第4章办公自动化基础.ppt

办公自动化基础 办公自动化介绍 现代办公所处理的信息类型多种多样 有数值 文字 图片 图像 声音和视频剪辑等 因此 办公自动化软件通常由一系列应用软件构成 包括文字处理 电子表格 演示软件等 办公自动化过程中最常见的文字处理 电子表格处理 演示文稿制作三个应用软件 文字处理软件 Word2003电子表格处理软件 Excel2003演示文稿制作软件 PowerPoint2003 Word2003文字处理 如何进行文字处理 需要什么工具 如何启动和退出该程序呢 如何利用word2003对文档进行管理呢 如何对文档进行编辑 如何对文档进行排版呢 如何进行图文混排呢 如何插入并制作表格呢 如何高效进行排版 如何进行打印 启动Word2003 常规启动单击 开始 程序 MicrosoftWord 快捷启动双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word2003 退出Word2003 单击标题栏右侧的 关闭 按钮 单击标题栏左侧的 W 图标 在随之打开的快捷菜单中 单击关闭 双击标题栏左侧的 W 图标 单击 文件 菜单中的 退出 命令 按组合键Alt F4 标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 状态栏 编辑区 Word2003窗口介绍 文档管理 包括 如何创建一个新文档 如何在已有文档中输入内容 如何保存文档 如何将已有的文档打开 文档管理 创建新文档 创建新文档常有以下三种方法 单击 文件 菜单的 新建 命令 按组合键Ctrl N 单击 常用工具栏 上的 新建 按钮 利用 模板 创建新文档 例如 利用 现代型信函 模板生成一封信 输入与编辑正文 光标表示录入内容时的插入位置 键盘定位利用键盘方向键End Home Ctrl End Ctrl Home鼠标定位在欲插入内容处单击鼠标左键 输入正文途径 利用键盘利用 软键盘 插入菜单视图 页眉 页脚编辑 替换 剪切 复制 输入案例分析 点点日记今天是2012年11月5日星期一 室内气温5 7 之间 晚上 我正在看 突然 铃声响起 原来是我的同学Mary 她问我书中第 的数学题 求 1 2 2 4 3 6 4 8 100 200 有什么简便方法 我告诉了她 她很高兴 对我说 Thankyou Mybestfriend 后来 她要我去图书馆为她借阅巴金的 家 春 秋 并告诉我 她的Email地址是Mary 要我借到后写 给她 在输入过程中的状态 改写 插入 insert Enter 产生段落标记 shift Enter 产生强制换行标记 Ctrl Enter 强制换页 Backspace键删除 插入点 前面的字符Delete键来删除 插入点 后面的字符 保存文档 1 文件 保存文件 SCtrl SF2文件 另存为 保存的特殊设置 自动保存功能菜单 工具 保存选项 安全性 打开已有文档 常用工具栏 中打开按钮文件 打开文件 0 Ctrl O Ctrl F12 文档的编辑 选定文本 直接 拖拽 文本中双击 词 文本中三击 段 单击首 Shift 单击尾 连续 Ctrl 拖拽 不连续 选定区 单击 双击 三击全选 Ctrl A 文档移动和复制 拖拽到目标编辑 剪切 目标 粘贴 Ctrl X Ctrl V Ctrl 拖拽到目标编辑 复制 目标 粘贴 Ctrl C Ctrl V 撤销和恢复 工具栏编辑 撤销 Ctrl Z 工具栏编辑 恢复 Ctrl Y 查找与替换 编辑 查找 Ctrl F 编辑 替换 Ctrl H 查找高级功能 文档的排版 字体格式 字体 汉字字号阿拉伯数字字号 字符间距 缩放 间距 位置 字体特殊格式 中文版式 拼音指南 带圈字符 边框和底纹 文字 边框 底纹语言 中文繁简转换 段落格式 对齐方式缩进间距 段落其它格式 项目符号和编号边框和底纹分栏首字下沉 制表位 格式复制 格式刷 单击双击 取消 页面设置 页眉或页脚 视图 页眉和页脚 弹出 页眉 页脚 工具栏 页码 插入 页码 脚注和尾注 插入 引用 脚注和尾注 超链接 插入 超链接 图形处理 插入图片 插入 图片PrintScreenAlt PrintScreen 图片格式化 文字环绕效果 绘图工具栏简单图形复杂图形 图形处理 缩放和旋转添加文字组合叠放次序设置自选图形格式 文本框 艺术字 公式 表格制作 Word中的表格有3种类型 规则表格 不规则表格 文本转换成的表格 要设置表格中文字的对齐方式 绘制斜线表头 增加或删除行 列和单元格 公式 Left Above 单元格1 单元格2 单元格1 单元格2 排序 拆分单元格合并单元格 高效排版 样式 是系统或用户并保存的一系列排版格式 创建目录打印预览打印 电子表格处理基础 数据处理科学分析计算图形 图表功能数据组织 窗口 编辑栏 数据输入 单击 单元格内容的输入 汉字 文字分段 西文字符 日期 分数 公式 数字作为文字输入前要加单引号 按Alt Enter组合键 直接输入 日期输入可用 分隔符 分数的输入应先输入 0 和空格 先输入 数据填充 填充柄 运算符是对工作表中的数据进行分析与计算的等式 它以 开始 后面跟表达式 算术运算符 加 减 乘 除 百分比 乘方 关系运算符 文本运算符 引用运算符 空格 关系运算符 文本运算符 引用运算符 空格A3 B2 D4B2 E5A1 E5C3 D6 2 在展开的函数列表中进行选择 1 在需要使用函数的单元格中输入 号 利用 公式 计算数据 函数功能说明 3 选择或输入函数参数 相对引用 单元格地址随着位置的不同而变化 例如 A1 绝对引用 指公式复制或填入到新位置时 单元格地址保持不变 例如 A 1 混合引用 指在一个单元格地址中 既有相对引用又有绝对引用 例如 A1 A 1 选定 3 单击列标可用于选择某列 2 单击行标可用于选择某行 1 单击某单元格并激活它 即可用于选择单个单元格 粘贴单元格数据 方法是 先复制数据 再选择待粘贴区域中的第一个单元格 选择 编辑 选择性粘贴 命令 在 选择性粘贴 对话框中进行相应设置 单元格格式化 通过 格式 单元格 命令 设置单元格格式还可以通过Excel的 格式 工具栏来进行 自动套用格式 单击 格式 菜单后 再选择 自动套用格式 命令 会弹出一个自动套用格式对话框 格式 条件格式 命令 图表制作 选定的数据源 单击常用工具栏中的 图表向导 按钮 打开图表向导 图表向导之一 图表类型 1 选择图表类型 2 选择子图表类型 3 单击 下一步 进入步骤二对话框 图表向导之二 图表源数据 1 选择数据源区域 2 选择行或列作为系列 3 单击 下一步 进入步骤3对话框 图表向导之三 图表选项 3 单击 下一步 进入步骤4对话框 1 输入标题名称 2 输入分类轴名称 1 选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中 2 单击 完成 按钮 整个图表创建过程完毕 图表向导之四 图表位置 数据管理和分析 包括 如何建立数据清单 如何对数据排序 如何进行数据筛选 如何分类汇总 如何制作数据透视表 建立数据清单 使用 数据 记录单 命令以记录为单位来输入数据及编辑 数据排序 单击数据区域的任意单元格 单击菜单 数据 排序 命令 打开 排序 对话框 选择 主要关键字 次要关键字 第三关键字 单击 确定 按钮 数据筛选 1 自动筛选通过 数据 筛选 自动筛选 命令实现 2 高级筛选然后执行 数据 筛选 高级筛选 命令 在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择 2 高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间 逻辑或 的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域 条件区域至少是两行 且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行 数据 筛选 高级筛选 命令 在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择 筛选结果可在原数据清单位置显示 也可以在数据清单以外的位置显示 1 建立条件区域 同一行上的条件关系为逻辑与 不同行之间的关系为逻辑或 2 执行 数据 筛选 高级筛选 命令 3 打开高级筛选对话框 4 选择数据区域和条件区域 5 单击 确定 按钮 数据管理和分析 分类汇总 提示 先对 分类 字段排序 数据管理和分析 数据透视表 分类汇总适合按一个字段进行分类 对一个或多个字段进行汇总 如果要对多个字段进行分类并汇总 这就需要利用数据透视表 例4 42统计各系男女生的人数 本例既要按 系别 分类 又要按 性别 分类 演示文稿制作基础 制作演讲稿的过程 PowerPoint2003 窗口 PowerPoint2003 视图方式 PowerPoint有五种视图模式 利用 内容提示向导 利用 设计模板 建立 空演示文稿 我们如何新建演示文稿呢 在幻灯片中添加各种图形 文本框 艺术字 图表 Word表格等 另外 对选定的对象可以进行移动 复制 删除等操作 对于用 绘图 按钮制作的各种图形 可单击选中后进行修改或删除 插入声音和动画文件 插入 影片和声音插入超级链接 插入 超级链接 我们如何在幻灯片中添加对象 插入幻灯片 插入 新幻灯片 删除幻灯片 编辑 删除幻灯片 移动幻灯片复制幻灯片 移动幻灯片的同时按下Ctrl控制键 我们如何插入 删除 复制 移动幻灯片 PowerPoint2003 格式化 母版 设计模板 放映演示文稿 动画 幻灯片内动画设计即为幻灯片上添加的各个对象设置动画效果 通过 幻灯片放映 动画方案 命令 在 应用于所选幻灯片 列表框中选择需要的动画方案来实现 2 自定义动画利用 幻灯片放映 自定义动画 命令 在其任务窗格中进行相应设置 3 设置幻灯片间切换效果通过 幻灯片放映 幻灯片切换