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经纬协同OA系统 0 目录 一 系统概述 系统作用 1 什么是OA 是OFFICEAUTOMATION的缩写 我们一般的叫法是 OA系统 OA办公系统 OA办公自动化 办公自动化 网络办公系统 也可以称之为OA软件或者OA协同网络办公系统 本意为利用技术的手段提高办公的效率 进而实现办公的自动化处理 2 系统作用1 快速传递 统一思想 信息发布平台2 变革了单位传统纸质公文办公模式 企业内外部的收发文 呈批件 文件管理 档案管理 报表传递 会议通知等均采用电子起草 传阅 审批 会签 签发 归档等电子化流转方式 工作流程自动化3 可使各类文档 包括各种文件 知识 信息 能够按权限进行保存 共享和使用 并有一个方便的查找手段 文档管理规范化4 与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公 实现了这些辅助办公的自动化 如会议管理 车辆管理等 行政事务处理5 即时沟通 交流互动 内同通讯平台 设计原则 1 我们理解的实用性 确保界面上每一个输入框和每一个按钮都有它们存在的必要性 2 易用性则是确保这些输入框和按钮以及图片 文字等元素都摆在合理的位置 二 功能介绍 主体功能结构 B S的访问 可根据客户需要选择菜单方式 确保编辑界面最大化 可根据客户需要更改桌面样式 确保重点信息第一时间阅读可根据客户需要随意创建 屏蔽菜单或者修改菜单顺序新消息的弹窗提醒 确保用户第一时间阅读 权限控制 默认功能管理设置用户的默认功能后 添加的新用户自动拥有默认功能权限设置细化控制用户菜单功能 并且提供两种体现方式A 只显示用户用户的功能 其他功能隐藏B 显示所有功能 但用户不拥有的功能在访问时提醒用户无法访问 提供对于部分界面内关于删除 下载 修改 复制等功能的权限控制 以保证资料的显示和修改权限得到控制 发送消息的多样化 消息发送的多种形式发送消息采用发送系统内部短消息 邮件 通知 公告等多种形式系统消息提醒对于审批结果 会议 工作计划 通知 邮件等 系统均会新信息到达时自动发送消息提醒即时消息可以直接检测用户在线状态 可发送留言和即时消息 并可传送文件 文件管理 优点 文件及文件夹查看 修改权限的分级设置各类文件按条目放置每个用户拥有自己的个人文件柜 个人文件与公共文件的分开存储支持大文件上传 批量文件上传知识管理各种知识和资源的共享中心可将各种资料分门别类存放这里 方便日后查阅 下载规章制度政策法规 人事制度 行政制度 财务制度 管理制度 销售制度 便于员工随时查阅 个人工作规范化与领导的检查 分配机制 个人工作规范化工作日记每日工作的总结 便于工作经验的积累 总结工作计划按天 按周 按月做出合理的工作计划 制订任务目标 在目标的指导下开展工作领导的检查 分配机制共享用户计划的查看权限 可以及时回复评语和指导工作 会议的一线化管理 会议的 一条线 管理会议发起对有发起会议权限的人员可以发起会议发起会议时 可以设置会议的查看人员 修改人员 建立纪要人员的权限 确保不同级别会议的内容不会被无关人员查阅会议发起后 会自动向全体参加会议人员发送开会通知待参加会议查询能够查阅开会通知的接收情况 确保每个与会人员都能够得到开会信息对有建立纪要权限的用户能够直接建立会议纪要可以修改开会时间 地点或取消会议 会议内容更改后会向全体与会人员发送更改信息会议室状态查看随时查看会议室每日的占用情况 方便会议的查询和发起会议时及时查询 工作流 自动流程与固定流程相结合流程可采用单人审批 多人会签 多人串签等多种形式模板基于Office 使用更方便简洁模板建立时可设置适用人员 表单管理人员 模板维护人员 适于管理审批中允许电子签章 手写签名 痕迹保留完善的流程监控可以对每一步进行权限控制可以在每一步进行时限提醒 并根据设定不同的提醒人员 用户帐号 建立新用户建立新员工档案分配员工部门设置帐号状态可关闭帐号 使帐号为不可用状态由于用户登录错误或其它原因造成帐号关闭 可重新激活帐号对离职员工可采取关闭帐号或删除帐号两种方式初使化密码为丢失密码用户重新建立密码 三 我们的优势 优势概述 独一无二的体系文件管理 体系文件是而今制造企业无法绕开的门槛 体系文件的管理设计到版本 文件编号等更多独特性的数据管理 目前市场上OA都以通用的制度模块管理体系文件 经纬OA针对体系文件管理开发了独特的管理模块 保证相关部门阅读到的体系文件均为最新版本的最新文件 关于体系文件 详见后面重点模块介绍 体系结构 强大的系统灵活性 经纬OA灵活的功能导航和菜单设置 用户可以随意屏蔽 增加 删除或者移动菜单 这大大增加系统二次开发的灵活性 使用户不在简单认为经纬OA只是一个系统 而是一个可自行开发的平台 经纬OA的桌面项目可任意定义显示项目 并且排序所显示的项目 已确保重点工作第一时间看到 同时经纬OA还WEB形式的即时通讯 已确保沟通的即时性 大附件批量上传 大附件的批量上传 解决了B S系统只能上传小附件的通用毛病 大大提高数据安全性 因为OA中有50 以上的数据是文档类数据 在经纬OA中 所有的文档类数据均同时保存在服务器目录和后台数据库两个地方 以确保数据的安全性 数据安全性 大大提高数据安全性 因为OA中有50 以上的数据是文档类数据 在经纬OA中 所有的文档类数据均同时保存在服务器目录和后台数据库两个地方 以确保数据的安全性 并且不强制要求目录的可写操作 对office文档数据 系统可以控制到文件的只读 读写等各类权限 避免用户的恶意修改 以保证了文档的完整性 多层的权限管理模式 已确保用户编辑的数据和阅读的数据分层 易用性 一站式安装安装不需要配置太多内容用户初期数据批量导入 缩短实施周期降低实施成本界面风格统一系统共有400多个画面 汇总成为24种画面样式 所有画面风格相同 易学易用易上手集成多个字典数据库系统集成新华字典 词典 英汉词典 身份证 电话号码 邮政编码等多个字典数据库确保界面上没有任何一个多余的按钮和输入框 并且使每个界面元素都合理的分布 四 服务 管家式服务让您舒心 放心 管家服务 五心 服务精神 八项服务承诺 提供1小时内的服务请求响应 简单问题8小时内提供解决方案 复杂问题24小时内提供解决方案 终身免费维护升级及终身免费技术支持 终身免费协助重装OA系统 数据恢复工作 终身免费指导数据备份 二次开发 终身免费指导涉及到本OA的软 硬件及计算机网络技术 每月第一个周六 周日接受系统管理员前来培训 学习 六大服务内容 定制服务升级服务二次开发服务咨询服务系统的使用新系统分析现有系统调整跟踪服务指导系统管理员进行系统规划 定制和实施协助系统管理员诊断各种故障 制定维护和故障处理方法协调并解决系统日常维护及管理期间出现的各种问题更高层次的合作 三级服务体系 实施及培训 实施及培训方式远程协助实施 指导使用上门现场实施 培训实施内容网络环境及运行平台的实现系统安装及初始化协助系统基本设置协助录入部分数据系统测试系统试运行培训系统管理员培训应用人员培训 五 公司介绍 企业文化 精细 专业 客户可以信赖的 释放人的价值 超越想象 企业工作观精细 专业人性化 着眼未来企业发展观客户可以信不赖的信息化专家企业目标一流的产品一流的服务企业理念超越想象 我们的定位与理想 我们的定位 企业无纸化办公合作伙伴 我们的理想 建立充满活力 积极进取 永续创业的战斗团队 满足客户需求 并超越客户期望 成就每一个成员都能获得成长的学习型企业 我们的使命 为客户创造价值 为社会创造效益 为自己创造未来 重点模块介绍 工作流 1公文类型操作 在 公文流转 公文管理 公文类型 工作中心 例如 在 公文类型名称 中输入 技术 后 单击 添加 就会出现一个对话框提示 是否保存 单击确定 就会在公文类型中显示 同样若要删除任一类型 需在 公文类型 中选中一项 单击 删除 如下图所示 2公文模板操作 在 公文流转 公文管理 公文模板 工作中心 此处可用于创建各类单据 查询已经登录的单据 以单据的单据进行修改 查询等 申请时 若没有可供使用的单据时 需先在公文模块中创建新模板 单击如下图所示 新建模板 按钮 3电子印章操作 在 公文流转 公文管理 电子印章 此处主要创建具有 审批动作 人员的印章及设定相关人员使用各印章的权限 1 首先 印章名称 中输入印章所显示的名称 根据自己的需求定义 在 印章文件 中选择已创建好的印章文件 并选择使用此印章人员名单 再单击 添加 后即可在 印章管理 中显示印章名称 2 在印章管理中进行修改或删除时选选中 印章名称 后再单击修改或删除方可生效 浏览已创建的印章文件的位置 并选中 4审批动作操作 在 公文流转 公文管理 审批动作 审批动作主要创建审批的操作权限 下面是已经创建好的六个审批动作 其创建步骤说明如下 1 在 动作名称 中输入审批动作的名字 自定义 并选定审核状态 2 设定审批动作名称的权限 只需在 操作权限 一栏中选中打勾即可 1 2 5文档归档1 文档归档 显示审批流程已完成的各类申请单 是指用户自己发出的申请单 可以根据自己的需求依据条件设置允许查看人员 系统并自动发送邮件给被分享人员 对已经完成审批动作的单据 设定可以查看其内容的人员 具体选择条件依自己意愿设定 6综合查询1 当我们以自己的用户名登录时 在综合查询里面显示自己有权限查看的已审批完成单据 可以依据各种条件进行查询 7 新建申请1 根据下面的分类 选择需要申请的单据 下面以申请 用车单 为例进行说明 1 在 图 行政栏中选择 用车单 出现 图 所示 填写申请单内容 选择 自定义路径 定义该单据审批路径 然后单击 保存 并关闭 保存后该单据就会按照定义的 审批路径 给审批人员进行审批 1 2 3 4 紧急程度分为 一般 紧急 加急 8 申请查询1 申请查询 对已发出去的单据的完成状态进行查询 可按 申请类型 申请状态 起始与终止日期 等条件进行查询 对已经完成审批的单据可以分享审批结果给指定人员 9 待我审批 待我审批 显示所有需要审批的单据 可根据工作联系单的紧急程度优先选择 如 图2 所示 若对此份工作联系单加盖印章 需选择印章验证并输入密码方可 点击 同意 或 不同意 并关闭窗口 1 显示已创建的有效印章 根据需求选择 在此处可批注审批意见 2 10 已办审批1 已办审批 用于查询已审批的历史记录 可根据 申请类型 申请状态 起始终止日期 等条件进行查询 也可打开具体的某份工作联系单查看内容 重点模块介绍 体系文件管理 概要说明 还在为体系文件的规范管理而担心吗 还在为分不清最新版本文件发愁吗 还在为文件编码错编漏编头疼吗 还在为文件会签流程繁琐而烦躁吗 还在为需要打印大量纸张而心痛吗 经纬协同OA系统轻松实现了体系文件的全方位管理 除包括体系文件的在线起草 会签审核 受控 发布 打印发放 作废等基本功能外 还有以下特色功能 1 实现三层文件的自动编号 避免文件编号混编漏编 如下图 2 灵活设置会签组 根据会签组人员所在部门自动分录部门的发行文件和相关文件 如下图 3 灵活设置多环节的提醒方式 如文件受控发布后 可以自动邮件或弹出窗口提醒指定人员 如下图