(三)公文常用格式规则.ppt

由于公文是一种比较正规且严肃的文本格式 所以公文所用的字体也是有一定的要求的 那么哪些字体是公文常用的 在使用时要注意哪些方面 下面我们就我国公文中用字和字体规范来讲解 公文常用字体 宋体也称书宋 笔画横平竖直 粗细适中 疏密布局合理 使人看起来清晰爽目 久读不易疲劳且阅读速度快 一般书刊的正文都用宋体 宋体的另一优点是印刷适性好 一般书刊正文都用5号字 由于宋体的笔画粗细适中 印出的笔道完整清晰 若用5号仿宋 因笔画太细 易使字残缺不全 若用楷体 又因笔画较粗 对多笔画字易糊 楷体笔画接近于手写体 直接由古代书法发展而来 字体端正 匀称 一般用于 小学课本及幼教读物 选用4号楷体便于孩子们模仿与模写 中 小号标题 作者的署名等 以示与正文字体相异而突出 但用楷体作标题时 至少要比正文大一个字号 否则标题字会显得比正文还小 报刊中的短文正文 公文常用字体 仿宋由古代的仿宋刻本发展而来 是古代的印刷体 笔画粗细一致 起落锋芒突出 阅读效果不如宋体 因此一般书刊正文不用仿宋体 它一般用在 作中小号标题 报刊中的短文正文 小4号 4号 3号字的文件 古典 文献和仿古版面 黑体又称等线体 粗体 平体 方头体 字体方正饱满 横竖笔画粗细相同 平直粗黑 是受西文等线黑体的影响而设计的 一般用于 各级大小标题字 封面字 正文中要突出的部分 公文常用字体 公文常用字体 小标宋笔画横细竖粗 刚劲有力 笔锋突出 科印排版系统中没有此种字体 是华光排版系统中的一大特色 是理想的排大 小标题 封面字的字体 报宋字形方正 笔画比宋体细 比仿宋粗 也是华光排版系统的一大特色 故名思意 用于排报纸版心字 用小五号或六号报宋 印出笔道清晰 多笔画字不会糊 也可作中 小标题字 在公文缮制中 公文格式是由国家标准 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 来加以规范的 此标准对国家机关公文通用的纸张要求 印制要求 公文中各要素排列顺序和标识规则有着详细的规定 MicrosoftWord机关公文排版 1 设定版心国标GB T9704 1999要求公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸 其幅面尺寸为 210mm 297mm 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 设定 选定 纸型 标签 纸型 选A4 方向 选 纵向 然后选定 页边距 标签 根据上述数据要求 可算出页边距尺寸为 上 设定数值为3 7厘米 下 设定数值为3 5厘米 左 设定数值为2 8厘米 右 设定数值为2 6厘米 装订线 设定数值为0厘米 按此数值设定即可实现版心尺寸156mm 225mm 不含页码 页面设置 国标GB T9704 1999规定公文排版页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 设定 打开 页面设置 对话框 选定 页边距 标签 距边距 页脚 设定数值为3厘米 可实现一字线距版心下边缘7mm 选定 版式 标签 页眉和页脚 选 奇偶页不同 可实现单 双页码分置左右 节的起始位置 选 新建页 垂直对齐方式 选 顶端 设定页脚 国标GB T9704 1999规定公文排版每页排22行 每行排28个字 设定 打开 页面设置 对话框 选定 文档网格 标签 选择 指定行网格和字符网格 不选择 不改变字符跨度 每行个字符 设为28 每页行 设为22 栏数 用默认值1 文字排列 选 横排 应用于 选 整篇文档 以上设置全部完成后 点击页面设置对话框左下角的 默认 按纽 见右图 出现选择性提示 是否更改页面的默认设置 此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档 见下图 点击 是 Y 保存所有更改设置 则以后建立新文档时 上述设置将以默认值出现 每次建立新文档时将不必再重新设置 设定页行数与页字数 GB T9704 1999规定公文 正文用3号仿宋字 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 设定 选择 格式 菜单中的 字体 命令 打开 字体 对话框 选定 字体 标签 中文字体 选 仿宋 GB3212 字形 选 常规 字号 选 3号 其他设置不变 点击对话框左下角 默认 按纽 将上述设置保存为默认值 此默认值为文档正文默认值 标题可在文字录入过程中另行设定 字体设置 国标GB T9704 1999规定公文排版页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下1行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 设定 选择 插入 菜单中的 页码 命令 打开 页码 对话框 其中 位置 选 页面底端 页脚 对齐方式 选 外侧 若第一页需要显示页码则选择 首页显示页码 点击 确定 则在页脚位置出现页码 其中单页页码居右 双页页码居左 插入页码 在文档第一页双击页码 页码数字所在文字框生效 选中页码数字 选定字号为 4号 在汉字输入状态输入 1 然后选择 格式 菜单中的 段落 命令 打开 段落 对话框 选定 缩进和间距 标签 缩进右 设为 1字符 点击 确定 关闭 页眉和页脚 回到文本编辑状态 即完成单页页码设定 在文档第二页双击页码 页码数字所在文字框生效 选中页码数字 选定字号为 4号 在汉字输入状态输入 2 然后选择 格式 菜单中的 段落 命令 打开 段落 对话框 选定 缩进和间距 标签 缩进左 设为 1字符 点击 确定 关闭 页眉和页脚 回到文本编辑状态 即完成双页页码设定 插入页码 国标GB T9704 1999规定 用汉字将年 月 日标全 零 写为 这里所说的 即不是键盘上的数字 0 也不是英文字母 O 可通过下述方法输入 方法一 选择 插入 菜单中的 日期和时间 命令 打开 日期和时间 对话框 对话框里有多种时间和日期的表达式 其中便有GB T9704 1999所规定的日期表达式 选中后点击 确定 即可 方法二 使用 智能ABC输入法 如输入 i2001 按空格键 则输入的即为 二 一 若想输入 二 一年十二月十一日 可直接输入 i2001ns2ys1r 再按空格键即可 成文日期的输入 一 标题 公文标题由发文机关 发文事由 公文种类三部分组成 称为公文标题 三要素 如 延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知 这一文件标题中 延华集团董事局 是发文机关 关于表彰1997年度先进工作者 是发文事由 通知 是公文种类 公文标题应当准确 简要地概括公文的主要内容 公文标题的位置在公文的开首 居于正文的上端中央 公文常用格式解释 二 主送机关 上级机关对下级机关发出的指示 通知 通报等公文 叫普发公文 凡下属机关都是受文机关 也就是发文的主送机关 下级机关向上级机关报告或请示的公文 一般只写一个主送机关 如需同时报送另一机关 可彩抄报形式 主送机关一般写在正文之前 标题之下 顶行写 三 正文 这是公文的主体 是叙述公文具体内容的 为公文最重要的部分 正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针 政策精神 写法力求简明扼要 条理清楚 实事求是 合乎文法 切忌冗长杂乱 请示问题应当一文一事 不要一文数事 公文常用格式解释 四 发文机关 写在正文的下面偏右处 又称落款 发文机关一般要写全称 也可盖印 不写发文机关 机关印章盖在公文末尾年月日的中间 作为发文机关对公文生效的凭证 五 发文日期 公文必须注明发文日期 以表明公文从何时开始生效 发文日期位于公文的末尾 发文机关的下面并稍向右错开 发文日期必须写明发文日期的全称 以免日后考察时间发生困难 发文日期一般以领导人签发的日期为准 公文常用格式解释 六 主题词 一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方 如 人事任免通知 财务管理规定 等 词组之间不使用标点符号 用醒目的黑体字标出 以便分类归档 七 抄报 抄送单位 是指需要了解此公文内容的有关单位 送往单位是上级机关列为抄报 是平级或下级机关列为抄送 抄报 抄送单位名称列于文尾 即公文末页下端 为了整齐美观 文尾处的抄报抄送单位 印刷机关和印发时间 一般均用上下两条线隔开 主题词印在第一条线上 文件份数印在第二条线下 八 文件版头 正式公文一般都有版头 标明是哪个机关的公文 版头以大红套字印上 机关 文件 下面加一条红线 党的机关在红线中加一五角星 衬托 公文常用格式解释 九 公文编号 一般包括机关代字 年号 顺序号 如 国发 1997 5号 代表的是国务院一九九七年第五号发文 国发 是国务院的代字 1997 是年号 年号要使用方括号 5号 是发文顺序号 几个机关联合发文的 只注明主办机关的发文编号 编号的位置 凡有文件版头的 放在标题的上方红线与文头下面的正中位置 无文件版头的 放在标题下的右侧方 编号的作用 在于统计发文数量 便于公文的管理和查找 在引用公文时 可以作为公文的代号使用 十 签发人 许多文件尤其是请示或报告 需要印有签发人名 以示对所发文件负责 签发人应排在文头部分 即在版头红线右上方 编号的右下方 字体较编号稍小 一般格式为 签发人 公文常用格式解释 十一 机密等级 机密公文应根据机密程度划分机密等级 分别注明 绝密 机密 秘密 等字样 机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定 并据此确定其送递方式 以保证机密的安全 密级的位置 通常放在公文标题的左上方醒目处 机密公文还要按份数编上号码 印在文件版头的左上方 以便查对 清退 十二 紧急程度 这是对公文送达和输时限的要求 分为 急件 紧急 特急 几种 标明紧急程度是为了引起特别注意 以保证公文的时效 确保紧急工作问题的及时处理 紧急程度的标明 通常也是放在标题左上方的明显处 公文常用格式解释 十三 阅读范围 根据工作需要和机密程度 有些公文还要明确其发送和阅读范围 通常写在发文日期之下 抄报抄送单位之上偏左的地方 并加上括号 如 此件发至县团级 行政性 事务性的非机密性公文 下级机关对上级机关的行文 都不需特别规定阅读范围 十四 附件 这是指附属于正文的文字材料 它也是某些公文的重要组成部分 附件不是每份公文都有 它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的 公文如有附件 应当在正文之后 发文机关之前 注明附件的名称和件数 不可只写 附件如文 或者只写 附件 件 十五 其他 公文文字一般从左至可横写 横排 拟写 誊写公文 一律用钢笔或毛笔 严禁使用圆珠笔和铅笔 也不要复写 公文纸一般用16开 在左侧装订 公文常用格式解释 行文的关系 指的是发文机关与收文机关之间的关系 一 下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文 二 行文常规 平行或不相隶属的机关之间 应当使用平行文 如函 通知等 不能使用上行文