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文档简介

。会议室使用及申请管理规定为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定：一、会议室使用管理规定1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。2、根据参会人数合理选择会议室。大会议室 35人中会议室 30人小会议室 10人多功能会议室 60人3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。二、会议室使用申请流程及有关规定：1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。 3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。 4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。 5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。6、对于未被预约的临时会议申请，综合事务部必须按照先进先出或轻重缓急的原则进行安排。若会议室使用安排已满不能答复申请的，综合事务部需向新申请单位作出解释。7、各单位必须遵守会议室使用的安排，对于不遵守会议室申请、使用制度的单位和个人，根据有关规定予以处理。8、特殊情况综合事务部未能在3小时内作出回复或无法作出回复时，按照先申请先使用的方法使用会议室。 9、如遇OA故障无法填写申请的，必须由申请单位或个人进行电话预约，事后当天补齐会议室申请资料。 10、各分公司、各部门由专人负
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