办公自动化第6章+Word和Excel的使用技巧.ppt

第6章Word和Excel的使用技巧 6 1使用宏命令 宏是微软公司为其Office软件包设计的一个特殊功能 目的是让用户文档中的一些任务自动化 利用宏 可大大简化用户的工作 准确快速地完成一系列繁琐的任务 实现真正意义的办公自动化 从而提高工作效率 宏是将一系列的Word命令和指令组合在一起 形成一个命令 以实现任务执行的自动化 宏的一些典型应用如 加速日常编辑和格式设置 组合多个命令 使对话框中的选项更易于访问 使一系列复杂的任务自动执行等 MicrosoftOfficeWord2003和MicrosoftOfficeExcel2003提供了两种创建宏的途径 宏录制器和VisualBasic编辑器 6 1 1使用宏录制器创建 设置文本格式 1 创建录制宏步骤1选择命令 打开需要录制宏的文件 选中要进行设置文本格式的文本 单击菜单栏上 工具 宏 录制新宏 命令 弹出如图所示的 录制宏 对话框 在 宏名 对话框中输入录制宏的名称 如 设置文本格式 然后单击 确定 按钮 步骤2宏录制工具栏 此时会出现宏录制工具栏 如下图所示 鼠标的形状也会发生了改变 对文档的操作将会被记录到宏中去 步骤3创建宏 设置文本的字体为 楷体GB 2312 字体为 小四 然后设置段落行距 选择菜栏 段落 命令 弹出 段落 对话框 在 缩进和间距 选项卡上设置 间距 组中的 行距 为 1 5倍行距 单击 确定 按钮 步骤4完成宏录制 设置完成后 单击菜单栏上 工具 宏 停止录制 命令 则可停止宏的录制 2 运行宏步骤1运行宏 选中文档中要运行宏的文本 单击菜单栏上 工具 宏 命令 在弹出的对话框中 选择要运行的宏 再单击 运行 按钮 如图所示 步骤2查看宏运行效果 运行宏后 在文档中用户可以看到所选中的文本的格式与刚刚录制宏时所设置的文本的格式相同 3 宏的安全性宏是Word里一个非常有用的工具 但也是Word的安全漏洞之一 用户可以通过选择 工具 宏 安全性 命令 打开如图所示的设置 安全性 对话框 在该对话框中 可根据需要来设置允许执行的宏的安全等级 选择高等级的安全性设置 当然是比较保险的 但也可能会使许多其实并没有危害的宏命令被禁止执行 宏病毒就是利用WordVBA进行编写的一些宏 这些宏可以自动运行 干扰用户工作 轻则降低工作效率 重则破坏文件 使用户遭受巨大损失 宏病毒是一种寄存在文档或模板的宏中的计算机病毒 一旦打开这样的文档 宏病毒就会被激活 转移到计算机上 并驻留在Normal模板上 宏病毒已经成为发展最快和传播最迅速的病毒 6 1 2使用VisualBasic编辑器创建 登录界面 例 为 员工工资管理表 xls 创建 登录界面 步骤1选择命令 打开 员工工资管理表 xls 单击菜单栏上 工具 宏 VisualBasic编辑器 命令 打开VisualBasic编辑器后 再选择 插入 用户窗体 命令 插入窗体后 调整窗体大小 如图所示 步骤2设置窗体标题属性 选择用户窗体 再单击工具栏上的 属性窗口 按钮 或选择 视图 属性窗口 命令 打开 属性 对话框后 在 Caption 选项文本框中输入 员工工资管理表 设置窗体标题 如图所示 步骤3绘制标签控件 单击工具箱和 标签 按钮 然后在窗体上拖动鼠标绘制3个标签控件 Label1 Label2 和 Label3 分别选中这3个标签控件 再在其对应的 属性 对话框中输入标签文本 登录系统 登录系统帐号 和 登录密码 如图所示 步骤4设置标签字体 选择 登录系统 标签 设置字体为 华文琥珀 大小为 一号 字体颜色为 红色 单击 确定 按钮 再将 AutoSize 文本框中选择 True 最后将 登录系统 标签移动到适当位置 如图所示 步骤5设置标签背景等属性 分别选择 登录系统帐号 和 登录密码 标签 设置其标签背景颜色为 白色 字体颜色为 蓝色 字体为 黑体 大小为 小四号 设置 AutoSize 选项为 True 再调整到适当位置 如图所示 步骤6设置文本框属性 单击工具箱的 文本框 按钮 在窗体上拖动鼠标绘制2个文本框控件 分别称为 TextBox1 和 TextBox2 设置 TextBox1 文本框前部颜色为 深蓝色 再在 属性 对话框中设置 TextBox2 的 PasswordChar 文本框中输入 123456 即登录密码为 123456 如图所示 步骤7设置命令按钮属性 单击工具箱的 命令 按钮 在用户窗体上添加两个命令按钮控件 设置 CommandButton1 按钮的 Caption 属性为 登录按钮 如图所示 同样操作 设置 CommandButton2 按钮的 Caption 属性为 退出系统 步骤8设置 UserForm1 Show 代码 再双击 工程 窗格的 ThisWorkbook 选项 打开 代码 窗口后 输入 UserForm1 Show 代码 以便让系统启动后即打开用户窗体 关闭该 代码 窗口 如图所示 步骤9设置 登录系统 代码 双击用户窗体上的 登录系统 命令按钮 打开 代码 窗口后 输入如图所示的代码后 关闭该 代码 窗口 此段代码的含义是 当 登录帐号 文本框的内容是 admin 并且 登录密码 文本框的内容为 123456 则打开 员工考勤表 并隐藏用户窗体 否则就打开对话框并显示输入帐号和密码不正确的信息 步骤10设置 退出系统 代码 双击 退出系统 按钮 打开 代码 窗口后 输入如左图所示的代码后 关闭 代码 窗口 此段代码是让用户在单击 退出系统 按钮后即可保存和关闭系统 图右代码表示中断程序 退出总系统 步骤11完成设置 单击菜单栏上 文件 关闭并返回到MicrosoftExcel 命令 返回Excel应用程序 再保存工作薄文件即可 完成效果图如图所示 6 2快捷键的定义和使用 Word中的菜单命令大部分都有快捷键 功能区上指向相应选项按钮时 显示的提示提示信息中的组合键即为此按钮对应的快捷键 6 2 1自定义快捷键步骤1选择命令 单击菜单栏上 工具 自定义 命令 如弹出如左图所示的自定义对话框 步骤2设置 自定义键盘 对话框 在自定义对话框中 单击 命令 选项卡 再单击 键盘 按钮 则弹出 自定义键盘 对话框 如右图所示 步骤3设置新快捷键在 自定义键盘 对话框中 在 命令 列表框中单击 FileClose 选项 然后在 请按新快捷键 文本框中 同时按下一组组合键 Alt Ctrl C 再单击 指定 按钮 此时在该文本框中则显示出按下的组合键 如左图所示 步骤4完成设置 最后多次单击 关闭 按钮即可完成自定义快捷键的操作 如右图所示 选择菜单栏 文件 关闭 命令即可发现其多了个快捷键的组合键 Alt Ctrl C 6 2 2用F8键选取文本F8键的主要功能是 扩充选取范围 以往用户选择对象常常使用鼠标拖动的方式 但使用F8功能键 可以在选取文章的指定段落 章节时更得心应手 步骤1设置选取点 将光标移到合适位置 按F8键 设置要选取内容的起点 步骤2F8键选取相应对象 连续按2次F8键 选取一个字 连续按3次F8键 选取一个句子 连续按4次F8键 选取一个段 连续按5次F8键 全选 也可以不用按F8键 而使用编辑键 包括方向键 PgUp键和PgDn键等 或是鼠标指针来选定特定的文本范围 在要结束的地方按一下鼠标左键 则从起点处到当前位置的所有内容都会反白显示 即处于被选中状态 可以执行复制 剪切等操作 在跨页选取文章段落时 这种选择方法比 按住鼠标左键不放 直接往下拖动选取 的方法更好 如果要在选择过程中退出该状态 只需按Esc键即可 6 3Word中的隐蔽操作与快捷操作 6 3 1Alt Ctrl Shift的妙用1 按住Alt键或同时按信鼠标上的两个键 再拖动左右 上下边距 可精确调整其值 在标尺上会显示具体值 2 按住Alt键再进行相应操作 可精确调整图形 艺术字等对象的形状 大小和在文档中的位置等 3 按住Alt键后单击任意单元格可快速选定单元格所在列 按住Alt键后双击单元格中任意位置 可快速选定整个表格 4 按住Alt键后拖动鼠标可以按列选定文本 5 快速创建或撤消上标与下标 如果要快速创建上标 可先选定文字 并按 Ctrl 快捷键 若再按 Ctrl 快捷键 则撤消上标 同样 如果要快速创建下标 可先选定文字 并按 Ctrl 快捷键 若再按 Ctrl 快捷键 则撤消上标 6 快速为文本提升为标题 先将光标定位至待提升为标题的文本中 当按 Alt Shift 快捷键时 可把文本提升为标题 且样式为标题1 再连续按 Alt Shift 快捷键时 可将标题1降低为标题2 标题3 标题9等 7 快捷改变文本字号 Word的字号下拉菜单中 中文字号为八号到初号 英文字号为5磅到62磅 在一些特殊情况下 如打印海报可宣传墙报时 常要用到更大的字体 可利用以下几种方法来实现 1 知道具体的磅值 可直接在 字号 文本框中直接输入并按回车键即可 2 选中文字后 按 Ctrl Shift 快捷键 快速以10磅一级增大 按 Ctrl Shift 快捷键 快速以10磅一级缩小 3 选中文字后 按 Ctrl 快捷键 逐磅增大文字 按 Ctrl 快捷键 逐磅缩小文字 6 4Word快速录入技巧 1 Word中快速输入省略号除了在Word中输入省略号时常采用单击菜单栏上 插入 符号 命令来输入省略号的方法之外 还可以用 Ctrl Alt 组合键来实现省略号的快速输入 在需要输入省略号时按下 Ctrl Alt 组合键便可快速得到 并且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入 2 Word中快速修改格式在Word文件中 如果要对多处文本进行相同格式修改 如果一处处地进行修改 或者利用格式刷来进行操作 特别是对不连续的文本进行修改时 比较麻烦 可以利用 替换 命令来完成 步骤1选择命令 单击菜单栏上 编辑 替换 命令 打开 查找和替换 对话框 步骤2设置查找格式 光标定位到 查找内容 文本框中 再单击 高级 按钮 单击对话框下面的 格式 打开下拉菜单 选择其中 字体 F 命令 在其中选择要被替换的文本格式信息 单击 确定按钮 如在 查找内容 文本框中选择 黑体 小三号字 的格式 步骤3设置替换格式 光标定位到 替换为 文本框中 按相同的方法找输入新的文本格式信息 如在 替换为 文本框中设置替换为 华文琥珀 三号字 的格式 步骤4完成格式替换 最后单击 替换 或者 全部替换 按钮 即可完成将文本中黑体小三号字的格式全部替换为 华文琥珀 三号字 的修改 如图所示 还可以用Word中的 查找和替换 命令 来实现一些如人工换行符 空格等特殊字符的修改 如我们从网上复制一篇文章 复制完成后发现该文章的段落标记全是人工换行符 这样就无法对它进行段落格式设置 步骤1选择命令 单击菜单栏上 编辑 替换 命令 打开 查找和替换 对话框 步骤2选择要查找的特殊字符 将光标定位到 查找内容 文本框中 鼠标单击 特殊字符 按钮 在弹出的菜单中选择 人工换行符 步骤3设置替换的特殊字符 将光标定位到 替换为 文本框中 鼠标单击 特殊字符 按钮 在弹出的菜单中选择 段落标记 返回 查找和替换 对话框 步骤4完成特殊字符的替换 最后单击 替换 或者 全部替换 按钮 即可完成将文本中所有的 人工换行符 全部替换为 段落标记 的修改 完成效果比较如图所示 Word中建立 公式 工具栏我们编辑有些文档时 常常要输入许多数学公式 在Word文档中插入数学公式的通常方法是 选择公式 单击菜单栏 插入 对象 命令 打开 对象 对话框 选择 新建 标签 在 对象类型 列表框中选择 Microsoft公式3 0 再单击对话框中的 确定 按钮才能打开公式编辑器 如图所示 如果要经常输入公式 则可以建立一个 公式 工具栏 使公式输入更快捷 方法是 步骤1选择命令 单击菜单栏 工具 自定义 命令 打开 自定义 对话框 步骤2设置 工具栏 标签 选择对话框的 工具栏 标签 再单击对话框左边的 新建 按钮打开 新建工具栏 对话框 如图所示 步骤3设置 新建工具栏 对话框 在对话框的 工具栏名称 文本框内输入一个自定的名字 如 编辑公式 并在 工具栏有效范围 下拉列表框中点选 Normal 通用模板 如图所示 再单击 确定 按钮关闭 新建工具栏 对话框 即可建立一个名为 公式 的自定义工具栏 公式 工具栏按钮就显示在屏幕上 还可以根据需要将其插到Word工具栏上其他的位置 步骤4设置 命令 标签 单击菜单栏 工具 自定义 命令 打开 自定义 对话框 在 自定义 对话框中打开 命令 标签 在 类别 列表框中选择 插入 在 命令 列表框中选择 公式编辑器 如左图所示 步骤5生成公式编辑工具按钮 并将选中的 公式编辑器 拖至刚建立的 公式 工具栏按钮中 即可完成公式编辑工具按钮 如右图所示 6 5Excel快速录入数据 6 5 1输入基本数据基本数据包括数值型数据和字符型数据 数值型数据由数字0 9 正号 负号 小数点 分数号 百分号 指数符号 E 或 e 货币符号 或 和千位分隔号 等组成 字符型数据是由字母 汉字或其他字符开头的数据 1 输入数值型数据单击工作表中的任意单元格 直接用键盘即可输入基本数据 默认情况下 数值型数据在单元格中右对齐 即沿单元格右边对齐 输入数值型数据的注意事项如下 如果要输入负数 必须在数字前加一个负号 或给数字加上圆括号 例如 输入 1 或 1 都可以在单元格中得到 1 如果要输入分数 如1 3 应先输入 0 和一个空格 然后输入 1 3 如果要输入百分数 直接在数值后输入百分号 即可 如果要输入日期和时间 需要按照各自规定的格式进行输入 日期的格式为 年 月 日 时间的格式为 时 分 秒 输入完成后 可以通过 单元格格式 对话框设置日期和时间的其他格式 方法是 在数据单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 菜单项 在弹出的 单元格格式 对话框中切换到 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择 日期 或 时间 项 在右侧的 类型 列表框中选择要改变的类型即可 如图所示 2 输入字符型数据默认情况下 字符型数据沿单元格左边对齐 如果在输入数字时在前面加上单引号 如 12345678 数据会自动沿单元格左边对齐 如左图所示 右图所示为输入数值型数据和字符型数据的工作表 6 5 2自动填充数据1 输入有序数据方法一 利用填充柄进行填充 在同一列或同一行相邻的两个单元格中输入有序数据 例如在A2 A3单元格中分别输入代码101 102 然后单击单元格A2 按住鼠标左键向下拖动到单元格A3 再将鼠标指针指向选中单元格区域右下角的填充柄 这时鼠标指针变成 号 按住鼠标左键向下拖动 到最后一个数据时 松开鼠标左键 便可完成有序数据的输入 如下图 方法二 使用序列方式填充步骤1输入初值并选择命令 先在指定的单元格中输入数据的初值 第1个值 如在A3单元格中输入101 再选择菜单栏 编辑 填充 序列 命令 如图所示 步骤2设置 序列 对话框 在弹出的 序列 对话框中选择 序列产生在 选项 根据数据是产生在行还是产生在列来选择 行 或 列 单选按钮 再根据数据的类型来选择 类型 选项 在 步长值 文本框中输入数据的实际步长 在 终止值 文本框中输入数据的最后一个值 单击 确定 按钮即可完成数据填充 如图所示 填充的方式有向下填充 向上填充 向左填充和向右填充等方式 在Excel2003中可以建立的类型序列包括 时间 时间序列可以包括用户指定的日 星期或月增量 或者如工作日 月名字或季度的重复序列 一组数字 包括等差数列 等比数列和数字序列 一组字母 如A B C 或a c e 等 日期 Excel2003根据中国的传统习惯 预先设有星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期日和第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 中文序列 甲 乙 丙 丁等 3 用户自定义填充序列Excel允许用户自定义填充序列 例如 在填充序列中没有第一名 第二名 第三名 第四名 第五名 第六名序列 单击菜单栏上 工具 选项 命令 在 选项 对话框中选则 自定义序列 选项卡 然后在 输入序列 文本框中输入自定义序列项 第一名 第二名 第三名 第四名 第五名 每输入一项 要按一次回车键作为分隔 整个序列输入完毕单击 添加 按钮即可添加用户自定义序列 如图所示 6 6数据的导入和导出 6 6 1导入外部数据6 6 2导出电子表格数据 6 7Excel与Word的协作使用 在Excel2006中 插入的外部对象可分为链接对象与嵌入对象两种 链接对象是指该对象在源文件中创建 然后插入到目标文件中 并且维持这两个文件之间的链接关系 更新源文件时 目标文件中的链接对象也可以得到更新 嵌入对象是指直接插入到文件中的信息 链接对象和嵌入对象的区别在于数据存放的位置 以及对象放置到目标文件中之后的更新方式 嵌入对象存放在插入的文档中 并且不进行更新 链接对象保持独立的文件 并且可被更新 6 7 1在Word中嵌入Excel工作表或图