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Section4书信规范FormattingYourBusinessLetter I 要点概述MainPoints1 Whatisabusinessletter Businesslettersarefrequentlyusedininternationaltrade Itisaletterwritteninveryformallanguage usuallyusedwhenwritingfromonebusinessorganizationtoanother orforcorrespondencebetweensuchorganizationsandtheircustomers clientsandotherexternalparties Themainpartsofabusinessletterareusuallyasfollowing areturnaddress dateofwriting recipient saddressandname thetitleorsubjectline salutationorgreeting bodyoftheletter themessage closing signature printedname andpositionofsender insomesituations enclosures carboncopyrecipients referenceinitialsofthetypist phoneNumberandanE mailaddres 2 Whatareindentedstyleandblockedstyle Whenwesayformattingourletterswemeanthestylesofourbusinessletterwriting Therearetwomainstylesofwriting Oneisindentedstyleandtheotherblocked Anindentationisoftenusedatthebeginningofalinetosignalthestartofanewparagraph Asblockedstyleisextremelypopularinmodernbusinesswriting wewouldliketostronglyrecommendyoutoadoptablockedstyleinyourwriting Whenyouwritealetterusingblockform nolinesareindented Includeyourname address e mailandphonenumber aswellasthedateincludingthenameandaddressofthepersonyouaresendingtheletterto Whenyoubeginanewparagraph justskipalineinsteadofindenting 3 Whatarethebasicrequirementsinwritingagoodbusinessletter Whenyouaretowriteagoodbusinessletter youhavetofirstofallbeawareofyouraimoraims Beforeyoustartwritingaskyourselfwhetheryouhavegotthefactstobeappliedinyourwriting whetheryouunderstandyourreader whetheryoucomposeadraftbyusingsuitableformat appropriatelanguagewithverybriefanddirectexpressions Then checkwhetheryou vewrittennaturallyusingyourownwordsinacourteouswayandregardlessofthesubject Yourlettershouldalwaysbebriefandtothepointaserrorsaretrulyanindicationofyourinferiorstandardsofprofessionalismandcompetence Remember Onething oneparagraph isagoodpolicyandtrytokeepyourletterstoonepage Finally makesuretheendingofyourlettercanalsoleaveyourreaderagoodimpression andusegoodpaperorotherworkablewaysoftransmission II 商界名言BusinessSayings 1 Moneyispower 有钱就有势 2 Nopains nogains 不劳无获 3 Onefalsemovemaylosethegame 一着不慎 满盘皆输 4 Hopeforthebestandpreparefortheworst 抱最好希望 作最坏打算 5 Wealthisnothingwithouthealth 失去健康 钱多没用 6 Adviceissomethingthewisedon tneedandfoolswon ttake 智者不需忠告 愚者不听劝告 III 核心词语CoreWordsandPhrases omitted 要求课前背诵重要术语IV 经典句式TypicalSentences omitted 要求首先思考如何翻译 有多少不同的路径 变换词性 主语 从句会产生什么不同的效果 V 段落写译ParagraphWritingandTranslating 1 要知道如何根据目的和收件人来设计写作的格式 适应性不仅仅局限于内容 因为格式虽然是表层的东西但也相当重要 Knowhowtoformatthepieceofwritingdependingonpurposeandrecipient Appropriatenessisnotlimitedtocontent becauseformatisalsoextremelyimportanthoweversuperficial 1 要知道如何根据目的和收件人来设计写作的格式 适应性不仅仅局限于内容 因为格式虽然是表层的东西但也相当重要 2 齐头式书信格式是当前流行的商务信函行文格式并已为众多注重效率的专家所认可 因为这种方式省去了许多不必要的键盘输入 对于读者而言 左边平整的格式看起来比缩进式更具时代的特色 2 齐头式书信格式是当前流行的商务信函行文格式并已为众多注重效率的专家所认可 因为这种方式省去了许多不必要的键盘输入 对于读者而言 左边平整的格式看起来比缩进式更具时代的特色 Thisblockstyleisthecurrentbusinessletterwritingstylestandardandhasbeenapprovedbyefficiencyexpertsbecauseitsaveskeystrokes Toreaders thisflushleftstylelooksmorecontemporarythantheindentedparagraphstyle 3 要学好商务书信的结构 结构不同于格式 格式适应于信函的审美部分而结构指的是内容本身 商务写作通常是直截了当 将最为重要的部分集中在前面几段 3 要学好商务书信的结构 结构不同于格式 格式适应于信函的审美部分而结构指的是内容本身 商务写作通常是直截了当 将最为重要的部分集中在前面几段 Learnthestructureofabusinessletter Structureisdifferentfromtheformat Formatappliestotheaestheticpartoftheletter whilestructurereferstothecontentitself Businesswritingisusuallystraightforwardandgenerallyincludesthemaingistofthepieceinthefirstfewparagraphs 4 人们喜欢自己收到的信息听起来就像是来自某个别人的而不是冷冰冰的机器 为了达到这一目标 不管什么商业环境下的信函都要越让人觉得自然就越好 4 人们喜欢自己收到的信息听起来就像是来自某个别人的而不是冷冰冰的机器 为了达到这一目标 不管什么商业环境下的信函都要越让人觉得自然就越好 Peopleliketogetmessagesthatsoundliketheycomefromothercertainpeopleandnotcoldmachines Tothatend alllettersinthebusinessenvironmentshouldsoundnaturalasmuchaspossible 5 我们很高兴地告诉你们 我们对各种真皮手工制的提包有兴趣 对高质量的时装提包这里有稳定的需求 虽然销售数量不特别多 但能卖到好价格 5 我们很高兴地告诉你们 我们对各种真皮手工制的提包有兴趣 对高质量的时装提包这里有稳定的需求 虽然销售数量不特别多 但能卖到好价格 Wearegladtoinformyouthatweareinterestedinhand madehandbagsinagreatvarietyofgenuineleather Thereisasteadydemandhereforfashionhandbagsofhighqualityand althoughsalesarenotparticularlyhigh goodpricescanbeobtained VI 讨论评估DiscussionandAssessment 商务英语写作是一门实践性很强的课程 在此展开关于提高写作技能的一些讨论 下面第一例为学生习作 先看看有什么地方需要改进 如何改进 然后思考自己平时在商务写作时是否遇到难于解决的问题 如何通过背书 查考和合作方式加以解决 1 讨论 俗话说 巧妇难为无米之炊 商务英语写作也是如此 背诵常用的核心词汇和经典句式 储存在自己的大脑 完成语言的输入 input 对语言习得具有积极的正面意义 在实际工作中 许多商贸文书都是在电脑前面直接完成的 几乎没有时间找模板来依葫芦画样 所以首先要重视语言的输入 其次 语言的输出 output 对语言习得也同样具有积极的正面意义 即语言的应用能促使语言学习者从语意的理解转到语言知识的应用和巩固 实践恰恰是应用语言的最好机会 实践是课堂教学的延伸 课堂教学如何与实践活动相互结合 关系到组织能力 交际能力 思维能力和创新能力的培养和发展 教学的目标就是将课堂所学到的语言技能应用到实践当中去 解决实际问题 为了培养这种实际能力 使自己真正成为独立的学习者和研究者 学生还需要学习如何使用图书馆 如何利用互联网来获取知识 寻求答案 这样才有可能独立地提出问题 独立地寻找答案 独立地解决问题 另外 还要积极的参与课堂讨论 在课堂上 要关注同学们是怎么写的 他写得好的地方在哪里 哪些地方很有创意 值得借鉴 哪些地方存在欠缺 需要改进 自己是不是会犯同样的错误呢 如何客观地评价他人习作中的优劣 怎样从他人的语用失误中吸取方面教训 在写作时对于特定意思的表达 我们自己能否根据需要写出不同的表达模式加以对比分析决定取舍方案并进行综合自评 总之 共同参与式外语教学理论就是要鼓励学生成位独立自主的学习者 研究者和应用型人才 2 示例 我们生产这些产品差不多已有半个世纪了 在世界各地均有销售 客户完全满意 相信质量和工艺都符合你方的要求 习作 Theseproducts wehaveproducedhalfacenturyandtheyhavesaledinallovertheworld Ourcustomersallsatisfied Wetrustthequalityandtheartcanmeetyourrequest 生产这些产品差不多已有半个世纪 说明 已经开始 还在生产并且仍将继续 就应该使用现在完成时Wehavebeenproducingtheseproducts才合乎时态 theyhavesaled中的sale的意思是 销售 但是应该用动词却误用了sale这个名词 应改为sell的过去分词 在此最好使用现在完成时的被动语态 allovertheworld前面多了一个介词in导致词组破坏 改为ineverycorneroftheworld也可 客户满意 可以说是customersareallsatisfied而不是customersallsatisfied 客户全部去满足某事 另外 要求 是requirement不等于request 请求 而art的含义是 艺术 用来表达 工艺 不妥 建议改写 Wehavebeenproducingtheseproductsforalmosthalfacenturyandtheyhavebeensoldwellthroughouttheworldtothefullsatisfactionofallourcustomers Weareconfidentthatboththequalityandtheworkmanshipwouldmeetyo VII 应用写作AppliedWriting A Writeabusinesslettertoinquireabouttheproductinformationofacertaincompany Yourlettershouldcontainthefollowinginformation a dateofwriting b returnaddress c recipient saddress d salutationorgreeting e messageorbodyoftheletter f closingg signature printednameifpossible andyourposition B Samplewriting March28 2009NameofSenderAddressNameofReceiverAddressDearMr Yang Thisletteristypedinblockedstyle Notethatalllinesbeginattheleftmarginexceptthedate complimentaryclose andsignatureblock Theystartfromthecenter orslightlytotherightoffcenteronthepage Someauthorsrefertothisformasthe modifiedblockwithblockparagraphs Thisstyleisusuallytypedwithmixedorstandardpunctuation Thesalutationisfollowedbyacolon andthecomplimentaryclose byacomma Thisformofpunctuationiswidelyusedinmostbusinesscorrespondence Tofacilitatetypingthedateandtheclosinglines setthetabularstopatthecenterorslightlyofftotherightofthepapersothatyoucantabulateitwheneveryouwish Remembertoalwaysleaveaspacebetweenthesalutationandthename sothepersonwhoissendingthishasplentyofroomtosigntheletter Sincerely MonicaSignature Whatarethetwomainformatsandhowtopickagoodstyle Blocked indentedstylesWhatisblockedformat Whichisbyfarthemostpopularformatinusenowadays Whatisthesemi blockedformat Whatarethebasicrequirementsinwritingattractivebusinessletters Tendencyofbusinessletterwriting Howcanwemakeuseofthewinningtactics Knowouraims BeawareofthefactsUnderstandingthereaderComposeadraft Usegoodpaper envelope Typeorwriteaccordingtothecircumstances Sendacardratherthanaletter useentries Chooseasuitableformat appropriatelanguage Givetheletterauniques