物业收费信息系统说明书.doc

物业收费信息系统说明书欢迎使用丽岛物业管理信息系统，该系统针对现代物业管理方面的需求，设计出一套适合该行业使用的专用管理软件。根据物业公司的要求，物业公司可对业主设置不同的收费标准和收费工程，包括）物业公司向业主所收水费、电费、维修费、保洁费、治安费、物业管理费等各种收费工程的管理操作。可以设置业主收费模板，每月的收费工程及数据根据模板自动生成，只需要进行修改，大大提高了工作效率，同时本系统还有客户投诉功能，这在其它行业软件中是少有的一项设置，给业主提供了更全面的服务环境，另外此软件还设有报警功能，这项设置是针对客户投诉和租赁到期做出提醒的设置，此功能使本软件使对客户的管理更人性化。该系统操作简单，功能齐全，强大的统计查询功能使烦琐的数据整理工作轻而易举的完成。此软件还可打印出缴款单各项报表，为物业公司的工作人员提供了一个更方便更快捷，更轻松更现代化的管理手段，并保全了物业公司数据的完整性及时性和准确性，更完善了企业的管理体系，提高了管理水平，有效提升了工作人员的工作效率，本系统主要功能如下：b5E2RGbCAP1、小区，楼宇，业主资料管理；2、各种收费工程管理；3、业主缴费管理，查询及缴费统计；4、投诉管理；5、押金管理；6、提醒管理。通过本说明书的介绍将使您更全面的掌握此信息系统的使用方法，同时也可帮您解决在使用过程中遇到的一些疑问。p1EanqFDPw第一章 信息系统运行的环境硬件环境：该系统必须运行在1024*768模式下；最低配置：CPU：奔腾586以上内存：至少64M显示卡：标准VGA16位真彩色显示模式以上硬盘：500M以上建议配置：CPU：主频450MHZ或更高内存：64MB或更高显示卡：SVGA，16位真彩以上显示模式软件环境操作系统：Microsoft windows95/98/me/windows2000单机版本数据支持：Microsoft Access2000 ,odbc2.1，sql server 2000DXDiTa9E3d网络版本数据支持：Microsoft sql server 2000第二章 管理系统界面介绍1、主界面：2、系统登陆界面操作员登陆窗口，操作员口令只允许输入三次。如连续三次输入错误，系统将自动关闭。3、菜单栏客户所需的各项功能都可以通过在系统菜单中选择使用4、工具栏又称快捷按钮，将用户常用的功能选项通过按钮的形式排列在菜单栏的下方，可直接点击本栏中的按钮来执行相应的操作。RTCrpUDGiT5、状态栏位于主窗口的最下面，显示的是当前操作者的姓名，使用日期等信息，在调用菜单工程的时候会发生相应的变化。第三章 系统维护一、操作员设置 此顶用来添加及修改操作员在系统中的操作权限，操作步骤见下图：点击菜单栏中的“系统维护”“操作员设置”，出现此画面表尾备注编辑框表头移动列表一）使用方法1、录入资料：点击“增加”在编辑框内填入资料点击“存盘” 保存至列表。2、修改资料：选定要修改的列表资料点击“修改”在编辑框内修改资料点击“存盘”新资料保存至列表。3、删除列表资料：选定资料后点击“删除”后，系统提示是否删除，按“是”即可。4、输入法：这是人性化的设计，当选择了输入法时，以后需要录入输入法的地方，系统自动会出来输入法，不需要切换。5PCzVD7HxA二）其他功能键介绍1、“权限设置” 按钮此设置用来授予操作员的操作权限范围。2、“导出”按钮可以把表格中显示的内容导出到EXCEL中。若要保存列表中的数据，请点击“导出”按钮，此时弹出下面的“另存为”列表，在“保存在”后面的编辑框中选择保存文件的地点，然后在“文件名”后的编辑框中输入要保存文件的名称，选择“保存类型”后点击右边的“保存”按钮即可。jLBHrnAILg3、“移动列表”按扭移动记录作用。4、“表头”按扭可以按照表头中的内容进行排序，可以是升序，也可以是降序。5、移动列表排列按住某个表头，可以把它左右移动到合适的位置。6、“备注”栏在备注栏连击鼠标，可以打开备注栏编辑器进行编辑。7、“表尾”栏主要是信息栏，显示记录数，汇总数等内容。二、使用单位信息此项用来设置物业公司的相关资料，操作步骤如下：点击菜单栏的“系统维护”“使用单位信息”。录入方法：在编辑框中输入公司资料点击“保存”按钮即可。第四章 基本资料一、小区资料设置 此项用来设置小区的相关信息。操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“小区资料设置”，见下图：列表状态隐藏/显示列表编辑框一）使用方法1、录入资料：点击“增加”在编辑框内填入资料点击“存盘” 保存至列表。服务器名、登陆名、数据库名、登陆口令这几项如果用户用的不是网络版的就不用填写，这些是网络版中要用到的。xHAQX74J0X2、修改资料：选定要修改的列表资料点击“修改”在编辑框内修改资料点击“存盘”新资料保存至列表。3、删除列表资料：选定列表资料后点击“删除”即可，如果该小区中已经有了楼宇资料就不能删除了。二）其他功能键介绍1、“导出”按钮若要保存列表中的数据，请点击“导出”按钮，此时弹出 “另存为”列表，在“保存在”后面的编辑框中选择保存文件的地点，并在“文件名”后的编辑框中输入要保存文件的名称，选择“保存类型”后点击右边的“保存”按钮即可。LDAYtRyKfE2、“打印”按钮可以打印全部的客户资料，也可以打印通过查询得到的客户资料。打印打印设置可调节打印效果）3、“区分列表”按扭能使每条记录以两两相间的颜色显示，方便用户辨认。4、“满屏显示”按扭将列表中的所有列是否在同一屏幕上显示。5、隐藏/显示按钮在数据表格中如果有的数据列不需要显示或者打印出来，用户可点击隐藏数据列按扭，如果需要恢复显示，可以点击显示数据列按扭。Zzz6ZB2Ltk注：以上六项按扭在其他图中功能同上，下面则不再另做介绍。二、楼宇资料设置此项设置用来编辑楼宇的相关信息，首先要选择小区，才能编辑楼宇资料，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“楼宇资料设置”如图：dvzfvkwMI1移动列表编辑框一）使用方法1、录入资料：点击“增加”在编辑框内填入资料点击“存盘” 保存至列表。2、修改资料：选定要修改的列表资料点击“编辑”在编辑框内修改资料点击“存盘”新资料保存至列表。3、删除列表资料：选定列表资料后点击“删除”即可，如果该楼宇中已经了房屋业主资料就不能删除了。二）其他功能键介绍1）移动列表按钮点击可直接移至最后一条记录。2）其他按扭功能见上“基本资料”“小区资料设置”内介绍。三、业主资料设置此项用来设置某楼宇业主的相关资料，首先要选择楼宇，才能编辑业主资料，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“业主资料设置”如图：rqyn14ZNXI编辑框移动列表隐藏/显示一）资料设置方法1、先在列表栏左边选择楼宇名称。2、录入资料：点击“增加”在编辑框内填入资料点击“存盘” 保存至列表。如果是租赁户请在“租赁”后打勾，并在后面填写租赁到期时间，本系统可提前提醒。见“基本资料”“到期报警”）EmxvxOtOco3、修改资料：选定要修改的列表资料点击“修改”在编辑框内修改资料点击“存盘”新资料保存至列表。4、删除列表资料：选定列表资料后点击“删除”即可。二）其他功能键介绍1）移动列表按钮点击可直接移至最后一条记录。2）其他按扭功能见上“基本资料”“小区资料设置”内介绍。四、收费工程设置此工程用来设置向所有业主收取费用的全部工程，在所有的收费工程中的计算公式必须选择，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“物业收费工程管理”见下表：SixE2yXPq5编辑框一）使用方法1、录入收费工程：点击“增加”在“编辑框”内填入资料点击“存盘”保存至列表。如果有“分摊电费”和“分摊水费”收费工程必须先在此设置，设置此项时，只须在“计算公式”内选择“直接输入金额”，其他工程不必填写。6ewMyirQFL“停止收费”：如未停止一律填“否”。“收费面积”：如果不是按面积收费此栏可不填。2、修改资料：选定要修改的列表资料点击“编辑”在“编辑框”内修改资料点击“存盘”新资料保存至列表。kavU42VRUs3、删除列表资料：选定列表资料后点击“删除”即可。二）其他功能键介绍1）移动列表按钮点击可直接移至最后一条记录。2）其他按扭功能见上“基本资料”“小区资料设置”内介绍。五、房屋收费工程设置用来设置每个房屋即业主的收费工程，只有在这里设置了房屋收费工程，才能进行每月的正常收费，这个功能也相当于业主收费模板，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“房屋收费工程管理”见下表：y6v3ALoS89收费编辑栏业主列表一）设置房屋业主）收费工程操作方法1、首先选择业主名称可在“业主列表”中选择业主名称打开页面软件默认出现全部业主名称）。当要选择多个业主时可在“业主列表”中点左键下拉多选，也可以按下CTRL+鼠标左键进行选择。或在“查找栏”中输入要求后点击“查找”搜索业主。2、选定业主后点击“增加收费工程”选择要增加的工程。此栏中的收费工程是“收费工程设置”中录入的） 如果要增加所有的收费工程可在“增加收费工程”选择“全部收费工程” 也可单独选择收费工程。3、以上选好后点击“新增工程”既可。二）如果收费价格不等可自行调整可在“收费编辑栏”修改该业主价格，修改后点击“计算”或“保存”后面金额将自动算出。三）收费编辑栏里的计算公式与收费工程相对应，不能另行修改。六、到期报警此提醒功能能够让用户随时掌握业主投诉后，到预定日期未处理完的和房屋租赁快到期前的情况。使用步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“到期报警”如图使用方法：例如：需要了解投诉了8天还未处理的记录和还有8天到期的租赁户就在“提前提醒天数”内填“8”，后点击“提醒”，下面列表将列出所需资料。M2ub6vSTnP七、到期报警设置此项用来设置业主投诉后未处理提醒天数和租赁到期前提醒的天数，还可选择是否在进入系统时自动提醒，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“到期报警设置”如图：0YujCfmUCw使用方法：1、“投诉后未处理提醒天数”和“租赁到期提醒天数”内输入天数即可。2、如勾选了“投诉自动提醒”和“房屋租赁到期自动提醒”后，到时间进入系统就会自动报警。 3、建议用户采用自动提醒功能。八、房屋关联单位设置此工程用来设置小区内相关单位购置房屋信息，例如：中国银行在本小区内购置了20套房屋，那么这20套房屋关联单位就是中国银行。操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“关联单位设置”如图：eUts8ZQVRd编辑框增加房屋关联单位方法：1、点击“增加”按钮。此时下面的列表中显示一条空白记录，点击小区名称编辑框后的“+”将会弹出此画面：在列表中选择小区名称，点击“选中”按钮后被选中的项将被系统自动导入“关联单位设置”列表中，2、然后在“编辑框”中输入单位名称等点击“存盘”按钮即可。九、楼宇电表分摊管理此工程用来设置楼宇电表的分摊到每户的管理情况，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料管理”“楼宇电表分摊管理”见下表：sQsAEJkW5T移动列表键楼宇列表工具栏编辑框一）分摊设置方法1、填写楼宇资料：在楼宇列表内点选楼宇名称点击“增加”2、填写“收费日期”；1) 填写“上月止码”；第一次需填写，以后每月系统将自动转录上月止码）。2) 填写“本月止码”；3) 分别写入“业主本月表数”和“楼宇业主本月表数”4) 点击“分摊收费工程”选择“分摊电费”在“基本资料”“物业收费工程管理”中设置此项）5) 点击工具栏“存盘”6) 最后点击工具栏中“分摊”编辑栏中其他数据系统自动算出记录。二）其他功能键介绍1、“移动列表”按钮点击可直接移至最后一条记录。2、其他按扭功能见上“基本资料”“小区资料设置”内介绍。十、楼宇水表分摊管理此工程用来设置楼宇水表的分摊管理情况，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料管理”“楼宇电表分摊管理”见下表：GMsIasNXkA（一） 使用方法同上“楼宇电表分摊管理”使用方法。二）其他按扭功能介绍见上“基本资料”“小区资料设置”内介绍。十一、部门资料此项用来记录本物业公司各部门情况表，操作步骤如下：点击菜单栏中的“基本资料”“部门资料”见下表：编辑框一）使用方法增加部门：点击 “增加”编辑框中填入资料点击“存盘”即可。二）其他功能键介绍见上“基本资料”“小区资料设置”内介绍。十二、公司员工信息此工程用来设置小区内本物业公司员工资料，操作步骤如下：请点击菜单栏中的“基本资料”“公司员工信息设置”见下图：TIrRGchYzg编辑框使用方法：点击 “增加”编辑框中填入资料点击“存盘”即可。第五章 收费管理一、业主多月应缴费用管理 此工程用来设置业主多月的实际应缴费用， 其中同一个收费工程的单价可以不一样，可由操作人员自行设置，通过该模块可以生成业主每个月的收费工程，操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主多月应缴费用管理”如图：7EqZcWLZNX业主列表设置业主多月的实际应缴费用1、先选择业主：点击工具栏右下方的“楼宇名称”后的三角形按钮，选择要增加工程的楼宇名称，点击“查找”按钮，或输入“房屋代码”、“业主姓名”点击“查找”。这时列表左边“业主列表”将显示出此楼宇中的业主资料。在此列表中点选择需设置的业主。lzq7IGf02E2、击需设置业主选择右边编辑栏中的“应缴时间”选择“收费工程”点击“新增工程”下面列表中将会自动生成该业主在某时间段某工程的所有缴费情况。zvpgeqJ1hk“收费工程”中只能选择在“房屋收费管理”中该业主已经增加的收费工程3、修改列表中某条收费记录的内容时：双击该记录系统会出现下表：直接在表上修改点击“计算”点击“保存”“返回”4、如要删除记录： 选定记录点击“删除”工程即可已缴费用不能删除）。注：红色字体表示未缴费用二、业主多月缴费管理在上面“业主多月应缴费用管理”中已经生成了业主需要缴的费用，当业主来缴费的时候，就需要用这个模块。此项默认显示的是所有业主未缴的费用记录，也可通过查找功能来确定某些业主。操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主多月缴费管理”，此时会出现以下画面，如图：缴费操作：1. 选择业主：点击工具栏右下方的“楼宇名称”后的三角形按钮，选择要进行缴费操作工程的楼宇名称，点击“查找”按钮，或输入“房屋代码”、“业主姓名”点击“查找”。查找到业主后，下面列表框则出现该业主应缴的各项费用。NrpoJac3v12. 在列表中点选要缴的费用，也可多选，但必须是同一费用；3. 点击“工具栏”中“缴费”会弹出缴费窗口，如图：4、在此编辑框中依次输入缴费情况，单据号码可能是发票号码或收据号码，实际缴费金额等于应缴费用的四舍五入，不能乱输入金额，否则系统会提示报错，点击“确定”按钮即可，下次再登陆此界面时，此已缴费用将不再显示。点击“缴费人”后的“”键会默认业主姓名；点击“收款人”后的“”键会默认操作员姓名）1nowfTG4KI三、业主资料明细表就是所有业主的花名册，用来显示所有业主的资料和缴费情况及投诉情况的详细资料。操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主资料明细表”如图：fjnFLDa5Zo1. 一进入该表系统将显示所有业主资料2. 也可查找某业主，点击“业主资料明细表”中的“查找”将出现以下画面：在此编辑框中输入业主有关资料，点击“查询”系统将自动帮管理人员查出某业主。3. 查询某业主的详细资料、收费情况及投诉情况：在“业主资料明细表”列表栏中双击某业主资料，将弹出以下画面：此列表中将显示该业主的个人资料、缴费情况和投诉记录等全部详细资料。可点击右上“计算”了解该业主欠费总额。四、前台管理模式同上表略）可使用“房屋代码”或“姓名”查找业主。五、实收费用明细此工程可查询实际收到业主已缴费用的明细，操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“实收费用明细”如下图：tfnNhnE6e51.查询方法：在工具栏下方的编辑框中依次选择“楼宇名称”，“房屋代码”，“缴费时间”，“收费工程”后点击“查找”按钮即可得到该业主某段时间内对某项费用的实交情况。HbmVN777sL2.删除方法当缴费发生错误的时候，就要把错误的那笔记录查找出来，把它删除掉，同时会把它对应收费年月中的应缴费用记录中的缴费状态设置为未缴费。V7l4jRB8Hs六、业主缴费明细查询此项用来显示业主的缴费记录，可查询某业主在某月内的所有缴费明细，操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主缴费明细查询”出现以下画面83lcPA59W9业主列表查询方法1. 在业主列表中选择因查询的业主；或使用查找栏输入名称点击“查找”确定业主。2. 根据需求点选“已交费”、“未缴费”、“全部”查看缴费情况。 3. 如果要查某月缴费情况：可在勾选“仅含”后选择“缴费时间”内日期。4. 如果要查所有时间情况：取消“仅含”勾选即可。注：红色字体表示未缴费用，黑色字体，表示已缴费用七、业主缴费全况表用来查询统计每个楼宇、单元、房屋的各项缴费情况，操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主缴费明细查询”见下图：mZkklkzaaP一）查询方法1. 在“缴费时间内”确定查询时间段。2. 如要查询房屋缴费情况就只输入“房屋代码”资料点击“统计”，下面列表即会显示业主的应缴费用项，已缴费用项及未缴费用项。AVktR43bpw3. 如要查询楼宇单元内所有业主缴费情况就只输入“楼宇单元”资料点击“统计”，下面列表即会显示业主的应缴费用项，已缴费用项及未缴费用项。ORjBnOwcEd4. 如要查询整个楼宇内所有业主缴费情况就只输入“楼宇名称”点击“统计”，下面列表即会显示业主的应缴费用项，已缴费用项及未缴费用项。2MiJTy0dTT5. 这些是统计的记录，可以把它进行删除，若要删除某工程，请选择该工程，点击“删除”按钮即可。二）统计条件的变更1. 如查所有楼宇情况只输入日期即可；2. 根据查询目的选择填写“房屋代码”、“楼宇单元”、“楼宇名称”或“收费名称” 例如：要查询2005年5月-2005年10月“阳光”楼的所有单元的所有收费工程：缴费时间内填入从“2005年5月”到“2005年10月”“楼宇名称”填入“阳光”“统计”即可。其余工程不需填写）。gIiSpiue7A八、业主已缴费用明细表用来统计业主已经缴过的费用；操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主缴费全况表”见下图：操作方法同上表九、业主未缴费用明细表用来统计业主未缴清的费用；操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主未缴费全况表”见下图：操作方法同上表十、业主欠费总表用来统计业主的总欠费额，操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“业主欠费总表”见下图：操作方法同上表十一、按月份统计缴费总金额按照月份来有选择性的统计全部业主的缴费情况，可查询出业主应缴总金额和已缴的总金额，操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“按月份统计缴费总金额”见下图：uEh0U1Yfmh操作方法同上表十二、按收费工程统计缴费总金额此项按照业主收费工程来统计业主应缴费用，已缴费用，未缴费用。可查询某楼宇或某房屋的情况。操作步骤如下：点击菜单栏中的“收费管理”“按收费工程统计缴费总金额”见下图：IAg9qLsgBX操作方法同上表第六章 押金管理一、业主押金管理用来设置和查询业主押金方面的信息。操作步骤如下：在菜单中选择“押金管理”“业主押金管理”。查找栏一）添加业主押金信息步骤1. 点击工具栏中的“增加” 。2. 在下面编辑框中选择日期。3. 选择业主：点击房屋代码编辑框后的黄色按钮，将弹出此画面：先选择查找方式在编辑框内输入名字点击“查找”按钮，在列表选中要增加押金的业主点击“选中”按钮，业主的信息将会自动录入编辑框。WwghWvVhPE4、选择操作类型收取，退还，冲抵费用）依次输入编辑框中的资料。点击工具栏中的“存盘”即可。二）要修改信息内容1. 先选定要修改的记录；2. 点击“编辑”按钮，在编辑栏内进行修改；3. 修改完毕点击“存盘”三）删除某条信息1. 先选定要修改的条目；2. 点击“删除”按钮即可。四）需查找某楼宇或某房屋业主）押金信息1. 在“查找栏输入相关信息2. “查找”下面列表即可出现相关资料。二、业主押金明细此工程可供查询某业主的多次押金收取退还情况，还可对其做出整理，进行统计。操作步骤如下：在菜单中选择“押金管理”“业主押金管理”见下图：asfpsfpi4k查询方法1. 在编辑拦内选择“时间、房屋代码、楼宇名称”点击“查询”按钮，下方列表中将显示出业主押金明细。2. 若要对其进行计算总结，可先选择目标，点击工具栏中的“整理”按钮，下次再进入互界面时列表中将会显示出整理结果。ooeyYZTjj1三、业主押金汇总表此项用来统计所有业主押金收还情况。操作步骤如下：在菜单中选择“押金管理”“业主押金汇总表”如图：操作方法：选择时间点击“统计”即可。第七章 投诉管理一、业主投诉管理用来记录管理业主投诉、处理情况，还可根据投诉单号查询记录。操作步骤如下：点击菜单栏中的“投诉管理”“业主投诉管理”如图： BkeGuInkxI一）增加投诉记录1. 点击“增加”按钮；2. 在编辑栏中填写记录；“投诉单号”不必填写，在其他工程填好点“保存”时系统自动生成； 投诉日期如果是当天只需点击“投诉日期”后面的“”即可；在输入“楼宇名称”、“楼宇代码”、“业主”、和“电话”时只需点击“电话”后的“”系统会弹出查找表格，如图：PgdO0sRlMo在表中输入查找范围点击“查找”点选记录后点击“选中”资料内容将自动录入“业主投诉管理”表。 填写“记录人”可点击后面的“”自动生成当时操作的人。 “处理结果”第一次系统自动为未处理。3. 填写好后点击“存盘”即可。二）投诉处理记录1. 点击“编辑”按钮；2. 在列表中点击要处理的投诉条目3. 填写“处理日期”、“处理人”、“处理形式”4. 如果是本人当时处理结果是满意可点击“回访情况”后的“”，系统将自动生成记录。三）查找某条投诉详细记录1、点击工具栏中的“查找”，系统会弹出查找表格，如图：2、输入相关信息点击“查询”即可。二、投诉统计按业主）按业主来统计投诉工作情况，操作步骤如下：点击菜单栏中的“投诉管理”“投诉统计按业主）”如图： 一）某时间段内某楼宇中业主的投诉次数选择时间段选择楼宇名称点击“统计”即可。二）某时间段内针对某种投诉内容的统计查询选择时间段填写“投诉内容”点击“统计”即可。三、投诉统计按月份）按月份来统计投诉工作情况，操作步骤如下：点击“菜单”栏中的“投诉管理”“投诉统计按月份）”如图：按月份来统计投诉情况，操作步骤同上。四、投诉统计按月份+业主）年内每月所有投诉统计操作步骤如下：点击“菜单”栏中的“投诉管理”“投诉统计按月份+业主）”如图：以月份和业主名称来统计投诉情况，操作步骤同上。物业收费管理软件疑难说明1、为何始终不能添加新的工程到列表中？ 出现此情况是因为在增加工程后没有进行存盘操作，正确