公司 供方管理作业指导书.doc

公司 供方管理作业指导书 供方管理作业指导书1.目的整合供方资源，规范供方的管理，有效选择和管理各类供方，确保供方的物资/服务品质符合要求。 2.适用范围适用于xx贵州物业管理有限公司住宅项目供方的选择、评估与管理。 3.责任归属3.1公司管理层按权限审核/审批供方的评审。 3.2公司服务需求部门3.2.1公司各职能部门提供备选名单；参与评审；负责供方服务品质的监督管理和考核评估。 3.2.2项目服务中心提供备选名单；参与评审；负责供方服务品质的现场监督和考核评估。 3.3公司供方管理部门3.3.1财务管理部参与对供方的价格评审，对公司、住宅项目供方采购价格进行监控。 3.3.2品质管理部组织公司服务类及物资类供方的评审，编制公司合格供方名录；组织合格供方年度复审。 3.3.3经营管理部负责组织招投标管理工作3.3.4公司专业管理部门参与对供方的专业能力评审，对公司、住宅项目供方的专业能力进行评估。 4.定义4.1供方指向本公司提供物资/服务的组织或个人。 4.2专项业务分包指在经营范围内，将物业共用部位及共用设备设施的维修养护、清洁绿化、秩序维护等服务内容，通过协议委托给专业机构（含公司内部机构）的方式。 4.3合格供方名录由公司建立的各类物资、服务、零星采购以及零星工程等供方信息汇总表。 5.方法与过程控制5.1供方选择原则5.1.1供方的选择应遵循“质量为本、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方。 5.1.2合格供方名录中物资类应有两家（或以上）合格供方以备选择。 5.1.3社会公认的具有良好信誉的销售实体，不需进行评估，需经品质管理部、财务管理部审批后可列入公司供方名录。 如A本辖区内知名大型连锁商场（超市），如华润、苏宁电器、家乐福、麦德龙等；B、医药连锁店；C、国际知名品牌等。 5.1.4上海xx物业酒店管理集团有限公司或xx置业集团公司评估合格的供方，可直接作为供方列入本公司供方名录。 5.2供方管理原则5.2.1供方管理与采购实施分离原则公司负责供方管理工作与负责采购工作不应归属同一部门。 5.2.2动态管理原则定期对供方进行客观、公正的评价，并根据评价结果采取升、降级等不同的管理策略，扩大与优秀供方的合作，缩减或停止与绩效不佳的供方合作，实现优胜劣汰的动态管理机制，不断提升供方在质量、成本、服务等方面的绩效。 5.2.3透明公正原则供方选择过程秉持公平、公开、公正，严禁暗箱操作。 5.2.4独立评审原则对备选供方的评审工作应由每位评审人员独立完成，每位评审人员应独立填写各类评分表。 5.2.5供方管理前置原则未列入合格供方名录的供方不能作为招投标备选单位。 5.3供方的评估5.3.1初审:5.3.1.1初审机构由公司服务需求部门、公司评审部门组成。 5.3.1.2初审内容服务供方 （1）企业资质及业绩； （2）商业荣誉； （3）技术能力； （4）支持能力； （5）服务方案及合同条款； （6）价格； （7）现场考察情况。 物资供方 （1）企业资质及业绩； （2）商业荣誉； （3）供货能力； （4）售后服务/承诺； （5）价格； （6）现场考察情况。 5.3.1.3初审过程 （1）资料收集； （2）现场考察。 资料收集 （1）供方提供； （2）搜索网络等媒体相关报道； （3）电话咨询供方过去和现有客户。 现场考察 （1）现场考察要求评估小组不少于两人，且分属不同部门； （2）通过对现场的观察和评估，对服务质量进行考察； （3）现场考察完毕后，完成考察纪要。 （4）对异地服务供方的现场考核，可采用视频考核方式，但视频中需包含公司的门头、办公区域现场要素； （5）物资类供方的现场考核，可采用视频考核方式，但视频中需包含公司的门头、办公区域现场要素。 5.3.1.4财务管理部负责审定市场公允价格。 5.3.1.5原则上初审评分低于60分的不能列为公司的合格供方，确因工作需要初审评分低于60分的物资供方，经需求部门申请报公司批准后可作为零星采购供应商，在零星采购供应商的采购金额每月不应大于500元。 5.3.2复审5.3.2.1复审机构由公司服务需求部门、公司评审部门组成。 5.3.2.2复审内容 （1）服务质量； （2）履行合同能力； （3）与甲方配合能力； （4）价格。 5.3.2.3评审标准品质管理部门负责制定复审标准细则。 5.3.2.4评审依据品质管理部门负责收集评审依据，相关评审依据包括但不限于各相关部门对供方的品质检查记录、各类评估意见、整改通知、通报、处罚依据、工作联系函及财务部门审定的市场公允价格，应于评审10日前完成资料收集，评审时供评审人员备查。 5.3.2.5复审综合得分低于80分的供方不应再列入合格供方名录。 5.3.3评审（初审、复审）要求 （1）评估小组不少于三人，且分属不同部门； （2）各自独立填写服务供方评审表（初审）、物资供方评审表（初审）和供方评审表（复审），完成对备选供方的测评打分； （3）评审完毕后，由品质管理部对评审表按权重计算出备选供方的综合测评分数，并填写完成供方评审审批表，按权限逐级报批； （4）初审权重公司服务需求部门占40%，品质管理部门20%，财务管理部占20%，公司专业管理部门占20%；供方初审初审备选供方综合测评得分=公司服务需求部门平均测评分*40%+品质管理部测评分*20%+财务管理部测评分*20%+公司专业管理部门测评分*20% （5）复审权重公司服务需求部门占70%，品质管理部占10%，财务管理部10%，公司专业管理部门占10%。 供方复审复审备选供方综合测评得分=公司服务需求部门平均测评分*70%+品质管理部测评分*10%+财务管理部测评分*10%+公司专业管理部门测评分*10%5.3.4合格供方名录的审批评审结束后，依据供方评审审批表的最终结果将合格的供方列入合格供方名录，报公司总经理审批；合格供方名录中的内容发生异动时可按月度重新启动审批程序。 5.4供方的管理5.4.1品质管理部负责编制合格供方名录，并对供方信息及时进行更新及建档；零星采购供应商应在合格供方名录中独立建档或标注。 5.4.2对合格供方在完成初审后一年内进行一次复审。 为公司提供服务的合格供方复审工作按照5.3.2流程进行；未提供服务的合格供方复审工作按照5.3.1流程进行；对零星采购供应商可二年复审一次。 5.4.3供方无法满足公司服务质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名，需增加或变更供方，应按供方初审流程完成评审，并由品质管理部更新供方名录。 同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上服务瑕疵或提供伪劣商品时，应取消其合格供方资格。 5.4.4验收人员发现伪劣商品或价格异常，应在三个工作日内报品质管理部。 5.4.5验收人员发现供方有提供假发票行为，应及时通知财务管理部、经营管理部和品质管理部，发现有提供假发票的行为，应取消其供方资格。 5.4.6取消供方资格的，三年内不得再次将其列入合格供方名录。 55.5供方的奖惩5.5.1根据履约评审的结果，应对各类供方采取不同的方式的管理与激励措施；对不合格供方应及时解除合作关系，对因服务质量、客户投诉处理不及时而引发客户群诉的供方，应限定期限解除合同。 5.5.2在根据日常服务中，如出现下列情况，应取消供方资格?因质量问题被政府主管部门通报或媒体曝光；?在供商品或者服务的过程中有欺骗或欺诈行为；?破产或