用友ERP-U871 第3章 创建自己的总账系统.ppt

用友ERP U8财务软件应用实务 第2版 财务软件应用教程 第3章创建自己的总账系统 重点提示 初始化总账系统 总账系统的凭证处理 出纳管理 账表查询 初始化总账系统 启动总账系统 初始化选项设置 录入期初余额 账簿清理 启动总账系统 建立财务核算中的总账核算系统 首先就是要启动总账系统 具体的操作步骤如下 步骤1 选择 开始 程序 用友ERP U871 企业应用平台 菜单项 即可打开 登录 对话框 如图3 1所示 步骤2 以账套主管的身份登录 只用在文本框中输入相应内容 单击 确定 按钮 即可打开 UFIDA ERP 窗口 如图3 2所示 启动总账系统 步骤3 单击 业务工作 下列框中的 财务会计 选项 即可出现 总账 等选项 单击 总账 选项 即可进入 总账系统 窗口 如图3 3所示 初始化选项设置和录入期初余额 1 初始化选项设置在总账系统启动之后 就可以根据实际情况对总账系统的选项进行初始化设置 2 录入期初余额如果第一次使用总账系统 则应该先将原系统的账户余额整理好并编制科目余额表 以保持账簿数据的连续完整 再把各账户的年初余额或启用月份的月初余额 以及年初到该月的累计发生额计算清楚 输入到总账系统中 账簿清理 具体的操作步骤如下 步骤1 在 总账系统 窗口中选择 设置 账簿清理 菜单项 即可打开 口令确认 对话框 如图3 18所示 步骤2 在其中输入相应的口令并单击 确定 按钮 即可打开 账簿清理 对话框 如图3 19所示 步骤3 选择要清理的内容并单击 清理 按钮 即可出现一个信息提示框 如图3 20所示 单击 是 按钮 即可完成账簿的清理工作 总账系统的凭证处理 新增凭证 修改凭证 作废凭证 整理凭证 审核凭证 输出凭证 记账 科目汇总表 填制凭证 具体的操作步骤如下 步骤1 在 总账系统 窗口中单击 凭证 选项 即可看到凭证选项组 如图3 21所示 双击 填制凭证 选项 即可打开 填制凭证 对话框 如图3 22所示 填制凭证 步骤2 单击 增加 按钮 即可增加一张新的记账凭证 如图3 23所示 步骤3 在凭证的 凭证类别 处输入或参照提示选择一个凭证类别字 系统自动取当前的业务日期为记账凭证填制的日期 若不想使用 也可进行更改 若更改制单日期 则可单击 制单日期 后面的横线 即可显示出日历按钮 单击该按钮 在 日历 对话框中选择制单日期 也可手工直接输入制单日期 填制凭证 步骤4 在 附单据数 横线上手工录入原始单据的张数之后 根据需要在 附单据数 的上方输入凭证自定义项 所谓自定义项就是由用户自定义的凭证补充信息 步骤5 在 摘要 栏中单击 即可输入凭证摘要内容 也可以单击按钮 即可打开 常用摘要 对话框 如图3 24所示 步骤6 选择需要的凭证摘要内容之后 单击 选入 按钮 即可将其添加到凭证的 摘要 栏中 在 科目名称 栏中单击 输入科目名称或单击按钮 即可打开 科目参照 对话框 如图3 25所示 在其中选择需要录入的科目之后 单击 确定 按钮 即可录入成功 填制凭证 步骤7 如果科目设置辅助核算属性 则可以在此输入辅助信息 这些辅助信息将会在凭证下方的备注中显示出来 输入该笔分录的借方或贷方本币发生额 其金额不能为零 但可以是红字 红字金额一般以负数形式输入 如果方向不符 可按空格键调整金额方向 步骤8 如果要放弃当前未完成的分录输入 单击工具栏上的 删除 按钮 即可弹出提示对话框 单击 是 按钮 即可确认删除 如图3 26所示 填制凭证 步骤9 如果填制的科目是现金流量科目 则在输入完该条分录后系统还要求指定该分录的现金流量项目 用户可以将一条条件分录指定为多个现金流量项目 但总金额必须与分录的金额保持一致 步骤10 对于未指定现金流量的科目如需指定 可在录入一条分录的金额后 单击工具栏上的 流量 按钮 即可弹出现金流量项目的指定窗口 要求输入此条件分录对应的现金流量项目 步骤11 单击 保存 按钮 即可弹出信息提示框 如图3 27所示 单击 确定 按钮 即可保存这张凭证 若科目为银行科目且在结算方式设置中确定要进行票据管理 则在 选项 中设置 支票控制 则会要求输入 结算方式 票号 及 发生日期 修改凭证 具体的操作步骤如下 步骤1 双击 查询凭证 选项 即可打开 凭证查询 对话框 如图3 32所示 步骤2 若所选凭证还带有辅助条件选项 则单击 辅助条件 按钮 即可打开带有辅助条件的 凭证查询 对话框 对其中有辅助条件的凭证进行修改 如图3 33所示 步骤3 在输入相关的查询科目信息之后 单击 确定 按钮 即可查找到符合条件的凭证 用户进行修改之后 单击 保存 按钮 即可对修改的内容进行保存 作废凭证 具体的操作步骤如下 步骤1 在 填制凭证 对话框中通过工具栏上的 首张凭证 上张凭证 下张凭证 和 末张凭证 按钮 找到不合法的凭证页面之后 选择 制单 作废 恢复 菜单项 即可将这张凭证作废 如图3 34所示 步骤2 凭证的左上角显示 作废 字样 表示该凭证已经作废 但仍然保留凭证的内容和编号 用户如果错把使用的凭证作废了 选择 制单 作废 恢复 菜单项 即可将其恢复为有效凭证 步骤3 在作废凭证之后 在进行自动编号时 系统将不整理断号 而是自动寻找最小的凭证断号 作废凭证不能修改 不能审核 步骤4 在进行记账时 已作废的凭证应参与记账 否则月末将出现无法结账的情况 但不对作废凭证作数据处理 相当于一张空凭证 在进行账簿查询时 也查不到作废凭证的数据 整理凭证 具体的操作步骤如下 步骤1 在 填制凭证 对话框中选择 制单 整理凭证 菜单项 即可打开 凭证期间选择 对话框 在其中选择要整理的月份 如图3 35所示 步骤2 单击 确定 按钮之后 即可打开 作废凭证表 对话框 如图3 36所示 步骤3 选择要删除的作废凭证之后 单击 确定 按钮 即可将这些凭证从数据库中删除掉 并对剩下凭证重新排号 审核凭证 凭证审核的方法大致分为屏幕审核和对照审核两种 屏幕审核 凭证审核也可直接根据原始凭证 对照屏幕的显示进行审核 对正确的记账凭证可进行审核 在凭证上输入审核人的名字 对错误的记账凭证不予审核或选择 标错 菜单项 采用手工制单的用户 在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核 作废凭证不能被审核 也不能被标错 已标错的凭证不能被审核 若想审核 需先按 取消 按钮取消标错后才能审核 已审核的凭证不能标错 对照审核 具体步骤参看教材 输出凭证 具体的操作步骤如下 步骤1 双击 凭证打印 选项 即可打开 凭证打印 对话框 如图3 45所示 步骤2 根据提示输入选择相应的内容 单击 设置 按钮 即可对所打印的凭证页面 打印机和打印效果进行设置 如图3 46所示 输出凭证 步骤3 在设置完毕之后 单击 预览 按钮 在屏幕中即可预览打印的效果 单击 打印 按钮 即可打印输出凭证 步骤4 单击 输出 按钮 即可弹出 另存为 对话框 在其中可将凭证文件另行备份保存 以备下一次打印 如图3 47所示 记账 具体的操作步骤如下 步骤1 双击 记账 选项 即可打开 记账 对话框 如图3 49所示 步骤2 在其中列出了各期间的未记账凭证清单 其中的空号和已审核凭证编号 在 记账范围 栏中输入需要登账的凭证范围 步骤3 单击 记账报告 按钮 即可进入到 记账报告 设置界面 对记账范围内的凭证进行检查并给出记账报告 如图3 50所示 如果需打印记账报告 则单击 打印 按钮 记账 步骤4 当确认无误之后 单击 记账 按钮 即可弹出 期初试算平衡表 对话框 如图3 51所示 步骤5 单击 确定 按钮 即可开始登记有关的总账 明细账和辅助账 在登记完毕之后 将会弹出信息提示框 如图3 52所示 单击 确认 按钮 即可完成记账工作 科目汇总表 查看科目汇总表的具体操作方法如下 步骤1 双击 科目汇总 选项 即可打开 科目汇总 对话框 如图3 53所示 步骤2 在选择月份 凭证类别 制单人 科目汇总级次等选项之后 单击 汇总 按钮 即可显示出所选的汇总表 如图3 54所示 科目汇总表 步骤3 当光标在科目汇总表的某一科目行上时 单击 详细 按钮 即可显示对方明细科目汇总表 如图3 55所示 单击 级别 按钮 即可指定汇总的级次 步骤4 如果凭证中存在红字 单击 转换 按钮 即可按两种方式进行展开 如果显示背景色的数据则说明此类数据具有辅助核算功能 双击该行或单击工具栏中的 专项 按钮 即可查看该科目的专项明细情况 如果改变窗口中某个字段的列宽 则可单击 还原 按钮 将改变后的字段列宽恢复到系统默认的列宽 单击 退出 按钮 即可返回上一级 出纳管理 查询出纳账 支票登记簿 银行对账 查询出纳账 1 日记账查询日记账主要用于查询和输出 查询是指按照事先给定的条件查找满足条件的账簿 并在屏幕上显示出来的 2 资金日报表查询资金日报表是反映现金 银行存款每日发生额及余额情况的报表 支票登记簿和银行对账 1 支票登记簿 可以详细记录支票领用人 领用日期 支票用途等内容 比起手工会计要方便很多 大大提高了出纳人员的工作效率 2 银行对账 采用自动对账与手工对账相结合的方式 自动对账 是计算机根据对账依据自动进行核对 勾销 对于已核对上的银行业务 将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志 并视为已达账项 对于在两清栏未写上两清符号的记录 则视其为未达账项 手工对账 是对自动对账的补充 使用完自动对账后 还有一些特殊的已达账没有对出来 而被视为未达账项 为了保证对账更彻底正确 可以使用手工对账来进行调整 账表查询 在 总账系统 窗口中单击 账表 选项 即可发现账表包括科目账和往来账两种账表类型 所以要查询总账的账表 就是对这两种账表进行查询操作 如图3 84所示 科目账查询 在 账表 选项中单击 科目账 选项 即可发现科目账包括总账 余额表 明细账以及多栏账等账表 如图3 85所示 往来账查询 从 账表 选项中可以看出往来账包括客户往来辅助账 供应商往来辅助账和个人往来账三种 这里就以客户往来辅助账位例介绍其查询的方法 用户可以参照此方法对供应商往来辅助账和个人往来账进行查询操作 客户往来辅助账又包括客户往来两清 客户往来余额表 客户往来明细账 客户往来催款单和客户往来