YY-QP-001 文管制程序.doc

二级文件文件管制程序编号YY-QP-001生效日期2013/9/02版次A/0修订日期无页次第 15 页 共8页 惠州市盈毅电机有限公司文件管制程序文件编号版 本生效日期页 次YY-QP-001A/02013/0/2第1页共8页制定单位制 定审 核核 准文控中心修订记 录NO章 节修 订 摘 要修订人1全文新文件作成1.目的为了规范品质体系文件，使公司、供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件，特制定本程序。2.范围2.1质量体系文件的编制、管制方法。2.2供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。2.3其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。2.4确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。3. 定义3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件、指导性文件等。3.2非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料，各种统计报表。3.3 体系文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向。3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本公司质量管理体系的构成及要素（过程）。3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。3.3.5作业指导书：它是对程序文件的补充，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。4.职责4.1 总经理：核准本公司的质量方针/目标、质量手册。4.2 管理者代表：负责制定质量手册。4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回文控中心。4.4文控中心：负责本公司受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存旧版文件的回收、保存、销毁等。4.5 文件控制职责表文件级层文件类别编 写审 核批 准保存一质量手册管理者代表/总经理文控中心二程序文件部门相关人员各部门负责人管理者代表三支援性文件关联部门/部门负责人四表单随相关二、三级文件一同审批五外来文件/5.作业流程无6.内容6.1 程序文件编号原则： 公司代号 文件级别号流水号 YYXXXXX6.2 三级文件编号原则（一般性支援文件）：公司代号文件级别号流水号YYXXXXX6.3 三级文件编号原则（SOP（类）：公司代号机种号流水号+版本号XXXXXXX文件级别号6.4 表格表单编号原则：部门类别号流水号FMXXXXX注释： 公司代号：YY 文件级别号：质量手册：QM； 程序文件：QP； 三级文件：WI； 四级文件：FM。部门类别：行政部：HR； 业务部：YW； 工程部：GC； 品质部：QC；生产部：SC； 资材部：PMC。 流水号：001999。6.6 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。6.7 外来文件的编码以外单位编码为准。6.8 各标题内小标题顺序如下格式：X X.1 X.X.1 X.X.X.1 a 以此类推。6.9受控文件控制的一般要求6.9.1二、三级文件的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1A/9、B/0B/9、C/1C/9、版，以此类推。6.9.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。6.9.3受控文件必须有编制人、核准人签名后方可发出，且编制与核准不可为同一人。6.9.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。6.10 文件制定/修改/废止作业6.10.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员核准后执行。6.10.2修改/废止：文件需修改或废止时，由相关人员提出，经原制订部门负责人及相应的负责人员同意后交再修改或执行废止。6.10.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在文件封面的修订摘要中。6.11 文件分发与回收6.11.1 文件制定/修改后，文控中心依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在程序文件一览表中登录或修改，以控制文件的最新状态。6.11.2受控文件分发要求：6.11.2 .1 质量手册、程序文件发放至公司各职能部门。6.11.2 .2 各部门所制定的三级文件，发至本部门及关联部门，其它部门若有需要再申请。 6.11.2 .3 外来文件由相关部门人员审查后，交文控中心登录于外来文件一览表中予以控制，文控中心保留原稿，需要的部门以受控文件发出。 6.11.3文控中心按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”章，并编上分发号，再分发给相关部门。 6.11.4 文件接受人为各部门文员或部门负责人，如是文员接收，则文员应将文件转交给本部门负责人，由部门负责人审阅后再作安排，以确保信息由上而下传达。 6.11.5在文件分发过程中，文控中心还须收回原有的旧版文件，并应在文件发放记录表中记录回收情况。6.11.6对收回的旧版文件或作废文件，须予以及时销毁。6.11.7文控中心应每年度视需要重新发出程序文件一览表，以供各使用部门核对最新版本。6.12 文件的保存6.12.1受控文件由相关部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或涂改其内容。6.12.2体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份。6.13文件的增补任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写文件申请单，交部门主管/管理者代表批准后，由文控中心予以补发，补发控制按正式发行执行。6.14 文件的借阅控制6.14.1文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损坏，并做到及时归还。6.14.2非工作需要借阅质量体系文件与外来文件，保存部门有权拒绝。6.14.3当工厂外界人士需调阅本厂文件与外来文件时应呈管理代表批准同意方可。6.15 外来文件的管制6.15.1各部门需要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件，并对这些外来文件进行明确的标识和理解。如：6.15.1.1 销售部获取供方与客户方面的文件，包括供货合同、产品说明书、报价表、检验报告单及客户订单，技术图纸等.6.15.1.2 品质部应获取与产品品质相关的法律、法规、行业标准等。6.15.1.3 其它相关的部门应收集与本部门业务相关的各项外来文件。6.15.2 外来文件的标识与管理6.15.2.1为方便使用与取阅应将外来文件进行明确的标识，分类摆放。6.15.2.2 所有的外来文件必须填写于“外来文件一览表”中，以便查阅。6.15.2.3 客户提供的相关产品标准，需工程部、品质部或相关部门转变公司内部受控文件执行。6.16 质量记录的控制按质量记录控制程序执行。7.相关文件7.1记录控制程序8.相关记录8.1程序文件一览表8.2三级文件一览表8.3三级文件（SOP类）一览表8.4公司表格表单一览表8.5文件申请单8.6文件发放记录表8.7外来文件记录表 程序文件一览表 表格编号 FM-HR-001 版本：A/0 序号文件名称文件编号标准条款号生效日期1文件管制程序YY-QP-0014.2.32记录控制程序YY-QP-0024.2.43管理评审管制程序YY-QP-0035.64生产计划管制程序YY-QP-0045.4.2+7.15生产设备管制程序YY-QP-0056.1+6.3+7.5.16员工培训管理程序YY-QP-0066.27生产过程管制程序YY-QP-0077.1+7.2.18合同/订单评审管制程序YY-QP-0087.2.3+7.5.1+7.5.4+8.49客户投诉处理管理程序YY-QP-0097.2.310设计与开发管制程序YY-QP-0107.311工程变更管制程序YY-QP-0117.312采购作业管制程序YY-QP-0127.413标示与可追溯性管制程序YY-QP-0137.5.314搬运、储存、包装管制程序YY-QP-0147.5.515量规仪校管制程序YY-QP-0157.616客户满意管制程序YY-QP-0168.2.117内部审核管制程序YY-QP-0178.2.218进料检验管制程序YY-QP-0188.2.3+8.2.419制程检验管制程序YY-QP-0198.2.3+8.2.420出货检验管制程序YY-QP-0208.2.3+8.2.421不合格品管制程序YY-QP-0218.322纠正与预防措施管制程序YY-QP-0228.5.2+8.5.323客供财产管制程序YY-QP-0237.5.4附件二 文件申请单申请部门： 申请日期：文件类型 一级文件 二级文件 三级文件 图纸 外来文件 其它文件名称文件编号文件版本已领有份数申请份数申请原因领取人 FM-HR-002申请人： 部门负责人： 管理者代表：附件三 文件发放明细表文件编号： 文件名称： 文件版本：发放序号发放部门发放时间领用人签名回收状况备 注1#2#3#4#5#6#7#8#9#10# FM-HR-003 附件四 外来文件记录表文件类型 SIP SOP 产品图 模具图 设备图 检验报告 其它文件名称文件编号来源单位文件页数文件版本本司使用部门接收人FM-ZJ-004申请人： 部门负责人： 管理者代表：附件五 三级文件一览表 序号文件名称文件编号版本号总页数生效日期备注123456789101112131415161718