采购控制程序.doc

Q/RD朝阳热电有限责任公司企业标准 采购控制程序 朝阳热电有限责任公司 发 布VI前 言为规范公司基建期采购管理工作，更好的完成公司基建管理目标，特制订本标准。本标准由*部提出并归口。本标准由*部负责起草。本标准主要起草人： 审核人： 审定人： 批准人： 本标准由*部负责解释。 采购控制程序1 范围本标准规定了工程、物资、燃料和服务采购的管理职责、内容和方法，以及检查与考核，以确保公司所采购的产品符合质量、环境、职业健康安全管理体系的要求。本标准适用于公司建设期采购的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而构成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T19001-2008 质量管理体系 要求Q/RD209012010 质量职业健康安全环境管理手册Q/RD202022010 计划控制程序 Q/RD202072010 招标管理制度 Q/RD202162010 招标文件评审办法 Q/RD205022010 设备材料接收、验收、保管、发放管理制度3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 采购采购是指有偿取得货物、施工和/或服务的行为，包括购买、租赁等。3.1.1工程采购包括电力基本建设工程所涉及的房屋和土木工程建造、设备安装、管道线路敷设、装饰装修等建设以及附带的服务；3.1.2物资采购包括基本建设阶段所需的设备、材料及其他物品的采购；3.1.3燃料采购包括机组投运所需的煤炭、燃油等的采购；3.1.4服务采购包括工程勘察设计、监理、调试、工程管理、中介等服务采购。3.2 供方提供产品的组织或个人，包括承包商、供应商或者服务提供者。3.2.1 合格供方能够提供合格产品或服务，达到公司对于采购的各项管理要求的组织或个人。3.3 采购计划针对采购对象的工作指令和内容记录。3.4.物资需求计划物资需求计划是指根据产品结构各层次物品的从属和数量关系，以每个物品为计划对象，以完工时期为时间基准倒排计划，按提前期长短区别各个物品下达计划时间的先后顺序，是一种物资计划管理模式。3.5 单项合同估算价单项合同估算价应是单项合同的标的价格和为采购该标的所应支付的一切形式的酬金和其他直接支出。3.5 工程物资 指用于固定资产建造的设备和建筑、安装材料等物资。3.6非工程物资指基本建设阶段工程建设除工程物资之外的其他物品。4 管理职责4.1 总经理 负责批准合格供方名录。4.2 主管副总经理4.2.1负责合格供方名录的审核；4.2.2负责审批分管范围内的采购计划和物资需求计划。4.3 计划部4.3.1 计划部是采购的管理部门；4.3.2 计划部是工程、服务和燃料采购的承办部门，负责工程、服务、燃料采购；4.3.3 负责组织工程、服务采购合格供方评价工作。4.3.4 审核物资需求计划；4.3.5 负责对工程承建单位分包服务进行资质审查；4.3.6 负责组织收集工程、服务、燃料采购信息；4.3.7 组织进行工程、服务采购的验证工作。4.3.8 负责组织工程、服务、燃料相关采购归档工作。4.4 物资部4.4.1 是物资采购的承办部门，负责物资采购；4.4.2 负责组织物资采购合格供方评价工作。4.4.3 负责对乙供物资进行监督；4.4.4 负责组织收集物资采购信息；4.4.5 组织进行物资采购的验证工作。4.4.6 负责组织物资采购归档工作。4.5 工程部4.5.1是工程采购及与工程有关的服务采购的相关部门；4.5.2 编制工程施工及相关服务的采购计划；4.5.3 负责编制物资需求计划；4.5.4 负责提出甲供设备、材料供货范围；4.5.5 负责编制建安施工工程、勘察设计、监理、工程管理、技术监督、性能试验等服务采购、工程物资采购的技术规范书，签订技术协议。4.5.6 参与工程物资的质量验收；4.5.7 负责工程采购相关信息收集工作；4.5.8 参与相关采购归档工作。4.6 相关部门4.6.1编制相关服务采购计划；4.6.2编制物资需求计划；4.6.3负责制定相关采购技术要求，签订技术协议；4.6.4参与采购的产品的质量验收；4.6.5 参加合格供方评价；4.6.6 负责采购信息收集工作；4.6.7 参与相关采购归档工作。4.7 监督部门（纪检、审计）4.7.1负责对合格供方评价过程进行监督；4.7.2 负责对采购过程进行监督；4.7.3 负责调查处理采购活动中的违纪、违规和失职行为；4.7.4 负责督促采购活动相关部门严格遵守采购纪律；4.7.5 协助政府监督部门对涉及采购活动、评标专家违法违纪等问题的调查处理；4.7.6 负责采购程序的符合性审核。4.8合格供方评价小组 负责对供方进行评价，形成合格供方名录。5 管理内容与方法5.1采购基本要求5.1.1采购的产品应符合规定的采购要求。5.1.2 对供方及采购产品的控制类型和程度应取决于采购产品对随后的产品实现或最终产品的影响。5.2 采购要求与采购信息5.2.1 采购要求应充分与适宜。5.2.2 采购信息应表述拟采购的产品，适当时应包括（但不限于）：5.2.2.1 产品、程序、过程和设备的批准要求；5.2.2.2 人员资格的要求；5.2.2.3 质量管理体系的要求。5.2.3 当拟在供方现场实施验证时，应在采购信息中对拟采用的验证安排和产品放行的方法作出规定。5.2.4 计划部负责提出工程相关采购信息的商务要求；5.2.5 物资部负责提出工程物资采购信息的商务要求；5.2.6 工程部负责提出物资和工程相关采购信息的技术要求；5.2.7 相关部门负责提出相关服务采购信息的技术要求。5.3合格供方的评价与选择 物资采购由物资部组织，计划部、物资部和采购相关部门及有关专家组成合格供方评价小组；工程、服务采购由计划部组织，计划部和采购相关部门及有关专家组成合格供方评价小组。合格供方评价小组人数应为不少于3人的单数。参与评价的部门推荐至少一家供方。由合格供方评价小组制定评价的准则，负责对供方从资质调查、业绩审核两方面进行审查，符合条件的供方形成合格供方名录（见附录E），报主管副总经理批准。5.3.1 评价的内容5.3.1.1对供方资信的调查 营业执照、税务登记证、银行资信； 产品的质量符合性或以往提供产品的质量情况； 提供产品的质量保证能力,包括产品生产许可证、安全许可证、环保产业证书、产品合格证书； 质量保证体系（重点调查质量管理体系运行情况）； 其以往提供产品的质量状况及服务能力； 对供方的资信调查情况填入供方审查表（见附录E）。5.3.1.2 对供方业绩的审核供方提供的业绩有附合同首页、供货范围、签字页，还应提供联系方式、联系人等内容，设备厂家应有运行业绩，进行实际抽查核实，咨询其他客户意见。审查结果填入供方审查表（见附录E）。5.3.2 评价要求供方的评价包括但不限于以下内容，其评价结果记入供方评价记录表（见附录D）。 技术能力是否满足本公司生产、工程所要求的技术标准； 必须能够满足采购合同所提出的质量、数量、交货期等条款的要求 履行合同的能力； 有良好的信誉和业绩； 售后服务必须达到要求； 报价的合理性5.3.3 评价过程5.3.3.1 由评价小组成员对供方的资质、质量等分别进行评价，填写供方评价记录表见(附录D)。5.3.3.2 合格供方评价小组对供方进行综合评审，经评审认可的供方记入合格供方名录(见附表E)。5.3.3.3 对于新产生的供方，依据供方评价记录表进行综合评价，对符合条件的供方，经审批后，记入合格供方名录。5.3.3.4以下供方直接评定为合格供方，列入合格供方名录。a) 通过招标确定的供方；b) 集团公司或上级部门指定的供方；c) 满足事故状态下紧急采购要求的供方。5.4 合格供方的控制与管理5.4.1 计划部负责合格供方的管理工作。5.4.2 合格供方名录实行动态管理，以确保合格供方满足规定要求。a) 采购承办部门记录资信情况；b) 由合格供方评价小组每半年对合格供方进行重新评价。对列入合格供方的供货质量、供货能力、纠错能力等进行评价，记录作为每年度对供方评价的依据；c) 本年度所提供的服务能够满足需方的要求，并能较好履行合同的供方，可继续认定为合格供方；对评价达不到规定要求、不能全面履行合同的供方，取消合格供方资格。 d) 重新评价形成新的合格供方名录，报主管副总经理批准。e) 凡供方质量保证能力发生突变，或出现重大质量问题并在短期内不能解决时，取消其合格供方资格。5.5 采购计划5.5.1工程、服务采购计划5.5.1.1 工程、服务采购计划分为年度计划和月度计划。工程、服务采购计划的编制和上报应考虑合理的招标采购周期。5.5.1.2 工程采购计划由工程部编制，经部门负责人签字确认、计划部审核、主管副总经理批准后送计划部。（见附录A、附录B）5.5.1.3 服务采购计划由服务采购相关部门编制，经部门负责人签字确认、计划部审核、主管副总经理批准后送计划部。(见附录A、附录B）5.5.1.4工程、服务采购计划一式三份，编制部门、财务部、计划部各存一份。5.5.2 物资需求计划5.5.2.1物资需求计划分为年度物资需求计划和月物资需求计划，其编制和上报应考虑合理的采购和供货周期。5.5.2.2物资需求计划由使用部门编制，经部门负责人签字确认、计划部审核、主管副总经理批准后送物资部。（见附录C）5.5.2.3施工单位合同范围内属甲供物资的由施工单位提出书面采购计划交工程部，由工程部负责填写物资需求计划（施工单位采购计划附后），计划部审核、主管副总经理批准后送物资部。5.5.2.3使用部门编制物资需求计划应完整地表述申请物品名称、材质、规格、型号，必要时提供实物或在计划申请单后附上相应的图纸和详细的规范要求及文字说明。5.5.2.4对安全、环境等有特殊要求的物资，应在备注中注明，以便对供应商进行约定。5.5.2.5物资需求计划一式四份，申请部门、物资部、财务部、计划部各存一份。5.6 采购过程5.6.1 采购承办部门根据采购计划的要求确定采购信息。5.6.2 按照招标管理办法规定应进行招标的采购项目，通过招标方式确定供方，并签订合同。5.6.3 按照招标管理办法规定不必招标的采购项目，通过合格供方评价确定供方。5.6.4 燃料采购执行河北建设投资集团有限责任公司燃料管理的相关规定。5.7 采购产品的验证公司应对采购产品确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。对供方提供的产品必须进行适当的验证，合格后才能接收。5.7.1 对外包设计质量的验证，由计划部组织工程部等相关部门进行验证。通过各设计阶段的设计和开发评审、验证和确认进行，对设计文件的交付进度及交图后的现场服务等。5.7.2 对施工安装、调试承包方产品的验证，由计划部组织工程部等相关部门进行验证。除对质量管理能力进行不定期的现场评定外，还应包括对施工、调试项目的四级验收。5.7.3 设备、材料的验收，由物资部组织工程部等相关部门进行验证，执行设备材料接收、验收、保管、发放管理制度；5.7.4 对其他工程、服务的验证由计划部组织相关部门进行验证；5.7.5 购入燃料须经燃料管理部门计量、采样化验进行验证；5.7.6 当验证结果不满足要求时，应按不合格品控制的要求进行处置，并进行重新验证；5.7.7 与采购有关的记录如供方评价记录、跟踪记录、采购文件、验证记录等应予以保持。5.8 采购监督管理采购监督人员对采购活动开展有效监督，受理对采购活动的投诉、举报，查处采购活动中的违法违纪行为。6 检查与考核6.1 检查6.1.1 采购计划的编制、审批过程是否符合规定。6.1.2 是否无计划采购。6.1.3 采购控制是否得当，是否将必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。6.1.4 合格供方评价与选择是否符合规定。6.1.5 采购产品的验证是否正确有效。6.2 考核6.2.1 未按规定报送采购计划，审批手续不全，扣责任部门100-500元。6.2.2 承办部门无计划采购，每发生一次扣责任部门200-500元。6.2.3 采购控制不当，扣责任部门200-500元，必要时追究其法律责任。6.2.4 采购过程中，向供应商透露影响公平报价的信息的，扣责任人500-1000元，并追究相应责任。6.2.5 采购产品的验证未按规定执行的，扣责任部门500-1000元。7 记录与附录7.1 记录序 号记 录 编 号名 称保管场所保存期限1Q/RD-JL-02-12年度采购计划（工程、服务类）计划部三年2Q/RD-JL-02-13月度采购计划（工程、服务类）计划部三年3Q/RD-JL-02-14物资需求计划物资部三年4Q/RD-JL-02-15供方评价记录表计划/物资三年5Q/RD-JL-02-16供方审查表计划/物资三年6Q/RD-JL-02-17合格供方名录计划/物资三年7.2 附录附录A：年度采购计划（工程、服务类）附录B：月度采购计划（工程、服务类）附录C：物资需求计划申请单附录D：供方评价记录表附录E：供方审查表附录F：合格供方名录表11附录A：_年度采购计划（工程、服务类） 编制部门： 年 月 日 编号：Q/RD-JL-02-12序号采购项目名称采 购 内 容估算金额采购时间建议采