第二章信息系统规划与业务流程改革(信息系统分析与设.ppt

第二章信息系统规划与业务流程改革 第一节系统规划的目标和工作内容第二节信息系统规划各阶段工作内容第三节业务流程的识别与改革第四节信息系统系统总体结构规划的方法与步骤第五节信息系统规划实例 第一节系统规划的目标和工作内容 一 系统建设中的主要问题二 系统规划的目标与任务三 系统规划工作的特点四 系统规划的关键问题 一 系统建设中的主要问题 1 系统建设与组织发展的目标和战略不匹配 2 已建成的系统解决问题的有效性低 即系统建成后对管理与业务状况并无显著改善 3 不能适应环境变化和组织变革的需要 4 组织结构陈旧 管理落后 企业主要业务流程效率与效益低下 5 系统使用人员的素质较低 6 系统开发环境落后 技术方案不合理 7 系统开发以及运行维护的标准 规范混乱 8 资源短缺 投入太少 而对系统的期望又过高 二 系统规划的目标与任务 系统规划是信息系统生命周期的第一个阶段 是信息系统的概念形成时期 主要目标 就是根据组织的目标与战略制定出组织中业务流程改革与创新和信息系统建设的长期发展方案 决定信息系统在整个生命周期内的发展方向 规模和发展进程 主要任务 1 根据组织的发展目标与战略制定业务流程改革与创新的目标和信息系统的发展战略 2 制定组织的业务流程规划 确定业务流程改革与创新的方案 3 根据组织目标和业务流程规划确定信息系统的总体结构规划方案 4 安排项目实施方案 制定信息系统建设的资源分配方案 二 系统规划的目标与任务 信息系统规划工作进程的四个主要阶段 形成了信息系统规划四阶段模型的基本框架 阶段 阶段 阶段 阶段IV 三 系统规划工作的特点 1 具有较强的不确定性 非结构化程度较高 2 工作环境是组织管理环境 高层管理人员 包括高层信息管理人员 是工作的主体 3 系统规划是为整个系统建设确定目标 战略 系统总体结构方案和资源计划 整个工作过程是一个管理决策过程 同时 它也是技术与管理相结合的过程 确定利用现代信息技术有效地支持管理决策和业务活动的总体方案 4 系统规划人员对管理与技术环境的理解程度 对管理与技术发展的见识 以及开创精神与务实态度是规划工作的决定因素 5 规划工作的结果是要明确回答规划工作内容中提出的问题 描绘出系统的总体概貌和发展进程 但宜粗不宜细 要给后续各阶段的工作提供指导 6 信息系统系统规划必须纳入整个组织的发展规划 并应定期滚动 四 系统规划的关键问题 战略规划是核心信息系统战略与组织发展战略的一致是信息系统建设成功的关键之一 业务流程的改革与创新是基础企业的业务流程直接体现企业的核心能力 是企业完成其使命 实现其目标的基础 解决问题的有效性是关键应变能力是信息系统成功的重要标志之一 也是当前信息系统建设与应用的瓶颈问题人 管理 技术应协调发展 第二节信息系统规划各阶段工作内容 一 信息系统战略规划二 业务流程规划三 信息系统总体结构规划导论四 项目实施与资源分配规划 一 信息系统战略规划 信息系统战略规划的目的与任务战略问题是指关于一个组织生存发展的全局性 关键性和长期性的问题 信息系统的战略规划通常包括主要发展目标 发展重点 实现目标的途径和措施等 它既可以看成是企业战略规划下的一个专门性规划 也可以看成是企业战略规划的一个重要组成部分 一 信息系统战略规划 信息系统战略规划的主要内容信息系统的战略规划一般既包含三至五年长期规划 也包含一至两年的短期计划 整个战略规划包含如下主要内容 1 信息系统的目标 约束与结构 2 对目前组织的业务流程与信息系统的功能 应用环境和应用现状进行评价 3 对影响计划的信息技术发展的预测 信息系统战略规划无疑要受当前和未来信息技术发展的影响 4 近期计划 二 业务流程规划 1 企业的业务流程业务流程定义为一个组织在完成其使命 实现其目标的过程中必需的 逻辑上相关的一组活动 由于业务流程比组织内部的机构相对稳定 面向业务流程的信息系统在组织机构与管理体制变化时能够保持工作能力 在20世纪90年代以来 业务流程才在管理改革与信息系统建设中受到特别关注 在此以前 人们更多关注的是企业管理的层次结构与职能结构 二 业务流程规划 2 业务流程改善 BPI 与业务流程再造 BPR 首先兴起的是业务流程改善 BusinessProcessImprovement 简记为BPI 寻求对企业的业务流程的连续 渐进的改善 然而许多企业发现渐进的改善不能从根本上解决企业面临的挑战问题 1990年 美国的M 哈默 MichealHammer 博士把 重新设计 Reengineering 的思想引入管理领域 提出了业务流程再造 BusinessProcessReengineering 简记为BPR 的概念 BPR是指对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底的再设计 从而使企业的关键绩效指标如成本 质量 服务 效率等获得巨大的提高 二 业务流程规划 3 企业的业务流程改革的主要原则 有一个明确的 具有启发性的目标 即共同远景 充分考虑顾客价值 必须服从统一指挥 充分做好横向及纵向沟通 认识流程改革的两大要素 信息技术 信息系统和人员组织管理 树立典范 逐步推进 充分利用变革的涟漪效应 三 信息系统总体结构规划导论 1 信息系统总体结构规划的任务信息系统总体结构规划是信息系统规划的中心环节2 组织的信息需求分析组织的信息需求分析是这一环节的基础工作 3 数据规划科学 系统的数据规划是信息系统成功的基本条件 4 功能规划与子系统划分功能规划与子系统划分是信息系统总体结构规划的核心与关键所在 5 信息资源配置规划对信息系统的硬软件 数据存储与网络系统以及信息系统的组织与人员进行规划 为项目实施与资源分配规划打下基础 四项目实施与资源分配规划 1 制订项目实施规划在确定一个应用项目的优先顺序时应该依据以下五个方面进行分析 1 该项目的实施对组织的改革与发展有显著的推动作用 2 该项目的实施预计可明显节省费用或增加利润 3 无法定量分析其实施效果的项目 例如提高职工工资 往往可以激发职工的工作积极性 4 制度上的因素 5 系统管理方面的需要2 制定资源分配方案为规划中的每个项目实施而需要的硬 软件资源 数据通讯设备 人员 技术 服务 资金等进行估计 提出整个系统的建设的概算 第三节业务流程的识别与改革 一 业务流程的特征二 企业业务流程的分类与识别目的三 产品 服务和支持性资源的生命周期四 识别业务流程的基本步骤五 业务流程改革的方法 实施策略与步骤六 业务流程改革的类型 一 业务流程的特征 业务流程的组成主要是活动 活动与活动之间的相互作用和相互联系构成了组织中各类业务流程系统 一个企业的业务流程有如下四个特征 1 每个流程都有输入和输出 2 每个企业流程都有用户 顾客 3 每一个企业流程都有一个核心的处理对象 一个大的企业流程往往是实现这个对象的生命周期 4 业务流程往往是跨职能部门的 二 企业业务流程的分类与识别目的 定义业务流程的目的是 1 使信息系统独立于组织机构的变化 2 理解企业如何能完成它的总使命和目标 3 为从操作控制流程中分离出战略规划和管理控制提供依据 4 为定义所需的信息结构 决定它的范围 分解成模块和建立开发的优先次序提供依据 5 为定义关键的数据需求提供基础 三 产品 服务和支持性资源的生命周期 产品 服务和每一个支持性资源的四阶段生命周期 常常被用来逻辑地识别和组合流程 其生命周期的四个阶段是 第一阶段 需求 计划 度量和控制 第二阶段 获取和实现 第三阶段 经营管理 组织 加工 修改或维护那些支持性资源 对产品 服务进行存储或服务 第四阶段 回收或分配 意味着一些企业对产品 服务的职责 且标志着资源使用的结束 四 识别业务流程的基本步骤 计划和控制流程 支持性资源流程 描述计划和控制资源 描述支持性资源 画出业务流程图 写出每一个业务流程的说明 识别流程 画出业务流程图 写出每一个业务流程的说明 识别企业业务流程的三个主要资源 计划和控制资源 产品 服务资源 支持性资源 通过对后两类资源的生命周期分析 能够给出他们相应的企业业务流程定义 图2 2企业业务流程的识别过程 四 识别业务流程的基本步骤 1 计划和控制流程在准备工作阶段收集到的有关组织计划 统计数据 各类管理报告以及关键成功因素和它们的度量标准等信息 从中可识别出有关的业务流程 它们一般被组合成为战略计划和管理控制两大类 战略计划是长远计划或发展计划 而管理控制则可看作是操作计划 管理计划 资源计划 下表列示一个计划和控制流程的例子 四 识别业务流程的基本步骤 2 产品 服务流程 识别企业的产品 服务 按产品 服务的生命周期各阶段识别流程 画出产品 服务流程的总流程图 写出每一流程的说明 四 识别业务流程的基本步骤 3 支持性资源流程支持性资源是企业为实现其目标的消耗和使用物 其基本资源有四类 材料 资金 设备 人员 四 识别业务流程的基本步骤 4 流程的归并和分析 流程的归并 减少流程在层次上的不一致性 归并有共性的流程 经过组合的流程表 四 识别业务流程的基本步骤 画出流程组合表和完成流程说明 建立企业业务流程与组织的联系 识别企业的核心 关键 业务流程 表2 5流程 组织矩阵 五 业务流程改革的方法 实施策略与步骤 业务流程改革方法一般有两大类 1 全新设计法 cleansheetapproach 遵循哈默的 推倒重来 的主张 从根本上抛弃旧流程 零起点设计新流程2 系统改革法 systematicredesign 继承逐步改善的思想即BPI的思想 辨析理解现有流程 在现有流程的基础上 系统渐进地创造新流程本文中选择了两种方式相结合的途径 五 业务流程改革的方法 实施策略与步骤 业务流程改革的实施可大致分为如下三个阶段来进行 第一阶段 发现准备阶段 1 企业定位 确定可能开展的项目 确定哪些流程划入可能再造的范围 同时提出再造要求与目标 2 进行初步的影响分析 在前项的基础上对项目加以审议 3 选择第一项目 明确范围 第二阶段 重新设计阶段 1 要弄清楚现有业务流程中存在的问题 2 界定新的业务流程备选方案 3 评估每一个备选方案可能需要的代价及其产生的效益 最终应该是提出一个可予实施的方案 第三阶段 方案实施阶段 1 选择最相宜的方案 2 实施方案 3 更新模型及其他数据 为其他的业务流程改革与创新提供参考 五 业务流程改革的方法 实施策略与步骤 表2 6是采用权重选择法在经营计划 商品配送 人力资源管理 资金管理四个流程中选择核心业务流程的例子 六 业务流程改革的类型 流程改革按推行的深度和广度可大体分为四种类型 局部的流程改革 全部的流程改革 全局的流程改革 扩散性的流程改革 第四节信息系统系统总体结构规划的方法与步骤 一 组织的信息需求分析二 数据规划三 信息系统功能规划和子系统的划分四 信息资源配置规划 一 组织的信息需求分析 工作内容是 1 分析与确定信息系统对每个业务流程必须提供的信息 明确所需信息的来源 2 分析与确定每个业务流程在运作中产生 信息系统必须加以收集的信息 明确收集的信息的去向 3 分析信息系统为提供与收集上述信息应具备的主要功能 4 分析现有系统提供 收集与处理有关信息的情况 明确与规划中的系统的差距与改进方向 一 组织的信息需求分析 表2 7举例说明组织的信息需求分析中部分业务流程的信息需求 一 组织的信息需求分析 输入信息 输出信息 在进行的工作 图2 4输入 流程 输出图 确定业务流程信息需求的一种有效方法是选定一些企业业务流程作样本来制作输入 流程 输出图 见图2 4 二 数据规划 数据规划的任务就是根据信息需求分析的结果 对规划中体现信息需求的数据资源进行严格的定义 科学的分类和合理的组织 为信息系统功能与目标的实现打好数据基础 识别主题数据 数据类 的目的 识别主题数据的目的在于解决下列问题 目前支持企业流程数据的准确度 及时性和可靠性 建立信息系统总体结构中所使用的主题数据 流程之间目前和潜在的数据共享 各个流程产生和使用什么样的数据 数据政策的确定 目前不可缺少的数据 发现需要改进的系统 二 数据规划 资源的生命周期如图2 5所示 图2 5资源生命周期 需求 获取 经营管理 分配 存档数据 统计 综合数据 计划数据 事务数据 事务数据 二 数据规划 主题数据型就和被定义的生命周期的各个阶段有关 主题数据的类型 存档类数据 记录资源的状况 支持经营管理活动 仅和一个资源直接有关 事务类数据 反映由于获取或分配活动引起的存档类数据的变更 计划类数据 包括战略计划 预测 操作日程 预算和模型 可以是数据 也可以是文本 统计类数据 历史的和综合的数据 用作对企业的度量和控制 二 数据规划 识别和这些企业资源有关的主题数据 1 构造一个企业资源 主题数据类矩阵 如下表所示 2 辅之以对企业关键成功因素的调查 并提出度量和控制的主题数据 3 写出每一个主题数据的定义 并且说明它包含什么样的数据 以供定义信息总体结构时使用 二 数据规划 识别和这些企业资源有关的主题数据 三 信息系统功能规划和子系统的划分 信息系统的总体结构可以利用U C矩阵来定义 步骤如下 1 建立主题数据与流程的关系矩阵 U C矩阵 1 1将主题数据对照企业流程安排在一个矩阵中 用字母C表示哪个流程产生该数据和用字母U表示哪个流程使用该数据 1 2在矩阵中 按关键资源的生命周期顺序放置流程 1 3其次是根据流程产生数据的顺序将主题数据排在另一轴上 1 4在适当的行列交叉处填上C和U 三 信息系统功能规划和子系统的划分 流程 主题数据矩阵 U C矩阵 三 信息系统功能规划和子系统的划分 U C矩阵 放大图 三 信息系统功能规划和子系统的划分 2 确定基本功能模块 子系统 功能规划将业务流程和主题数据依据其管理的资源而划分成若干组 并用方框框起来 如下表所示 表2 10流程主题数据组合 三 信息系统功能规划和子系统的划分 表2 10流程主题数据组合 局部放大图 三 信息系统功能规划和子系统的划分 3 数据流向与基本功能子系统之间的关系 表2 11数据流向图 三 信息系统功能规划和子系统的划分 4 基本功能子系统结构方案的形成 表2 12系统结构重排 三 信息系统功能规划和子系统的划分 5 信息集成结构规划在基本功能子系统划分的基础上 按照本书第一章第五节信息系统的信息集成结构和管理与业务工作的需要 对信息采集点 综合信息管理系统与高层决策支持系统进行功能规划 四 信息资源配置规划 信息资源配置规划的内容为 1 计算机软 硬件配置方案的规划 根据功能规划和使用要求以及技术发展趋势 规划计算机硬件的数量与性能的基本要求 系统与应用软件规模的初步设计和自行开发与采购的初步选择 2 网络系统方案的规划 根据组织资源的空间分布情况规划网络系统方案 对网络系统的拓扑结构 计算模式 B S C S 和网络安全方案的应用进行评估和选择 3 数据存储总体方案规划 在数据规划的基础上规划企业数据库的规模和内容以及数据资源的集中与分散相结合的配置方案 4 对规划中系统的信息管理与人员总体方案进行规划 第五节信息系统规划实例 某集团公司管理信息系统规划概要 一 信息系统发展战略简介二 业务流程规划三 信息系统总体结构规划 一 信息系统发展战略简介 图2 6新运集团公司组织机构图 集团公司的组织机构如图2 6所示 二 业务流程规划 1 业务流程规划概述在进行业务流程规划时 可以从三个层次上对业务流程进行的改革与创新 1 业务流程的改进 2 业务流程的再设计 3 业务流程创造 二 业务流程规划 2 业务流程的识别与改革 1 战略计划与管理控制流程类 2 市场营销管理流程类 3 项目管理流程类 4 资产运营管理流程类 5 支持性资源管理流程 二 业务流程规划 3 业务流传改革举例该公司基建项目的原流程如图2 7所示 图2 7改造前的基建项目流程图 二 业务流程规划 我们根据流程规范化设计的原则和方法 采取了以下措施对原流程进行了改革 1 将原流程缺乏的活动 加进新流程 如下图所示 2 将有关人员组成项目小组 3 把一些串行工作改成并行工作 二 业务流程规划 投资追踪 二 业务流程规划 4 业务流程的说明 举例 1 战略计划与管理控制流程类 图2 9战略管理流程图 二 业务流程规划 1 战略计划与管理控制流程类战略管理组织机构管理进行组织分析设计进行管理层次及机构设置权责划分与横向联系管理工作规范管理企业