前台文员管理方案.docx

前台文员管理方案一、 工作方案1. 仪容仪表着公司统一工装，鞋子颜色与服装相协调，走路时无异响；化淡妆，头发挽起，佩戴统一发放的头饰，严禁涂抹有色指甲油；在与客人交流时要使用普通话，并保持微笑，严禁在岗位上咀嚼食物。2. 来访接待上岗必须保持正确的坐姿或站姿，当客人来访时，必须起立以礼相迎、微笑示人。即使在接听电话或正在接待客人，也应点头致意并请其稍等。若提前知晓有重要客人到访，应提前做好迎接准备；礼貌询问客人所要造访的部门及人员，询问是否提前预约，并电话联系被访者是否方便接待。如不方便，要机智婉转回复来访客人；礼貌邀请客人出示证件并登记，核实无误后，告知客人被访者楼层房号，指明楼梯或电梯方向。3. 收发报纸信函将每天的报纸刊物分类，准确时效地送往各部门订阅者处。对邮政及快递所送邮件，包裹进行签收、登记、发放。在签收时发现物品包装如有破损或私人包裹，则电话通知收件人亲自确认签收；公司内部发出信函时，也应做好重要信息登记，并要求邮递员确认签收。4. 环境设施保持前台办公用品齐全并摆放整齐；展厅干净整洁，墙体干净无痕、无蜘蛛网和乱张贴行为；茶几、座椅等无灰尘，茶具无污渍，盆栽茂盛无尘；卫生间清洁无异味，垃圾桶无垃圾，卫生纸、擦手纸、洗手液等物品充足；空调、照明、LED显示频等基础设施完好无损，如有破损要及时通知相关部门及人员维护。5. 纪律监督时刻保持办公大楼畅通，对大厅及周边的办公秩序进行监督，对无故逗留、嬉戏、喧哗、推销等不良行为进行纠正，礼貌告之客人不得大声喧哗，不许公司员工在展厅长时间逗留、玩耍；对员工行为规范和礼仪进行检查整改，并向驻地行管部门报告。6. 物品出入客人来访时若携带私人物品，友善询问其是否带离公司，若需要则填写自带物品清单，并告之其后续流程及注意事项；客人离开时，回收自带物品清单，核对入厂时间、物品数量及填写离开时间。7. 会议服务会服人员需在开会前做好会场准备工作，如：布置会场、横幅、桌布，摆放座牌、茶杯、湿巾、烟缸、果盘、会议资料、笔和纸等，并检查话筒、音响等会议设备是否正常；在会议期间，要定时进行相应的服务，如有突发情况能及时协调处理；会议结束后，将可再利用的物品回收保管以备下次使用，通知清洁人员做好保洁工作，并将会场复原。8. 工作交接上班期间要求前台双岗，若有事情需离岗办理，必须留有一人待岗监管不得擅自空岗，不得看与工作无关的报纸、杂志，不得与展厅客人及员工嬉闹，时刻保持工作形象与展厅环境；下班后做好当天工作回顾，将办公物品放在抽屉或指定位置码放整齐并妥善保管，必须关闭门窗、电脑、照明等所有电器设备，将座椅收置于保管室内。9. 基本技能前台文员应熟悉打印机、复印机、传真机等办公设备的操作和简单办公软件的应用，是适用于各部门岗位的基本操作技能。公司还给每个员工都设立了职业规划双通道，为员工提供了更好的发展。二、 目的前台文员是客户来访的最初窗口，其言行举止与综合素质，将是公司形象直观的写照。前台人员要从全方位角度认知自己工作的重要性；将理论知识与实际工作相结合，从而提升工作效率、提高自身职业素养。为加强与规范前台管理，切实把前台服务提升到一个新的水平，塑造企业良好的形象，特制定本管理方案。三、 适用范围适用于控股公司所有前台文员。四、 责权单位1. XX控股办公室为所有前台文员行政管理部门，对本部门员工的行为负教育和管理责任，并对部门员工违纪行为承担领导责任。2. 各单位行管部为区域前台文员的业务指导及监督部门，对前台文员负业务指导和监督责任，并对前台文员违纪行为承担连带责任。五、 方案实施1. 培训u 塑造良好的个人工作形象a) 着装的原则，统一的搭配b) 化妆礼仪，工作妆的标准u 基本商务礼仪 a) 形体仪态的训练（站姿、坐姿、表情）b) 接待礼仪，接待基本流程（看到客人起立，礼貌招呼问明来访事由，登记通知被访者指引客人到达被访地点客人离开，礼貌告别）c) 电话礼仪，来电处理要求，流程（电话接通，自报名称问明来电事由来电记录礼貌告别转达相关部门或人员）d) 使用普通话，规范十字文明用语（请、你好、谢谢、对不起、再见）u 会议服务a) 对会议桌上物品的摆放标准b) 会议服务时进出的方位，倒水的规范姿势及走位u 现场模拟（互换角色，亲身体验，并相互点评找出不足及时完善）2. 测验u 对培训的内容和日常的工作要求，公司制度进行定期的测验，具体时间可根据培训时间而定或一季度测试一次）3. 奖惩考核u 制定奖惩评分考核标准，在每季度结束后，将对此季度各前台文员的仪容仪表、工作接待、培训考核、考勤、日常表现