胜利油田有限公司最终用户培训SAPERP应付模块培训讲义.ppt

2004 12 21 应付账款模块在SAP系统中的位置 AP应付账款 销售分销 物料管理 工厂维护 成本控制 财务会计 生产计划 应付模块主要业务流程 发票校验 预付处理 主数据创建及维护 维护供应商主数据 创建员工主数据 维护员工主数据 预付供应商货款 预付员工借款 创建供应商主数据 有采购订单的发票校验 MM 无采购订单的发票校验 FI 委托加工业务 供应商寄售业务 进口采购业务 特殊采购业务 应付模块主要业务流程综述 预付清帐 付款 员工报销流程 结清预付款流程 对外付款流程 应收与应付的抵销 应付票据的处理 手工支付 自动支付 应付模块主要业务流程综述 月结 审核 冲销发票凭证的处理 贷项凭证的处理 冲销已结清凭证的处理 查询 未完成的发票校验 GR IR的清帐 供应商余额查询 GR IR的调整 供应商到期分析 重置已清项 处理预制发票 处理寄售发票 主要业务流程 一 创建和维护无采购订单供应商主数据 二 创建和维护员工主数据 三 处理预付供应商货款业务 四 处理有采购订单的发票 五 处理无采购订单的发票 六 处理预付款清帐业务 七 处理员工借款及报销业务 八 处理对外付款业务 九 冲销发票凭证 十 应付月结业务 业务流程名称 一 创建和维护无采购订单供应商主数据 业务情景 1 创建供应商目的 学会如何应付模块中创建供应商主数据提示 TCODE FK01账户组 SK03公司代码 1180供应商名称 XXX有限公司XXX 学员号 统驭科目 2121010100实际结果 供应商号码 采购和 物料管理 MM 销售和分销 SD 公司代码 1180 客户 供应商 一般数据 一般数据 建立供应商 客户主数据是为了提供一个能进行专项核算的帐户 客户 供应商主数据概念 客户 供应商 既是会计核算中的往来单位 供应商主数据组成部分 三段 一般数据 集团层 名称 工商登记号 地址总部编码组给号 电话地区 语言 地址 控制数据 客户 税码 支付交易 银行码银行账户 公司代码数据 会计信息 统驭科目 付款信息 付款条件付款方式 信函 预扣税 采购组织数据 条件 销售数据 控制信息 采购定单 有采购定单供应商 财务模块 物装模块 财务供应商 SAP系统中供应商主数据创建分工 一般数据采购组织数据 物装模块创建MK01 一般数据公司代码数据 财务模块创建FK01 供应商帐户组 为了更好地管理数量众多的供应商 将供应商按不同类型的分组进行管理 不同的账户组可以规定供应商建立屏幕的字段状态以及编码范围 帐户组 一个总帐科目 每个供应商只对应一个统驭科目 对明细帐记帐时 系统同时也会自动更新其所对应的总帐科目数据 作到实时相连 不可以对统驭科目直接记帐 统驭科目 供应商的统驭科目 应付帐款员工的统驭科目 其他应付款 供应商统驭科目图示 供应商A 1000 供应商B 500 应付模块 无采购订单供应商管理范围 无采购订单供应商 不需要采购信息 不通过物装模块集成处理 而由财务直接入帐的其他供应商 即所有交易均未创建采购订单的供应商 主要包括 各二级单位费用化的接受维修施工等劳务服务的供应商提供各类保险业务的保险公司各二级单位固定的代收代缴款项目 例如住房公积金等 各二级单位厂级各项费用核算对象如党费 团费等向其缴款的税务局员工主数据 本章要点 要点 一 创建 1 帐户组2 统驭科目二 维护 1 更改2 冻结3 删除标记 业务流程名称 二 创建和维护员工主数据流程 业务情景 2 创建员工主数据 并进行主要修改操作目的 学会如何在应付模块创建员工主数据 并进行相关操作提示 TCODE FK01 FK02 FK05 FK06帐号 EXXXX9XXX账户组 SK98公司代码 1180供应商名称 XXX 学员号 统驭科目 2181030000实际结果 员工主数据号码 维护员工主数据的主要操作 更改FK02冻结 解冻FK05删除标记 解删除标记FK06 主要操作 业务流程名称 三 处理预付供应商货款业务 业务情景 3 预付款的支付目的 学会在系统中对无采购订单的供应商进行预付款处理业务情景 对练习1的供应商预付款1000元 对练习2的员工进行出差借款处理5000元 提示 会计 财务会计 应付帐款 凭证输入 预付定金 预付定金F 48TCODE F 48特别总帐标志分别为 1 K实际结果 预付供应商凭证 预付员工借款凭证 特别总账科目 一个总帐科目 不能直接记账 对特殊业务进行区分 即一个供应商对应除了应付帐款外的其他总帐科目 特别总账借贷记账码 特别总账标志特别总账科目如 29 1预付帐款借方39 Y银行承兑汇票贷方供应商相当于一个子帐 特别总账科目相当于总帐 特别总账科目图示 供应商A 1000 供应商B 500 应付模块 29 1 39 1 思考 如果把1换成Y Z K 则记帐到哪一科目 记账码 记账码 它决定了以下几方面 1 每一行项目记账到总账科目的科目类型2 凭证行项目记账的是借方还是贷方3 附加信息 40总帐科目借方50总帐科目贷方21供应商借方31供应商贷方29特别总帐借方39特别总帐贷方 记账码举例 应付模块统驭科目 特别总账科目 供应商特别总账科目具体实例 本章要点 要点 1 特别总帐科目2 预付货款3 员工借款 业务流程名称 四 处理有采购订单的发票 业务情景 4处理有采购订单的供应商发票目的 学会在系统中对一张供应商发票进行校验业务情景 采购员收到供应商发票 对发票 订单 入库单进行三匹配 预制发票 再转给应付账款会计进行审批 并进行发票过账 发票校验 处理 提示 TCODE MIR7 MIR6 MIRO实际结果 发票凭证号 财务凭证号 采购循环 应付 GR IR X X A PX 现金 X 采购申请 MM 采购订单 MM 供应商付款 FI FI 计划MRPPPSD订单运行生产销售订单订单 RFQ 询价 库存X GR IRX 报价 FI 收货 MM 发票校验 MM GR 基于收货的校验IR 基于发票的校验GR IR的作用 属于一个过渡科目 将进行收货和发票校验的两个部门的业务集成起来GR IR的余额调整 余额为0 不须调整借方余额 发票已记帐 货物末收到在途材料BNG贷方余额 发票末到 货物已入库暂估应付款项GNB GR IR 发票录入 货物接收 存货 GR IR 发票校验 GR IR 供应商 发票流程 GR IR使用方式 收货时 借记存货 贷记GR IR 发票校验时 借记GR IR 贷记应付款项 本章要点 要点 1 采购流程2 GR IR3 事后借记 业务流程名称 五 处理无采购订单的发票 业务情景 5处理无采购订单的供应商发票目的 学会在系统中输入一张无采购订单的供应商发票业务情景 供应商 练习1创建的供应商总账科目 印刷费4200170000 金额 2000提示 TCODE FB60实际结果 财务凭证号码 接收无采购订单的发票 员工报销补偿预付飞机票员工出差借款办公室文具或服务 发票流程 业务流程名称 六 预付款的清理业务 业务情景 6 预付款的清理目的 学会在系统中对供应商的预付款进行清理业务情景 对练习3的供应商预付款1000元 参照练习5输入的发票 金额2000元 对供应商应付和预付款进行清账 并支付剩余款1000元提示 会计 财务会计 应付帐款 帐户 清帐F 44TCODE F 44实际结果清帐凭证 付款凭证 业务流程名称 七 处理员工借款及报销业务 业务情景 7 处理员工报销业务目的 学会对员工报销的业务进行处理业务情景 员工借款5000元 参照练习3 报销差旅费3000元 归还借款2000元提示 TCODE FB60 F 44实际结果发票凭证 清帐凭证 员工 员工统驭科目为 其他应付款 借贷记帐码29 39 特别总帐标志K 备用金 个人借款1192000001 业务流程名称 八 处理对外付款业务 业务情景 8 处理付款业务目的 学会在系统中对供应商的进行付款业务情景 使用练习5输入的发票 对该供应商进行付款处理 提示 TCODE F 53实际结果 财务凭证 行项目及未清项 行项目 即明细会计分录 包括借贷方 科目名称 货币金额 成本中心 利润中心等 未清项与已清项的关系 在SAP系统中 几乎所有的统驭科目都采用未清项管理 把交易末完成 尚末结清的行项目定义为未清项 未清项需要有后续业务进行清账处理 关于该项目的所有业务操作都已经完成的项目称为已清项 发票录入 Doc No PostingdateAmount123456xx xx xx 1000123457xx xx xx 2000 付款 Doc No PostingdateAmount123456xx xx xx 1000765432xx xx xx 1000 123457xx xx xx 2000765433xx xx xx 2000 已清项 行项目及未清项 2个行项目均是未清项 未清项 付款 全额付款 部分付款 剩余支付 部分支付 付款业务 对外付款 手工付款录入F 53自动付款程序F110 付款流程 手工付款 选择行项目适用于多张发票 付款流程 业务流程名称 九 冲销发票凭证 业务情景 9 对付款凭证进行冲销目的 学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销在系统中对一张付款凭证进行冲销业务情景 对练习8产生的付款凭证进行重置冲销 发票凭证的冲销参总帐业务FB08 提示 TCODE FBRA实际结果 产生一张冲销凭证 发票未清帐时的冲销 有采购订单的发票冲销 MM M8RM 无采购订单的发票冲销 FI 单一 FB08 批量 F 80 发票已经清帐时的冲销 当发票已经清帐时 必须首先进行重置 或重置并冲销 才能将未清项变为已清项 发票 应付帐款 未清项 付款 已清项 审核校验 冲销发票 清帐 重置并冲销FBRA 业务流程名称 十