每一工作包完工比率 percentcomplete 来确定盈余量用完工比率乘以该工作包的TBC而转换成价值额 称为盈余量 包装机项目每期累计完成比率 包装机项目每期累计盈余量 CEV 单位 千美元 包装机项目的CBC CAC和CEV CBC CAC CEV CAC CEV 报告期 实际工效与实际成本不同步 10 成本绩效分析的四个指标 TBC 总预算成本 totalbudgetedcost CBC 累计预算成本 cumulativebudgetedcost CAC 累计实际成本 cumulativeactualcost CEV 累计盈余量 cumulativeearnedvalue 包装机项目的绩效分析 截止第8周 累计预算成本应为64000元实际花费68000元实际进行工作的盈余量为54000元实际成本超过了预算成本 盈余量落后于实际成本 11 成本绩效指数 CostPerformanceIndex CPI 一个测量正在进行项目成本绩效的指标CPI CEV CAC例 包装机项目CPI 54000 68000 0 79当CPI小于1时 应该采取纠偏措施 12 成本差异 CostVariance CV 已完成工作的累计盈余量与累计实际成本之差CV CEV CAC例 包装机项目CV 54000 68000 14000元表明工程绩效落后于实际成本 13 成本预测的两种方法 三种确定预测完工成本 forecastedcostatcompletion FCAC 的方法 FCAC TBC CPIFCAC CAC TBC CEV 成本预测的例子 方法1 FCAC TBC CPI 100000 0 79 126582元如果其余工程以同样效率进行 那么全部项目实际成本为126582元方法2 FCAC CAC TBC CEV 68000 100000 54000 114000美元第8周 累计实际成本为68000元 已完成盈余量为54000元 未完成项目需要46000元盈余量 14 成本控制CostControl 经常及时地分析成本绩效尽早发现成本差异和无效率 15 成本控制 续 成本控制包括 分析成本绩效以确定要采取纠偏措施的工作包决定要采取哪些纠偏措施 1 近期要进行的活动 2 具有较大的估计成本的活动修改项目计划 16 降低活动成本的方法 采用符合规格而成本较低的原材料安排一个经验丰富的专家到某一活动中当参谋 以提高工作效率减少工作包或特殊活动的作业范围或要求通过改进方法和技术提高生产率 17 控制现金流量 ManagingCashFlow 确保及时地从客户那里收到足够的现款以便支付项目进行中的各种费用控制现金流量的关键是保证现金流入要比流出快 计划批准 获取项目计划批准的检查项 进度控制 跟踪 跟踪的原因提供采取纠偏行动的依据使其他团队成员掌握你的进度情况使你的进度与其他团队成员的进度能够同步跟踪的方法评价你可以用来显示进度的指标客观地将工作状态提供给项目领导和其他与之有关的人员遵循项目计划阶段制定的团队规则按照进度表展示进程 跟踪的对象 范围变更关键的假设资源供给非项目时间 项目组工作时间及任务完成情况所有项目总结报告主要里程碑进度预算成本 偏差的识别与分析 确定你的任务应该在的位置 进度 确定你当前状态与计划的偏差 无论是超前还是落后确定产生偏差的可能原因遵循项目计划中制定的变动管理的规则客观地将你的分析提供给项目经理和其他于这一问题有关的人员 采取纠偏行动 确定任务产生偏差的根本原因如果在风险管理计划中给出了纠偏措施 则执行该措施如果是新问题 采取团队解决问题的办法确定最佳的行动方案如果你自己可以解决这个问题则自己去做如果你必须经其他人的批准