天心ERP总帐讲义.ppt

天心SUNLIKE总帐教学 1 会计科目设置2 开帐赁证输入3 帐务处理 一 会计科目设置 1 会计科目的增加与删除2 对象管制的设置 科目的增加与删除 会计科目栏位说明 一 上层科目 即上级科目 若输入的是一级科目 则无需输入上级科目 因其已经是最上级的科目 会计科目的归属请尽量连续 例如现金的科目代号为101 现金 备用金的上层是现金 则代号最好尽量用101开头 若下一个会计科目的上层不是现金则请不要用101开头 科目类别 会计科目的类别 若在营业人资料设置中设置的是大陆税制 科目类别分为六种 资产 负债 权益 成本 损益 其他 若设置的是台湾或其他税制时 科目类别则分为八种 资产 负债 权益 收入 成本 费用 其他收入 其他科目 转其他系统 当会计科目设置了转其他系统後 在总帐系统的 一般凭证 画面中 只要输入了科目後 在金额的栏位上 会出现一个小按钮 用鼠标点击小按钮或直接在键盘上敲F9 系统画面立即从 一般凭证 画面转换到你所设置的其他系统的画面上 你可输入单据资料 当你执行 存档 命令时 系统又自动转换至一般凭证画面上 并且把单据中所输入的金额带进入 同时你可看见 在一般凭证中的 单据种类 栏位上会显示该会计科目所设置的转其他系统的单据类别 来源单号 的栏位上会显示刚才你所输入单据的单据号码 会计科目栏位说明 二 对像别管制 即科目辅助核算 现可分为八种核算 自设 即你可据需要随意设定 在哪里进行设定呢 即总帐系统 帐务处理 自定义设定中 单位往来 指该笔交易发生的对像是哪个客户 厂商 个人往来 指该笔交易要控制的是哪个业务人员 银行帐 指你在该笔凭证记录的是有关哪一个帐户的发生情况 往来票据 指在此凭证中你想控制的是有关票据的资料 进销存 它将对进销货品的资料进行具体控制 工程业 它是针对工程管理而言的 将在凭证中记录有关工程业的相关资料 发票 顾名思义 它是对发票作的明细控制 设置了自设 单位往来 个人往来 银行帐 往来票据 进销存 工程业 发票对像管制则在产生凭证时 如果凭证是由你在凭证输入程式中生成 则控制窗口的内容都要由你根据实际情况输入 如果你是在单据中自动产生的凭证 则所有的控制项目的资料是自动生成 会计科目的对像别管制不能随意修改 否则容易出现前後不衔接 导致查询时资料取值不正确 若是一定要修改 则必须做一张转帐凭证 将以前旧资料用此转帐凭证的方式将资料转入到新的凭证中 会计科目栏位说明 三 借 贷 指的是会计科目的方向 是借方科目还是贷方科目 一般来讲 借方科目的馀额显示在借方 贷方科目的馀额显示在贷方 外币 是指会计科目是否要进行外币的核算 若是以本位币进行核算 则无需输入外币栏位 反之 则用鼠标点击 外币 栏位上的小按钮 进入外币选择视窗 选取所要核算的外币 对涉及外币的科目 在此可设定币别 这样在输入传票时 在金额项处会出现有关外币管制的明细资料 注意 在此增加一个名词的说明 就是 管制科目 在本系统中 非最下级的会计科目均称为 管制科目 输入凭证时 不能输入 管制科目 管制科目 在本系统中 非最下级的会计科目均称为管制科目 输入凭证时 不能输入管制科目 在本系统中 前後的联系是十分的紧密 管制科目的设定是一个中介 通过在此对某些会计科目的设定 系统的其它程式才能知道抓什资料 其对应关系如下 定期盘存资产科目将在 凭证合并存货月盘存转切 中用到结转科目将在 帐务处理年度结帐 中用到 快速模版 便於单据产生凭证 在单据中产生凭证会计科目取值优先判断单据中的凭证模版值 其次再判断管制科目中的资料 会计科目栏位说明 四 类别设定 通过此类别设定可产生总帐系统中的制表公式 其次还可通过类别设定做年度结帐的动作 通过类别设定做年度结帐 在总帐系统中 我们系统提供了一个自动年度结帐的功能 但要实现此功能 必须具备两个条件 一个是在会计科目的 管制科目 中设定 本期损益 与 累积损益 另一个条件是在 类别设定 设定 资产类 负债类 及 股本类 的起止科目 当您需要通过 类别设定 来制作报表公式时 年度结帐的第二个条件就已经自动设置好了 若您不需要通过此来制作报表公式 那 我们就不需要像前面那样详细地输入所有 科目大类 与 科目次类 的起止会计科目了 我们只需把 科目大类 中的 资产类 负债类 股本类 的起止科目设置好 然後用鼠标点击 确认 键 保存後退出程式即可 注意 在规划会计科目代号时 一般情况下 1开头的为资产科目 2开头的为负债科目 以此类推 故在 类别设定 中输入起止会计科目时 若 科目大类 为资产 起科目可输入 1 表示从 1 开头的第一个科目开始 止科目可输入 1ZZZ 表示到 1 开头的最後一个科目为止 为什我们不直接输入真正的起止科目呢 因为会计科目虽然已经设置好了 但以後可能会增加更多的会计科目 若是每增加一个会计科目就要修改一次 类别设定 的起止科目 就太麻烦了 所以 如果我们这样设置的话 就能为会计科目的增加预留了空间 就算会计科目改变 只要不改变科目类型开头的编号 我们也不需要修改 类别设定 的起止会计科目 取标准档 一旦执行会覆盖掉本代号中已存在的会计科目叁数设定 而无法再复原 最好是先做备份 此处有两个选项分别是 取用标准档 取系统缺省的会计科目 和复制其他代号 复制其他帐套的会计科目 会计科目对象管制的设置 二 开帐赁证的录入 对于开帐凭证在SUNLIKEERP中将各科目余额录入进去 完成由手工帐到电脑帐的过渡 开帐凭证的录入 期初开帐凭证 期初开帐凭证输入 1 期初凭证的凭证日期必须与其作为哪年度的期初资料有关 若要输入2002年的期初资料 那开帐凭证的凭证日期必须是2002年中的任意一天 一般为2002年1月1号 只有这样系统才会把它视为该年度的期初资料 2 若会计科目做了对像别管制 那必须严格按照不同的对像别输入明细资料 这样在对像别明细 汇总表中才能正确统计出所有对像别的期初资料 3 期初开帐凭证可以一张凭证进行输入 也可以分多张凭证输入 只要凭证日期正确就可以的 期初开帐凭证输入完毕後 必须进行总帐重整 重整後再查看总帐 明细帐 试算表等相关报表时才会显示在期初的部分 4 此作业在第一个年度需要输入 但以後年度可通过Sunlike系统所提供的 年度结转凭证 作业自动产生的 三 一般赁证的录入 1 一般赁证的录入2 自动过帐功能3 审核与过帐4 反审核与反过帐的处理5 关帐与反关帐6 报表的查询 1 一般赁证的录入 凭证输入简单技巧说明 点击新增或F2键 光标会自动停在制票日期栏 回车後选择凭证类别 来到凭证号码栏位 注意 在凭证输入中的凭证日期是记载该异动凭证之实际发生日期 而报表制作 各式帐簿列印的资料皆以凭证日期及凭证号码为来源 如果在营业人资料菜单 会计基础资料设定 二 中 是否采用多凭证号 栏位打勾 则在切凭证时会根据凭证类别切制相应的凭证 且在凭证号码的部份会加以区分 如果没有采用多凭证号 则从凭证号码看不出是哪种凭证类别切制的凭证 在借贷相平後 点击 存盘 或按F8键 完成一张收款 付款凭证的输入 注意 如果在同一张凭证中 几条摘要都一样 那你只需在第一行输入摘要内容 在下一行分录摘要栏位输入 即可复制上行相同的内容 则显示与第 行摘要相同的内容 比如 2表示与第2行摘要相同 一般凭证属性说明 凭证输入属性说明 一 是否连续增加 如果确定划勾可以在做完此张一般凭证之後自动带出一张空白凭证 主要是做完本单时 点保存 不用点新增 系统会自动带出一张新的空白单据出来 新增完是否立即打印 如果确定划勾可以在新增凭证完保存时有打印套版出现 主要是对新增完的单据进行存盘时 不需要点打印 直接出现是否打印画面 取对像别摘要否 如果确定划勾首先在会计科目设置里设置好对像管制科目 然後根据不同的对像管制科目 在凭证中的摘要栏内系统会自动带出不同的对像管制内容摘要 然後在对像别管制明细表中带出相应的对像管制摘要内容 分录帐中也会带出此摘要内容 如果有其他模组产生的凭证不需要取对像别摘要 系统会自动生成整张凭证的内容 凭证输入属性说明 二 外币允许输入负值否 因为在凭证制作过程中有错帐的 需要做红字冲帐的部分 一般用负值来做凭证 所以如果确定划勾可以在凭证外币金额栏输入负值 然後在明细帐的双币别明细帐中外币栏内带出输入的外币负值 双币现金明细帐的条件中的现金科目代号中选定该外币科目 那在双币现金明细帐中就会带出此笔外币负值 在分录帐中也会带出此外币借贷方金额 在日记表中带出外币本期变动借方或者贷方金额 对像别管制科目检测否 如果确定划勾在设定好管制科目管制的同时 按照设置好的管制科目做完凭证之後 存档时系统会提示输入对像别代号 对像别管制科目内容 须选择管制科目内容 其他模块生成的凭证 不需要选择对像别管制科目检查 系统会自动带出整张凭证 摘要允许为空否 如果确定划勾制作凭证时摘要栏可以省略不填 那在日记帐 总帐 明细帐 分录帐中摘要栏是空的 其他模块生成的凭证不需要设置摘要允许为空 系统会自动带出整张凭证 凭证输入属性说明 三 审核後摘要允许修改 如果确定划勾则首先设置好审核流程 做完凭证 进行审核 最後再回到一般凭证 点速查此凭证 可以看到已审核的此张凭证 可以修改摘要栏的任意内容 开帐凭证 由进货单或销货单等其他单据切制的凭证 因为是系统切制的 不能更改的所以不需要此项功能 检测凭证号码重号 首先由於制作凭证动了凭证号码或者系统反应问题会出现凭证的号码重号的现像 如果确定划勾则如果有出现凭证号码与以前凭证号码重号现像可以在制作凭证完 点保存时 提示凭证号码重复 进货单 销货单切制的凭证是系统自动切制的 如果有此现像 应该到总帐凭证合并中凭证号码重排栏位中进行凭证号码重排 允许借贷方金额为零 如果确定划勾则在制作凭证时可以使借或贷方为零存盘 凭证输入属性说明 四 超预算 提示 首先在科目预算中设置好该科目的年度预算金额和月预算金额 如果选择了提示 作凭证时如果该科金额超出了本月预算的金额 则会提示科目已超出预算 是否继续 管制 如果选择了管制 作凭证时如果该科目金额超出了本月预算的金额 则会警告该科目已超出预算 不管制 如果选择了不管制 作凭证时如果该科目金额超出了本月预算的金额 则可以完成此凭证存盘 现金科目自动产生 在会计科目设置 管制科目 年度结转及其他下的其他科目的库存现金填上科目後 当在输入凭证且凭证类别为现金收款及现金付款时 系统会自动带出现金的会计科目 则只需输入对方科目即可 币别依调整日 勾选上此项的 当币别的汇率有所改变了则会根据所改变最新汇率的日期进行取值 凭证输入属性说明 五 现金流量源由不允许为空 勾选上 原因 现金流量源由 栏位不能为空 汇率自动计算 系统是默认打上勾的 即当改变本位币金额时 系统会根据本位币与外币重新调整汇率 可修改有来源单号的金额 凭证时从别的模块切制过来的 是否可以修改单据所切制过来的金额 例 先将非最高权限者TT的密码资料中特殊密码资料总帐 对一般凭证具有最高的操作权限 默认的勾去掉 此项勾上 则以TT速查此凭证後可以修改其来源金额 没勾的是不可进行修改 检测外币金额 检测外币金额栏位的借贷是否平衡 打上勾的 而科目须外币计算的 则在输入凭证时外币金额栏位的借贷金额是否相等 如不相等的系统会提示 外币金额借贷不平衡 如何对凭证进行修改 如要插入一行分录 则将光标移至要插入的地方 按 Insert 键 这时会出现一栏空白栏 在此输入增加的分录即可 如要删除一行分录 则将光标移至该栏位 使用系统的快捷键 Ctrl D 完成删除的动作 样板作用 样板的作用 样版代号 给建立的样版编号 这样方便以後查找或调出样板 样版说明 说明此样板输入的是哪一类票据 例如应付帐款或零用金等 比率 指某些科目需不同部门分摊的百分比 它与部门分摊设定有细微区别 登录人 指实际填制样板的人 借贷 本系统内 借方为D 贷方为C 摘要 注明你这笔业务是做了什么 部门代号 在样板凭证中指经济业务发生所在部门的代号 直接输入或点按钮选择查询 离开该栏时显示部门名称 科目代号 在此栏输入相应的会计科目代号或按选择按钮查询 离开该栏时显示会计科目名称 2 自动过帐功能的设置 营业人资料设定中 一 编码原则 如果你按本系统所缺省的编码原则来编号 则只需用鼠标点击F5键 调用缺省值即可 如果您有自己的编码准则 则将光标移至 编码原则 栏位 对其设定进行修改 Y 代表年 M 代表月 D 代表日 倒数第四个 N 代表帐套的序号 当序号为 0 时 其为 0 当序号为1时 其为 A 如此类推 其馀的 N 代表流水号 若想查看编码原则设定後的结果 用鼠标点击每张单据的编码原则旁的小按钮 立即会弹出设定的结果 调整序号 就是调整编码原则的流水号 只要用鼠标点击此按钮 会立即进入编码序号调整窗口 以批次切制凭证单为例 其编码为ACYMDDNNNN 假如今天1999 07 23输入了第一张单 系统自动在编码序号调整窗口写入记录 AC9723NNNN 1 表示此编号已经编到1 若再新增另一张单时 号码会自动变成2 假若您想跳过2使号码直接变成3 这时 您就需要进入此视窗 把 AC9723NNNN 1 改成 AC9723NNNN 2 若再增加一张单时 序号会自己变成3而跳过2了 预设值 点击此按钮 系统给出一个缺省值则所有的单据别都可 取已删除单 和 单号可修改 营业人资料设定中 二 小数位 指在本系统中 金额 数量 税金 单价及MRP数量的小数位数 注意 在本系统中小数位数设置好了 若要修改 只能改大不能改小 因改小时可能导致四舍五入的错误 凭证是否立即产生 在本系统中 所有的单据都可以直接产生凭证 但是否要在输单的同时立即产生凭证 那就要根据贵公司的需要而定 用鼠标点击g 进入设置视窗 若要立即产生 请在单据後的第一个 打上勾 若在产生凭证的同时产生系统设置的摘要 那请在第二个 打上勾 注意 在本系统中 建议以下几种单据是不要立即产生凭证 因为它们涉及到成本的问题 必须在成本计算以後才能产生凭证 单据包括 存货调拨 存货调整 组合切割 领料退料 成品缴库 原料调拨 那这些单据的凭证难道要用手工输入吗 不 本系统在总帐系统中提供了 凭证自动结转 功能 只要在输单据的时候把凭证模版也设置好了 那待成本计算正确後 直接通过此功能 系统还是自动帮您产生凭证 传票立即过帐否 顾名思义 即确定所切制的凭证是否需要立即过帐 还是需要审核以後才能过帐 若打上勾後 表示凭证只要输入後即可立即过帐 是否采用多凭证号 在本系统中 凭证类别可分为开帐凭证 收款凭证 转帐凭证 付款凭证 更正凭证 结帐凭证六种 您是否需要根据凭证的类别来设定不同的凭证号码 若需要采用多凭证号 请在 按钮上打上勾 注意 若不采用多凭证号 生成的凭证的号码都是以 VH 的 若采用多凭证号後 开帐凭证以VK开头 收款凭证以VS开头 转帐是VZ 付款是VF 更正是VG 结帐凭证为VJ开头 3 设置审核与过帐 需要审核与过帐的赁证模式 审核与过帐的处理 4 反审核与反过帐的处理 1 对于反审核 必须是审核人来进行 使赁证再一次处于原来的输入阶段 2 对于反过帐 故明思义 同反审核一样的道理 5 关帐与反关帐 总帐重整 打开总帐系统 帐务处理 总帐重整仔细看清下面的文字说明 点击 执行 键 系统会提示 系统再确认 回答 是 则系统开始对冗馀的数据进行整理 它跑完後 会告诉你 重整完毕 确定它 退出该操作 总帐平衡检测 打开总帐系统 帐务处理 总帐平衡检测打开该菜单後 使用鼠标点击选项前面的小方块 这时会显示一个 勾 表示选中所需检测的内容 点击 检测 或按下F8键 系统提示 确定後系统开始检测 并在检测进度栏位显示检测的进度情况 同时在制票日期 号码 原因栏位显示错误信息 检测完毕 系统提示 已检测到异常资料 用鼠标双击检测出来的制票号码 可进入到一般凭证中对分录进行修改 凭证科目更换 与前面会计科目的更换不一样 这里更换的会计科目只限於一般凭证里的科目 当凭证科目误用时 比如 本来应是应记在 客户的应收帐款 应收帐款 客户 但你在输凭证时却是 应收帐款B 则如果要回到凭证中去一张一张地修改 效率及低 因此你可以在本凭证科目更换中进行批次修改 在运用时 请注意程式中的提示 对于单张凭证有误 提倡在单据中进行单张修改 6 报表的查询1 明细帐的查询 2 日记帐的查询 3 对象别明细表的查询 4 总帐的查询 5 分录帐的查询 6 试算表的查询 四 报表制作 1 报表公式制作2 一表多用的功能 1 报表公式的制作 损益表说明 制表公式 会计科目的设置 当您设定起止会计科目时 可以分别给定第一个会计科目及最後一个会计科目代号 如果您能确认某一个数字开头的代号均属於同类性比如4开头的会计科目都是销货收入科目 则在起始科目中可给定为4 截止科目则可以4ZZZZ来表示 意为4开头的科目均属於销货收入的范围内 如果在设定某一栏位时 其会计科目并不连号 中间还有其它类型的科目 那在设定时 您可以另起一栏 前面各栏位不需再设 只需在起止科目栏位给出科目代号即可 报表明细资料的列示 这里您要清楚 当我们在设定栏位名称时 这时系统会自动抓出一个总额 比如销售费用 6000 6149代号 的总额数 如果在报表中你想列示销售费用的明细数据资料 则在该栏位名称处您不要定义 让它为空白 这样系统便会自动将明细资料抓出 如下图所示 第5项为销售费用栏 如何在制表公式中插入自定义的一项栏位 其实本系统中 表单中插入栏位的使用方法是一样的 即使用Ctrl I或键盘上的Insert键即可 撷取报表时应注意 从系统自动生成的制表公式中您可看到 不同的盘存制度及不同的行业 其使用的公式也是不一样的 因此 在撷取报表时 一定注意要一一对应 否则将会影响到报表的准确性 如采用实地盘存制的买卖业 其损益表 第41号 所对应的销货成本报表就是第51号 如果要制作一个系统没有带的制表公式 其制作方法是一样的 只是每一个栏都需要你亲身亲力去完成 每一个栏位的名称自己输入 所属功能 起止科目 期别 报表自己选定 输入计算公式 选定栏位内容时 您可点开小窗口来选定 或点击一下该栏位 这时系统会给出提示信息 好了 至此您已完成制表公式的设定 当您制作报表时 按下F3键 设定制表条件 包括公式代号 然後按F8键系统将会自动做好这张报表 特殊报表说明 特殊报表说明 一 打开总帐系统帐务处理特殊报表 此表的上半部份是设定欲制表的条件 即设定抓值的范围 下半部份所显示的几种报表是系统缺省的报表格式 点击之你可以选择报表类型 财务报表 分析报表 及相应的会计报表 注意 如在选中报表後回车 系统默认为进入浏览状态 如采用本系统设好的报表 格式是已设好的 你只要修改变量 因你的会计科目与本系统缺省的可能会不一样 点击新增 会出现一个类似於Excel的 自由报表 视窗 先在表格处设定出报表的格式 比如是一张资产负债表 用鼠标点中 公式定义 与之对应表头的 公式向导 变成有效状态 反之如点中的是 查看结果 则表示是浏览状态 公式向导将呈灰色 开始定义变量 将光标移到要定义的栏位 点击表头的 公式向导 弹出视窗 在运用中 我们只设定需要的选项 以设定 年初货币资金 的取值变量为例 将光标移至年初数 货币资金栏位 点击 公式定义 首先确定取值是 期初数 选择 会计科目 由於此栏位是由现金 101 银行存款 102 其它货币资金 109 三个会计科目的数据共同组成 因此选择会计科目代号时 中间可以 来连接 即101 109 如果不在变量定义视窗中不以 来定义 则可将光标停在货币资金栏位 分别重复定义101102109科目代号 中间用 连