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第三章Word字处理软件 基本文字编辑表格处理图文混排模板的应用邮件合并长文档编辑 主要内容 3 1word2007简介 Office2007简介Word2007的启动与退出Word2007的窗口组成定制Word2007工作环境 3 1 1Office2007简介 MicrosoftOfficeSystem包括以下独立产品 MicrosoftOfficeWord2007MicrosoftOfficePowerPoint2007MicrosoftOfficeExcel2007MicrosoftOfficeAccess2007MicrosoftOfficeOutlook2007MicrosoftOfficePublisher2007MicrosoftOfficeInfoPath2007MicrosoftOfficeProject2007MicrosoftOfficeOneNote2007MicrosoftOfficeVisio2007 3 1 1Office2007简介 Word2007 集文字处理 表格处理 图文排版于一体的字处理软件 PowerPoint2007 设计制作广告宣传 产品演示的电子版幻灯片 Excel2007 电子表格制作软件 制作电子表格 进行数据运算 进行数据的分析和预测并且具有强大的图表制作功能 Access2007 强大的数据管理功能 可以方便地利用各种数据源 生成表单 查询 报表和应用程序等 Outlook2007 管理多个邮件和新闻账号 浏览邮件 发送和接收安全邮件 使用通讯簿存储和检索电子邮件地址等功能 3 1 1Office2007简介 Publisher2007 创建和编辑新闻稿 小册子 海报和网站 Project2007 计划 跟踪和管理项目 并通过使用MicrosoftOfficeProject与工作组交流 Visio2007 创建 编辑和共享图表 OneNote2007 一种数字笔记本 它为用户提供了一个收集笔记和信息的位置 并提供了强大的搜索功能和易用的共享笔记本 搜索功能使用户可以迅速找到所需内容 共享笔记本使用户可以更加有效地管理信息超载和协同工作 InfoPath2007 设计和填写动态表单 以便在整个组织中收集和重用信息 3 1 2Word2007的启动与退出 启动Word的方法从 开始 菜单启动直接启动双击任何Word文件或快捷方式 3 1 2Word2007的启动与退出 退出Word的方法选择 Office按钮 菜单中的 退出Word 选项单击窗口右上角的 关闭按钮按Alt F4关闭Word2007应用程序 3 1 3Word2007的窗口组成 窗口由快速访问工具栏 标题栏 功能区 标尺 工作区 滚动条 状态栏组成 状态栏 标尺 滚动条 工作区 Office按钮 功能区 快速访问工具栏 标题栏 3 1 4定制Word2007工作环境 方法 Office按钮 Word选项 1 设置文件的默认存放位置2 设置文档的保存时间间隔3 定义快速访问工具栏上的命令4 即点即输 的功能 高级 启动 即点即输 功能后 可实现在文档任意位置双击即可输入 注意 该功能只能在页面视图方式和Web视图下使用 案例1 快速修改一段草稿 案例1 快速修改一段草稿 任务 用Word编辑完成一篇文章 并且使文字条理清楚 界面美观 最终效果如 自荐信的写法 docx 案例相关知识点 文档的新建与保存查找与替换字符排版首字下沉 段落排版边框和底纹分栏项目符号和编号 本案例中应用到如下知识点 案例1 快速修改一段草稿 操作步骤 1 启动Word 设置每隔8分钟自动保存 2 新建一Word文档 文档内容与 自荐信写法 原文 doc 的内容相同 保存为 自荐信的写法 docx 新建文档 3 将文中第三段到结尾的求职信改为自荐信 将文中的手动换行符替换为段落标记 并删除段后的空行 查找与替换 4 将标题设为 二号 隶书 加粗 蓝色 正文字体为 楷体 GB2312 四号字 字体设置 案例1 快速修改一段草稿 操作步骤 5 将文中红色字体中 自荐信 三个字字符加宽5磅 位置提升5磅 字符间距 6 将标题设置为 阴文 效果 7 将第四段首字下沉3行 距正文1厘米 首字下沉 8 全文采用 两端对齐 方式 行间距为 单倍行距 每段段后间距为1行 段间距与行间距 案例1 快速修改一段草稿 操作步骤 9 将第1段 第2段 第5段首行缩进2字符 段落缩进 10 为文中红色字体加入1 5磅的蓝色边框 浅黄色的底纹 边框和底纹 11 将第1 2段内容分为两栏 插入分隔线 分栏 12 为文中蓝色字体内容加红色项目符号 项目符号和编号 3 2文档的基本操作 主要内容新建文档打开文档保存文档关闭文档Word2007的文档视图 3 2 1新建文档 启动Word后 自动建立一个空白文档单击 Office按钮 然后选择 新建 命令 从打开的对话框中选择 空白文档 后 单击 创建 按钮 利用这种方法可使用Word模板 使用Ctrl N组合键说明 空白文档将按照默认模板生成 所谓模板就是将各种类型的文档预先编排好的一种文档框架 包括一些固定的文字内容和固定的字符 段落格式等 返回案例 3 2 2打开文档 Office按钮 打开 使用Ctrl O组合键利用 Office按钮 新建 打开 菜单旁边的 最近使用的文档 文件列表可打开最近使用过的文档在 我的电脑或资源管理器 中双击要打开的文档注 可同时打开多个文档 3 2 2打开文档 补充 单击 打开 按钮中的下三角按钮 在弹出的菜单中可以选择 以副本方式打开 选项 这样可以再创建另外一个副本 也可以选择 打开并修复 选项 当文件出现问题不能正常被打开时 常会用到此功能 可以直接在 文件名 下拉列表框中输入或粘贴所需打开文档的正确路径 例如 D 计算机文化基础 然后按Enter键或单击 打开 按钮 如果在文件和文件夹窗口中没有显示所需文件 则可在 文件类型 下拉列表框中调整相应的显示文件的类型 3 2 3保存文档 1 保存新建文档 Office按钮 保存 选择存放路径 给出文件名并选择文件类型单击快速访问工具栏上的 保存 按钮2 保存已存在文档若以原文件的形式保存可 单击常用工具栏上的 保存 按钮或 Office按钮 保存 或 CTRL S若另外以其它文件的形式保存 Office按钮 另存为 3 自动保存 3 2 3保存文档 提示 因为可以自动设置扩展名 所以在 文件名 下拉列表框中只需输入文档的名称 无须亲自为文件名添加文件扩展名 设置文档的打开权限和修改权限密码在保存文件时 单击 另存为 对话框中的 工具 按钮 在打开的浮动菜单中选择 常规选项 命令 可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码 案例1 任务1 1启动Word 设置每隔8分钟自动保存 任务1 2新建一word文档 文档内容与 自荐信的内容与格式 docx 的内容相同 保存为 自荐信的写法 docx 3 2 4关闭文档 单击窗口右上角 关闭 按钮 关闭正在编辑的文档 如果当前文档没有保存 Word2007将提示用户保存该文档 关闭和退出文档有什么不同 3 2 5文档视图 页面视图 所见即所得 和打印输出的效果一致 支持一些特殊功能如即点即输等 普通视图 只能处理纯文本 不支持所见即所得 如不能显示图形对象 页眉 页脚 页边距 阅读版式视图 默认情况下 阅读版式视图下不允许编辑Web版式视图 便于联机阅读 可以段落自动换行以适应当前窗口的大小 大纲视图 根据段落的大纲级别有层级的显示 可以方便地调整段落的大纲级别 及各个级别的顺序 3 2 5文档视图 其他查看文档方式 文档结构视图 一个独立的窗格 能够显示文档的章节标题列表 打印预览视图 Office按钮 打印 打印预览 全屏显示 在快速访问工具栏中添加快捷按钮 Office按钮 Word选项 自定义 从下列位置选择命令 中的 不在功能区中的命令 选择 切换全屏视图 或者通过Alt v u组合 3 3文档编辑 文档输入文本的选取文本的移动 复制剪贴板撤消 恢复与重复操作删除文本合并两文档查找与替换 返回案例 3 3 1文档输入 输入文档 包括输入文本 拼写和语法校对 插入特殊字符 插入艺术字和剪贴画 插入点 窗口中不断闪烁的粗竖线 被称为当前光标 它所在的位置被称为插入点 Word中输入文本原则 不可任意加空格 回车键 3 3 1文档输入 1 插入 改写状态单击Insert开关键单击状态栏上的 改写 方式按扭 改写状态表示覆盖状态 2 段落WORD具有自动换行的功能 WORD以回车键作为段落结束的标志 3 3 1文档输入 提示 若段内换行 SHIFT ENTER段首不要加空格 段内不可加回车 Office按钮 Word选项 显示 标签 可以控制段落标记是否显示 段落合并 操作方法是 把插入点移到分段处的段落标记前 然后按Delete键 在标记后按BackSpace键 删除该段落标记 即完成段落合并 实际上就是删除分段处的段落标记 3 3 1文档输入 3 时间和日期输入利用 插入 选项卡 文本 组 日期和时间 可选择静态方式或自动更新方式4 符号输入使用 插入 选项卡 符号 组使用 插入 选项卡 特殊符号 组使用动态键盘 3 3 1文档输入 4 符号输入 3 3 1文档输入 提示 插入特殊符号快捷键的定义 当用户在输入时需要频繁使用某一符号时 可以定义快捷键 如定义 符号的快捷键 方法是 在 符号 对话框中 首先选中该符号 然后单击 快捷键 按钮 在打开的 自定义键盘 对话框的 请按新快捷键 文本框中同时按下几个键 例如Ctrl D组合键 然后单击 指定 按钮和 关闭 按钮 这样 当再次需要使用 符号时 只需按下Ctr D快捷键即可 插入特殊符号快捷键的定义 在 符号 对话框中 首先选中需要定义快捷键的符号 然后单击 快捷键 按钮 打开 自定义键盘 对话框 插入特殊符号快捷键的定义 在 请按新快捷键 文本框中同时按下几个键 例如Ctrl D组合键 然后单击 指定 按钮和 关闭 按钮 这样 当再次需要使用 符号时 只需按下Ctr D快捷键即可 3 3 2文本选取 1 用鼠标选取文本 拖曳 按住鼠标左键拖曳 选取一行或多行将鼠标移动到 文本选取区 单击或拖曳 选取一段将鼠标移动至 文本选取区 双击将鼠标指针移至该段内任一位置 三击 矩形块选取Alt 鼠标拖曳 选取整个文档将鼠标指针移至 文本选取区 三击鼠标左键 Ctrl A执行 编辑 全选 命令 其他选取选取一句 以句号为结束标志 Ctrl 单击选取一个词或词组 双击 3 3 2文本选取 3 3 2文本选取 7 扩展选取 按F8键进入扩展选定状态 再按一下F8 选中光标所在位置的一个单词 再按一下 选区扩展到整个句子 再按一下 就选中了整个段落 再按一下 就选中了全文 按ESC键 取消扩展选定方式 8 选择格式相似的文本 选中一段文本 右击选中的区域 在弹出的菜单中单击 样式 选择格式相似的文本 命令 3 3 2文本选取 2 用键盘选取文本 Shift 方向键 实现对字 行 屏的操作CTRL Shift 方向键 实现对段 文档 文本块的操作3 撤消选定的文本在文档任意位置单击左键或按 上下左右箭头 表3 2选取文档的快捷键及其功能 3 3 3文本的移动与复制 操作之前 必须选中操作的对象 文本 同一文档 可使用鼠标拖动或剪贴板不同文档 用剪贴板方法 鼠标拖动 移动文本时 直接拖动 复制文本时 按住Ctrl键再进行拖动 利用剪贴板 3 3 3文本的移动与复制 提示 复制后的文本可以粘贴到同一篇文档或其他文档 甚至可以粘贴到不同的程序中 并且可以粘贴数次 使用鼠标右键拖动选定的文本到目标处 松开鼠标 会弹出一个菜单 选择 移动到此位置 或 复制到此位置 选项 3 3 4剪贴板 调出剪贴板 开始 选项卡 剪贴板 组 右下角的对话框启动器单击剪贴板上的对象图标 其内容将粘贴到目标位置单击剪贴板上的 删除 按钮 剪贴板中的内容将被删除 3 3 5撤消 恢复 重复操作 撤消操作是指取消 上一步 或多步 操作 使文档恢复到执行该项操作前的状态 当执行了撤消操作后 恢复操作用来恢复 上一步 或多步 操作 重复操作是指将上一步操作再执行一次或多次 撤消操作 Ctrl Z组合键 快捷工具栏上的 撤消键入 按钮重复操作 Ctrl Y组合键 F4功能键 3 3 6删除文本 删除文本按Del或Backspace键 清除格式内容 3 3 7合并两文档 方法一 利用剪贴板方法二 利用插入菜单先设置插入点 插入 选项卡 文本 组 对象 按钮 文件中的文字 选择要插入的文件 3 3 8查找与替换 开始 选项卡 编辑 组 查找 替换 F5 定位Ctrl F 查找Ctrl H 替换按下 更多 按钮可进行指定格式的查找与替换任务1 3将文中的手动换行符替换为段落符号 并删除段后的空行 返回案例 查找时所用的通配符列表 3 4字符排版 设置字体 字号及字形设置字符间距设置首字下沉中文版式缩放字符 3 4字符排版 字符格式包括字符的字体 字号 颜色等等各种字符表现形式 在设置字符格式之前 选取需要设定格式的字符 即遵循 先选取 后设置 的规则 3 4字符排版 利用 开始 选项卡的 字体 组相关命令设置字符格式利用浮动工具栏设置字符格式利用 字体 组的对话框启动器设置字符格式 1 设置字体 字形及字号 任务1 4将标题设为 二号 隶书 加粗 蓝色 正文字体为 楷体 GB2312 四号字 返回案例 大家好我QQ 2 设置字符间距 操作方法 在 字体 对话框选择 字符间距 选项卡 2 设置字符间距 例3 1 新建一Word文档 输入文本 东西南北中 再对输入的文本创建出如下图所示的字符效果 任务1 5将文中红色字体中 自荐信 三个字字符加宽5磅 位置提升5磅 返回案例 3 设置首字下沉 操作方法 选择 插入 选项卡 文本 组中 首字下沉 命令下边的下拉箭头 弹出如右图所示的 首字下沉 对话框 任务1 7将第四段首字下沉2行 距正文1厘米 返回案例 4 其他字符格式 拼音指南带圈字符 5 中文版式 操作 选中要操作的文本或将插入点放在要输入的文本位置上 然后利用 开始 选项卡 段落 组 中文版式 按扭纵横混排 改变部分文本的排列方向合并字符 合并字符是指将选定的多个字或字符组合为一个字符 双行合一字符缩放 3 5段落排版 段落对齐段落缩进段落间距与行间距分段与合段设置制表位边框和底纹分栏项目符号与编号快速格式化 可 先输入文本 再设置格式 也可 先设置格式 再输入文本 段落格式通常包括段落的左右缩进 对齐方式 段落间距 行间距 段落的换行与分页以及设置制表位等 3 5段落排版 1 段落对齐 Word2007提供了五种段落对齐方式 左对齐 右对齐 两端对齐 居中对齐和分散对齐操作方法利用 开始 选项卡 段落 组中的对齐按扭利用 段落 对话框中 缩进和间距 选项卡中的 对齐 方式 2 段落缩进 方法一 利用 开始 选项卡 段落 组对话框启动器调出 段落 对话框方法二 利用标尺按住ALT键可以看到精确的缩进厘米数 返回案例 3 段落间距和行间距 段落间距是指段落与段落之间的距离行间距是指段落中行与行之间的距离 注意 在对话框中需要输入度量值的地方 可以直接输入有效的度量单位 WORD会自动换算 将其转化为默认的度量单位值自己设置默认度量单位的方法 Office按钮 Word选项 高级 标签 显示 部分 在度量单位处进行选择 案例1 任务1 8全文采用 两端对齐 方式 行间距为 单倍行距 每段段后间距为1行 任务1 9将第1段 第2段 第5段首行缩进2字符 返回案例 4 分段与合段 1 分段 在要分段位置处打回车键 2 合段 方法一 在前段的段尾按Del键 方法二 在后段的段首按Backspace键 5 设置制表位 1 制表位的功能和种类功能 在段落中定位文字 在段落开始处按Tab键 文字会自动缩进两个字 间距为0 75CM 可以利用多个制表位来调整整个段落文字的排列位置 使整篇文章更整齐 美观 种类 左对齐 右对齐 居中 小数点对齐 竖线2 设置制表位 可利用标尺或利用 段落对话框 中的 制表位 命令 例3 3 下午茶点