供应链管理-第2章供应链系统建账与基础设置-.ppt

供应链管理 Email jiny QQ 286915133 第二章供应链系统建账与基础设置 2 1建立供应链系统管理体系 系统管理2 2供应链管理基础信息设置2 3供应链系统参数设置 2 1 1系统管理概述2 1 2安全策略2 1 3数据升级2 1 4清除异常任务2 1 5查看上机日志 2 1系统管理 系统管理概述 系统管理是做什么的 对整个系统的公共任务进行统一管理 账套管理年度账管理操作员及权限管理系统运行安全管理谁能登录系统管理 系统管理员安全管理员账套主管 系统管理员 职位概要负责整个系统的安全运行和数据维护 系统默认 Admin工作内容按岗位分工要求设置系统操作员 分配其对应权限 按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账 随时监控系统运行过程中出现的问题 清除异常任务 排除运行故障 保障网络系统的安全 预防计算机病毒侵犯 定期进行数据备份 保障数据安全 完整 安全管理员 职位概要负责整个系统的安全策略设置 系统默认 SAdmin工作内容按企业要求设置系统的安全策略 对系统帐套的数据进行卸出和还原 账套主管 工作任务确定企业会计核算的规则对年度账进行管理为所管辖账套内的操作员进行赋权组织企业业务处理按既定流程运行 系统管理界面说明 界面说明 登录后显示 系统管理界面 界面分为上下两部分 上面部分列示的是正登录到系统管理的各系统名称 运行状态和注册时间 下一部分列示的是各系统中正在执行的功能 查看时 用户可在上一部分用鼠标选中一个子系统 下一部分将自动列示出该子系统中正在执行的功能 这两部分的内容都是动态的 它们将根据系统的执行情况而自动更新变化 运行状态 正常 0 表示正常 正常 1 正常 5 表示客户端与数据库服务失去连接的时间 客户端与数据库失去连接多长时间被判定为异常在 U8应用服务管理器 加密服务 中设置 异常任务可手动清除异常任务 也可以在 U8应用服务管理器 加密服务 中设置异常自动清除 系统管理界面说明 不同用户登陆界面差异 对于系统管理员 Admin 安全管理员 SAdmin 管理员用户和账套主管看到的登录界面是有差异的 系统管理员 安全管理员登录界面只包括 服务器 操作员 密码 语言区域 管理员用户 账套主管则包括 服务器 操作员 密码 账套 操作日期 语言区域 对于系统管理员 Admin 安全管理员 SAdmin 管理员用户和账套主管的具体操作权限 请见帮助中 各类管理员和账套主管的权限明细表 安全策略设置 安全策略 保障用户业务的持续运转和企业的持续发展 降低风险防患未然 保护信息的私密性 完整性 真实性和可靠性 目前用友U8的应用安全策略和实践包括 用户身份和密码管理 子系统和用户特权管理 数据 功能等权限管理 登录控制 安全日志等 如何设置 U8安全管理员 SAdmin 登录系统管理 系统 安全策略 功能提供了与 安全策略 有关的选项 如 制定密码策略等 上机日志 中会记录对安全策略的各种修改 以方便用户查看 详细内容见下页 安全策略设置 用户使用初始密码登录时强制修改密码 如果选中此项 则所有新增用户或老用户 只要没有修改初始密码 登录时都会强制其修改才能登录 新增用户初始密码 提供给系统管理员操作的易用性改进 在此处系统管理员可以设置一个企业级的用户初始密码 即新增用户时的默认密码 但可修改 密码最小长度 控制用户设置密码必须达到一定的长度 默认为零 即不控制长度 密码最长使用期 即用户密码从设置开始计算 最长的使用天数 达到使用期限 用户必须修改密码才能正常登录 只能输入数字 单位为天 默认为0 即不控制密码最长使用天数 密码最小使用期 即用户密码从设置开始计算 最短的使用天数 即用户每次设置的密码都必须使用一定天数之后才可以修改密码 只能输入数字 单位为天 默认为0 即不控制密码最小使用天数 建议此控制与 强制密码历史记忆密码个数 结合使用 登录密码最多输入次数 只能输入数字 为数字型可用的最大位数 默认为0表示不限制次数 强制密码历史记忆密码个数 U8保存用户曾经使用过的密码 系统管理员在此处录入的个数 意味着用户修改密码时 不能重复修改为在这数字内的前几个使用过的密码 建议此控制与 设置密码最小使用期 结合使用 例如 强制密码记忆密码个数设为 3 个 新增用户初始密码设为 123456 某新增用户 USER 的初始密码即为 123456 如果 USER 改过四次密码 分别为 abc 123 789456 8888 当USER再一次修改密码时 如果修改成了 123 系统不予以通过 因为在强制密码记忆密码个数设置了 3 即系统将会将前三个历史密码默认为是不可以再次使用的 但是如果USER将密码改成 abc 系统予以通过 因为 abc 并不在前三个历史密码中 拒绝客户端用户修改密码 用以满足用户在IT管理方面的需求 如统一分配用户及密码 方便系统维护 不允许同一操作员在不同客户端同时登录 用以满足用户在IT安全方面的需求 如发现和避免账号盗用的情况 勾选此项 账号在一台客户端登录成功后 另一台客户端还尝试用此账号登录时 将提示已在别处登录 如继续登录将自动清退上一登录 客户端自动清退时间 设置一个时间范围 如果客户端登录产品占用加密后闲置时间超过此范围 则自动清退该客户端 以避免无操作用户长时间占用加密许可 影响正常用户使用 对于领导或有特殊需要的操作员 可以设置为 例外 不受此项设置的控制 提高清退控制的灵活性 默认为0 即不控制客户端自动清退 在 安全策略 设置界面点击 例外 按钮 可查看和设置哪些操作员不受 客户端自动清退时间 的控制 账套管理 何谓 账套 企业应用会计信息系统之始 首先需要在系统中建立企业的基本信息 核算方法 编码规则等 称之为建账 这里的 账 是 账套 的概念 多账套管理 在计算机管理信息系统中 每一个企业的数据都存放在数据库中 称为一个账套 手工核算方式下 可以为会计主体单独设账进行核算 在计算机中则体现为多个账套 在用友ERP管理软件中 可以为多个企业 或企业内多个独立核算的部门 分别立账 各账套间相互独立 互不影响 系统最多允许建立999套企业账套 账套管理 建立账套建账三步曲 以系统管理员身份登录系统管理 增加用户 在建账向导引导下完成建账过程 设置用户权限 账套信息 单位信息 核算类型 基础信息 编码方案 数据精度 账套管理 账套输出保证数据安全解决集团公司数据合并问题删除账套账套引入 帐套备份文件更改帐套号 用友备份文件为两个 UfErpAct Lst和UFDATA BA 当系统中已经存在了相同帐套号的帐套可以再重复引入的 但是会覆盖现有的相同帐套号的帐套 所以引入时要谨慎 当需要引入相同帐套号的帐套而又不希望覆盖现有帐套时需要先更改帐套备份数据首先将UfErpAct Lst文件另存为UfErpAct1 Lst然后用记事本打开UfErpAct Lst文件 全选 替换 在 查找内容 处输入帐套号如 zt001 在 替换内容 处输入要更改为的帐套号如 zt002 点 全部替换 保存 帐套引入 进入系统后 点 帐套 菜单下的 引入 选择 lst类文件 点打开即可 年度账管理 年度账与账套是什么关系 在ERP系统中 用户不仅可以建立多个账套 而且每个账套中可以放不同年度的会计数据 不同年度的数据存放在不同的数据库中 称为年度账 便于企业的管理 如进行账套的上报 跨年的数据管理结构调整等 方便数据备份输出和引入 减少数据的负担 提高应用效率 工作内容建立年度账年度账的引入和输出结转上年数据清空年度数据 操作员及权限的管理 必要性企业应用ERP财务管理软件时 首先明确指定各系统授权的操作人员 并对操作人员的使用权限进行明确规定 以避免无关人员对系统进行非法操作 同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调 使得流程顺畅 从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性 工作内容角色管理用户管理权限管理 用户与角色 角色角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织 这个角色组织可以是实际的部门 也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织 例如 实际工作中最常见的会计和出纳两个角色 他们既可以是同一个部门的人员 也可以分属不同的部门但工作职能是一样的 我们在设置了角色后 就可以定义角色的权限 当用户归属某一角色后 就相应地拥有了该角色的权限 设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分 方便授权 用户用户是指有权登录系统 并对系统进行操作的人员 即通常意义上的 操作员 权限管理 三个层次功能级权限管理数据级权限管理金额级权限管理权限设置系统管理员可以指定账套主管 对系统内所有账套的操作员赋权账套主管默认拥有该账套全部权限 只能对其所管辖账套的操作员进行授权 2 1 2安全策略 用admin进入系统管理 点 系统 菜单下的 安全策略 出现以下界面 2 1 3数据升级 在系统下选择 升级SQLServer数据 选择对应的帐套和对应帐套的年度 点 确定 即可升级帐套 Access数据升级 在系统下选择 升级Access数据 选择对应的帐套并输入口令 点 确定 即可升级帐套 2 1 4清除异常任务 T6产品除了提供手动进行异常任务的清除之外 还提供了增强自动处理异常任务的能力 不用每次必须由系统管理员登录系统管理后手工清除 用户在使用过程中 可在U8服务管理器中设置服务端异常和服务端失效的时间 提高使用中的安全性和高效性 如果用户服务端超过异常限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统 则视此为异常任务 在系统管理主界面显示 运行状态异常 系统会在到达服务端失效时间时 自动清除异常任务 在等待时间内 用户也可选择 清除异常任务 菜单 自行删除异常任务 2 1 5查看上机日志 单击 视图 下级菜单中 上机日志 即可执行执行过滤功能 删除上机内容 上机日志排序 实时刷新日志功能为了保证系统的安全运行 系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间 操作的具体功能等情况都进行登记 形成上机日志 以便使所有的操作都有所记录 有迹可寻 企业应用平台概述 企业应用平台的作用是访问系统的唯一入口设置系统的公共信息和基础档案定义自己的业务工作 设计自己的个性化流程工作平台基础信息设置基础档案设置 2 2供应链管理基础信息设置 基础档案的重要性 一个帐套是由若干子系统构成的 这些子系统共享公用的基础信息 如果基础资料不完整 则ERP系统中的大部分功能将无法执行 企业核算或汇总分析必需的基础信息 如与业务处理相关的组织机构设置 职员 客户 供应商等 在手工环境下 这些信息或分散在各个部门进行管理 大多根本就没有规范的档案 计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上 且要求事先设置各种分类 统计口径 才能在业务处理过程中分类归拢相关信息 并在事后提供对应的分析数据 要求准确 及时 完整 基础档案的设置顺序 由于企业基础数据间存在前后承接关系 基础档案的设置应遵从一定的顺序基础档案的设置方法 设计基础档案前应首先确定基础档案的分类编码方案 基础档案的设置必须遵循分类编码方案中的级次和各级编码长度的设定 基础档案的设置顺序 基础档案的设置要遵从一定的规则 基础档案设置 机构人员 部门档案 核算要求将需要进行财务核算或业务管理要求的单元体录入部门档案 不一定与企业实际业务的职能部门对应部门档案点击 增加 按钮 在编辑区输入部门的编号 名称 负责人 属性 电话 地址等基础信息资料 其中部门编码和部门名称必须输入 部门编号必须符合部门编码级次原则 如果要在 销售管理系统 信用控制 中选择 部门信用控制 建议在这里输入部门信用状况 应用指南在网络操作中 可能同时有多个操作员在操作相同的目录 您可以点击 刷新 按钮 查看到当前最新的目录情况 部门档案 职员档案 主要用于设置企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息 必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案 除了固定资产和成本管理产品外 其他产品均需使用职员档案 如果企业不需要对职员进行核算和管理要求 则可以不设置职员档案 明细见下页 职员档案 人员编号 必须录入 必须唯一 人员名称 必须录入 可以重复 性别 必须录入 行政部门名称 输入该职员所属的行政部门 参照部门档案 可以选择非末级部门 一般默认选择末级部门 人员属性 填写职员是属于采购员 库房管理人员还是销售人员等人员属性 人员类别 必须录入 参照人员类别档案 如果 人事信息管理 未启用 则可随时修改 否则不能修改 应由HR业务进行处理 银行 指人员工资等账户所属银行 参照银行档案 账号 指人员工资等的账号 照片 指定人员的照片 不能大于100K 是否操作员 指此人员是否可操作U8产品 可以将本人作为操作员 也可与已有的操作员做对应关系 注意 如果新增的人员设置为操作员时 则将操作员的所属行政部门 Email地址 手机号带入到用户档案中 对于关联的操作员或修改人员时 系统将提示您 人员信息已改 是否同步修改操作员的相关信息 如果您选择 是 则将操作员的所属行政部门 Email地址 手机号带入到用户档案中 操作员编码不能修改 操作员的名称可随时修改 如果本人作为操作员 则同时保存到操作员表中 同时保存到操作员表中的操作员密码默认为操作员编码 建议 系统管理中没有设置用户时可利用此功能增加操作员 方便操作 但如果已在系统管理的用户中存在此次新增的编号 那么此次新增的操作员将覆盖原有的档案 所以操作时须谨慎 建议如果人员姓名已有的话 那么指定对应操作员时 点击浏览键自行指定相应的名称 是否业务员 营业员 指此人员是否可被参照选择操作U8其他的业务产品 如总账 库存等 生效日期 作为业务员时可操作业务产品的日期 默认为建立人员时的登录日期 可修改 失效日期 已经做业务的业务员不能被删除 当他不再做业务时 取消其使用业务功能的权利 已注销的业务员可以取消注销日期 注意 业务员的生效日期和失效日期与他的到岗日期 任职日期 离职日期等不做关联控制 信用信息 包括信用额度 信用等级 信用天数 指该职员对所负责的客户的信用额度和最大信用天数 可以为空 如果要在 销售管理系统 销售选项 信用控制页签 中选择 是否有业务员信用控制 则需要在这里对销售部门从事业务的职员 或者是需要进行信用管理的职员输入信用权限 任职情况 指人员在本部门或其他部门的正职或兼职信息以及任职原因或变动情况 职务 指人员在本部门或其他部门的正职或兼职的职务 岗位 指人员在本部门或其他部门的正职或兼职的岗位 部门 指人员正职或兼职所在的部门 上级主管 指人员在本部门或其他部门的正职或兼职的上级主管 任职开始日期 指人员在本部门或其他部门的正职或兼职开始上任的时间 任职结束日期 指人员在本部门或其他部门的正职或兼职结束任职的时间 是否兼职 选择否 指所任职务和岗位为正职 否则为兼职 任职信息的记录中只能有一条记录选择为否 即只能有一条正职信息 职务 职位 岗位的区别岗位岗位一般是对某一具体位置的称呼 有岗位描述来具体说明该岗位的工作职责和范围 现泛指职位 职位职位是组织内固定的一个职务的特定事件 例如 财务经理 职位可以是 财务 组织 经理 职务的一个实例 职位属于组织 职务职务是业务组内的通用职责 它独立于任何单个组织 例如 经理 和 顾问 职务可以出现在很多组织中 您还可以使用职责来设置员工可能承担的附加职责 例如 防火检查员或健康和安全官员 您可以使用职务组将这些附加职责与其它职务区分开来 一个职务可能包含很多岗位 但一个岗位只有一个职务 比如 仓库管理是一个职务 但实际中就可以分成五金仓库发料员 包装仓库收料员等相关岗位 职员档案 操作说明 人员 业务员列表切换在人员列表主界面右上部 有两个单选按钮 人员列表 单选钮和 业务员列表 单选钮 默认显示的是人员列表 如果单点 业务员列表 单选钮 则仅显示设定为业务员的人员列表信息 包含撤销部门 不包含撤销部门的选择在人员档案列表主界面 将光标移到左侧的部门树时 点击鼠标右键 可以选择包含撤销部门和不包含撤销部门 进入人员档案列表界面时 默认不显示已撤销部门 如果需要查看已经撤销的部门 将光标移到左侧的部门树 点击鼠标右键 选择包含撤销部门即可 往来单位 客户 供应商分类 企业根据自己管理的要求 需要对客户 供应商进行相应的业务数据统计 汇总分析 因此需要建立一套完善的分类体系进行管理 用户根据已设置好的分类编码方案对客户 供应商进行分类设置 在U8产品中总账 应收 销售 库存 存货系统都会用到客户分类 客户分类 用户双击基础设置中的 客户分类 进入界面 单击 增加 按钮 可新增一个客户类型 在编辑区输入客户分类编码 名称 注意客户分类必须逐级增加 单击 修改 按钮 可对除客户分类编码外的其他客户分类信息进行修改 单击 删除 按钮 即可删除当前分类 注意已经使用的客户分类不能删除 非末级客户分类不能删除 客户 供应商档案 完成客户 供应商分类设置后 开始进行客户 供应商档案的设置和管理 供应商档案设置的操作同客户档案 双击基础设置中的 客户档案 进入界面 在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类 点击 增加 按钮 显示如下图 添加客户档案 界面 可分别填写基本页签 信用页签 联系页签 和其他页签内容 录入客户信息 基本页签 填写一些主要客户信息 其中带 为必输项 输入客户的基本资料 包括客户编码 客户名称 客户简称 所属分类码 这些信息资料在以后的日常业务处理中中作为一个客户区别另一个客户的主要标识 是必输项 栏位说明 客户编码 客户编码必须唯一 客户编码可用数字或字符表示客户名称 可以是汉字或英文字母 客户名称最多可写49个汉字或98个字符 用于销售发票的打印 即打印出来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称 客户简称 可以是汉字或英文字母 客户名称最多可写30个汉字或60个字符 用于业务单据和账表的屏幕显示 例如 屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称 对应供应商编码 简称 在客户档案中输入对应供应商名称时不允许记录重复 即不允许有多个客户对应一个供应商的情况出现 且当在001客户中输入了对应供应商编码为666 则在保存该客户信息时同时需要将666供应商档案中的对应客户编码记录存为001 所属分类码 系统根据用户增加客户前所选择的客户分类自动填写 用户可以修改 如果新增客户档案有上级分类 则这里显示上级分类编码 您只需输入下级编码即可 所属地区码 可输入客户所属地区的代码 输入系统中已存在代码时 自动转换成地区名称 显示在该栏目的右编辑框内 我们建议输代码 也可以用参照输入法 即在输入所属地区码时用鼠标按参照键显示所有地区供选择 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可 客户总公司 客户总公司指当前客户所隶属的最高一级的公司 该公司必须是已经通过 客户档案设置 功能设定的另一个客户 在销售开票结算处理时 具有同一个客户总公司的不同客户的发货业务 可以汇总在一张发票中统一开票结算 在此处 可输入客户所属总公司的客户编号 输入系统中已存在编号时 自动转换成客户简称 显示在该栏目的右编辑框内 请输入代码 也可以参照输入 开票单位 选择总公司名称或本身的名称录入 必须参照选择输入所属行业 输入客户所归属的行业 可输入汉字 税号 输入客户的工商登记税号 用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出 法人 输入客户的企业法人代表的姓名 开户银行 输入客户的开户银行的名称 如果客户的开户银行有多个 在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行 银行账号 输入客户在其开户银行中的账号 可输入50位数字或字符 银行账号应对应于开户银行栏目所填写的内容 如果客户在某开户银行中银行账号有多个 在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的银行账号 信用页签 输入有关用户信用等级 信用期限等客户信用信息 如果您在应收款管理中选用 根据单据自动报警 那么在这里要输入相应的信用期限 如果您在应收款管理中启用 信用额度控制 那么建议在这里应输入信用额度的金额 栏位说明 应收余额 应收余额指客户当前的应收账款的余额 由系统自动维护 用户不能修改该栏目的内容 点击客户档案主界面上的 信用 按钮 计算并显示应收款管理系统中客户当前应收款余额 扣率 输入客户在一般情况下可以享受的购货折扣率 可用于销售单据中折扣的缺省取值 信用等级 按照用户自行设定的信用等级分级方法 依据客户在应收款项方面的表现 输入客户的信用等级 是否按总公司控制信用额度 选择集团账套时使用此控制项 打 表示对该名客户的应收账款信用额度受总公司制定的信用额度控制 如果按总公司控制信用额度 必须输入该客户的所属总公司 信用期限 可作为计算客户超期应收款项的计算依据 其度量单位为 天 是否控制信用期限 此控制项打 表示对该名客户的信用控制要实行信用期限控制 信用额度 内容必须是数字 可输入两位小数 可以为空 是否控制信用额度 此控制项打 表示对该客户信用要实行信用额度控制付款条件 可用于销售单据中付款条件的缺省取值 输入系统中已存在代码时 自动转换成付款条件表示 也可以用参照输入法 即在输入付款条件码时用鼠标按参照键显示所有付款条件供选择 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可 我们建议用参照输入法 最后交易日期 由系统自动显示客户的最后一笔业务的交易日期 例如 该客户的最后一笔业务 在各种业务中业务日期最大 是开具一张销售发票 那么最后交易日期即为这张发票的发票日期 用户不能手工修改最后交易日最后交易金额 由系统自动显示客户的最后一笔业务的交易金额 例如 该客户的最后一笔业务 在各种业务中业务日期最大 是开具一张销售发票 那么最后交易金额即为这张发票的总价税合计金额 用户不能手工修改最后交易金额 最早欠款日期 由系统自动显示客户的最早一笔欠款的日期 即在所有欠款单中该欠款日期最早 最后收款金额 由系统自动显示客户的最后一笔收款业务的收款金额 即在最后收款日期收到的款项 金额单位为发生实际收款业务的币种 联系页签 输入一些与客户联系所必须的联系信息 例如电话 地址 邮政编码 联系人 如图分管部门 该客户归属分管的销售部门 专营业务员 指该客户由哪个业务员负责联系业务 地址 可用于销售发票的客户地址栏内容的屏幕显示和打印输出 最多可输入49个汉字和98个字符 如果客户的地址有多个 在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的地址 电话 手机号码 可用于销售发票的客户电话栏内容的屏幕显示和打印输出 发货地址 可用于销售发货单中发货地址栏的缺省取值 它可以与客户地址相同 也可以不同 在很多情况下 发货地址是客户主要仓库的地址 发运方式 可用于销售发货单中发运方式栏的缺省取值 输入系统中已存在代码时 自动转换成发运方式名称 我们建议输代码 也可以用参照输入法 即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有发运方式供选择 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可 发货仓库 可用于销售单据中仓库的缺省取值 输入系统中已存在代码时 自动转换成仓库名称 我们建议输代码 也可以用参照输入法 即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有仓库供选择 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可 其他页签 其他辅助信息在 其他页签 中输入 发展日期 该客户