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文档简介

第一单元商务文书的格式 第二课书写商业函件的注意事项 商务函件的基本原则 一 在忙碌的商务活动中 商务函件最重要的作用就是 把事件准确 简洁 明了的传达给对方 在此主要讲几点必须遵守的基本原则和注意事项 1 结论优先原则要先写结论 主要内容 其次写原因 经过 最后写意见 建议 要先拟定一个能吸引对方 概括内容的标题 才能让对方一目了然 2 简洁原则注意语句要简短 如果遇到内容复杂的情况 应该分成条目来写 以便于阅读理解 3 重事实原则不要使用掺杂个人感情的 模糊的表达方式 特别是数字 日期 金额 数量等有关数字类的表达 必须经过确认 准确无误 不能含糊了事 4 遵守基本格式原则各种形式和类型的函件都有固定的模式 为了尊重对方 便于阅读理解应遵循基本的书写格式来写 5 正确使用敬语原则商务函件中的敬语表达 既是表明自身同对方的关系 又为表达诚意 所以尽量避免使用招致误解的表达 注重各种敬语表达的区分运用 6 6W2H原则不建议贸然动手去写商务函件 一般会依照以下原则来整理文章 所谓的6W2H原则 包括 when 时间 where 地点 who 谁 whom 给谁 what 什么 why 为什么 how 怎样 howmuch 多少 只要注意以上几个书写要素相信能够写出严谨的文章 7 注意特殊词汇由于商务函电都要求一定的商务礼仪 因此有关对方的 貴社 貴店 等尊敬表达 御礼 厚情 等惯用句表达尽量放在一行内使用 避免跨行使用 其次有关数字 金额等数据表达不要跨行使用 以免产生误解 8 避免错误商务函件大多会作为正式的文件予以保存 所以写完之后一定要重读检查 看看有没有错字 漏字 特别是数字 日期 单位等等数字方面的错误会招致意想不到的损失 二 敬语 本人在多年的函电教学中发现如何正确的使用敬语对大多数学生来说是一个难点 现在讲一下如何正确使用敬语 1 敬语的分类敬语分为尊敬语 尊敬語 谦让语 謙譲語 郑重语 丁寧語 美化语 美化語 四种形式 2 为什么要使用敬语 在和日本人的商务交往中 为了能建立相互信赖的关系 敬语就是不可缺少的媒介 如上所述敬语又分为尊敬语 谦让语 郑重语 美化语四种 平时要根据说话的语境和实际情况来区分使用 要特别注意的一点是不可过分使用敬语 以免让对方感觉不舒服 3 敬语的使用范围 对于地位比自己高的人使用敬语大家已经非常清楚 假设对方比你年轻 只要他是你的客户或者顾客就要用敬语书写函件 敬语表达中最关键是要区分敬
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