公文处理基本知识和要求.ppt

公文处理基本知识和要求 一 公文种类二 公文格式三 公文写作 目录 公文是法定机关与组织按照特定的规范体式 经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书 是依法管理和进行公务活动的重要工具 第一部分公文种类 第一节公文的作用 法规和准绳的作用 有的公文本身就属于法规文件 有的公文则是法规的具体化 它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用 是个人和单位行动的准绳 领导和指导的作用 通过互行公文 上级机关可传达领导意图 下级机关则可遵照执行 贯彻领导意图 教育和宣传的作用 国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传 以达到教育 启示 动员 释疑解惑 说明的作用 联系和知照的作用 通过互行公文 各级行政机关可互相交流 沟通信息 了解情况 掌握实情 从而提高办事效率和领导水平 第一节公文的作用 依据和证明的作用 公文是发文单位开展公务活动的记载 也是收文单位联系 开展工作的书面凭据 起着公认的 立此存照 的作用 第一节公文的作用 公文有广义和狭义之分 广义公文是指所有用于处理公务的文书 包括计划 总结 制度 讲话 贺信 协议 简报等 第二节公文的分类 第二节公文的分类 狭义公文是指法定公文 即列入 党政机关公文处理工作条例 的15个文种 1 决议2 决定3 命令 令 4 公报5 公告6 报告7 请示8 批复9 意见10 通告11 通知12 通报13 议案14 函15 纪要 以下所说的公文均指狭义公文 1 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 2 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 4 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 5 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 第三节公文的种类 6 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 8 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 9 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 10 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 第三节公文的种类 11 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 12 批复 适用于答复下级机关请示事项 13 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 14 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 15 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 第三节公文的种类 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体 纸张等 上排列的规定 第二部分公文格式 第一节公文格式的种类 根据公文载体的不同 分为文件格式 信函格式 电报格式 命令格式 纪要格式等 第一节公文格式的种类 文件格式 信函格式 电报格式 命令格式 纪要格式 第一节公文格式的种类 公文用纸一般使用纸张定量为60g 80g 的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度80 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 pH值为7 5 9 5纸张大小A4型纸 210mm 297mm 第二节公文格式的基本要求 版面公文用纸天头 上白边 为37mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 版心尺寸为156 225mm 第二节公文格式的基本要求 字体如无特殊说明 公文各要素一般用3号仿宋体字 特定情况可作适当调整 行数和字数一般每面排22行 每行排28个字 并撑满版心 特定情况可作适当调整 公文应当双面印刷 公文应当左侧装订 第二节公文格式的基本要求 版头 公文首页红色分隔线以上的部分 包括份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 红色分隔线 主体 首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 版记 首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分 包括抄送机关 印发机关和印发日期 页码位于版心外 第三节公文格式要素划分 版头 秘密等级 发文字号 紧急程度 发文机关标识 份号 标题 主送机关 主体 正文 第三节公文格式要素划分 主体 版记 附件说明 印章 成文日期 附注 抄送机关 印发机关 印发日期 页码 第三节公文格式要素划分 份号 涉密公文一定要标注份号 如果发文机关认为有必要 也可对不涉密公文标注份号 如需标识份号 一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行 份号用3号黑体标注 第三节公文的通用格式 版头 密级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 国家秘密分为秘密 机密和绝密三种 如需标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角份号之下 保密期限中的数字用阿拉伯数字 第三节公文的通用格式 版头 紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 加急 电报格式的公文紧急程度分为四级 从急到缓依次为 特提 特急 加急 平急 如需标注紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 密级和保密期限下方 第三节公文的通用格式 版头 发文机关标志 发文机关标志主要有两种形式 一是发文机关全称或规范化简称后加 文件 二字 二是发文机关全称或规范化简称 字号以醒目美观为原则 字体大小一般不超过上级机关 发文机关标志上边缘至版心上边缘35mm 发文机关标志推荐使用小标宋字体 颜色用红色 第三节公文的通用格式 版头 发文机关标志 联合行文时可并用联合发文机关名称 一般主办机关名称排列在前 也可单独用主办机关名称 联合上报公文一般不单独使用主办机关名称 因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出 如果发文机关名称只用主办机关 这样与签发人的标注不匹配 第三节公文的通用格式 版头 发文字号 由发文机关代字 年份和发文顺序号组成 联合行文时只标注主办机关的发文字号 编排在发文机关标志下空2行 用3号仿宋居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字 年份标全称用六角括号 括入 顺序号不编虚位 不加第字 阿拉伯数字后加号字 上行文发文字号居左空1字 与最后一个签发人处在同一行 第三节公文的通用格式 版头 签发人 上报公文应居右空一字编排签发人 签发人 三字用3号仿宋体 冒号用全角 签发人姓名用3号楷体 有多个签发人时 签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右 自上而下顺排 每行排2个姓名 最后一个签发人姓名与发文字号同一行 第三节公文的通用格式 版头 第三节公文的通用格式 版头 版头中的分隔线 位于发文字号之下4mm处 居中与版心同宽的红色分隔线 标题 标题由发文机关名称 事由和文种组成 一般用2号小标宋字体 编排于红色分隔线下空2行的位置 多个发文机关名称 4个以上可省略 之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点 多行标题排列应使用梯形或菱形 不使用上下长度一样的长方形或上下长 中间短的沙漏形 第三节公文的通用格式 第三节公文的通用格式 主体 主送机关 公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 多个主送机关之间用顿号隔开 最后一个机关名称后标全角冒号 第三节公文的通用格式 主体 正文 公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方 正文一般用3号仿宋 转发 印发文件类的通知 用3号楷体 公文首页须显示正文 一般公文的首个盖章页应当同时显示正文 发文机关署名和印章 第三节公文的通用格式 主体 第三节公文的通用格式 主体 正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 层次序数 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 附件说明 公文附件的顺序号和名称 如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 第三节公文的通用格式 主体 发文机关署名 应用全称或规范化简称 字体字号用3号仿宋 位于正文的右下方 正文或附件说明下空一行 第三节公文的通用格式 主体 成文日期 一般署会议通过日期或领导同志签发日期 两位以上领导人审签 署最后一位的签发日期 联合行文 署最后签发机关领导同志的签发日期 成文日期应写明年 月 日 位于发文机关署名右下方 字体字号用3号仿宋 首字比发文机关首字右移2个字 第三节公文的通用格式 主体 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 用印页 发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 第三节公文的通用格式 主体 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 第三节公文的通用格式 主体 加盖印章的公文 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 第三节公文的通用格式 主体 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 第三节公文的通用格式 主体 加盖签发人签名章的公文 在正文 或附件说明 下空二行右空四字加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 签名章一般用红色 第三节公文的通用格式 主体 附注 一般是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式 如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 第三节公文的通用格式 主体 附件 附件正文部分 用3号黑体在左上角顶格注明 附件 有序号时应加序号 序号后不加标点 附件应排在版记之前 附件序号和附件标题应与附件说明一致 附件标题与 附件 间空一行 被批准的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 第三节公文的通用格式 主体 第三节公文的通用格式 版记 版记中的分隔线 分隔线与版心同宽 首条和末条用粗线 0 35mm 中间分隔线用细线 0 25 首先分隔线位于版记第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和无隶属关系的机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 第三节公文的通用格式 版记 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即不编01 后加 印发 二字 第三节公文的通用格式 版记 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 第三节公文的通用格式 页码 发文机关标志 发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称 其上边缘至上页边为30mm 推荐用红色小标宋字体 字号大小由发文机关酌定 以版心为准居中排布 联合行文时 使用主办机关标志 第四节公文的特殊格式 信函 第四节公文的特殊格式 信函 红色双线 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 上粗下细 距下页边20mm处印一条红色双线 上细下粗 线长均为170mm 居中排布 份号 密级 紧急程度 如需标识份号 顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下 如需同时标注密级和保密期限 紧急程度 密级和保密期限顶格编排在份号下1行 紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行 第四节公文的特殊格式 信函 发文字号 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下 发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7 8 标题 标题居中编排 与其上最后一个要素相距2行 第四节公文的特殊格式 信函 页码 信函格式公文首页不显示页码 由第2页开始标注 只有2页的信函式公文 第2页可以不显示页码 版记 信函格式公文的版记中不加印发机关 印发日期及分隔线 第四节公文的特殊格式 信函 第四节公文的特殊格式 命令 发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35 推荐使用红色小标宋 发文机关标志下空两行集中编排令号 令号下空两行编排正文 在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 纪要标志 由 XXXXXX纪要 组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋字体 编号 纪要标志下空2行居中编排纪要编号 第X号 并用圆括号括入 不受年度限制 也可按年度编排 如 2012 X号 发文机关和成文日期 纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期 发文机关左空1字 成文日期右空1字 第四节公文的特殊格式 纪要 第四节公文的特殊格式 纪要 出席 列席和请假人 标注出席人员名单 一般用3号黑体字在正文 或附件说明 下空1行左空2字编排 出席 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假 列席人员名单 除依次另起1行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同前 纪要不加盖印章纪要格式可以根据实际制定 第二部分公文写作 第一节对公文写作人员的基本要求 1 要有较高的政治素质 熟悉政策 站位高远 2 要有较多的业务知识 精通业务 知识面宽 3 要有较强的写作能力 全面透彻 简洁高效 4 熟悉公文处理的规范 知晓要求 合乎规范 在决定拟写一份公文时 开始之前首先要弄清公文的主题和发文的目的 要全面理解领导的意图 有不清楚的地方 应及时请示 询问明白 然后按如下步骤着手写作 第二节公文写作的步骤和方法 一 确定中心内容主要解决什么问题 主要的指导思想和解决问题的主要原则 措施是什么 汇报情况时打算重点反映什么问题 请示事项时拟请上级机关主要解决什么问题等 二 文种的确定和写作是请示工作还是报告情况 是发布规章还是审批项目 是联系工作还是通报情况 对方单位是上级机关还是下级机关 或者是不相隶属的单位和机关等 不同的目的应选择不同的文种 不同文种的写法是不同的 第二节公文写作的步骤和方法 三 列入 条例 的15个文种 1 决议2 决定3 命令 令 4 公报5 公告6 报告7 请示8 批复9 意见10 通告11 通知12 通报13 议案14 函15 纪要 第二节公文写作的步骤和方法 决定的定义 决定是一种重要的规范性文件 具有法规性和指令性 下机关必须坚决执行 决定的适用范围 对重要事项或者重大行动做安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 第三节常用文种介绍 决定 决定的类别 宣告性决定 把已经做出部署和安排的重大事项向下级机关宣布 如 国务院关于第三批取消和调整行政审批项目的决定 指挥性决定 安排重要工作 要求下级机关贯彻执行 如 国务院关于加强节能工作的决定 奖惩性决定 对有关单位或工作人员进行奖励或处分 如 交通部关于表彰全国交通职业教育工作先进集体和先进个人的决定 第三节常用文种介绍 决定 通告的适用范围 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通告可以发文和通过各种媒体发布 也可在适当的地点张贴公布 通告的主要类型 知照性通告 即告知应当知道或需要遵守事项的通告 办理性通告 即办理一些例行事项的通告 其内容多为注册 登记 年检等 第三节常用文种介绍 通告 通知的分类 转发印发性通知 指用于 批转 上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实 转发 转发上级机关和其他机关 单位的文件 和 印发 发布本机关制定的公文或领导讲话 公文的通知种类 指示性通知 是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求的通知种类 是典型的领导和指导性公文 知照性通知 是向下级和有关单位宣布某些应知事项 如成立或撤销机构 启用或作废印章 迁址办公 变更作息时间 安全保卫 放假安排等 任免通知 用于人事任免 第三节常用文种介绍 通知 通知的适用范围 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知与通告的别 适用范围不同 通告功能单纯 用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项 通知则可以指示 可以要求 可以转文 可以任免等等 适用范围比通告要大得多 受文对象不同 通告的对象一般是公众 对象广泛 有时无法限定 因而具有普遍告知性 一般没有主送单位 而通知的对象一般是与通知内容直接有关的机关 单位或人员 对象明确 范围有限 因而具有特定专指性 目的要求不同 通告的事项只需知晓和遵守即可 通知的事项一般需要办理和执行 发文形式不同 通告一般通过媒体公开发布 也可以在公共场所张贴 而通知则一般以文件形式下发 通报的分类 表彰批评性通报 一般由事实 决定事项或处理意见 执行要求或号召等组成 如 关于表彰近期几次重大救助行动中表现突出的集体和个人的通报 关于吉林省吉化集团公路运输公司危险货物运输车辆发生重大交通事故的通报 情况通报 一般由详细情况 基本分析和提出要求等部分组成 如 国务院办公厅关于1999年各部门报送公文简报情况的通报 通报的适用范围 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 一般分为两类 即表彰批评性通报 情况通报 第三节常用文种介绍 通报 通报与通知的主要区别 内容范围不同 知照性通知和通报都有告知的作用 但通知告知的主要是一般事项 以及需要遵守执行的事项 通报则是告知正反面典型 或有关重要的精神或情况 目的要求不同 通知的目的是告知事项 布置工作 部署行动 内容具体 要求受文机关了解要办什么事 该怎样办理 不能怎样办理 要求遵照执行 有严格的约束力 通报的目的主要是交流 了解情况 通过正反面的典型去教育人们 宣传先进的思想和事迹 提高人们的认识 表现方法不同 通知的表现方法主要是陈述 告知人们做什么 怎样做 叙述具体 语言平实 通报的表现方法则常用叙述 说明 分析和议论 有较强的感情色彩 报告是陈述性公文 适用于下级机关向上级机关或者业务主管机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问等 报告属上行文 报告的主要类型 1 工作报告 指向上级机关报告工作的报告 有例行工作报告和专题报告两种 2 情况报告 指向上级机关反映情况的报告 3 答复报告 指答复上级询问事项的报告 4 报送报告 指向上级机关报送文件或有关材料的报告 第三节常用文种介绍 报告 请示的适用范围 1 上级有关方针 政策 指示或法规 规章不够明确或有不同理解 需要上级机关做出明确解释和答复 2 从本地区本单位的实际情况出发 需要对上级的某项政策 规定做出变通处理 有待上级重新审定 明确作答 3 在工作中出现新情况 新问题需要处理而无章可循 无法可依 需要上级机关做出明确指示 4 需要请求上级解决本地区 本单位的某一具体问题和实际困难 第三节常用文种介绍 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 请示属上行文 请示的适用范围 5 按上级机关和主管部门有关政策规定 不经请示无权自行处理的问题 6 工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题 必须请示上级领导或综合部门 以求得他们的协调和帮助 7 政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的情况和问题 提出了处理意见和解决措施 但由于行业和地域的限制 无权要求同级职能部门和地方政府执行 这就需要请求上级机关批准后转发有关地区和部门执行 第三节常用文种介绍 请示 请示的主要类型 1 请求指示的请示 这类请示多涉及政策上 认识上的问题 2 请求批准的请示 这类请示多涉及项目 人事 财物 机构等方面的具体问题 3 请求批转的请示 这类请示应附完整的工作方案 第三节常用文种介绍 请示 请示与报告的区别 1 行文目的 作用不同 2 行文时间不同 请示需要事前行文 报告一般在事后或者工作过程中行文 3 主送机关数量不同 请示只写一个主送机关 报告有时可写多个主送机关 4 受文机关处理方式不同 请示属办件 收文机关必须及时批复 报告属阅件 收文机关可不行文作答 5 写作侧重点不同 报告只汇报工作情况 不能夹带请示事项 请示中所陈述的情况只是作为请示的原因 其重点依然是请示事项 批复也是一种重要的领导指导性公文 适用于对下级机关的请示事项作出答复 这一文种只能用于对本机关所属的下级机关 业务主管机关对于平行机关和没有隶属关系的机关答复问题和审批事项 不宜使用批复 可以用函答复 第三节常用文种介绍 批复 批复的特点 1 被动性 批复必须依赖请示而存在 先有请示后有批复 任何一份批复都是针对请示而做出的 2 针对性 批复内容有很强的针对性 请示什么事项 就批复什么事项 批复的内容是由请示的内容来决定的 批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位 涉及的有关单位必要时可以抄送 但范围必须有一定限制 3 权威性 上级机关通过批复表态准许怎样做 不准许怎样做 下级机关必须执行上级机关的批复意见 第三节常用文种介绍 批复 批复的类型 1 肯定性批复 表明同意下级机关就某项工作提出的请求 认可下级的某种设想或做法 2 否定性批复 不同意下级机关的要求 给下级机关否定的答复 第三节常用文种介绍 批复 意见的适用范围 适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见可以用于上行文 下行文 平行文 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理和给予答复 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 作为平行文 提出意见供对方参考 第三节常用文种介绍 意见 意见的主要类型 1 指导性意见 这是党政领导机关用于布置工作的下行文 它同决定 通知等文种一样 对下级有一定的规范作用和行政约束力 但有别于决定和通知的是它具有较突出的指导性 2 评估性意见 这是业务职能部门或专业人员就某项专门工作 业务工作 经过调查 研究后 送交有关方面的鉴定 评估结果 第三节常用文种介绍 意见 函的主要特点 1 适用范围广泛 使用灵活方便 既可用于相互商洽工作 询问答复问题 又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项 2 短小精悍 函一般篇幅短小 内容单一 语言简洁 有的函只有三言两语 函有公文 轻骑兵 的称誉 第三节常用文种介绍 函 即公务信件 用于不相隶属的机关之间进行一般的日常工作问题的联系 如商洽工作 询问和答复问题等 还可用于向有关主管部门请求批准和答复审批事项 函属于平行文 函的主要类型 1 商洽函 指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 2 询问答复函 指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函 3 请批函 批准函 主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函 以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函 有关机关 单位需向不相隶属的业务主管部门请求批准 但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文 就应用函 此类函常常误用为请示 报告或批复 第三节常用文种介绍 函 第三节常用文种介绍 会议纪要 会议纪要的适用范围 适用于记载 传达会议情况和议定事项 它是反映会议议定事项和会议主要精神的一个文种 制发会议纪要 便于与会单位共同遵守和执行会议决议 向上级汇报召开会议的情况 或者向下属单位传达贯彻会议的精神等 会议纪要的写作特点 1 纪实性 会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项 不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要 2 提要性 会议纪要是会议的要点 不是会议记录 不能有闻必录 平铺直叙 而是对会议繁杂的情况和内容进行综合 概括性的整理 即概括出主要精神 归纳出主要事项 体现出中心思想 使人一目了然 易于把握精髓 会议纪要的结构 会