ISO9000标准体系文件编写的培训.ppt

ISO9000标准体系文件编写的培训 一 文件的作用 1 通向质量管理的交通图a 给出最好的 最实际的达到质量目标的方法 b 界定了职责和权限 规定清楚接口 使整个体系职权分明 成为有机整体 2 文件是员工学习和提供培训的教材 3 审核的依据a 证明过程已被控制 b 证明程序已被认可和实施c 证明程序处于更改控制之中 二 编写文件的原则 1 写你要做的 做你所写的 记录所做的 即 标准要求的要写到 文件写到的要做到 做到的要有效 编写完了一定要发下去进行讨论和修改 达到所写即所做 2 编写文件的基本要求5W1H原则 Why 为什么要做 Who 谁来做 Where 在什么地方做 Whar 做什么 When 什么时候做 How 怎么做 三 质量手册编写要求 1 采用标准的要求与实际活动的有机结合 应覆盖标准的所有要求 应立足于公司的实际情况 不应是标准条款的分解和照搬 2 职责和权限要规定清楚并落实 所有与质量有关的职责都有部门承担 各部门 各类人员的职责和权限清楚 职权规定无漏项 无重复 3 活动接口的处理清楚 可操作 所有活动的接口方法已明确 有关接口的处理在过程要求描述中应准确 4 文字简练 准确 通顺 注意逻辑性和活动顺序5 使用便于文件管理的格式 修改的考虑 改版的考虑 使用的考虑 四 质量管理手册格式 1 手册封面 包括手册编号 版本号 公司地址 编写日期 实施日期 受控状态等内容 范例 本质量管理手册共50页 含此页 制定日期 2002年07月30日文件编号 Q1 A改版日期 作成 受控标志 审核 管理者代表发放对象 批准 总经理质量手册XXX有限公司XXXXX 125号电话 传真 XXX XXXX 2 目录 3 质量手册颁布令 包括手册编写依据 目的和作用 适用范围 最高管理者批准签字 实施日期 4 质量方针的发布令 内容 要求各级人员认真执行 签字 日期 5 管理者代表任命书 签字 6 公司简介 地址 名称 建厂日期 投资方 投资规模 性质 产品 产值 员工人数 结构 公司发展历史及状况 对质量保护的认识等 7 质量手册的管理 包括职责分配 受控与非受控之分 修改 换版和保管的简要说明 发放范围 保管要求等 8 公司组织机构图 质量管理机构图9 质量管理过程图10 引用标准和标准删减说明11 术语定义12 要素描述13 程序文件目录14 修改履历 五 程序文件要求 是对影响质量的活动做出规定 是质量手册的支持文件 应包括质量体系采用的全部要求的规定 每一程序文件应针对质量体系中的一个或几个逻辑上独立的过程 六 程序文件格式 1 目的为了 特制定本程序 2 适用范围本程序适用于 的控制 3 职责3 13 24 术语定义 无 5 实施5 15 1 15 1 25 26 相关表单 信息联络书 7 相关文件 管理体系内部审核程序 LP Q2 TS 001 C8 记录的管理 信息联络书 由接收部门保管9 修改履历表 编制人 批准人及日期 版本号 受控号 文件编号 名称 七 程序文件编写具体解释 1 目的说明程序文件所控制的活动和控制的目的举例 设备管理控制程序为使生产设备保持良好的技术状态 满足工艺要求 保证产品的质量 特制定本程序 2 适用范围程序文件涉及的所有部门和活动 举例设备管理控制程序使用于本公司的生产设备的维护 保养 检修和管理 3 定义对本公司使用的特定简化的名词或标准中专有名词进行解释 如果没有请写 无 4 职责规定实施该程序文件的部门或岗位的职责 规定配合工作的部门或岗位的职责 举例 培训控制程序a 各部门负责提出年度培训需求 b 人事课负责编制年度培训计划 组织新员工入厂培训 c 管理者代表审核年度培训计划 总经理批准 d 培训实施部门负责技能培训的实施和培训记录的填写保管 e 人事课负责建立员工培训档案 并进行管理 5 实施 按活动的逻辑顺序写出实施过程的各个细节 要做什么 要控制的是什么 在那里做 那里控制 谁对要做的事和要控制的事负责 怎么做 怎么控制 什么时候做 什么时候控制 对要做的事的叙述内容包括 要处理和传递的信息使用的方法使用的设备要填写的记录 6 程序文件编写注意事项 具体及明确简单 易懂适当使用 必须 应该 语句简短 有效的使用标点符号 语法及用字准确 7 相关文件被本程序引用的程序和其他三级文件 举例培训控制程序6 相关文件 LP岗位能力要求准则 LP关键岗位一览表 信息交流控制程序 8 相关表单本程序需填写的记录表格名称举例培训控制程序7 相关表单 培训计划实施表 培训申请表 9 流程图 程序编写先画流程图流程图四个基本要素开始过程流向判定 例如 8 5 2纠正措施 组织应采取措施 以消除不合格的原因 防止不合格的再发生 纠正措施应与所遇到不合格的影响程度相适应 应编制形成文件的程序 以规定以下方面的要求 a 评审不合格 包括顾客抱怨 b 确定不合格的原因 c 评价确保不合格不再发生的措施的需求 八 程序文件编写举例 一 纠正措施控制程序 1 目的为了对XXX有限公司 以下称XX 产生不合格的原因进行分析 制定并实施纠正措施 以防止不合格再次发生 特制定本程序 2 适用范围本程序适用于XX质量管理体系中对所有不合格进行的调查分析 纠正措施的制定 实施及验证的过程 3 职责3 1不合格发生部门负责调查分析不合格产生的原因 制定纠正措施 3 2部门课长对纠正措施进行评审 并监督实施 3 3不合格发生部门及纠正措施涉及改正的相关部门实施纠正措施 3 4ISO事务局对不合格事项纠正措施的实施结果进行验证 品质管理部门负责对不合格品的纠正措施实施结果进行验证 3 5管理者代表对纠正措施实施结果进行确认 并给予指示 4 实施4 1需对不合格采取纠正措施的时机4 1 1原材料入厂检查时质量出现批不合格时 4 1 2进口产品在入厂检查时出现批不合格时 4 1 3相同产品因相同的不良原因在入库检查时出现连续三次以上批不合格时 4 1 4发生索赔 退货和投诉等问题时 4 1 5ISO事务局日常监测中发现不合格4 1 6体系出现的其他质量问题 管理者代表认为需制定纠正措施时 4 2不合格的评审4 2 1如果采购产品或进口产品发生不合格 品质管理部门向产生不合格的厂家发 信息联络书 由其负责对不合格采取纠正措施 并且要将纠正措施传到YSD相应接受部门 以便于给予监督 4 2 2如果为客户反馈回不合格品时 品质管理部门需对其不合格情况进行评审 确实是我公司发生的问题 通过 不合格纠正报告 将不合格情况传达到其产生的部门 如果不是我公司发生的问题 需将情况分析并及时反馈给客户 4 2 3公司内检查发现的不合格品时 由品管评审 出不合格发生的部门 并通过 不合格纠正报告 将情况传达到相关部门 4 2 4ISO事务局对日常监测到的不合格事项 向发生部门发行 不合格纠正报告 4 3分析 确定不合格产生的原因4 3 1产生不合格的部门在接到 不合格纠正报告 时 需组织有关人员对产生不合格时的情况进行调查 层层分析 找出并确定其产生的根本原因 4 3 2不合格产生部门需将确定出的不合格产生原因填入 不合格纠正报告 4 3 3当问题原因不确定或出现重大异常现象 由管理者代表呈报总经理 适时成立 问题调查组 共同调查分析其产生的根本原因 4 4制定 评审纠正措施 4 4 1由产生不合格的部门针对确定的不合格原因 制定纠正措施 并填入 不合格纠正报告 纠正措施要包括问题解决的方案 需要的援助情况 负责人 时间安排及完成时间等具体实施内容 4 4 2纠正措施涉及其他部门的 需跟部门负责人协商确定纠正措施后 填入 不合格纠正报告 4 4 3部门课长要对 不合格纠正报告 中的纠正措施进行确认评审 认为达不到要求的 返回相关部门重新制定 认为符合要求的要盖章或签字给予认可 并发放到相关部门执行 4 5纠正措施的实施 验证和跟踪评审4 5 1发生不合格的部门按 不合格纠正报告 纠正措施实施 4 5 2当供方提供的产品出现批不合格时 应监督其改善 必要时可要求有关部门协助解决 若仍得不到解决 则考虑申请更换供方 4 5 3由不合格发生的部门课长监督纠正措施的实施 由ISO事务局对不合格事项纠正措施的实施结果进行验证 品质管理部门负责对不合格品的纠正措施实施结果进行验证 4 5 4经验证实施效果达不到预期目的的 由验证人报告管理者代表后 再次发行 不合格纠正报告 由不合格部门再次分析原因 制定纠正措施 按4 2 4 5重新执行 4 5 5每次内审时 需对到上一次内审期间 不合格纠正报告 中纠正措施的有效性进行一次跟踪验证 4 6部门内日常监测发现不合格事项 由不合格事项发生部门自行调查分析原因 制定相应的纠正措施 经课长认可后实施 4 7内审 外审中发现不合格见 管理体系内部审核程序 5 相关表单 不合格纠正报告 信息联络书 6 相关文件 管理体系内部审核程序 LP Q2 ISO 001 C7 记录的管理 不合格纠正报告 由不合格发生部门负责发行及按期回收 最后由纠正措施验证部门统一保管 信息联络书 由接收部门保管 例如 6 2人力资源 6 2 1总则基于适当的教育 培训 技能和经验 从事影响产品质量工作的人员应是能够胜任的 6 2 2能力 意识和培训组织应 a 确定从事影响产品质量工作的人员所必要的能力 b 提供培训或采取其他措施以满足这些要求 c 评价所采取措施的有效性 d 确保员工认识到所从事活动的相关性和重要性 以及如何为实现质量目标做出贡献 e 保持教育 培训 技能和经验的适当记录 见4 2 4 二 培训控制程序 1 目的为了保证从事管理体系规定的人员能力能够满足工作岗位的需要 符合公司的管理要求 特制定本程序 2 适用范围本程序适用于公司从事与质量相关工作人员的资格鉴定及能力和意识的培训工作 3 职责1 各部门作成 岗位能力要求准则 提出本部门培训需求 2 各课课长审核 岗位能力要求准则 监督本课培训实施情况 3 ISO事务局作成 XX岗位能力要求准则 制定公司培训计划 监督培训计划的实施情况 4 总经理批准 XX岗位能力要求准则 和公司培训计划 5 ISO事务局负责组织质量管理委员 主任 班长的培训 对培训效果进行确认 6 质量管理委员负责组织本课内部培训 对培训效果进行确认 4 术语定义管理体系 指质量管理体系 5 实施5 1确定岗位能力需求5 1 1岗位能力识别 1 部门负责人需识别出本部门各岗位所应具备的知识 素质和技能要求 2 判定应具备的素质和技能要求可以从受到的教育和培训情况 需具备的技能和具有的工作的经历等几方面考虑 5 1 2确定岗位能力要求1 部门负责人根据识别出的岗位能力要求作成 岗位能力要求准则 经部门课长审批后汇总到ISO事务局 2 由ISO事务局作成 XX岗位能力要求准则 经总经理批准后 发放到各部门执行 作为各岗位录用员工和提供教育培训的依据 5 2提出培训需求5 2 1部门负责人每年应对员工进行考核 达不到 要求的 应提出培训需求 同时为适应公司或岗位发展的需要 需进一步提高有关知识和技能的 也应提出培训需求 5 2 2各部门每年三月份统计出本部门的培训需求 填入 培训申请表 提交ISO事务局 5 2 3提出培训需求时应考虑以下内容1 管理 技术人员所需管理知识的培训 2 特殊岗位所应具备外部资格的培训 3 内审员内审知识的培训 4 关键岗位员工的培训 5 员工质量意识培训 6 入厂后基础知识培训 7 上岗前操作技能及相关知识的培训 5 3制定培训计划5 3 1ISO事务局根据各部门的培训需求制定出年度公司培训计划 5 3 2培训计划经总经理批准后生效 5 3 3ISO事务局将培训计划下发到各部门 5 4培训的实施5 4 1各部门按培训计划组织实施 内部培训应事先确定培训教师 准备培训资料和教材 培训教师应具备一定的资格 5 4 2参加外部培训的员工应按时上课 认真做笔记 不得无故缺席 因工作请假 需得到部门课长的批准 5 4 3各部门可根据实际情况临时追加培训申请 内部培训需经部门课长批准 外部培训需经部门 课长确认 总经理批准后实施 并将 培训申请表 提交ISO事务局备案 5 4 4公司应保证培训时间 培训资金 资料和设施的及时到位 保证培训质量 5 4 5培训实施后 培训实施部门应填写 培训计划实施表 受训者要签名 部门课长需要对培训情况进行确认 5 5培训效果确认1 ISO事务局应定期检查培训计划实施情况 2 培训后相关部门要对员工进行适当方式的考核 考核的结果应予以记录 列入员工培训档案中 3 外部培训要取得相应的结业证明或证书 并将复印件保留在培训档案中 4 经检查不合格的要列入再培训计划或进行转岗 5 管理者代表每年一次对培训教师能力进行确认 5 相关表单 培训计划实施表 培训申请表 6 相关文件 LP岗位能力要求准则 LP关键岗位一览表 7 记录的管理 培训申请表 由ISO事务局保管 培训计划实施表 及其他培训记录由培训组织部门保管 培训档案由公司人事部门保管 九 作业标准的编写 简要 准确的说明作业过程的先后次序 使用口头语言的表达方式 使用指令性的语言形式 做这个 按照那个 使用图表进行演示作业标准也可采用程序结构 十 文件编写过程 1 深入了解标准要求2 收集现有文件和做法 3 对现状进行详细的调查4 对所需体系文件进行总体设计5 确定文件的开发方式和开发方法6 制定文件编制规定7 文件审核 收集现有文件和做法 现有质量管理的规定或其他文件岗位职责规定各类记录各类技术文件工作标准各种规章制度 对现状进行详细的调查和分析 确定必须展开的质量活动 简