U8总账UFO报表操作手册.docx

总账UFO报表操作手册一、流程概要2二、系统登录2三、基础设置4（一）、基本信息41、系统启用42、编码方案53、数据精度7（二）基础档案81、部门档案：82、人员档案93、客户分类124、客户档案125、供应商分类146、供应商档案147、会计科目15（1）会计科目增加15（2）会计科目修改16（3）会计科目删除16（4）会计科目设置注意点168、凭证类别设置179、外币设置1710、收付结算方式18四、日常业务处理18（一）期初余额及选项182、期初余额的修改：193、期初余额的删除194、选项：19（ 二）凭证处理201、凭证的填制：202、凭证的修改：223、凭证的删除：22（三）凭证审核：25(3)凭证取消审核：26（四）填制凭证界面按钮功能介绍27（五）记账27（六）期末转账29（七）期末结账30五、账表查询31六、UFO报表制作33一、流程概要 填制凭证凭证审核凭证的出纳签字凭证进行记账处理期末转账的操作期末结账账表的查询出具相关报表（资产负债表、损益表）二、系统登录1、点击左下角“开始”菜单里“程序”里找到“用友ERPU872”里点击“企业应用平台”出现以前登录界面【如图1-1,图1-2所示】图1-1图1-22、“登录到”不需要做改变默认是“ERPSERVER”，“操作员”处选择正确的操作员，即每个人员的编码，001,002 等，“密码”处正确的登录密码，“账套”处选择正确的帐套，此处做财务账选择“001亿码科技（苏州）有限公司”，“语言区域”默认简体中文即可，“操作日期”处选择正确的操作日期。 注意：操作日期：如会计处理已到下个会计期间，仍需处理上个会计月的业务 如填制凭证，那么操作日期需是上个会计月。3、点击“确定”按钮完成系统的登录【如图2所示】，系统登录后可以看到“业务工作”页签，“基础设置”页签和“系统服务”页签。通过这三个页签可以进行不同的业务操作（具体操作在后面详述）图2三、基础设置通过“基础设置”页签可以进行相关基础档案的设置，如会计科目的设置、部门档案设置、人员档案、客户档案设置、供应商档案设置、收付结算方式的设置等，还可以进行帐套模块的启用（在起不需要做启用，目前系统已经把模块启用）（一）、基本信息1、系统启用“系统启用”针对账套模块的启用，本系统在建账时已经对账套进行了启用了，如以后还要增加新的模块，需对帐套模块进行启用，帐套模块的启用人，只能是帐套主管（企业在建账时基本上由实施人员操作此步骤）打开“基础设置”页签下的“基本信息”页签，点击“系统启用”页签【如图3所示】（用户对此部分只需要做简单了解即可）图32、编码方案本功能主要用于设置有级次档案的分级方式和各级编码长度，可分级设置的内容有：科目编码、客户分类编码、部门编码、存货分类编码、地区分类编码、货位编码、供应商分类编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。（只有在初始化帐套时用到，实施人员已把编码方案做相关控制，用户在使用时无须对其进行操作），打开“基础设置”页签下的“基本信息”页签，点击“编码方案”页签【如图4所示】（用户对此部分只需要做简单了解即可）图4注意：在进行编码级次填写时须注意该分类根据编码规则进行一级分类的编写，编写下一级分类的时候要把紧挨着的上级分类编码给带出，进行编码填写时，编码不能进行重复。举例说明如下：1、会计科目编码规则：4此处“4”为一级分类，编写时由4位数组成-2此处“2“为二级分类，编写时由2位数组成-2此处“2”为三级分类，编写时由2位数组成-2此处“2”为四级分类，编写时由2位数组成-2-此处“2”为五级分类，编写时由2位数组成2此处“2”为六级分类，编写时由2位数组成-2此处“2”为七级分类，编写时由2位数组成银行存款 1002中行存款100201， 中行存款紧挨着上级分类是银行存款1002外币存款10020101，外币存款紧挨着上级分类是中行存款100201人民币存款10020102，人民币存款紧挨着上级分类是中行存款100201 工行存款100202， 工行存款紧挨着上级分类是银行存款10022、部门档案：编码规则 2-2，销售科 01 本地销售 0101 本地销售紧挨着的本地销售上级分类为“销售科” 外地销售0102外地销售紧挨着的本地销售上级分类为“销售科”办公室02 财务室0201财务室紧挨着的本地销售上级分类为“办公室” 管理办公室0202管理办公室紧挨着的本地销售上级分类为“办公室”其他编写类似根据编码规则来编写。3、数据精度由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，本系统提供了自定义数据精度的功能。需要设置的数据精度主要有：存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数、换算率小数位数和税率小数位数。用户可根据企业的实际情况来进行设置。应收、应付、销售、采购、库存、存货、采购计划系统均需使用数据精度。默认的小数位数均为两位，企业可以根据实际情况进行调整，该操作在帐套初始化时已经做相关的控制。打开“基础设置”页签下的“基本信息”页签，点击“数据精度”页签【如图5所示】图5（二）基础档案注意：对相关档案进行增加时蓝色字体为必输项1、部门档案：部门档案的设置对企业真实存在的部门进行添加到软件到软件里以方便核算，比如可以对其进行分部门来进行费用的归集等。（1）打开“基础档案”下“机构人员”页签下的“部门档案”菜单【如图6所示】图6（2）打开界面可以看到在“编码规则”处，根据此规则我们可以看出部门档案的设置最多是两级分类。一级分类由两颗星号组成，二级分类由两颗星号组成，也因此可以推断部门档案可以设置两级分类，分类级次是由两颗星号组成即表示的是由两位数构成，那么我们在定义部门编码时他的一级分类可以由0199随便采用，点击“增加”按钮在“部门编码”处根据编码规则进行输入正确的编码规则，“部门名称”处输入正确的部门名称。输入完毕后点击“保存”按钮可以对当前档案进行保存，或者在键盘上按F6键也可以对当前的档案进行保存。【如图7所示】图7（3）部门档案修改：部门档案在没有参照使用的情况下可以进行修改，如果已经使用再进行修改，对已经发生的业务也随着进行修改。（4）部门档案删除：已经使用的部门档案不能进行删除，需把相关发生业务的凭证等删除后再做删除处理。2、人员档案此功能主要用于设置企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案。除了固定资产和成本管理产品外，其他产品均需使用职员档案。如果企业不需要对职员进行核算和管理要求，则可以不设置职员档案（1）人员档案的增加：点击“基础档案”下的“机构人员”菜单下的“人员档案”菜单进入到人员档案编辑界面，点击“增加”按钮进行人员档案的增加【如图8所示】，其中蓝色字体为必输项。图8在“人员档案”增加界面“人员编码”处输入编码，此处人员编码没有相关编码规则限制，可以根据企业实际情况来进行编写，如每个人工号等。“人员姓名”处填写姓名。“性别“处“人员类别”处，“行政部门”处， 鼠标点击后面复选框进行具体内容的选择。“是否业务员”所有人员须打上勾，否则发生业务时不能参照该业务员人员档案的修改：打开“人员档案”后找到人员列表，找到要修改的人员姓名，点击“修改”按钮或者是鼠标“双击”该条记录，在打开的页面,再点击“修改”按钮方可进行修改，修改时通过鼠标点击选择的内容，在修改时，需把列表框内容清空后，再进行选择，否则只能过滤当前内容。【如图9所示】图9人员档案的删除：人员档案删除的前提条件：该人员档案未参照进行业务处理，否则不能删除。（删除人员档案的操作，在操作过程中基本上不太会出现）,打开“人员档案”列表找到要删除的那条记录，在“选择”这一列鼠标点击，标记上Y符合后方可删除，点击左上角“删除”按钮进行删除。【如图10所示】图103、客户分类在进行建账时已经对其进行了客户分类的设置，对客户进行客户分类设置，方便在查询时快速的定位到该客户。【如图11所示】点击“基础设置”页签下“基础档案”打开，点击“客商信息”下的“客户分类”页签，进入客户分类编辑页面后，点击“增加”按钮对客户分类进行增加，编码规则在此不再做赘述，增加时编码和分类名称不能重复。图114、客户档案客户档案用与对客户档案的维护，（1）、点击“基础设置”页签下“基础档案”打开，点击“客商信息”下的“客户档案”页签，这个时候可以发现左边的框里是客户分类，右边框里要加的客户档案，也就是说在有客户分类的前提下，应先增加客户分类，然后才可以增加档案。【如图12所示】图12（2）、点击“增加”按钮，其中的蓝色字体为必输项，“客户编码”自己输入没有编码规则限制，可根据企业的自身的实际情况来进行输入。“客户简称”是蓝色字体必输项图13（3）客户档案删除：已经使用不能进行删除，如未使用需进行删除，点击“客户档案”找到该条客户档案选中后点击“删除”按钮即可。（4）客户档案修改：已经发生业务往来的客户修改名称会导致对账出错，所以已经使用的客户 不再做修改操作。5、供应商分类在进行建账时已经对其进行了客户分类的设置，对供应商进行供应商分类设置，方便在查询时快速的定位到该供应商。【如图14所示】点击“基础设置”页签下“基础档案”打开，点击“客商信息”下的“供应商分类”页签，进入供应商分类编辑页面后，点击“增加”按钮对供应商分类进行增加，编码规则在此不再做赘述，增加时编码和分类名称不能重复。图146、供应商档案（1）点击“客户信息”下的“供应商档案”蓝色字体必输项，与客户档案输入时一致，在此不赘述，供应商简称内容为必输项，在查询账表时反映的就是供应商简称内容。点击“增加”按钮，供应商编码自行定义，此处没有相关编码规则限制。【如图15所示】图15（2）供应商档案的修改和删除：与客户档案类似，已经发生供应商往来业务的供应商不能进行删除，不再进行修改7、会计科目（1）会计科目增加点击“财务”页签下“会计科目”页签，点击“增加”按钮对科目进行增加，增加完成后点击“确定”按钮即可完成该会计科目的增加【如图16所示】图16（2）会计科目修改已经使用的会计科目不能修改，已经使用的会计科目在修改时有提示修改该会计科目的后果，若强制性改过来，会导致对账不正确，对账不正确后不能进行期末处理。未使用的会计科目的修改：鼠标双击该会计科目或者是点击“修改”按钮完成会计科目的修改。（3）会计科目删除已经使用的会计科目不能进行删除，若是未使用的会计科目，点击“删除”按钮后可以进行会计科目的删除，对会计科目进行删除时须从最末级科目删除。（4）会计科目设置注意点1、会计科目编码不能重复2、会计科目账页格式的选择3、如有外币核算的会计科目需对“外币核算”进行选择4、辅助核算的选择“部门核算”、“客户往来”、“供应商往来”、“个人往来”该系统会计科目部门核算未涉及到5、辅助核算介绍：部门核算：一般费用项目进行部门核算的可以进行核算 客户往来：一般对应收账款、预收账款进行核算 供应商往来：一搬对应付账款、预付账款进行核算 个人往来：对备用金、其他应收款来进行核算8、凭证类别设置系统已设置，只须设置一次，在此不赘述9、外币设置点击“财务”页签下“外币设置”点击“增加”按钮对“币符”、“币名”、“折算方式”设置，选择“固定汇率”进行增加【如图17所示】此系统已经增加相关外币，无须再做设置图17图1710、收付结算方式点击“收付结算”页签下的“结算方式”根据编码规则来进行编码，编码规则不再赘述，点击“增加”按钮，把“结算方式编码”、“结算方式名称”进行填写。之后点击“保存”按钮【如图18所示】图18至此已完成基础档案的设置四、日常业务处理（一）期初余额及选项1、期初余额的录入：点击“业务工作”页签，“财务会计”下“总账”下点击“设置”按钮找到“期初余额”按钮，进入期初余额编辑界面，找到期初余额这一列进行期初余额的录入【如图19所示】图19白色单元格余额录入：直接在“期初余额”列进行录入即可，可以看出这样的会计科目只有一级科目没有明细科目，故可以直接录入灰色单元格余额录入：先录入明细科目，明细科目录入完毕后自动汇总到一级科目，可以看出该会计科目一级科目科目下还有明细科目。黄色单元格余额录入：双击黄色单元格“期初余额”那一列，点击“往来明细“按钮进行输入，输入完成后点击“汇总”按钮，自动对一级科目进行汇总以上期初余额的录入，只在建账初涉及到2、期初余额的修改：在没有记账的情况下可以对期初余额进行修改，修改和录入的顺序是一样的，也需分三种情况进行修改（在建账时进行修改，后续操作不涉及到余额的修改）3、期初余额的删除：在没有记账的情况下进行删除，（在建账时输入错误会删除，后续操作不涉及）4、选项：点击“业务工作”页签，“财务会计”下“总账”下点击“设置”按钮下的“选项”按钮。进行系统编号与手工编号的切换图20（二）凭证处理1、凭证的填制：（建议填制凭证时用敲打回车的形式）（1）点击“财务会计”菜单下“总账”下的“凭证”页签下的“填制凭证”按钮,【如图21所示】图21（2）点击“增加”按钮进行凭证的增加，注意选择凭证类别，制单日期，附单据数的填写，“摘要”处填写正确的摘要，“科目名称”处进行选择正确的会计科目，“借方金额”处填写正确的金额。“贷方金额”在键盘上按“=”键可以对借贷方金额自动取平。输入完成后点击“保存”按钮或者直接点击“增加”继续填制凭证，点“增加”按钮会自动把上一张凭证给自动保存。快捷键使用“=”借贷方金额自动取平，鼠标点击“贷方金额”再按“=键方可自动取平。“-” 借贷方金额红蓝字切换，鼠标选择借方或者贷方金额再按”-“键方可进行切换。“空格”借贷方金额方向切换，鼠标选择借方或者贷方后再按空格键方可进行切换。也就是以上三个快捷键需都在借贷方选中。2、凭证的修改：（1）在未记账的情况下，通过在“填制凭证“界面可以进行修改凭证，直接找到该张凭证即可修改。（2）涉及到辅助核算科目的修改，如修改客户、供应商、个人等，首先在凭证上鼠标选择有辅助核算的会计科目点击凭证右下角的第三个小按钮既可以进行修改，进行选择时需把存在的内容清空后再进行选择【如图22所示】图223、凭证的删除：凭证的删除：凭证删除凭证未审核的未记账的才可以进行删除。删除凭证分为两个步骤：首先先对凭证进行作废，然后再进行整理凭证（1）在填制凭证界面找到要删除的凭证，点击“制单”菜单下的“作废与恢复”按钮，将凭证作废，再点击“制单”菜单下的“整理凭证”即可将凭证完全删除，【如图23-1,23-2所示】在整理凭证时，提示是否整理凭证断号，点击不整理凭证断号图23-1图23-2（2）整理凭证时需选择整理期间，即要删除的凭证月份【如图24所示】图24（3）选择正确的期间后，点击“确定”按钮，点击“全选”按钮或者是直接在删除处选择要删除的凭证。【如图25所示】图25（4）点击“确定”按钮系统提示【如图26所示】，选择按照凭证号，不整理凭证断号。（目前系统只有账套主管有此权限来进行删除凭证）图26（三）凭证审核：（1）所有凭证填制完成后需进行凭证审核处理。点击“凭证”菜单下的“审核凭证”按钮，选择要审核的月份【如图27所示】图27（2）在进行凭证审核时可以进行标错处理，标错处理的凭证不能通过审核，在凭证审核界面，点击“标错”按钮可以进行标错处理，可以把出错的原因进行标识【如图28所示】，已经进行标错处理的凭证，凭证左上角有红色“有错”字样，凭证修改人可以进入到填制凭证的界面进行对有错凭证的直接修改。图28，(3)凭证取消审核：点击“凭证”菜单下的“审核凭证”依然进入审核凭证界面点击确定按钮，找到需要取消审核的凭证，点击“取消”按钮。【如图29所示】图29（四）填制凭证界面按钮功能介绍在填制凭证界面有许多功能按钮，在次进行介绍。 凭证增加按钮：在填制凭证界面可以快速定位到要查询的凭证鼠标选中会计科目，可以查询该会计科目的当前最新余额在填制凭证界面进行插入分录和删除分录在填制凭证界面点击按钮可以进行凭证上下张数的翻阅（五）记账所有凭证审核后，方可进行记账处理，记账的过程即是对业务发生进行确认的一个过程（1）记账：点击“凭证”菜单下的“记账按钮”，点击“全选”按钮进行记账处理【如图30所示】图30（2）取消记账：取消记账只有账套主管才能取消记账取消记账分为两个步骤来操作：首先点击“期末”菜单下的“对账”按钮打开后，键盘上按CTRL+H键，系统提示恢复记账前状态已被激活【如图31所示】，然后再点“凭证”菜单下“恢复记账前状态”按钮进行恢复记账，选择最近一次记账还是月初的记账【如图32所示】并输入账套主管的密码图31图32（六）期末转账期末转账分为两个步骤：一、先进行期末转账定义；二、再进行期末转账生成（1）转账定义：点击“期末”菜单下“转账定义”进行期末转账的设置（此系统已做设置）（2）转账生成：点击“期末”菜单下“转账生成”进行期末转账的生成注意转账生成与转账定义是一 一对应的关系，转账生成的凭证也需进行审核凭证、记账处理（七）期末结账（1）结账处理：所有业务记账完毕后可进行期末结账处理，点击“期末”菜单下的“结账”按钮进行结账处理，点击“下一步”进行结账处理。【如图33-1,33-2所示】图33-1图33-2（2）取消结账：只有账套主管才可以进行结账的取消处理，点击“结账”选中要取消的月份，在键盘上按下ctrl+shift+F6这三个键同时按下去，系统提示输入账套主管的登录