第2章操作系统及办公软件的使用.ppt

第2章操作系统及办公软件使用 本章学习目标2 1文件及程序管理2 2字处理软件的使用2 3电子表格软件2 4电子演示文稿制作 退出 本章学习目标 WINDOWS操作系统桌面的使用 文件及应用程序的使用管理 应用程序之间数据的交换字处理软件WORD的基本操作 表格处理 插入对象及排版电子表格软件EXCEL的基本操作 公式和函数的应用 表格的格式化 图表处理及列表管理电子文稿软件POWERPOINT的基本操作 多媒体文稿的制作 幻灯片动作和效果设置 返回本章首页 2 1文件及程序管理 2 1 1Windows桌面2 1 2文件管理及程序运行2 1 3任务间数据传递 剪贴板应用2 1 4文件的打开方式设置2 1 5安装与卸载应用程序2 1 6安装设备驱动程序2 1 7压缩和解压缩 返回本章首页 2 1 1Windows桌面 一 操作系统的功能 任务管理 状态 运作 调度 存储管理 分配使用 回收空间 设备管理 调度 驱动 文件管理 保存 处理 作业管理 解释 执行 2 1 1Windows桌面 二 Windows操作系统的特点 多任务 打破DOS系统640K内存限制 使用鼠标操作 窗口及图形环境操作方式 直观的命令表现方式 支持长文件名 并可含空格 系统提供大量的实用程序 便捷有效的网络操作环境 2 1 1Windows桌面 三 Windows的桌面系统Windows启动后出现的界面就是桌面 它是用户的工作系统 1 桌面的组成图2 1桌面的组成 1 图标图标由图形和文字两部分组成 2 开始 菜单和任务栏 3 桌面背景 2 1 1Windows桌面 三 Windows的桌面系统2 在桌面上创建快捷方式快捷方式图标仅提供所代表的程序或文件的链接指针 可以添加或删除而不影响实际的程序或文件 在桌面上创建快捷方式的方法 找到文件所在位置 按住鼠标右键拖曳到桌面上 释放右键 在出现的快捷菜单中选择 在当前位置创建快捷方式 快捷方式图标均有一个小箭头 图2 2右键拖动创建快捷方式图标 2 1 1Windows桌面 三 Windows的桌面系统3 自定义桌面 桌面属性 在 显示属性 对话框中可以更改桌面的背景 主题 外观 分辨率等 打开 显示属性 对话框的方法如下 右击桌面空白处 在弹出的菜单中选择 属性 命令 设置 桌面 用来设置桌面背景图案及桌面上对象的图标效果 设置 屏幕保护程序 设置计算机在一段时间没有按键的情况下 屏幕保护和电源节能方式 设置 外观 用来设置Windows的配色方案 也可以自定义各项目的颜色 字体 设置显示器特性 设置 选项卡用来设置显示器的颜色和显示器分辩率 WindowsXP在桌面属性中可设置桌面主题 可在经典Windows和WindowsXP桌面间进行切换图2 3显示属性 2 1 1Windows桌面 三 Windows的桌面系统4 自定义 开始 菜单图2 4 开始 菜单及 开始 菜单属性右单击 任务栏 选择 属性 命令 选择 开始菜单 选项卡 1 设置 开始 菜单 选择 开始菜单 选项 单击 自定义 命令按钮 2 在 开始 菜单中添加快捷方式选择 经典开始菜单 单击 自定义 命令按钮 单击 添加 按钮 按向导添加应用程序快捷方式 3 在 开始 菜单中删除快捷方式选择 经典开始菜单 单击 自定义 命令按钮 单击 删除 按钮 选择要删除的应用程序快捷方式 单击 删除 4 将对象添加到 开始 菜单的固定项目列表右击要添加的程序文件或快捷方式 在弹出的快捷菜单中选择 附到 开始 菜单 2 1 1Windows桌面 三 Windows的桌面系统5 自定义任务栏任务栏位于桌面的底部 用于在多个应用程序之间进行切换 右单击任务栏 选择 属性 命令 可以设置任务栏的属性 图2 5任务栏及任务栏属性锁定任务栏 使任务栏被锁定在当前位置 不能被移动将任务栏保持在其它窗口的前端 使任务栏显示在所有窗口前 自动隐藏任务栏 当鼠标离开任务栏时 任务栏自动隐藏 当鼠标移到桌面底部时 任务栏显示 分组相似任务栏按钮 在任务栏中分组显示应用程序按钮显示快速启动 显示快速启动工具栏显示时钟 在任务栏右侧显示时钟 隐藏不活动的图标 避免任务栏通知区域显示不使用的图标 可通过自定义按钮设置 在任务栏中新建工具栏 右键单击任务栏 在弹出的快捷菜单中选择 工具栏 新建工具栏 在对话框中选择一系统文件夹或用户自定义的文件夹作为工具栏放在任务栏中 返回本节首页 2 1 2文件管理及程序运行 一 认识文件和文件夹在计算机系统中 文件内可以存放文本 图像以及数据等信息 而硬盘则是存储文件的大容量存储设备 其中可以存储很多文件 同时为了便于管理文件 还可以把文件组织到目录和子目录中去 目录被认为是文件夹 而子目录则被认为是文件夹的子文件夹 2 1 2文件管理及程序运行 一 认识文件和文件夹1 软盘 硬盘和光盘的编号软盘 硬盘和光盘的编号又称驱动器盘符 A B 是软盘驱动器的盘符 计算机硬盘容量较大 可分成几个分区 依次可以用C D 等连续编号 光盘驱动器紧接着最后一个硬盘分区编号 2 文件与文件夹文件 相关信息的集合 广义 磁盘文件 存储在磁盘等计算机存储器上的一组相关信息的集合 狭义 文档 数据文件的总称文件夹中包含文件和子文件夹 Windows中文件 文件夹的组织结构是树型结构 2 1 2文件管理及程序运行 一 认识文件和文件夹3 命名规则文件 文件夹名不能超过255个字符 1个汉字相当于2个字符 文件 文件夹名中不能出现 文件 文件夹名不区分大小写 一个文件夹中不能有同名的文件 文件夹 常用的文件类型及对应的扩展名4 文件 夹 的位置 路径 路径即文件所在的位置 一个完整的文件路径包括盘符及要找到该文件所顺序经过的所有文件夹 文件夹之间用 隔开 例 D D1 D11 S1 DOC图2 6树形文件结构 2 1 2文件管理及程序运行 二 Windows资源管理器Windows资源管理器的基本功能是以文件夹浏览窗口形式查看计算机资源 管理磁盘 文件夹和文件 启动应用程序 更新计算机资源的设置等 1 打开 资源管理器 窗口方法右键单击 开始 菜单 在弹出的快捷菜单中单击 资源管理器 命令右键单击 我的电脑 在弹出的快捷菜单中单击 资源管理器 命令按住Shift键双击桌面上 我的电脑 图标选择 开始 所有程序 附件 Windows资源管理器 2 资源管理器工作窗口资源管理器分左右两个窗格 左窗格显示文件夹的树形结构 文件夹左边若有 按钮 表示该文件夹下还有子文件夹 可通过单击 按钮展开 此按钮即变成 单击 按钮 则折叠文件夹 右窗格显示当前文件夹下的文件及文件夹 图2 7资源管理器窗口 2 1 2文件管理及程序运行 二 Windows资源管理器3 文件夹查看方式选定要查看的文件夹 选择 查看 菜单 并在菜单中选择 缩略图 平铺 图标 列表 或 详细信息 4 文件列表显示排列选择 查看 菜单中 排列图标 子菜单 对文件可按 名称 类型 大小 修改时间 等进行排列 也可以在 详细信息 显示文件和文件夹时 通过单击标题实现排序 2 1 2文件管理及程序运行 三 文件夹与文件管理1 选定文件和文件夹单一对象选择 鼠标单击对象连续对象选择 单击该区域第一个对象 再按住Shift键单击该区域最后一个对象 或Shift 上下光标移动键 非连续对象选择 单击该区域第一个对象 再按住Ctrl键单击该区域的其他对象多个连续对象选择 选择第一块连续对象 按住Ctrl键单击其他块首 Ctrl Shift单击块尾 选择全部对象 编辑 菜单 全选 命令 2 1 2文件管理及程序运行 三 文件夹与文件管理2 创建文件夹菜单法 双击打开目标文件夹 选择 文件 新建 文件夹 命令 键入文件夹名 快捷菜单 双击打开目标文件夹 右击窗口空白处 选择 新建 文件夹 命令 键入文件夹名 有一些应用程序下的文档文件也可用此方法新建 如记事本文档 但在相应的应用程序中建立更加方便 2 1 2文件管理及程序运行 三 文件夹与文件管理3 复制 移动文件和文件夹菜单法 选取文件 或文件夹 选择 编辑 复制 剪切 命令 选取目标文件夹 编辑 粘贴 命令左键操作 直接按住鼠标左键拖动选中的文件至目标文件夹同驱动器 拖动为移动 Ctrl 鼠标左键拖动为复制异驱动器 拖动为复制 Shift 鼠标左键拖动为剪切右键操作 右键拖动 由快捷菜单选择操作右击文件 或文件夹 在快捷菜单中选 复制 剪切 命令 右击目标文件夹 在快捷菜单中选 粘贴 命令键盘操作 复制 Ctrl C剪切 Ctrl X粘贴 Ctrl V 2 1 2文件管理及程序运行 三 文件夹与文件管理4 文件和文件夹的更名选定目标文件 或文件夹 选择 文件 重命名 命令 输入新名称右击目标文件 或文件夹 选择 重命名 命令 输入新名称两次单击目标文件 或文件夹 名称 输入新名称5 文件和文件夹的删除及恢复删除 选择要删除的文件或文件夹 执行 文件 删除 命令或按 Del 键 或右键单击要删除的文件或文件夹 在快捷菜单中选 删除 命令恢复 一般删除文件或文件夹 只是将文件或文件夹放入 回收站 并未真正删除 可以在 回收站 中执行 还原 命令 恢复被删文件和文件夹若要从磁盘中永久删除文件 可在 回收站 中执行删除命令 或在文件进行删除操作时按住Shift键 2 1 2文件管理及程序运行 三 文件夹与文件管理6 文件和文件夹的属性文件和文件夹的属性 只读 指文件或文件夹只能读 不能删除或修改 隐藏 指文件或文件夹不能用普通显示方式显示 选中要设置属性的文件或文件夹 然后单击 文件 属性 菜单命令 或右单击要设置属性的文件或文件夹 在快捷菜单中选择 属性 命令 打开 属性 对话框 在对话框中设置文件或文件夹的属性 2 1 2文件管理及程序运行 四 搜索文件夹和文件Windows具有强大的搜索功能 如果用户想搜索某种格式的文件 使用搜索功能会很方便 Windows中查找文件可以使用通配符文件通配符有两个 表示任意一串字符 表示任一个字符如 a a 代表以a开头和结束的文件名中只有三个字符的所有文件 a 代表以a开头的文件名最多三个字符的所有文件 a exe代表文件名以a字符结束的所有扩展名为 exe的文件 代表所有的文件单击 开始 搜索 命令打开搜索结果窗口 指定搜索 所有文件和文件夹 设置搜索条件全部或部分文件名 可用通配符指定要搜索的文件文件中的一个字或词组 按文件中包含的字符搜索在这里寻找 指定搜索的盘符 路径什么时候修改的 按建立或修改的日期搜索大小是 按文件大小搜索更多高级选项 可按文件类型搜索 可指定搜索范围是否包含子文件夹 是否搜索隐藏文件等 注 以上各种搜索方式可以配合使用 在搜索结果窗口中同样可以进行复制 移动 删除 重命名操作 2 1 2文件管理及程序运行 五 程序运行1 程序的启动1 在 开始 所有程序 菜单下单击要启动的程序文件的快捷方式2 资源管理器或我的电脑中双击要打开的应用程序文件2 应用程序的退出1 利用关闭按钮2 单击 文件 退出 命令3 双击控制菜单图标3 应用程序间切换1 单击任务栏上相应的应用程序按钮2 单击欲切换到前台的应用程序窗口的任何可见部分3 用Alt Esc键直接依次切换运行着的应用程序到前台4 退出没有响应的应用程序有时 如果打开的程序太多 会使计算机内存严重不足 打开的程序会长时间不再响应用户的操作 即使单击窗口中的 关闭 按钮 也不能关闭该程序打开的窗口 这时 可以利用 任务管理器 对话框强制将该程序终止 同时按下Ctrl Alt Del组合键 打开 windows任务管理器 对话框 在 应用程序 选项卡中选中需要强制结束的应用程序 单击 结束任务 按钮 即可终止该程序运行 返回本节首页 2 1 3任务间数据传递 剪贴板应用 剪贴板是Windows系统在内存开辟的临时信息存储区 用于存放文本 图形 图像 声音等信息 在任何时刻都可以向剪贴板送入信息 也可以将存放在剪贴板中的信息读出 在单一应用程序运行过程中 可以通过剪贴板完成信息的复制 移动和删除 在多应用程序运行时 可以利用剪贴板完成各应用程序之间信息的传递 剪贴板具有在应用程序和文档之间传递信息的作用 2 1 3任务间数据传递 剪贴板应用 一 向剪贴板送入信息选定对象 执行 复制 或 剪切 命令 也可以按Ctrl C或Ctrl X 二 向剪贴板送入桌面和窗口信息送入桌面信息 按PrintScreen键送入窗口界面信息 按Alt PrintScreen键三 从剪贴板获取信息定位插入点 执行 粘贴 命令或按Ctrl V 剪贴板上的内容在被代替之前可以多次被使用 剪贴板中的内容一直保留到下一次复制剪切操作或退出Windows 四 剪贴板查看程序剪贴板中的内容可以通过剪贴板查看程序查看 剪贴板查看程序文件名为Clipbrd exe 可以查找该文件然后将它拖入 附件 菜单中 剪贴板内容可以在剪贴板查看程序中保存 打开 剪贴板文件扩展名为 clp 图2 10 剪贴板查看程序 窗口 返回本节首页 2 1 4文件的打开方式设置 一 文件的关联当双击某个文档文件时 该文件会被某个应用程序打开 这个打开的程序为文档文件的打开方式 文档文件打开方式中 不同的文档具有不同程序的打开方式 相应文档和程序之间的联系称为文件关联 如果欲打开的文档没有设置过关联 打开方式 或相应的应用程序没有安装 则双击该文档将无法打开 2 1 4文件的打开方式设置 二 建立或修改文件的打开方式右键单击欲打开的文档文件 选择快捷菜单中的 打开方式 选择程序 命令 第一次对该文档设置打开方式 选择快捷菜单中的 打开方式 命令 可以定义文档的打开方式 若将 始终只用选择的程序打开这种文件 复选框选中 则以后同类文件的打开均使用该应用程序打开 对于没有关联的文档 当双击该文档 系统会提示打开 打开方式 对话框 若双击文档文件 系统提示Windows不能打开此文件 则选择 使用Web服务寻找适当的程序 到网上搜索打开此文件的程序 若不选中任何文件 可选择 工具 文件夹选项 菜单命令 在对话框中选择 文件类型 选项卡 单击 新建 按钮 输入需设置关联 注册 的文件的扩展名 单击 确定 按钮 在 已注册的文件类型 中选择该扩展名的文档 单击 更改 按钮 从列表中选择应用程序 单击 确定 按钮 即完成指定类型的文档与该应用程序的关联 返回本节首页 2 1 5安装与卸载应用程序 一 安装 卸载Windows组件Windows操作系统自带有许多应用程序组件 有些组件在安装Windows操作系统时可能没有安装 有些虽然安装了 但是并不会在工作中用到 这时 可以通过 添加或删除程序 来安装或删除组件 在 开始 菜单中选择 控制面板 双击 添加或删除程序 图标 在 添加或删除程序 对话框中 单击左边的 添加 删除Windows组件 图标 即打开 Windows组件向导 对话框 在组件列表框中 如果选项前面是则表示该组件已全部安装 若为则表明该组件没有完全安装 如为则表明该组件没有安装 可先选中该选项 单击 下一步 进行安装 也可单击 详细信息 按钮 选择该组件中部分程序安装 安装程序必须指定Windows安装文件所在的位置 若对已安装的组件或应用程序将其前面的 拿掉 单击 将删除该组件或程序 图2 8 Windows组件向导 对话框 2 1 5安装与卸载应用程序 二 安装 卸载应用程序Windows应用程序的安装通常是运行一个Setup exe安装程序启动安装向导 按照向导提示逐步完成过程 Windows应用程序的卸载通过 控制面板 添加或删除程序 对话框方便地实现程序的删除 打开 添加或删除程序 对话框 单击左边的 更改或删除程序 图标 在 当前安装的程序 列表中 选择想要删除的程序 然后单击 更改 删除 按钮 程序就会自动被卸载 图2 9 添加或删除程序 对话框 返回本节首页 2 1 5安装设备驱动程序 为使计算机上所有的外部硬件设备能正常工作 必须为该设备安装相应的驱动程序 如打印机 Windows本身附带大量的硬件驱动程序 大多数的硬件设备的驱动程序系统都会在其连接上后 自动检测该硬件驱动程序 然后安装 少数硬件设备系统无法检测到其驱动程序 则必须使用驱动程序盘人工安装 举例 打印机的安装 返回本节首页 2 1 6压缩和解压缩 使用压缩软件可以将文件进行压缩 从而减小其大小 在网上利用电子邮件发送附件时 若附件是文件夹形式 则必须经过压缩 另外从网上下载的资料大多数是经过压缩的 不能直接浏览或编辑 必须解压缩 常用的压缩 解压缩软件有WinZip WinRAR 我们主要介绍WinRAR的使用 一 压缩文件当安装了WinRAR后 在 资源管理器 窗口中右击选中的文件或文件夹 将弹出快捷菜单 其中 添加到 xxx rar 在当前选中文件的文件夹下建立压缩文件压缩并E mail 完成压缩后立即用于发送E mail压缩到 xxx rar 并E mail 在当前文件夹下建立压缩文件后立即用于发送E mail添加到压缩文件 将打开对话框 在 常规 选项卡下可指定该压缩文件建立在那个文件夹下 文件名是什么 压缩文件采用何种格式 RAR还是ZIP 及其他的一些选项可采用以上一种方式进行文件或文件夹的压缩图2 11压缩操作 2 1 6压缩和解压缩 二 解压缩文件双击压缩文件 压缩文件即在WinRAR程序窗口中打开并显示内容 可以使用工具按钮或菜单命令来解压文件 在窗口中选择要解压的文件夹或文件后 单击 解压到 按钮 在弹出的对话框中输入目标文件夹图2 12解压缩操作 返回本节首页 2 2字处理软件的使用 2 2 1Word2003的新特性2 2 2基本操作2 2 3插入对象2 2 4表格制作2 2 5样式 模板和页面设置 返回本章首页 2 2 1Word2003的新特性 任务窗格 视图 任务窗格命令 或 F1打开或关闭阅读版式 常用 工具栏的阅读按钮或 R并排比较文档 打开两个Word文档 在 窗口 菜单中选择 返回本节首页 2 2 2基本操作 一 Word的启动与退出1 Word的启动双击桌面上MicrosoftWord图标在 开始 菜单中单击 程序 中的MicrosoftWord命令2 Word的退出在 Word 窗口的 文件 菜单中单击 退出 命令单击Word窗口右上角的 关闭 按钮二 Word编排文档的基本流程图2 13Word编排文档的基本流程 2 2 2基本操作 三 Word2003窗口的组成图2 14Word2003窗口的组成四 文档的新建 打开 插入 保存1 新建文档 文件 新建 菜单命令 在任务窗格中选择新建文档的类型单击工具栏上的 新建 按钮2 文档的打开 文件 打开 菜单命令 查找范围 中选择盘符 选择路径 选择文件 单击 打开 按钮单击工具栏上的 打开 按钮在任务窗格中找到需打开的文档3 插入已有文档单击 插入 文件 选择路径和文件 单击 插入 按钮 2 2 2基本操作 四 文档的新建 打开 插入 保存4 文档的保存1 同名保存已有文档单击工具栏中 保存 按钮2 保存新文档或另存已有文档单击 文件 另存为 命令 在 保存位置 中选择盘符 选择路径 在 文件名 中输入文件名 单击 保存 按钮3 关闭文档时保存关闭文档时 Word会询问是否保存 单击 是 即可保存文档 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑1 文本的录入1 输入文本在 页面 或 Web版式 视图方式下 鼠标在文档任意位置单击 即可出现闪烁的插入点 可输入文本 使用微软拼音输入法输入汉字 用Shift键切换中 英文输入状态 Word在一个段落中会根据页面宽度自动换行 当一个段落输入完毕按 回车键 换行 此时段落末尾会出现段落标记即 硬回车符 当希望将前后两段合并成一段 只需将前一段末尾的 硬回车符 用Delete或Del键 在符号前 或BackSpace键 在符号后 删除即可 2 输入日期和时间选择 插入 日期和时间 命令 显示 日期和时间对话框 在该对话框的 可用格式 列表框中选择一种 确定 即可 3 插入符号使用 符号栏 工具栏单击 视图 工具栏 符号栏 即在应用程序的底部出现符号栏使用 插入特殊符号 对话框单击 插入 特殊符号 打开 插入特殊符号 对话框 从6个选项卡中选择符号单击 插入 按钮使用 符号 对话框单击 插入 符号 打开 符号 对话框 从 符号 选项卡中选择符号单击 插入 按钮 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑2 光标定位及文本的选定1 光标定位文本的插入 选定 删除 替换 移动和复制均涉及到光标的定位 鼠标单击即可定位2 文本的选定Word遵循先选定后操作的原则 因此在对文本编辑修改前要先选定文本 一般用鼠标操作较简单选取一个汉字词组或一个英文单词 双击该字选取一个整句 Ctrl 单击整句中的任何字符选取一整行 单击一行左边的选定区选取数行 单击选定区的起始行并拖动鼠标至终止行选取一个段落 双击选定区选取整个文档 Ctrl 单击选定区或三击选定区选取任意文本 将鼠标指针移到所选文本的起始位置 按住左键拖到文本末端选取不连续文本 选中一段文本后 按Ctrl键再选其他文本 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑3 文本的删除 移动 复制 撤销 重复与恢复操作1 文本的删除删除光标后的字符 Del键删除光标前的字符 Backspace键选定用删除的文本 单击 编辑 剪切 命令 或 编辑 清除 命令2 文本的移动和复制近距离移动或复制 将鼠标移到选定文本上 按住鼠标左键拖到目标位置即完成所选文本的移动操作 按住Ctrl键拖动鼠标 可完成选定文本的复制操作远距离移动或复制 利用 编辑 剪切 复制 粘贴 命令或Ctrl X 剪切 Ctrl C 复制 Ctrl V 粘贴 完成移动和复制操作3 撤销 重复与恢复操作撤销 通过撤销操作可撤销之前的一步或多步操作 单击 编辑 撤销 命令或工具栏中 撤销 按钮 可多次执行此操作已撤销多步以前的操作 Ctrl Z 恢复 若撤销后的操作想恢复可按工具栏中的 恢复 按钮 Ctrl Y 重复 若想重复前一次的操作可单击 编辑 重复 命令 Ctrl Y 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑4 Office剪贴板工具Office剪贴板可以存储24次复制或剪切的内容 若要粘贴某一次复制或剪切的内容可按 编辑 Office剪贴板 命令打开 Office剪贴板 任务窗格 单击其中的项目即可将相应的内容粘贴到当前光标位置 单击 全部粘帖 按钮可把所有的项目按顺序粘贴到同一位置 单击 全部清空 按钮 可清除剪贴板中所有内容5 字体的设置单击 格式 字体 菜单命令打开 字体 对话框 其中 字体 选项卡 可设置字体 字形 字体大小 字体颜色 下划线 下划线颜色 着重号 效果 上下标 阴影 空心等 字符间距 选项卡 可设置缩放 间距 加宽 紧缩 位置 提升 降低 文字效果 选项卡 可设置文本的动态效果 设置中文版式中文版式集中了一些对文档中的字符做特殊处理的命令 用来生成特殊的格式 包括双行合一 合并字符 带圈字符 纵横混排 拼音指南等功能 可通过 格式 菜单中的 中文版式 命令进行设置 也可以使用 视图 菜单中 工具栏 打开 其他格式 工具栏进行设置 1 拼音指南 2 带圈字符 3 纵横混排 4 合并字符 5 双行合一 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑6 查找与替换1 一般查找和替换定光标或选择部分文本 编辑 查找 在 查找 选项卡下的 查找内容 列表框中输入查找内容 查找下一处 光标定在找到的文本处 选择 替换 选项卡 在 替换为 列表框中输入替换的内容 单击 替换 按钮或 全部替换 按钮2 特殊查找和替换单击 查找和替换 对话框中 高级 按钮 将扩展该对话框其中 搜索选项中 搜索 全部 向上 向下 区分大小写 全字匹配 使用通配符 格式 按钮 字体 段落 突出显示等 特殊字符 按钮 段落标记 任意字符等 不限定格式 按钮可取消所设置的格式查找替换空行 光标定在查找内容框中单击 特殊字符 按钮 选择两次 段落标记 再将光标定在 替换为 框中单击 特殊字符 按钮 选择一次 段落标记 单击 全部替换 按钮 即替换选定文本或整个文档的空行查找替换字体 格式 按钮可设置查找内容和替换内容的格式 注意对象的定位 将文本替换为图片 选择 特殊字符 中的 剪贴板内容 选项可使查找到的内容被已有的剪贴板文件内容替换 剪贴板内容可以是图片 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑7 段落格式设置段落是指文本 图形 对象或其他项目等的集合 其后有一段落标记 对段落设置格式 只需将光标定位在该段落的任意位置 若对多个段落设置同一格式 则需选中这些段落 1 设置段落的对齐方式段落的对齐包括左对齐 右对齐 居中 两端对齐 分散对齐 默认状态是左对齐 可通过工具栏中对齐按钮来设置或单击 格式 段落 命令 打开 段落 对话框 在 缩进和间距 选项卡的 对齐方式 下拉列表中选择对齐方式2 设置段落缩进段落缩进是指文本与页边距之间的距离 包括首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进 在 段落 对话框的 缩进与间距 选项卡下可设置缩进方式和缩进距离3 设置行距及段间距行距是指从一行文字的底部到下一行文字底部的间距 默认值是单倍行距段落间距决定段落的前后空白距离的大小 默认值为0行间距和段落间距可在 段落 对话框的 缩进与间距 选项卡下进行设置 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑7 段落格式设置4 使用格式刷选中包含所需格式的字符或段落 双击 常用 工具栏上的 格式刷 按钮以提取样本格式 移动鼠标指针到需要此格式的文本的开始位置 按下鼠标左键并拖动格式刷到结束位置 松开鼠标时 刷过的文本范围内的所有字符格式自动与样本格式一致 格式刷提取的样本格式可连续使用 当使用完可按Esc键或再次单击 格式刷 按钮退出格式刷的使用 若样本格式只需使用一次 则单击 格式刷 按钮提取样本格式 5 制表位所谓制表位 就是指按下键盘上的Tab键 光标后的文字向右移动到的位置 能够向左 向右或居中对齐文本行 或者将文本与小数字符或竖线字符对齐 也可在制表符前自动插入特定字符 如划线 选定要在其中插入制表位的段落 单击 格式 制表位 命令 在 制表位位置 下键入新制表符的位置 数字 默认单位为字符 可单击 工具 选项 命令 在对话框的 常规 选项卡下设置单位 在 对齐方式 下选择在制表位键入的文本的对齐方式 在 前导符 下选择所需前导符 即按Tab键后光标向指定位置移动 在其前面出现的符号 例 编写书的目录 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑7 段落格式设置6 项目符号和编号手工添加项目符号 选择需要编号的段落 单击 格式 项目符号和编号 命令 选择 项目符号 选项卡 在列表中选择符号 单击 自定义 按钮 单击 字体 按钮 对项目符号进行字体设置 确定 若所需符号不在列表中可选择任意符号 单击 自定义 再单击 字符 按钮选择符号 设置项目符号缩进位置 设置文字缩进位置 单击 确定 按钮手工添加项目编号 选择需要编号的段落 单击 格式 项目符号和编号 命令 选择 编号 选项卡 在列表中选择编号 单击 自定义 按钮 单击 字体 按钮 对编号进行字体设置 确定 设置起始编号 若所需编号不在列表中可选择任意编号 单击 自定义 设置编号格式 编号样式 设置编号位置 设置文字缩进位置 单击 确定 按钮利用工具栏添加项目符号和编号 工具栏中的 项目符号 和 编号 按钮可以为选定文本添加默认的项目符号和编号自动编号 当为段首键入数字序号或字母 并且后面加标点符号输入正文后 按回车键输入后续段落内容时 Word自动将其转化为列表 若要中断后续段落的编号可按两次回车键 若要删除项目符号或编号 可用Backspace键 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑7 段落格式设置7 边框和底纹选定需要添加边框或底纹的文本 单击 格式 边框和底纹 命令 打开 边框和底纹 对话框 在 边框 选项卡下可设置选定文本的边框样式 边框线粗细 颜色等 在 底纹 选项卡下可设置选定文本的底纹样式及底纹图案的前 背景颜色 其中 应用于 下拉列表可指定设置作用于选定文本还是光标所在的段落8 首字下沉将光标定在需首字下沉的段落 单击 格式 首字下沉 命令 在对话框中设置位置 下沉 悬挂 字体 下沉行数 距正文距离 下沉的首字作为图片处理9 工具选项改变度量单位 单击 工具 选项 命令 在 常规 选项卡下 度量单位 下拉列表中设置 可指定度量单位不使用字符 单击 确定 按钮段落标记显示与否 单击 工具 选项 命令 在 视图 选项卡下的 格式标记 中设置 单击 确定 按钮 2 2 2基本操作 五 Word文档的编辑7 段落格式设置10 分栏有时候用户会觉得文档的某一行文字太长 不便于阅读 此时可以使用分栏排版将版面分成多栏 这样就会使文本更便于阅读 版面显得更生动 选择需要分栏的文档内容 单击 格式 分栏 命令 可对选定内容进行分栏 若不选定内容 在 分栏 对话框的 应用于 下拉列表中可选择 整篇文档 或 插入点之后 在 分栏 对话框中可指定文档分多少栏 栏与栏之间是否有分隔线 栏宽是否相等 若不等还可自定义各栏栏宽注意 若对最后一段分栏 请在最后加一个回车符 在分栏时 该回车符不要选中 否则将造成各栏长度不一致 返回本节首页 2 2 3插入对象 一 插入图片1 插入剪贴画Word提供了一个剪贴画库 自带 图元 图片 它们是由图形元素组成的 可以取消组合进行编辑后重新组合首先在Word文档中将插入点定位于需要插入图片的位置 单击 插入 图片 剪贴画 命令 打开 插入剪贴画 任务窗格 在 搜索文字 框中 键入描述所需剪辑画的单词或短语 或键入剪辑画的完整或部分文件名 单击 搜索 按钮 从搜索结果窗格中找到需要插入到文档中的剪贴画 单击它即可 单击 插入剪贴画 任务窗格中的 剪辑管理器 链接 可打开 剪辑管理器 窗口在 收藏集列表 中找到图片拖入文档中Word导入的图片有 浮动图片 和 嵌入图片 嵌入图片处于文字层 会随文字一起移动 浮动图片处于图形层 可以设置文字环绕方式 在默认情况下 导入的图片设置为嵌入图片 2 插入图片来自文件单击 插入 图片 来自文件 命令 打开 插入图片 对话框 找到要插入的图片文件双击即可在文档中插入图片 2 2 3插入对象 一 插入图片3 图片的编辑1 设置图片格式单击需设置格式的图片 图片被选中 会弹出一个浮动的 图片 工具栏图2 15 图片 工具栏各个按钮及其功能右击图片在快捷菜单中选择 设置图片格式 命令或选中图片单击 格式 图片 命令打开 设置图片格式 对话框 颜色与线条 选项卡 可设置图片的背景颜色 填充色 图片框线型 颜色 图片透明度 大小 选项卡 可设置图片的大小 尺寸或缩放比例 若选中 锁定纵横比 则无论高度和宽度如何改变 图片的纵横比始终不变 版式 选项卡 可设置图片与文字的混排方式 环绕方式 图片 选项卡 可设置图片的颜色 亮度 对比度及图片的裁剪方式 2 2 3插入对象 一 插入图片3 图片的编辑2 多图形组合编辑单击选中一图形 按住Shift键分别单击其他要组合的图形 右键单击 在快捷菜单中选择 组合 组合 命令 在组合前必须所有的图片是浮动图片 即文字四周的控制柄变成空心的小圆圈 撤销已组合的图形 可选中组合图形 右单击 在快捷菜单中选择 组合 取消组合 命令 大多数导入图片都是组合图片 组合便于整体处理 取消组合便于单体编辑3 图片的旋转和翻转通过对图片格式设置图片的环绕方式 使其变成浮动图片 则选中图形后 图形上方有一绿色的旋转控制柄 可用鼠标拖动其旋转图片 也可单击 绘图 工具栏中的 绘图 按钮 选择 旋转和翻转 下面的旋转方式 2 2 3插入对象 二 插入艺术字1 插入艺术字单击 插入 图片 艺术字 命令 选择一种艺术字式样 确定 输入艺术字文本 设置字体和大小等 单击 确定 按钮2 艺术字格式选中艺术字会弹出浮动的 艺术字 工具栏 可设置艺术字格式 环绕方式 同图片 艺术字形状 艺术字排列方式 对齐方式 间距等图2 16 艺术字 工具栏 2 2 3插入对象 三 绘制图形Word提供了一套绘制图形的工具 单击 常用 工具栏中的 绘图 按钮或单击 视图 工具栏 绘图 命令即可显示 绘图 工具栏绘制简单的图形 通过 绘图 工具栏中的直线 箭头 矩形 椭圆等按钮可绘制简单的图形绘制自选图形 通过 绘图 工具栏中的 自选图形 按钮 在弹出的菜单中选择所需类型及图形 文档中会弹出绘图画布 可以在画布内或文档的其他地方绘制图形 在画布内的多个图形作为一个整体 在自选图形中添加文字 右击要添加文字的自选图形 从弹出的快捷菜单中选择 添加文字 命令 在自选图形内输入文字 2 2 3插入对象 四 插入公式1 Microsoft公式编辑器3 0的调用单击 插入 对象 命令 打开 对象 对话框 单击 新建 选项卡 在 对象类型 列表框中选 Microsoft公式3 0 按 确定 按钮 即打开 公式 工具栏和一个等待公式编辑的文本框 公式编辑结束后 只要单击文本框外的任何位置 即可退出Microsoft公式编辑器3 0的编辑环境 2 符号工具栏符号工具栏位于公式工具栏的上方 提供了150多种数学符号 含有10个按键 每个按键是一组同一类型的符号 插入符号的方法是 单击某一按键 出现下拉列表框 单击需要的符号3 模板工具栏模板工具栏位于公式工具栏的下方 提供了120多种基本的数学表达式的结构 含有9个按键 每个按键是一组同一类型的数学表达式的结构 插入方法同符号工具4 公式的编排举例 2 2 3插入对象 五 插入声像对象1 插入声音将光标定位在需要插入声音的位置 单击 插入 对象 命令 在对话框中选择 MIDI 序列或直接单击 由文件创建 选项卡 找到一个声音文件插入 在文档中将会有一个图标 2 播放声音打开音响设备 双击文档中的声音图标 Word将自动打开相应的声音播放器 播放结束自动关闭影像文件的插入方法同声音文件 2 2 3插入对象 六 插入文本框1 插入文本框并输入文字单击 插入 文本框 横排 或 竖排 命令或单击 绘图 工具栏中 文本框 或 竖排文本框 按钮此时在文档中出现一画布 可在画布中拖动鼠标建一个文本框 也可按Esc键取消画布 在适当的位置按住鼠标拖动 在任意位置创建一个文本框 在插入的文本框中输入文本或插入图片2 将已有文本放入文本框内选定需放入文本框的文本 单击 插入 文本框 横排 或 竖排 命令 或单击 绘图 工具栏中 文本框 或 竖排文本框 按钮 3 格式化文本框使用文本框 可以为自选图形制作图注 也可以实现插图与图题的绕排 但须对文本框的格式进行设置 比如图注需取消文本框边框线 绕排须指定绕排方式等 选中文本框 在文本框中单击 单击 格式 文本框 命令或右键单击文本框内 在弹出的快捷菜单中选择 设置文本框格式 命令 打开对话框 其中的设置与图片格式设置相似 2 2 3插入对象 七 设置对象的填充颜色及效果 阴影 三维效果1 设置对象的填充颜色及效果选定要填充颜色的图形对象 单击 绘图 工具栏中的按钮右侧的下拉按钮 选择一种合适的颜色 若要设置填充效果 单击 填充效果 选择 双色 单选按钮 在 颜色1 和 颜色2 中选择两种颜色 在 透明度 区的数值框中输入数值 或者拖动 从 和 到 上的滑块 然后在 底纹样式 区中选择一种底纹方式 在 变形 选区中选择一种变形样式 若设置填充效果的 纹理 和 图案 可单击相应的选项卡 选择合适的纹理 设置完成后 单击 确定 按钮 2 设置图形对象的阴影和三维效果选定要设置阴影效果的图形对象单击 绘图 工具栏中的按钮 选择一种阴影 阴影颜色可选择 阴影设置 S 打开阴影设置 工具栏 进行设置选定要设置三维效果的图形对象单击 绘图 工具栏中的按钮 选择一种三维效果样式 三维颜色可选择 三维设置 3 打开三维设置 工具栏 进行设置图2 17对象的填充颜色及效果 阴影 三维效果 习题 操作题 实验三 要交 原始文档和样张在 Word 文件夹下的 实验三 文件夹中 返回本节首页 2 2 4表格制作 在使用Word的过程中 有时还要对一些文本有规则地排版 如果使用表格的方法对文本进行格式化处理 就可以达到更好的效果 一个完整的表格主要有以下几个部分组成 标题 表格的名称 表头 也叫标题行 是表格的第一行 行 用于显示一条完整的记录 列 由不同记录的同一类值组成 单元格 是表格的最基本的组成部分 边框 分外边框和内边框 一 创建表格一个表格通常是由若干个单元格组成的 一个单元格就是一个方框 它是表格的基本单元 1 创建新表格单击 表格 插入 表格 命令 在对话框中设置行数列数 按 确定 按钮2 文本转换成表格打开一个文本 选中要转换为表格数据的文本对象 单击 表格 转换 文字转换成表格 命令 在 列数 后的文本框中输入或选择需要的列数 在 文字分隔位置 选区内 选择将文字转换成表格时用作列标记的字符 单击 确定 按钮 2 2 4表格制作 二 选择表格中的元素1 选择单元格1 选择单个单元格将光标移到某一个单元格的左边 当光标变为黑色小反向箭头形状时 单击鼠标左键或将光标定位在要选择的单元格内 单击 表格 选择 单元格 命令2 选择单元格内容将光标定位在要选择内容的单元格内 然后按下鼠标左键 拖动鼠标即可选中单元格内容3 选择多个单元格选择多个连续的单元格 首先将光标定位在起始单元格 然后按下鼠标左键向终止位置拖动鼠标即可 选择多个不连续的单元格的前提是用户已经选择至少一个单元格 然后按下 Ctrl 键不放 用鼠标单击需要选择的单元格 2 选择表格的行和列将光标移到表格某行 列 的左边 顶部 当鼠标指针变为一个向右 向下 的箭头时 单击鼠标或将光标定位在某行或列的任意位置单击 表格 选择 行 或 列 命令当要连续选中多行 列 时 可以用鼠标指向需要选中的第一行 列 然后按下鼠标左键 向后拖动 3 选择整个表格将光标移到表格的左上角的符号上面时 光标变为形状 单击鼠标 或将光标定位在表格任意位置单击 表格 选择 表格 命令4 选择表格中全部内容将光标移到表格的左上角单元格中 然后按下鼠标左键 拖动光标到右下角的单元格中 2 2 4表格制作 三 编辑表格1 表格内容的输入1 输入文本光标定位在单元格中输入表格内容 输入完 按Tab键跳到下一个单元格 2 输入公式单击放置计算结果的单元格 单击 表格 公式 命令 在 粘贴函数 下拉列表中列出了Word可使用的计算函数 在 公式 文本框中可以自定义公式 在公式中取单元格数据 以字母作为列标 以数字作为行号 如A3表示第1列第3行 C5表示第3列第5行 也可以使用函数 函数括号中是计算参数 可以是Above 对光标上方各单元格进行计算 也可以是Left 对光标左方各单元格进行计算 若要设置计算结果的数字格式 可在 数字格式 下拉列表中选择或自行定义 公式所表示的是一个域数据 若计算公式中的源数据变化了 计算结果不会自动更新 须在公式所在的单元格中选中域数据按F9键方能更新 2 2 4表格制作 三 编辑表格2 表格调整1 插入行 列和单元格将光标定位于需要插入行或列的左右单元格中 单击 表格 插入 命令 有五条子命令 列 在右侧 列 在左侧 插入列 行 在上方 行 在下方 插入行 将光标定位表格末尾处 单击回车键 将在表格最后插入一行 将光标定位于需要插入单元格的相邻的某个单元格中 单击 表格 插入 单元格 命令 根据需要选择合适的项目 然后单击 确定 按钮即可完成 2 删除表格 行 列和单元格将光标定位于需要删除的表内单击 表格 删除 表格 命令将光标定位于需要删除的行或列的任意位置单击 表格 删除 行 或 列 命令将光标定位于需要删除的单元格内 单击 表格 删除 单元格 命令 根据需要选择合适的项目 然后单击 确定 按钮即可完成 2 2 4表格制作 三 编辑表格2 表格调整3 调整表格的列宽 行高用鼠标改变列宽和行高 将鼠标指针移到要调整行高或列宽的表格边框线上 按住鼠标左键拖动边框线用 表格属性 对话框设置列宽和行高 用 表格属性 对话框可精确设置表格的列宽和行高 选定需调整行高或列宽的一行 多行 或一列 多列 单击 表格 表格属性 或右单击 在快捷菜单中选 表格属性 命令 在对话框的 列 选项卡下可设置列宽 行 选项卡下可指定行高4 表格的移动和缩放移动表格 按住表格左上方的符号拖动鼠标 即可移动表格 缩放表格 按住表格右下方的小方框拖动鼠标 即可整体缩放表格 2 2 4表格制作 三 编辑表格2 表格调整5 合并表格与单元格合并单元格 选中表格中的多个连续的单元格 单击 表格 合并单元格 命令 或鼠标右击选中的单元格 选择 合并单元格 命令 合并表格 只要删除上下两个表格间的内容或空行 6 拆分表格与单元格拆分单元格 选中要拆分的单元格 单击 表格 拆分单元格 命令或鼠标右击需要拆分的单元格 选择 拆分单元格 命令 在对话框中指定所要拆分的行数和列数 单击 确定 按钮 即可将单元格拆分为指定的行数和列数 拆分表格 如果要将一个表格拆分为上 下两部分的表格 首先将光标置于拆分后的第二个表格的首行上 然后单击 表格 拆分表格 命令即可 2 2 4表格制作 三 编辑表格3 格式化表格1 表格中的文字排版表格中一般文本的排版 表格中文本的格式设置与普通文档一样 包括字符 段落等的格式设置表格中的文字方向 选中要设置文字方向的单元格 单击 格式 文字方向 命令 在打开的对话框中选择一种文字方向 单击 确定 按钮单元格中文字的对齐方式 单元格中文字水平对齐的方式与普通文本相同 垂直对齐可单击 表格 表格属性 命令 在对话框的 单元格 选项卡下设置指定文字到表格线的距离 在 表格属性 对话框的 表格 选项卡下单击 选项 按钮 在 表格选项 对话框中设置单元格边距 此设置将对表中所有单元格有效 在 单元格 选项卡下的 选项 按钮可设置选定单元格的边距根据内容或窗口调整表格 光标定在表格中 单击 表格 自动调整 根据内容调整表格 命令 Word会根据表格中的内容自动调整单元格的大小 表格也随之调整 若选择 根据窗口调整表格 命令 Word会根据单元格的内容和窗口的大小调整表格的大小 以后单元格内容变化 其他单元格大小会变化 但表格大小始终不变 选择 固定列宽 可固定选定单元格的列宽 选择 平均分配各行 将平均分配各行的行高 不论内容多少 选择 平均分配各列 将平均分配各列的列宽 不论内容多少 2 2 4表格制作 三 编辑表格3 格式化表格2 表格边框与底纹边框和底纹命令 与文档的边框底纹设置基本相同 注意选择应用于文字 单元格 表格 对表格设置框线 也在 边框与底纹 对话框的 边框 选项卡下设置 在 应用于 下拉列表中选择 表格 表格自动套用格式 Word提供了多种表格样式可进行选择 选中表格 单击 表格 表格自动套用格式 命令 在打开的对话框中选择一种表格格式 单击 应用 按钮绘制斜线表头 在使用表格时 经常需要在表头 第1行的第1个单元格 绘制斜线 选中需绘制斜线表头的单元格 单击 表格 绘制斜线表头 命令 在对话框中选择表头样式 输入文字 设置字体 2 2 4表格制作