办公自动化实训教程之Word部分.ppt

办公自动化实训教程 目录 第一部分Word第二部分Excel第三部分PowerPoint 第一部分Word2003 第一章制作培训通知 基本操作第二章制作成绩统计表 表格应用第三章制作购物流程图 图形绘制第四章制作产品宣传手册 图文混排第五章制作统一的邀请函 邮件合并第六章毕业论文的排版 样式和模板 第一章制作培训通知 Word2003是Microsoft公司推出的Windows环境下最受欢迎的文字处理软件 它提供了强大的文字处理功能 是MicrosoftOffice2003办公套装软件的一个重要组成部分 使用它可以轻松地制作各种图文并茂的书信 报告 计划 总结和表格等文档 使电子文档的编制更加容易和直观 培训通知一般包括标题 培训对象 培训内容 培训时间 培训地点 培训费用 培训单位 联系电话等等 第一章制作培训通知 返回目录 本章知识要点 1 熟悉Word2003的基本功能2 掌握字体格式的设置3 掌握段落布局的设置4 掌握添加边框和底纹5 掌握添加项目符号6 掌握表格的基本操作7 了解打印的设置 第一章制作培训通知 返回目录 案例样图 第一章制作培训通知 返回知识点 本章知识点讲解 第一章制作培训通知 返回知识点 任务一 熟悉Word2003的基本功能 1 如何建立文档方法 双击桌面Word图标启动方法 单击 开始 所有程序 MicrosoftOfficeWord MicrosoftOfficeWord2003 2 如何修改文档方法 选中要修改的内容 直接输入正确的内容即可 3 如何插入日期方法 单击菜单栏上的 插入 日期和时间 命令 4 如何检查拼写和语法方法 单击菜单栏上的 工具 拼写检查 命令 5 如何统计文章中字数方法 单击菜单栏上的 工具 字数统计 命令活动一 1 启动word文档 插入当天日期和时间并以自己的姓名1保存 2 打开 桌面 文字统计 统计文章中的字数 行数 段落等信息 记录到该文章中最后 并以自己的姓名2保存 2 掌握字体格式的设置 第一章制作培训通知 返回知识点 1 字体 字号 颜色 加粗 倾斜 下划线 文字底纹等的设置 如下图方法 单击菜单栏的 格式 字体 命令方法 利用 格式 工具栏设置 2 首字下沉 如下图方法 单击菜单栏中 格式 首字下沉 命令 活动二 1 打开桌面上 邀请函 将第一行设置为黑体 三号 居中 将第二行设置为华文中宋 一号 红色 居中 将正文各段设置为宋体 五号 2 将 培训对象 培训内容 培训时间 培训地点 培训费 主办单位 承办机构 联系电话 网址 电子邮件 设置为加粗显示 3 将正文第一段设置为首字下沉3行 3 段落布局的设置 1 间距和缩进的设置方法 执行菜单栏中的 格式 段落 命令 2 格式刷方法 对于格式相同的段落 可以利用 常用 工具栏上的 格式刷 按钮 第一章制作培训通知 返回知识点 3 边框和底纹的设置 方法 执行菜单栏上的 格式 边框和底纹 命令 第一章制作培训通知 返回知识点 4 项目符号和编号方法 执行菜单栏上的 格式 项目符号和编号 命令 活动三 将 培训通知 的各段正文 设置为首行缩进2个字符 将 企业网站建设 电子商务 设置项目符号为第二行第三列的样式 4 掌握表格的基本操作 1 插入表格方法 在 常用 工具栏上单击 插入表格 按钮 拖动鼠标即可 如 插入5 4表格 方法 执行菜单栏上的 表格 插入 表格 命令 第一章制作培训通知 返回知识点 2 合并单元格 第一章制作培训通知 返回知识点 方法 选中要合并的单元格 单击菜单栏上的 表格 合并单元格 命令 方法 选中要合并的单元格 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 合并单元格 命令 3 如何设置单元格中文字的对齐方式 第一章制作培训通知 返回知识点 方法 选定要设置文字对齐的单元格 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中 单击 单元格对齐方式 列表中的 水平垂直居中 按钮即可 如右图 4 调节表格的行高列宽方法 将指针停留在要设置的两列间的边框上 向左或右拖动边框到合适的宽度即可 要设置行高 方法相同 将指针停留在要设置的两行间的边框上 向上或下拖动边框到合适的宽度即可 活动四 制作如下表格 操作步骤 1 启动word文档 输入标题 参加培训回执表 2 确定表格的行和列数 单击 表格 菜单 插入 表格 在弹出的对话框中 输入行和列数 单击 确定 或单击工具栏 插入表格 按钮拖动行列数3 选定B2 D2 右击鼠标 在弹出的快捷菜单中 单击 合并单元格 选定B3 D3 右击鼠标 在弹出的快捷菜单中 单击 合并单元格 4 输入各单元格的内容 并调整行高和列宽 返回知识点 5 了解打印的设置 第一章制作培训通知 返回知识点 1 单击 常用 工具栏上的 打印预览 按钮 2 单击 文件 菜单的 打印 命令或单击 常用 工具栏上的 打印 按钮 第二章制作成绩统计表 表格给人一种直观 简洁 严谨的感觉 一篇文章只有好的语言不一定能够表达清楚 或者即使表达清楚但却显得冗长 特别是在组织一些复杂分栏信息或一组相关的数据信息时 比如公司财务报表 工资表 工作进度表 学习成绩单等 人们很自然会想到用表格进行处理 第二章制作成绩统计表 返回目录 案例知识点 页面设置熟悉表格的基本操作绘制斜线表头掌握表格的修饰了解表格公式 排序表头的跨页显示插入统计图表插入页码 第二章制作成绩统计表 返回目录 案例样图 第二章制作成绩统计表 返回知识点 案例知识点讲解 页面设置执行菜单栏上的 文件 页面设置 命令 双击标尺空白处 第二章制作成绩统计表 返回知识点 案例知识点讲解 熟悉表格的基本操作单击菜单栏上的 表格 插入 表格 命令 单击 自动套用格式 按钮 第二章制作成绩统计表 返回知识点 案例知识点讲解 绘制斜线表头将光标置于表格内的任何一个单元格中 执行 表格 绘制斜线表头 命令 返回知识点 第二章制作成绩统计表 案例知识点讲解 掌握表格的修饰执行菜单栏上的 视图 工具栏 表格和边框 命令 打开 表格和边框 工具栏 右键单击表格 在快捷菜单中打开 边框和底纹 对话框 返回知识点 第二章制作成绩统计表 案例知识点讲解 了解表格公式执行菜单栏中的 表格 公式 命令 打开 公式 对话框 提示 公式输入框中出现的计算公式 SUM LEFT 表示对公式所在单元格的左侧连续单元格内的数据求和 SUM RIGHT 表示向右求和 SUM ABOVE 表示向上求和 SUM BELOW 表示向下求和 返回知识点 第二章制作成绩统计表 案例知识点讲解 了解表格排序将插入点置于要排序的成绩表中 执行菜单栏中的 表格 排序 命令 提示 将光标定位于总分列 单击 表格和边框 工具栏上的 降序排序 按钮 让表格按总分从大到小降序排列 再将光标置于学号列 单击 升序排序 按钮 还原表格原有的顺序 返回知识点 第二章制作成绩统计表 案例知识点讲解 表头的跨页显示先在第一页的表格首行设置好标题内容 再执行菜单栏上的 表格 标题行重复 命令 让Word自动在每页的首行添加标题 返回知识点 第二章制作成绩统计表 案例知识点讲解 插入统计图表执行菜单栏中的 插入 图片 图表 命令 对图表格式化的操作 1 双击图表 进入图表编辑状态 2 在图表编辑状态下 双击图表中任意对象 可打开相应的对话框设置格式 3 在图表编辑状态下 用鼠标右键单击图表中不同的对象 弹出相应的右键快捷菜单 返回知识点 第二章制作成绩统计表 案例知识点讲解 插入页码执行菜单栏中的 插入 页码 命令 返回知识点 第二章制作成绩统计表 第三章绘制购物流程图 在日常工作中 为了表达某个业务的过程或流程 常常需要绘制流程图 我们可以使用比较经典的流程图绘制工具 比如Visio 也可以使用Word自带的流程图绘制工具 使用图形表示流程是一种极好的方法 因为千言万语不如一张图 第三章绘制购物流程图 返回目录 案例知识点 掌握插入图形的方法掌握流程图的美化掌握艺术字的使用熟悉对齐和分布熟悉连接符的使用熟悉三维效果样式的设置熟悉改变自选图形 返回目录 第三章绘制购物流程图 案例样图 返回知识点 第三章绘制购物流程图 案例知识点讲解 掌握插入图形的方法单击 绘图 工具栏上的 矩形 按钮 单击 绘图 工具栏中的 自选图形 基本形状 矩形 按钮 单击菜单栏上 插入 图片 自选图形 命令 第三章绘制购物流程图 返回知识点 案例知识点讲解 掌握流程图的美化操作方法双击图形对象 在弹出的 设置自选图形格式 对话框中设置 右键单击图形对象 在弹出的右键快捷菜单中单击 设置自选图形格式 按钮 通过绘图工具栏上的工具按钮设置图形格式 第三章绘制购物流程图 返回知识点 案例知识点讲解 掌握艺术字的使用执行菜单栏 插入 图片 艺术字 命令 单击 绘图 工具栏上的 插入艺术字 按钮 第三章绘制购物流程图 返回知识点 案例知识点讲解 熟悉对齐和分布执行 绘图 工具栏上的 绘图 对齐或分布 水平居中 命令 将所有选中的图形水平居中对齐 执行 绘图 工具栏上的 绘图 对齐或分布 垂直居中 命令 将所有选中的图形垂直居中对齐 第三章绘制购物流程图 返回知识点 案例知识点讲解 熟悉连接符的使用单击 自选图形 工具栏上的 连接符 肘形箭头连接符 按钮 第三章绘制购物流程图 返回知识点 案例知识点讲解 熟悉三维效果样式的设置选中图形对象 单击 绘图 工具栏上的 三维效果样式 按钮 第三章绘制购物流程图 返回知识点 案例知识点讲解 熟悉改变自选图形先选定错误的图形 单击 绘图 工具栏上 绘图 改变自选图形 命令 第三章绘制购物流程图 返回知识点 提示 制作同类型的其他图形时 可利用图形复制快捷键 Crtl D 进行复制 既快捷又使图形大小形状一致 第四章制作产品宣传手册 宣传样本是商业贸易活动中的重要媒介 包括各种册子 产品目录 企业刊物 画册 也包括传单 折页 明信片 贺年片 企业介绍卡 推销信等 它的作用是提示商品 介绍活动和企业宣传等 并系统地展现产品 以扩大企业和商品的知名度 加强购买者对商品和企业的了解 同时树立一个良好的企业整体形象 第四章制作产品宣传手册 返回目录 案例知识点 熟悉分隔符号熟悉设置页面显示比例掌握插入图片掌握设置图片环绕方式掌握插入剪贴画掌握分栏设置熟悉链接文本框 返回目录 第四章制作产品宣传手册 案例样图 返回知识点 第四章制作产品宣传手册 案例知识点讲解 熟悉分隔符号选择菜单栏上的 插入 分隔符 命令 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 提示 插入分隔符后 可以单击 常用 工具栏上的 显示 隐藏编辑标记 按钮 将分隔符显示出来 案例知识点讲解 设置页面显示比例单击 常用 工具栏中的 显示比例 下三角按钮 在下拉列表框中选择或者在文本框中输入合适的显示比例 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 案例知识点讲解 插入图片执行菜单栏中的 插入 图片 来自文件 命令 单击绘图工具栏上的 按钮 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 案例知识点讲解 设置图片环绕方式双击插入的图片 打开 设置图片格式 对话框 选中图片对象 在 图片 工具栏中设置 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 提示 Word中的图形和艺术字有两种基本的版式 即嵌入式和浮动式 在Word中插入的图片环绕方式默认为 嵌入式 案例知识点讲解 插入剪贴画执行菜单栏 插入 图片 剪贴画 命令 再单击任务窗格中 请参阅 选项区内的 剪辑管理器 命令 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 案例知识点讲解 分栏设置选中要分栏的段落 执行 格式 分栏 命令 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 案例知识点讲解 链接文本框在文档中画两个文本框 单击选中第一个文本框 单击 文本框 工具栏上的 创建文本框链接 按钮 再单击第二个文本框 第四章制作产品宣传手册 返回知识点 提示 1 要链接的文本框中不能有任何内容 2 执行菜单栏上的 视图 工具栏 文本框 命令 可打开 文本框 工具栏 第五章制作统一的信函 在企业办公工作中 有时候需要向许多不同的客户发送邀请函等形式的信函 Word中的邮件合并功能为制作批量文档提供了完美的解决方案 它可以将多种数据源的数据整合到Word文档中 用最省时省力的方法创建出目标文档 第五章制作统一的信函 返回目录 案例知识点 理解邮件合并掌握邮件合并的三个操作步骤1 建立主文档2 创建数据源3 插入合并域掌握邮件合并的操作方法 返回目录 第五章制作统一的信函 案例样图 返回知识点 第五章制作统一的信函 理解邮件合并 邮件合并中 要处理三个不同的元素 主文档 为主文档提供信息的数据源 合并文档 完成的文档集 邮件合并并不一定真的是指信函邮件的合并 使用这一功能可以将主文档和数据源合并为一 第五章制作统一的信函 返回知识点 理解邮件合并 主文档 Word文档 数据源 可以是Word表格 Excel工作表 Outlook联系人列表或Access数据库等 合并文档 主文档的副本 是个Word文档 此文档不必保存 第五章制作统一的信函 返回知识点 案例知识点讲解 掌握邮件合并的三个操作步骤1 建立主文档 简单Word文档2 建立数据源 Word表格 或Excel表格 Outlook表格 3 文档合并 邮件合并 返回知识点 第五章制作统一的信函 案例知识点讲解 掌握邮件合并的操作方法通过 邮件合并 任务窗格操作通过 邮件合并 工具栏操作 返回知识点 第五章制作统一的信函 案例知识点讲解 邮件合并操作方法通过 邮件合并 任务窗格操作执行 工具 信函与邮件 邮件合并 菜单命令 在任务窗格中选择文件类型 信函 使用当前文档 选取收件人 使用现有列表 浏览 打开数据源 确定 编辑撰写信涵 定位插入点 其它项目 插入合并域预览信函 合并完成 编辑个人信函 打印 合并到新文档 返回知识点 第五章制作统一的信函 案例知识点讲解 通过 邮件合并 任务窗格操作 返回知识点 第五章制作统一的信函 案例知识点讲解 邮件合并操作方法邮件合并工具的使用执行 工具 信涵与邮件 显示邮件合并工具栏 菜单命令 依次选择下列按钮 设置文件类型 信函打开数据源 选择数据源文件插入域 先定位插入点 在指定位置插入合并域查看合并数据 浏览合并数据是否正确合并到新文档 合并全部或部分记录 返回知识点 第五章制作统一的信函 案例知识点讲解 邮件合并工具的使用 返回知识点 第五章制作统一的信函 邮件合并的操作总结 邮件合并三步曲 1 建立主文档 即信函中不变的部分 2 建立数据源 可事先建立 在此处打开 如 通讯录 xls 3 插入合并域 将数据源中的相应内容 以域的方式插入到主文档中 通过邮件合并 可轻松地批量制作信函 信封 标签 工资条 学生成绩通知单 商品报价单等 返回知识点 第五章制作统一的信函 第六章毕业论文的排版 在日常使用Word办公的过程中 除了需要制作短篇幅的文档 还要制作宣传手册 活动计划 公司章程 营销报告 毕业论文等类型的长文档 由于长文档的纲目结构比较复杂 内容也比较多 应用样式可以使长文档的管理和组织变得更加科学有效 第六章毕业论文的排版 返回目录 案例知识点 掌握样式的设置方法熟悉长文档的阅读方式掌握分节符熟悉插入目录的方法添加不同的页眉和页脚熟悉模板的设置和使用 返回目录 第六章毕业论文的排版 案例样图 返回知识点 第六章毕业论文的排版 案例知识点讲解 掌握样式的设置方法新建样式执行菜单栏上的 格式 样式和格式 命令使用其他方法创建新样式 参考教材76页 第六章毕业论文的排版 返回知识点 提示 Word使用层次结构来组织文档 Word目录的自动生成是基于大纲级别和段落样式的 案例知识点讲解 掌握样式的设置方法修改样式 第六章毕业论文的排版 返回知识点 案例知识点讲解