物资采购管理程序.DOC

物资采购管理程序1. 适用范围本标准适用于物流部对原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资的采购。2. 职责物资使用部门：按照该程序申请采购本部门所需物资。物流部：按照该程序计划、采购原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资。3. 内容入库合格3.1 采购流程图计划审批退货或销毁或重新处理验收购置制定计划不合格3.2 本程序所指物资的分类3.2.1. 按用途分3.2.1.1 生产类物资：指车间、质检、机修等部门使用，与生产直接相关的物资。3.2.1.2 办公类物资：指各部门与行政、办公、后勤接待等相关的物资。3.2.2. 生产类物资包括3.2.2.1 原辅料、包装材料3.2.2.2 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。3.2.2.3 设备3.2.2.4 计量器具3.3 程序3.3.1. 制定计划3.3.1.1 生产类物资l 原辅料、包装材料a)依据：生产计划、物资消耗定额和储备定额采购计划量=计划产量物资消耗定额-现有库存量+安全库存量b)生产计划下达后，由物流部经理按以上公式核算，制定采购计划。l 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。a)依据：储备定额b)常用物资当物资库存量低于储备定额时，由库管员提出采购物资数量，交物流部经理制定采购计划。c)非常用物资由物流部经理按使用部门提出的实际需求，制定采购计划。l 购置设备，执行设备前期管理程序。l 购置计量器具，执行计量管理程序。l 特殊物料或物资（如国家控制的化学试剂、麻醉药品等）的购买执行国家有关规定。3.3.1.2 办公类物资由使用部门提出计划。3.3.2. 计划审批3.3.2.1 由申购部门、相关部门负责人确认后，交分管副总经理、总经理审批。3.3.2.2 计划表审批完后，将申购计划表交物流部。3.3.3. .购置3.3.3.1 采购人员l 物流部采购员l 使用部门的专业技术人员（购置专业性很强的物资时，可请此类人员参与）l QA人员（购置影响产品质量的物资时，可请此类人员参与）3.3.3.2 .购置标准l 质量合格l 价格合理l 售前、售后服务质量好3.3.3.3 供应商选择l 标准：证照齐全、供货质量好且稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务好。l 影响产品质量的物资首次采购时，须依照供应商批准程序进行。l 采购原辅料、包装材料时选择经QA批准的供应商。l 对批准的2-3家供应商进行多方面平衡比较之后，可以暂时确定其中某一、两家供货商，并将情况汇总，报分管副总经理、总经理审批。l 一般物资尽量做到“货比三家”。3.3.3.4 .购销合同签订、审批l 需长期购置的或金额在2000元人民币以上的或直接影响产品质量的物资采购应签订“购销合同”，在业务洽谈时请物流部经理参与；单件价值在10002000元人民币且购买频次极低的物资也应签订购销合同。l 签订a)最初应签订短期合同，以便及时调换供应商，以减少因产品不合格而带来的损失。b)经过一段时间的考察后，可选定重合同、守信誉、售后服务好，价格适中的生产供应商作为长期供货单位，履行长期合同签订手续。c)购销合同必须有公司的质量标准或相关行业标准作为合同附件。d)购销合同的主要内容包括：l 物资名称、规格、单价l 物资产地l 生产厂家或供货单位l 交货时间及数量l 金额l 质量标准l 供方质检报告及合格证l 交（提）货地点、方式l 运输方式及到达站港和费用负担l 合理损耗及计算方法l 包装标准、包装物的供应与回收l 验收标准及提出异议期限l 结算方式及期限l 违约责任l 解决合同纠纷的方式l 其他约定事项l 审批a)采购员将填写好的“购销合同” （原辅料、包装材料合同可参照相关文件执行）和购销合同审批表一同交物流部经理进行初审。b)金额在3万元上（含3万元）的购销合同交法律顾问审核。c)将通过以上审核的“购销合同”和购销合同审批表，交总经理审批。d)未经总经理批准的“购销合同”不能执行。l 合同一份交供应商，另两份分别送交财务部、物流部或行政部存档。3.3.3.5 采购l 直接影响产品质量的物资必须在QA批准的供应商处采购，如遇到特殊情况，须有批准手续，否则不准采购非定点供货方的物资。l 采购员通过“购销合同”、订货单等方式通知供应商备货，其数量应按照物资申购计划单上的数量及标准购买，并要求供方开具发票（尽量开增值税发票）。l 采购员须严格检查货物。l 随时了解供应商货物准备情况、发运情况，掌握计划执行情况，应保证物资定点、按期、定量、优价采购。l 合理使用资金，尽可能做到先货后款或滚动付款。3.3.3.6 .接货l 供方送货到厂，采购员在厂接货。l 异地交货交货地点不在厂部，由采购员携带相关证明到交货地点接、取货，并送货到厂或委托他人送货到厂，但本人必须回厂接货。3.3.4. 验收3.3.4.1 .到厂物资按库房物料管理程序或化学试剂、玻璃仪器、零配件、后勤物资管理程序进行验收，合格者入库，并填写物资明细帐。3.3.4.2 退货经查验为不合格的物资，决定退货时，由采购员及时联系供应商办理退货手续，并作好退货记录。3.3.5. 付款3.3.5.1 方式：现金，先款后货，先货后款、滚动付款。l 直接用现金或现金支票付款l 先款后货a)根据合同条款规定，由采购员填写“转帐支票申请单”。b)将“转帐支票申请单”经物流部经理、财务部经理审核后，报总经理批准。c)将已审批的“转帐支票申请单”交财务部办理付款手续。d)货款付出后，采购员应及时通知对方，并要求对方履行合同。e)货物验收入库后，将入库单及发票交财务部入帐。l 先货后款，滚动付款a)采购员向供应商索取货物发票。b)填写“转帐支票申请单”并附入库单和发票。c)将“转帐支票申请单”报物流部经理、财务部经理审核，并报总经理批准。d)将已审批的“转帐支票申请单”交财务部办理付款手续。e)滚动付款为每月6-10日办理付款手续，结清前欠货款。f)采购员到财务部取回“转帐回单”，交物流部备查，并及时通知对方。3.3.5.2 .登记上帐采购员将已到货物及付款情况按要求登记上帐。4. 相关文件供应商批准程序1202017库房物料管理程序1209003化学试剂、玻璃仪器、零配件、后