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采购知识培训 第一讲采购原理 采购的定义采购的地位和作用采购的基本任务采购的工作范围采购职能及机构设置 什么是采购 采购 Purchasing 是指企业在一定的条件下向供应商购买产品或服务的全过程 买 指普通意义上用货币换取商品的交易过程 而采购更为专业化 供应 指供应商向买方或顾客提供产品 包括服务 的过程 订购 指采购下订单的过程 战略采购 指宏观范围内确立采购资源 建立最优的供应商体系及战略伙伴关系的过程 前期采购 指采购过程中下订单之前的相关工作 后期采购 指采购过程中自下订单开始以后的相关工作 内部顾客 供应商 采购需求供应商选择合同下订单跟单 过程控制 前期采购 后期采购 供应 战略采购 采购功能 采购的地位与作用 采购的价值地位采购的供应地位采购的质量地位采购在企业经营中的作用 采购是工厂成本管理的核心资源 经验证明 工业企业外购的材料及零部件每年都有于5 20 的潜在降价空间 而材料价格每降低1 在其它条件不变的前提下 企业的净资产回报率可增加15 1 工厂的利润是同制造及供应过程中的物流和信息流的流动速度成正比例的 从整体供应链的角度来看 企业为了获取尽可能多的利润 都会想方设法加快物料信息的流动 这样就必须依靠采购的力量 充分发挥供应商的作用 因为占成本60 以上的物料以及相关信息都发生或来自于供应商 采购是工厂供应链管理过程中的主导力量 2 供应商提高其供应可靠性及灵活性 缩短交货周期 增加送货频率可以极大地改进工业企业的企划表现 如缩短生产总周期 提高生产效率 减少库存 加快资金周转 增强对市场需求的应变力等等 采购是工厂供应链管理过程中的主导力量 采购是企业产品质量的基本保证 1 产品中价值60 是经过采购由供应商提供 毫无疑问产品 生命 的60 应在来货质量控制中得到确保 也就是说企业产品质量不仅要在企业内部控制好 更多的应控制在供应商质量管理过程中 这也是 上游质量控制 的体现 2 供应商上游质量控制得好 不仅可以为下游质量控制打好基础 同时可以降低质量成本 减少企业来货检验费 降低检验频率甚至免检 等 采购是企业产品质量的基本保证 3 经验表明 一个企业要是能将1 4到1 3的质量管理精力花在供应商的质量管理上 那么企业自身的质量水平至少可以提高50 以上 采购是企业产品质量的基本保证 采购在企业经营中的作用 综上所述 采购不仅仅是买东西 而是企业经营的一个核心环节 是获取利润的重要资源 它在企业的产品开发 质量保证 整体供应链以及经营管理中起着极其重要的作用 采购的基本任务 1 首要任务是保证本单位所需物料与服务的正常供应 采购的基本任务 2 不断改进采购过程及供应商管理过程以提高原材料质量 采购的基本任务 3 控制 减少所有与采购相关的成本 包括直接采购成本和间接采购成本 采购的基本任务 4 建立可靠 最优的供应配套体系 采购的基本任务 5 利用供应商的专业优势 积极参与产品或过程开发 采购的基本任务 6 建立维护本企业 本公司的良好形象 采购的基本任务 7 管理 控制好与采购相关的文件及信息 如程序文件 供应商调研报告 供应商考核及认可报告 图纸及样品 合同 发票 采购管理职责 制订并实施采购方针 策略 目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量 建立供应商审核及认可 考核与评估体系 开展采购系统自我审核及评估 同其它单位的采购进行行业水平比较提高整体采购水平 建立培养稳定有创造性的专业采购队伍 与其它单位 往往是本企业集团的其它兄弟部门 共享采购资源 开展 杠杆采购 等 采购工作范围 采购能力 Enabler 采购管理 组织机构 人员队伍 行政机制 采购方针 政策及目标 采购体系及工作程序 采购结果 Results 采购工作实施及过程控制 采购结果衡量指标 质量 供应 价格等 采购过程及控制 采购管理采购方针目标 战略采购原材料分类市场调研供应商关系与体系 前期采购供应商能力开发与利用采购需求与实施 后期采购下单及跟单供应商表现跟进 采购职能的层次划分 根据采购的方针目标 采购工作范围及采购过程层次 可将采购 采购任务 责权归纳为战略 战术及运作三个层次 不同层次的责权意味着相关人员或部门在公司或企业中拥有不同程度的地位 也是采购部门内部组织机构的依据 战略层次 战略层次是指那些影响到企业长远发展及市场定位的有关采购决策 一般跨度3到5年 决策最终在于最高层 对应着采购经理及战略采购的职责 战术层次 战术层次是在战略采购的指导下 采购中涉及产品 工艺 质量及具体供应商选择等相关的决策 它对公司中期动作和发展产生影响 影响跨度1到3年 要求内部相关的职能部门如工程 开发 制造 企划 品质及采购之间密切合作 运作层次 运作层次又称执行层 对应着采购过程中的后期采购 主要是执行开单下单 跟进交货 付款及相关的事宜 运作层次的基本任务 按采购供应合同与生间计划 物料需求计划的需要开具订单 签单落单 跟进供应商交货及周转包装材料使用 衔接收验货过程 按有关规定及决策处理安排不合格材料的退货等 跟进供应商表现 向供应商知会有关考评结果促进其改进等 跟进发票及付款等事宜 采购部门设置 成熟的采购部门 70 左右的人应具备大学本科以上学历 其余30 的人具有专科以上水平 采购队伍的平均工作时间为10年左右 在采购部门最好保持30 左右的专业采购人员长期在采购领域发展 而70 左右的采购人员在职业发展中流入其它部门或领域 这样既保持采购队伍基本力量的稳定 基本能力的继承 同时又增加采购队伍的活力与创造性 并能将采购员的理念带入其它领域 使整个企业能形成对采购的正确认识 从而形成有利于采购工作的大环境 一般说来一个1000人左右的企业采购部门人员宜配置10人左右 平均每人管理的供应商10 15家 采购的物品数200种左右 技研新阳采购机构设置现状分析 真正的采购员 1 受过良好的教育 是谈判高手2 能与相关人员 如工程 品质等 共事良好并善于处理人际与社会关3 有企业家同商人的气质与素养 思路清晰深远4 了解法律税务要求 了解顾客和供应商的需求 了解本企业的需求 真正的采购员 5 具有质量及环境意识 具有综合成本的头脑 充分理解企业的需求6 具有精通至少两门语言 含英语 能熟练使用电脑及其它信息技术工具7 此外还应有良好的身体素质和道德品质 采购基本流程 通过对采购过程进行研究 可以得出采购程序由四个环节组成 计划 认证 订单 管理 而每个环节以由若干个步骤组成 采购流程简图 采购需求 采购计划 计划的目的是根据市场需求 生产能力和采购环境容量制订采购计划 包括认证计划和订单计划两个方面 充分做好综合平衡 以便保证物料及时供应 同时降低库存及成本 减少订单 降低风险采购率 主要环节有 准备认证计划 评估认证需求 计算认证容量 制订认证计划 准备订单计划 评估订单需求 计算订单容量 制订订单计划 采购认证 认证的目的是实施认证计划 建立和维护企业的采购环境 为企业提供物料项目的供应群体 满足采购对象的质量 成本 供应 服务等方面的要求 认证的主要环节有 认证准备 初选供应商 试制认证 中试认证 批量认证 供应评估 采购订单 订单的目的是实施订单计划 从采购环境中购买物料项目 为生产市场输送合格的原材料和配件 同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈 订单的主要环节有 订单准备 选择供应商 签订合同 合同执行跟踪 物料检验 物料接收 付款操作 供应评估 采购管