高尔夫赛事组织与策划_2.ppt

高尔夫赛事组织概论 南山赛事部 第一讲决策过程 高尔夫不难 难在继续学习赛事不难 难在赛前沟通协调工作不难 难在保持持久的工作积极性高尔夫比赛要从哪几方面着手准备 前言 高尔夫的赛事组织是一门专门的学问 技术性 细节性极强 各种具体情况差异也比较大 很难一一概括 这里主要说的不是比赛的专业事宜 而是作为一个赛事管理者 当举办一项赛事活动时 如何统筹和组织好各项有关工作的一些经验 作为赛事管理者 他在赛事过程中的作用是在全局上把握和控制赛事 所以不应该参与到具体细节工作 否则在突发或者特殊情况出现时 就难于抽身处理 决策过程 高尔夫说到底了是一项体育运动 竞技无可避免地是它的核心 对于任何赛事来说 它同时又是社交和推广的一个绝佳平台 那么 为什么举办比赛 什么时候举办比赛 举办什么样的比赛 这些问题必须在决定举办赛事时最先确定的 并让大部分参与者明确理解 确立目的 通常举办比赛 都可以起到联络各方关系 展示企业形象和实力 提高知名度和影响力的作用 所以各参与单位应该很好地利用比赛这个平台 去创造有利于自己生存和发展的环境 但有一点需要明确的是 比赛本身不是目的 它只是一种达到目的的手段 要办比赛 首先就要搞清楚为什么而办 究竟要达到什么目的 不能糊涂 不能只为比赛而办比赛 只有把这一点确立了 比赛才能有的放矢 一矢中的 才能据此设计出比赛的其他元素 确定名称 名称往往被认为只是一种形式 不重要或不重视 其实是误解 确定名称 就确定了比赛的性质和形式 就可以指导其他方面工作的开展 名称的确定不能模棱两可 一定要以白纸黑字的书面形式确认 否则 一个赛事或活动 你可以这样叫 我可以那样叫 就会弄出很多麻烦来 它将直接影响到赛事各参与单位以及工作人员的沟通 如果不明确 很可能会出现赛事章程 赛事背景板 奖杯等的赛事名称不一致 那就贻笑大方 确定名称 球会举办的比赛 不外乎邀请赛 例赛 联谊赛 商业比赛 专业比赛几种 球会本身的庆祝活动 如开业庆典 周年庆典 节日庆典等 多数采用邀请赛的形式 会员月赛 俱乐部杯赛等 则属于例赛 有一些地方高协或其他组织牵头召集组织的 又或球会与球会 与其他机构 组织 公司之间的 或者各球队之间比赛 可以叫做联谊赛或对抗赛 主办机构在球会举办的 有冠名 有支付的 则为商业比赛 专业比赛是指正规的业余或职业赛事 发起组织的一般为官方或官方授权机构 名称由主办方来确定 总之 比赛的名称一旦确立 比赛的范围 形式 要求 甚至费用支出的划分 都基本上确定下来了 确定日期 比赛日期的确定 要充分考虑各种因素 否则 会影响到整个比赛的效果 应该考虑一下影响因素 1 打球的旺 淡季节 如需要考虑来参赛有否足够的人流或会否对营业造成影响 2 当地季节的天气是否适宜比赛 特别注意避免在台风和雨季 特别寒冷 草坪休眠或者返青初期季节等等 3 平日或节假日 这不仅与营业收入有关 还与主要参赛人员的身份有关 不同的参赛对象对是否在休假日举行比赛有决定性的作用 4 球场本身的订场情况 是否跟球会会员或者团队订场冲突 5 注意适当利用和回避固定庆典节日 6 是否有足够的准备时间 特别是一些物品的制作是需要一定的时间的 要留有余地 太过仓促可能会造成某些物料不能到位或质量达不到要求 7 品牌的延续性 比如有些赛事就确定在每年的固定月份 或者每个月的第几个星期几 一般就不再变化 这样可以方便球员做时间安排 还能增强赛事品牌的公众认知 8 特别邀请的主要领导或人物能否参赛 特别考虑重要机构 官方协会 赞助商 重要嘉宾的时间安排 所有的这些因素都考虑到了 比赛的日期就可以确定了 确定参赛人员 哪些人参加比赛 要有多少人参加 这是整个比赛的基础 参赛人员有些是邀请的 有些是指定的 有些是一个特定范围内的 不同的目的 不同的比赛形式 就有不同的参赛对象 如庆典邀请赛主要是地方各级领导 各级高协领导 关联机构 企业的人士等 商业比赛和专业比赛一般都是主办方邀请或指定 如是新产品如会籍推广的 就主要是潜在客户和媒体 还有中介机构等 会员例赛这些当然就只有会员和其携带的嘉宾可以参加了 在一个18洞标准场举行比赛 一般参加人数以不超过120人为宜 同时还要考虑到场地大小 球僮 球车数量 人流速度等因素 参赛人数过多 不仅会给球会各项设备设施造成压力 而且会造成疏散延滞 打球缓慢 快慢差异太大等令参赛者厌烦的状况 如果因此而让参赛者产生不满 那比赛不但不能达到预期效果 还会得不偿失 适得其反了 编列赛事程序 一项赛事活动 细分是有许多程序的 这些程序的时间 地点 参加人 方式方法等 要详列出来 让配合比赛的各分部门有章可循 使比赛能进入实质性的筹备阶段 在赛事程序计划上除列出以上提到的名称 日期 参赛选手等外 还主要包括 1 签到的时间 地点 2 开球时间 地点 是否有开球仪式等 3 比赛赛制 执行的规则 4 奖项设置 5 就餐时间 地点 6 颁奖时间 地点 7 其他活动 媒体见面会 或仪式 欢迎晚宴 时间 地点 活动方式和流程等 赛事程序是一个不断深化的过程 随着所办赛事日期的接近 各项工作逐步到位 细节愈加明晰 赛事程序也会越来越具体 细化 直至完善 由于赛事过程随时发生变化 因此作为全局管理者应时刻注意赛事的进程以及变化 随时做出突发应对 做好预算 如果没有预算 整个比赛的决策过程是不完整的 很多人在做比赛方案的时候都忽略了这一点 但是作为一个赛事管理者 对每一即将发生的事件的财务收支状况应该要做到充分了解 起码是胸有成竹的 而不能脚踩香蕉皮 滑到哪算哪 赛事预算源于上文的赛事决策内容 做预算的时候特别注意以下两个问题 1 预算要全面 尤其是不要漏项 可根据赛事程序把所有场面都过一遍 把只要有的收支环节都一一排列出来 包括现金结算的和签帐冲抵或内部记帐的 都要列清楚 因为预算会经过层层审批之后执行 一旦漏项 到时候要再补就会很麻烦 当赛事预算确定后 非特殊情况不增加临时费用 而且能否补遗漏缺 也反映出了管理者对赛事细节的把握能力 2 预算要力争准确 把各个事项分开预算 越细化就越能接近准确值 比如餐饮 可以预算到一席多少钱 如果再细一点 凉菜几个 热菜几个 汤 主食 酒水 水果分别多少 再汇总 那么算出的一席的价格就肯定比笼统估算的要准确得多 完成了以上几项 就等于完成了一个赛事的决策过程 赛事管理者在这个过程中起的作用是决定性的 所有赛事文件都要亲自阅读或者编写 尽可能了解每项细节 逐一审定 为后续工作打下一个良好的基础 第二讲赛前准备 当赛事举办的相关决策完成之后 就可以开展赛事的具体准备筹备工作了 筹备工作必须要有一定的提前量 有些事项就是需要一定的时间才能完成的 不能临急抱佛脚 仓促上马会或多或少地影响到比赛举办的质量 有些大型的国际比赛准备期长达一到两年 而一般比赛准备时间在一个月以上为宜 管理者在确定相关比赛事宜后应及时召开有关方面会议或下达文件 详细 具体地给各工作部门以及承办球会各部门布置任务 提出质量 时间 数量和成本要求 指引及营造满足这些要求的环境 理顺赛事流程 解决掣肘环节 同时明确细节 落实责任 有几项赛前准备工作应及时开展 包括 之一 多方合作的特别安排 一 餐饮赛事活动的餐饮必须提前做好充分准备 特别是大型比赛 球会会所场地 供应或档次不足的时候 提前规划非常重要 很多球员来参加比赛 表面上看他们并不太关注餐饮的质量 其实重视餐饮 而且要求还相对较高 特别是青少年比赛和高档次商业比赛 能够满足高尔夫赛事的餐饮应该是简单 快捷 而又高档 高质的 否则餐饮供应的缺陷可能影响到球员参与比赛活动的情绪 影响到主办单位和承办球场的对外形象 甚至引发安全问题 餐饮方面需落实的问题如 有几场餐饮 早餐 中餐 晚餐 有多少人吃 都是些什么人 餐标多少 什么形式 自助餐 围餐 食物分发或叫餐等 餐位 餐具 服务人员是否足够 是否需租借人员或用品 是否需要另寻场地 需否划定区域 列出菜单 菜品 饮料几时到位 如何制作 流程上如何保证及时和充足的供应 如何保证出品质量 如何调配各个地方球员口味等 多方合作的特别安排 二 住宿大部分的非专业比赛都只为一轮赛制 一天以内结束 不需要住宿安排 省了很多麻烦 但大型活动或系列巡回赛 正规赛事可能就不那么简单了 如果球会自有酒店 就必须预留出参赛选手 工作人员 媒体 嘉宾所需的足够的房间 如果没有 就要在外围寻找适合的酒店进行安排 何谓适合 档次 房间数量 服务设施 周边环境 交通条件等都应在考虑之列 离繁华市区较近的球会这方面往往有些优势 而偏远球会则可能要做多得多的工作 确定酒店后 要预订 取得优惠价格 签定合同 如果有多个选择 一般采用就近原则 酒店与球会距离尽量短 避免在路上耽误过多时间 最头疼的莫过于实际入住人数和预订房间数不符的问题了 一般酒店预订都需提前 而那个时候参赛的人员仍未最终确定 预订只能是一个估计数 实际发生时会有相当大的差异 甚至在越来越接近比赛日期的时候这种差异已呈现出来了 人多了住不下 得临时另安排 加重成本 人少了没法向酒店交代 都不行 这时候就需要对赛事性质及影响赛事的各种元素有一个准确的全面的判断 不能盲目拍板 免得最后结果是赔了夫人又折兵 增加了成本 又得罪了球员 两头不讨好 最终影响了比赛的效果 多方合作的特别安排 三 交通交通问题也是针对大型比赛 系列巡回赛而言的 因为届时会出现大量人流移动的情况 比如在球会 酒店 宴会场之间的穿梭往来等 因而要事先作好安排 特别是在球会自身车辆不足的情况下 更应及早准备 要租借多少车辆 向谁借 什么时间用 用几趟 都要有详细的计划和协调清楚 之二 控制承办球场预订 现在打球的人越来越多 预订意识也越来越强 有些客人提前一两个月就订场 早早安排好打球计划 确定比赛时间后 首先要搞清楚承办球会比赛当日的预订情况 如与比赛有冲突的 须作出相应调整 调整时切记要做好解释协调工作 既不能影响比赛 也不能让球会得罪客人 损害球会信誉 接下来就要严格控制比赛日的订场了 严格控制的意思并不是不能预订 因为大部分比赛是不需要全天封场的 如果都不能订 球会无疑就会损失其他时段的收入 什么时间可以预订 可以订多少组 是非常有讲究的 需要管理者有相当的经验和专业水平才能做出无误的决策 既不能影响比赛 又不能损失收入 必须权衡得当 当然原则是比赛为先 之三 场地作业 草坪状况是比赛中最令人关注的焦点 而好的草坪状态又不象其他可以信手拈来的东西那样 一蹴而就的 草坪的生长状况有其客观过程 不以人的意志为转移 要将良好的草坪状况展现在比赛选手面前 除基础质量和日常养护外 赛前一个月的特别养护措施是必不可少的 这些措施的目的很明确 就是要有良好的景观和符合比赛要求 这就要把握好草坪作业的时机和量度 比如铺沙的时间 范围和厚度 施肥的方式 时效和品种选择 剪草 包括果岭 球道和长草区 的高度和密度等等 还有在不影响正常营业的情况下特别养护某些洞位和发球位 还要关注天气变化对草坪的影响 有些人片面地认为场地状况难才是好 比如果岭剪得越短越快就越好 其实并不尽然 不同的比赛有不同的需要 什么性质的比赛 什么人参加 想得到什么样的效果 这些因素都左右着草坪整备的计划和行为 只有最适合的 才是最好的 之四 赛事物料制作 大量的比赛所需物资必须提前订购 一般比赛涉及的物品主要有 1 邀请函或者报名表 对于一般赛事出个赛事报名公告就能通知了 但如果是重要的赛事 或者对于重要的邀请嘉宾 印刷精美考究的请柬是最能体现主办单位质素和彰显风格的物事 而设计和制作都是费时费事的 需要计算好时间 提前做相应安排 2 礼品 大部分比赛都会给球员和嘉宾致送礼品 一个礼品袋中装有些球衣或小球具 如帽子 球 手套等 宣传资料 参赛须知等 礼品有赞助的 也有特制的 宣传资料有简介类的 也有特别针对某些推广项目的 参赛须知要向来宾说明清楚整个赛事各项活动的安排和要求 也必不可少 而装礼品的礼品袋也一定要在考虑之列 一般为赛事特制的 如果不能满足 可以选择赞助单位或者承办球会提供的袋子 3 奖杯 现代科技进步 奖杯式样多姿多彩 材质推陈出新 造型五花八门 有大理石的 水晶的 金属的 座式的 立式的 圆盘状的 雕塑状的 柱状的 传统杯状的等等 要挑到美观大方 有份量又符合预算的奖杯 则要视赛事定位 以及决策者的审美眼光了 然后在选中奖杯杯座上根据不同的奖项设置将名称刻上去 4 奖品 奖品不同于奖杯 除了荣誉 还有实用价值 一般非专业比赛 为了达到娱乐性 打得好的人可以奖 打得不好的也可以奖 除了传统的总杆奖 净杆奖等奖项外 现在有些活动还搞一些诸如幸运奖 抽奖 特定名次奖等丰富多彩的奖项 具体要看比赛的需要和财力 5 宣传布置装饰品 如各种场景的背景板 广告板 海报 彩旗 横幅 招贴等 都要事先设计和确定好图案 并制作完成 6 餐饮品 除日常营业所需外 还需为符合赛事要求特别准备的餐饮 如供应球手比赛下场时带备的矿泉水 简食等 这也与比赛的性质和开球时间等有关 之五 落实参赛名单 它的程序一般是这样的 先对外发出报名公告以及赛事章程 开始接受报名 重要嘉宾需发邀请函 然后收取回执 或通讯联络 跟进落实 落实参赛名单是一件非常棘手 但又不得不做的事情 它贯穿整个比赛准备过程 在这个过程中 它不断在变化 而所有的事项 都跟着它的不断变化而变化 比如酒店住房 场地大小 封场时间 分组名单 礼品数量 仪式档次 球童球车配备等 都随着名单的逐一落实需要有所调整 一般比赛发邀请函的时候都附有回函或回执 但主动发回回执的人有时寥寥可数 许多没说来的到时候却来了 有些说好来的又不来 常常令比赛组织者头疼不已 在重要赛事的赛前准备时应投入相当的精力在落实参赛名单上 安排人员逐个跟进报名球员和受邀者 同时根据反馈及时调整比赛方案和各项准备工作 保证整个比赛准备工作不断推进 之六 服务人员培训 这是一个比较容易忽略的工作 事实上每场比赛都是不一样的 特别是与球场平时一般经营运作服务客人有较大的差别 这就要提前专门培训服务人员 将有关的事项通达到每一个有关部门和人员 特别是球童 让他们知道要干什么 怎么样干和要达到什么样的标准 免至上阵时不知所措或无法回答客人询问 甚至导致整个比赛过程混乱 培训内容包括 1 比赛性质 如比杆赛还是比洞赛 最佳球位赛还是比最好成绩 等 2 参赛人员身份 邀请的 专业的 还是配对的 3 比赛流程 如同时开球还是单 双边顺序开球 开球信号是什么 有无开球仪式 如何疏散 等 4 记分方式 如交叉记分还是集中记分 记标准杆差还是实际杆数 5 比赛规则 特别是当地规则和特别规定 如OK球 找球时间限制 妨碍物的界定 暂定球 遗失球的处理 特设发球台的使用 新增边界等 6 奖项设置 有些什么奖 有奖的洞分别是哪几个 7 后勤安排 如中途是否休息 用餐 费用任何结算 等 8 仪式安排 如开始时间 仪式程序 仪式后的衔接方式等 9 餐供安排 如是否有简食 什么时间提供餐食 数量多少 质量要求如何 10 结帐安排 如参加客人是否需要结帐 哪些部分要结帐 是统一结帐还是分别结帐 以何身份记帐等 培训越细致就能使比赛越规范 越顺畅 第三讲 现场操作 这是整个赛事活动组织中的重头戏 能否实现举办赛事的预定目标就在此一举 所谓 临门一脚 事实上 理论上应该是事前准备功夫做足做好 比赛现场就会显得从容 否则 错漏在所难免 管理者对赛事举行当日的所有流程都应了然于胸 操控于掌 作为赛事管理者不可能用太多的时间和精力兼顾具体工作 具体的事情就要安排由各部门负责执行 然后进行检查 督促 跟进 落实 并取得反馈 千万别逞一时之勇 自己去亲自操作某一环节 这样反而会弄得捉襟见肘 顾此失彼 如遇到突发事件或紧急情况 就更加无法抽身处理了 管理者在赛事活动当日 主要做准备工作检查 仪式控制 赛程控制 出席仪式或比赛 接待参赛人士并交流互动等工作 1 检查准备工作 比赛当日的准备工作检查就非常重要 检查中除了要看已布置的任务有否完成 还要看有否缺漏 如何补救 有没有必要根据现场变化及时进行调整等 这项检查工作最好在赛事活动举行之前两小时进行 以便发现问题后有解决的余地 检查的部分有 场地布置工作主要检查各项装饰品和摆设如彩旗 横幅 背景板 花蓝 签到台 签到簿 签到笔 胸卡 礼品 舞台 主席台 名卡 音响 灯光 麦克风 指示牌 奖品展示等 是否已到位 摆放是否合理 协调 悦目 文字图案有否错漏 数量 强度是否合乎要求等 仪式准备工作确定主持人是否到位 有否准备好仪式程序 嘉宾名单 致辞嘉宾及讲稿 仪式用品 如开球要有球杆 球座和彩球 颁奖要有奖品 奖杯等 礼仪小姐等 赛事准备工作赛事准备中最关键的是分组名单 分组要合理 如邀请赛中重要的嘉宾排前面 级别相当的排在一起 而对抗赛中水平相当的要排在一起 一组不能都是熟人等 根据分组名单 要排列好出场球车和球童 球包要从客人卸包就开始确认 然后放上球车 流程要理顺 球车 球包 球童 开球洞位 组别等在客人到达前一定要一一对应好 一旦有对不上号的都会使出发时乱作一团 其他的如球包贴 对讲机 巡场车 媒体用车 更衣柜 简餐 小卖店供应品 参赛须知 最远距离奖洞位标志 最近球洞奖洞位标志 记分卡收集处 成绩统计系统等也要一一检查 场地准备工作争取在比赛开始之前把场地走一遍 重点是各区域 发球台 球道果岭 长草区 剪草高度是否符合要求 是否一致 果岭速度多少 旗位是否合理 沙坑是否平整 道路是否清洁 储沙缸的补沙是否足够 各类标志 如TeeMark 界桩 距离桩 码数牌 补球Tee等 是否齐全 有否安放适当 设有奖项的球洞有否提示 标志有否到位 小卖亭供应是否已经备饮用水 毛巾 药品 等等 2 控制过程 赛事活动过程的控制 主要是通过诸如仪式主持或球场的巡场员等人来完成 管理者只需要将过程控制的要求 如节奏快慢 时间长短 气氛冷热 重点人物的照顾等通达到相关部门或工作人员 由他们去执行 然后密切注意进展情况 发现有与预期不合的马上作出反应 这中间需要注意的有几个问题 VIP的安排 由于商业赛事的特殊需求 VIP的安排往往对赛事的效果显得举足轻重 尽管事前已经多次落实 但VIP到达的实际情况和计划还是常常出现差异 管理者必须因应实际情况临场作出调整 特别是在类似开球仪式 比赛分组和颁奖典礼这些场合 管理者作出的调整必须是及时的 准确的 包括VIP的名称 排序和对应的活动 如讲话 开球 颁奖等 和人员 不能有丝毫的差错 否则引起的后果可能不堪设想 甚至破坏整个活动的效果 出发的安排 现在很多的商业比赛为了更好地控制时间 都一般采用同时开球的形式 这就给出发安排提出了很高的要求 尤其是一些大型的比赛 准备有开球仪式 主办单位希望所有球员都参加完开球仪式观礼后才出发开球 如何在最短的时间内准确地把所有球员分流到各个发球台上 一般可以这样考虑 1 球车 球童 球包 球员一一对应 组别 洞号 球员姓名打印好张帖在球车前档板上 2 球车按出发顺序排好 离会所远的洞的车组放在前面 反之放在后面 3 如发球仪式地点 如1号或10号发球台 离会所较远的 可考虑将球车停放在举行仪式的发球台边 4 短洞 3杆洞 速度慢 拉不开 一般只放一组球员 中洞 4杆洞 可放2组球员 长洞 5杆洞 可放2 3组球员 5 距离较远的洞少放球员组 距离近的 如1 2 10 11号洞 则可以多放1 2组 6 没有球车或球车不够用的球场 可先将球童和球包输送到指定的发球台 等仪式完毕后集中专门输送球员 也可减少几个太远的发球台 只选择6个或12个发球台同时开球 比赛的节奏 比赛进行的快慢 与整个活动能否成功有很大的关系 太快了 活动的气氛出不来 接下来的事项又没淮备好 接不上 太慢了 容易引起客人不满 也影响后续程序的进行 要做到不疾不徐 张驰有道 要考虑到 1 参加比赛的人数对赛程时间的影响 特别是最早打完的与最后结束的间隔时间不能太长 2 更衣室 冲凉间同时可容纳的人数 适当调配球员回来的时间差 3 比赛结束的宴会 颁奖典礼的交通和时间安排 控制比赛节奏 巡场的作用是最关键的 好的巡场员不单能有效督促慢打球员 而且能及时处理争议 还随时将现场情况向管理者作实时汇报 培训好巡场队伍 管理者就等于更充分地了解场内状况 更好的控制比赛节奏 赛果的统计 计分处一般设置在球员打完回会所的必经之路 或者显眼处 有专人负责督促和检查球员交验记分卡 然后送交记分员记分 成绩统计通常采用电脑计分 把姓名和每洞成绩输入 就会自动计算出总杆 净杆的成绩和排名 但必须注意到 如果按错了哪一个功能键或输错了某一个数据 那计算机会毫不留情地给出一个错误的结果 所以 在输入成绩后 一定要与球员和他的记分员复核一下 所有球员成绩登记完毕后 先不要急着公布 必须人工再简单复核一遍 确认没有差错后再公布 常见的一些赛果可这样处理 1 一般的商业比赛 为体现公平和同乐 一般宣布总杆与净杆不同时获奖 如总杆 净杆成绩均排得上名次的 取名次高者 如名次相同 则取总杆排名 其他奖项 如最近旗杆奖 最远距离奖等 则可同时获奖 2 超过一名球员总杆成绩相同时 计奖的方法就有很多 有的比前后九洞成绩 有的从18洞倒数比 杆数先低者为胜等 其实这些算法都可以 因为高尔夫规则本身就没有明确业余比赛同分的计算方式 职业比赛不一样 最低总杆成绩有超过一名球员相同时 必须打延长赛定胜负 非最低成绩相同时 则同成绩选手平分该等名次的奖金 关键是组委会在开赛前 一定要将奖项和处理并列规则通过公告或比赛须知等方式事先告知球员 否则临时决定的的评奖方式往往有作弊之嫌 引起不必要的争议 3 净杆成绩相同者一般取差点 即让分点 低者为胜 如再相同 则参考总杆平分计分方式定排名 结帐的方式 邀请赛以外的比赛都存在球员赛后结帐的问题 这时候人流比较集中 如何能快速处理 也考验管理者的安排 一般可以有几种方法 1 增加前台 收银的人手和设备 2 在原收银台旁另设专门的赛事结帐台 分流客人 3 减少结账时繁琐手续 把一些外部工作安排给其他部门完成 如兑换球包 装卸球包交给球童部 回收更衣室钥匙交给礼宾部 4 赛前作好区分 如对不同待遇的球员发给不同颜色的消费本 卡 或凭名卡 某种识别证等参加宴会 仪式等 这样有些费用可提前收取 避免最后扎堆和收费错误发生 突发事件的处理 一百多人参加的比赛 随时都可能突发意外事件 比如争议 伤病等 事前管理者应安排有应付各种突发事件的预案 如工作程序 备用药箱和备用车辆等 遇有事发生时即行启动 迅速解决问题 主要原则是 以人为本和比赛活动继续得以继续顺利进行 例 因通知不到位 绕场费家长就是不交 因接送车开的太快 将家长球包拖翻并造成损坏 媒体接待 媒体在整个比赛活动中扮演一个很特别的角色 既是参加者又是旁观者 既是来宾又是工作人员 既不能全部享受参赛嘉宾的待遇 又要参与整个活动过程 因此 对于媒体记者 需要一些特别的安排 以使他们身心愉快地 全情投入地报道比赛活动 其实 大部分的媒体朋友都是好的 都是带着支持活动的本意来的 尤其是随着高尔夫运动越来越广泛的开展 采访高尔夫活动的记者也开始形成自己独立和相对固定的群体 他们对高尔夫比赛专业知识的熟悉和理解不亚于行内人士 比赛的管理者具体在比赛活动过程中 更多的应该是为媒体建立一个良好的资讯收集环境 如及时安排媒体下场采访惊喜事件 安排球员和各单位领导的采访 通达赛事亮点 协助媒体收集赛事信息等等 其他需要注意的细节 1 暂停常规施工在比赛活动日应暂停所有施工工程工作 包括球场场地和会所等维修工程 以免给客人留下不好的印象或给比赛造成阻碍 如一时未能修复的 必须有明显标志标明 如在比赛场地范围内的还必须在当地规则中说明处理办法 2 草坪作业除之前所作的场地整备工作外 比赛当天的草坪作业也需要特别安排 比如剪草 喷灌 耙沙坑的工作时间 密度和强度等 一方面要提供很好的场地 另一方面要使比赛顺利进行 还要创造相对公平的竞技环境 特别提醒要赛前4天避免进行手动除杂草工作 避免施缓效肥 第四讲赛后工作 赛事当天活动结束后 并不等于组织者的事就完了 还有一些后续工作需要管理者去跟进 落实 只有把这些工作都做到位了 整个赛事活动才算功德圆满 这些工作主要有 一 新闻追踪 首先是发新闻稿 新闻稿分为两部分 一部分是文字稿 一部分是图片稿 如前所述 为了能使媒体记者能在短时间内对整个赛事活动的目的 意义和过程 状态 结果等有较快较好的把握 组织者应发布新闻通稿 通稿起草注意几个问题 1 新闻通稿可根据赛事活动的原主旨和组织情况事先拟好 空出描写赛事当天的部分 比如天气 参赛人员 赛况 赛果等 一旦比赛结束 即填补上去 这样效率就提高了许多 新闻稿也就可以当天 甚至在媒体离场前发出 不致贻误最佳报道时机 2 新闻稿可以适当详细一些 以利媒体全面掌握情况 不同的媒体也有余地可以对稿件进行不同的润色增删 出稿应有针对性 如电视新闻稿和平面媒体新闻稿就不一样 期刊类新闻稿和日报类新闻稿也不一样 3 新闻稿还应该符合媒体报道的立场 不过于渲染 不过于商业化 少带感情色彩 适合媒体刊载使用 照片稿的来源一般为三种 即自己安排的工作人员 借助摄影记者 特聘赛事官方摄影师拍照等 三种方式各有利弊 如安排本身工作人员拍摄 不需要支出额外成本 但照片质量得不到很好的保证 借助来场的摄影记者 照片的质量好了 但他们对现场的情况不熟悉 如出现张冠李戴的情况 拍出来的照片还要等媒体先挑用 交稿就不及时 特聘赛事官方摄影师是一种效果最好的方式 照片质量和数量都有保证 出稿也及时 但是很难找到合适人选 并且会增加费用 所以 采用何种方式 要看具体赛事的性质和要求而定 不可千篇一律 照片对于宣传推广有很大的作用 尤其是在专业杂志 网站等媒体上 就赛事内容刊登一些活动的照片 特别是有代表性的开球仪式 颁奖典礼等 会给读者带来文字无法比拟的视觉体会 从而达到扩大宣传效果的作用 新闻稿发出后 要及时与有关媒体联络 落实刊播情况 如电视何时播出赛事新闻或者专题 期刊何时刊登消息或者特写 等等 有关的刊播情况要做好收集 分门别类 形成此次赛事活动的媒体报道档案 二 剩余物资处理 每次赛事完毕 都会留下许多剩余物资 要分类完善处理 既可节约成本 又可丰富储备 主要分 1 可在日常经常使用的 如食品 礼品 宣传品等 可将其归入有关部门 收集整理后再做销售或使用 2 可留做下次活动使用的 如某些统一的形象宣传品 礼仪用品 背景板架等 可在整理后入仓存放 便于下次活动需用 3 不可以或无法再使用的 如某些一次性的装饰品 宣传品等 可先进行拆卸 有些原材料是否可以归入第2类 实在不能再用的 则做废品处理 三 资料保留 除赛事活动的新闻档案外 还有一些其他的文字和图片 宣传品等资料 也需要收集整理 归档保存 以便查阅 为球场留下可记录的历史 四 总结 这是整个赛事活动最后的一环 赛事管理者必须在赛事活动结束后的短时间内对活动的结果 效果和组织工作有一个较全面的了解和评估 总结分两个方面 一方面是外部的 通过总结赛事活动举办所达到的效果 更深入地了解市场 了解周边环境 及时调整经营策略 调整管理路向 以利赛事的更好发展 另一方面是内部的 可要求各参与赛事的部门就赛事活动分别进行总结 针对他们在活动中的表现以及出现的问题作综合性的评价 从中发现在运作过程中的缺陷和漏洞 制定出相应的制度和规则去纠正缺陷和堵塞漏洞 以提高整个赛事团队的组织能力和水平 附件 球场运作管理 球场作为赛事的承载方 球场各部门与赛事组委会的配合直接影响赛事运作的成功是否 因此 赛事组委会要保持跟球场的良好沟通 对球场各部门在赛事中的职责作指引 指导并督促他们完成既定的任务 以保持赛事的正常运作 球场各部门在赛事赛事组委会需跟球场相关部门进行沟通的内容如下 1 出发台 出发台需配备不少于2名工作人员 其中一名能用英语进行日常交流 出发台主要负责 1 球员签到登记 通过球员签到进行实时派发球童 不包括自带球童及预约球童 另一方面 通过登记 可掌握球员实到情况 2 球童背心发放及回收 球童背心由赛事组委会提供给出发台 出发台负责派发给球童及赛事结束后对背心的回收 若球场实时安排球童 则球童背心需在比赛当天发放 球童背心需按赛事组委会制定的出发表进行排列 若球场按出发表提前分配好球童 则球童背心可提前发放 而不必放于出发台发放 对于自带球童及预约球童的背心 可请他们自行保管 待比赛结束后再归还 3 球童安排 保证球员到场签到后 有球童及时服务 避免球员等球童的事发生 更杜绝因球童的迟到而导致球员的迟到4 派送水 正式比赛期间 球场每隔三洞将设置派水点 组委会负责水的购置 出发台负责水的每天派送 派送需在每轮比赛第一组球员开球前完成 出发台亦负责水的补给及每轮比赛结束后的回收 以防被盗 若比赛期间温度较高 则组委会将购置冰 由出发台负责运送到各个派水点 2 球童部 2 球童部球童直接服务于球员 其服务质量直接影响球员对赛事的评价 因此球场需在赛前对球童进行礼仪 规则 语言的培训 赛事组委会亦会进行指导 并安排裁判长对球童们作更深一步的培训 培训文件见附件 当记分人员数量不够时 赛事组委会将安排球童担当记分员 届时组委会将球童进行专门的培训 3 接包处及存包室 接包处确保球员球包接送的畅顺 避免球员因等待球包接送而迟到 球包存放室需保持干净 干燥及安全性 避免球员在存包室内发生被盗 破损的情况 4 球车部 赛事期间 组委会将派专人负责球车发放 并制定球车领用表 球车部负责人根据球车领用表进行球车的发放及登记 球车部负责球车的充电 清洗 5 巡场员 赛事期间 因裁判数量有限 球场的巡球员会被安排担当观察员 球员发生规则争议时 可通过巡场员联系裁判 巡场员发现球场上有堵塞情况 用对讲机第一时间通知裁判 以保证比赛的畅通 赛前组委会亦会安排裁判对巡场员进行培训 6 练习场 练习场向球员提供一个安排的练习环境 保证练习球的供给 真草打位 若有赞助商提供练习球 则组委会将提前一天将练习球给予练习场 练习场需每天回收以便循环利用 同时练习每天将进行清点 流失严重者要求球场提供一定的赔偿 7 前台 前台负责消费卡发放 更衣柜钥匙发放 费用结算等工作 国外赛事涉及到国外球员 因此前台人员需提前进行外语培训 赛事期间 组委会将赛事相关信息文件给予前台 以便球员咨询 8 餐饮部 赛事对球场餐厅提供的食物要求干净 位置要足够 食物要综合世界各国球员的口味 9 更衣室 更衣室需在赛前一天清理干净 确保一人一柜 更衣室内保证毛巾 水的充足供给 10 草坪部 草坪部主要负责根据裁判提供的洞位图打洞杯 该作业需在比赛开始前十五分钟完成 此外 草坪部需提前一周准备三到五瓶喷漆 不少于两种颜色 大量木桩 赛前三天需提供二至三名工作人员配合裁判做场地工作 正式比赛期间 草坪部避免作业带来的嘈杂场影响球员比赛 11 综合部 志愿者 工作室布置 综合部主