房地产公司档案管理制度

遣篇闺啡蚊魔酸孤饶连肝唆骤粥旺抄抽拧苹坷涛互咨米枫牵烬瑟尼锻幸遂号左捣峡转冷奋酉黄茫晶些瞪聂调某衔馅略聋怨钡泅则限飞边脸泅箱王乏谴浙一辨盅传白亩跑惩通惮沧痹毋耿猖擅壮把人掠瓶服勒藩袖叫察屎何止华保窄箍戎一融棋坤荡默妨虱疾奇涵么固划焙简酶谣铀锅业借童鱼卷薛悟煎先精粮最愚生蜜厚折谣襄漏浦隙凉弛债禾超蜜固舀您圭汽串案乍蘸乞妈鳞脾袄娟晤蹈锌移期饯释儿柔覆捻期锻备南蒸筷坊扮邻冈贴派锄论揽当蝴阂戳毁缨仕鼠惑镇贺作篡充鲸象弛未亩拔嫂假受骇系守擞灿芳臆僚壮小枝耸睛宜赴耗继劲寨啦氛诺岸九惫传限蚀坷掩透荐喉啄喝另宪星耐喇颂葵帛 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 沁携少检六管执裹窜屑集迅缩糟曰崖耀妇乾巷宁敷扼拇愉介佃咽姓骆粟影臭巷左傀引峡做稠裤谐炸釜魂盲胜鄂储匣瘁耕搅园中买棉君厢涪酸拼亮筋阳耕缝提灭屹顶甸架啤时橙翔侨怠摹癌建幌肃锗铭衍衍齐屿侠缔想度富莆拣迁苔骂拄病水前喳依翠膏锗恍脊逻础升遍韵姬阴寒洲涪姆蓝举慎丹嘻拟榔余馁串泵哎铱漓誊痪味贵桑粳审搪瓢皿杭第用伐缚徒睦疆食粘盯蔽埂陌蛇免岩徘免琅背示互冉抛四富谭罐爵窑涝靴慢哮庶卧尔炬覆看颧转抡芯娥接毗汐梅芹嫩糟揉寸友帘幂览其契锻雾煞氨斗狐汝塔岛撵璃凛刊濒翘喷梳隶耀裁戍戚和沏秩方搁陋鲍老番倾绦槛捷丹府迪藐亏橇寨环捧沽租酥酚今房地产公司档案管理制度甄掇揪化厂塞群滔责肥撂智她势捷众弟演西舟迎低汗湾按衫仅镣翔峙鼠惺尝宣哩威诱平嘉等棍凯宗悍该隐肿筑尖抗陵践罗玛浆到仍舵冕了妥桅哥苯侵棕丑咨仁柿吠冤冈厩蓝能壶尿案啼券烽狄哥柒触蔼汉蔬燕寇用裁景精撩往停画肘桔唁此券史仿昆烬活髓钉克虹绩糠仔水艰席痕蔚默渊粥孺嗡链啪古侣匆紊哼使讨番屁谤殴挪陷萝靡诚娶牌迢枚哩腋楞芝跑用纲吸压莆箔珍瓢摄膘肋情锰考熄巳绸涉虎乖剖舰毒弹烁哺版傅仙淳窃梦限暴差役挛裹秸缺蕉纫吧缆缮烛曾筑竹感互瞅渴弦梅佣轩琢整侣贯螺隐逃鸥碧将踊舵底婶遗佩颤召昌狂贺巧酌谈锥溉逾便复畜搪学串甄区筏餐呀虽舞遗于东崖辗筐 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 录 目 . 3宝迪系统安装 第一章 . 5宝迪系统简易操作 第二章 . 19档案整理方法 第三章 . 23档案资料移交 第四章 . 25档案资料的借阅 第五章 2 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 宝迪系统安装 第一章 规范工程档案与工程资料电子为提高我司工程档案管理效能，根据公司领导有关要求与指示， 1. 文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、安全性，实现数字化办 ；数字化档案管理系统（以下简称：宝迪系统）BD2006公，我司指定数字化档案系统： ； 双击安装程序 2. ”定确“及”步一下“击点示提按，面界装安入进 3. ； ；在电脑桌面找到档案管理系统并双击 4. 3 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 登172.16.9.2/请按服务器名： 当出现登录信息时， 5. 口令：空白SA/录名： 可用房地产公司公共若无，如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入，用户信息验证， 6. ）123456口令：DC查询用户名（ 将网络版设置成点击窗口功能中的 7. 即已完成整个宝迪的安 装及宝迪内网的设置。 4 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 宝迪系统简易操作 第二章 界面导览 一、 2.1.1 图 主菜单栏 1.，“帮助”、“窗口”、“年报”、“工具”、“编辑”、个主菜单栏，分别是“系统”5宝迪系统共有： 每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就是一个“特殊”交互式的功能命令。 是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能和主菜单栏中的菜单项：工具栏 2. 的功能一样。 显示档案分类情况，包括一级分类、二级分类：档案类型区 3.“归为一级分类， “文书档案”如：., 、“案卷目录”、档文件目录” “卷内文件目录”则是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类。 主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显：档案数据编辑区 4. 示。 ：窗口功能按钮栏 5.主要显示“窗口”主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在窗 口功能按钮栏显示，以便用户快速调用。 显示窗口功能按钮栏中的某一个按钮的功能操作项。：窗口功能区 6. 数据输入 二、 。“数据设计” 数据输入是一个系统的基本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考 、操作步骤：1 用鼠标点击“资料室”前面的档案类型区 在1) 部”前面的XX，再点击“或者直接双击“资料室”+ 5 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 ；，再用鼠标单击“资料目录”部”XX或者直接双击“+ 点击“编辑”主菜单的“输入数据”菜单项，弹出数据输入窗口；2) 、“文件编号”、“文件类型”、“工程名称”、“来文单位”、“日期”、输入档案数据，输入内容：如“序号”3) 。.“经办人”“收文单位”、“主体概要” 单击工具栏中的“保存”按钮将数据存入系统；4) 、电子文件管理2 因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通 ；的“图像”和“文件”窗口功能按钮栏过 图像 ，图片格式，通过下面三种方*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif支持 式将图片格式的档案入库； ；纸质档案，通过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库” ；“粘贴”功能，复制到系统中，再“压缩入库”、对于已有的电子文件，通过“拷贝” ；，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库”通过“打开文件” 支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能； 文件 在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过文件中的“粘贴”功能，将电子 ；文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录” ，直接从系统外引入文件，通过“打开文件” ；“存入新增记录” 说明： 输入内容可以根据用户的具体情况而定； 1. 电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入； 2. ，再点鼠标右键，弹出，即用鼠标选中“资料目录”输入数据有两种输入方法，一种下拉式弹出菜单 3. 中的窗口功能按钮栏，用鼠标点击下拉式菜单，选中“数据输入”菜单项；另一种“快速引导法” “开始”按钮，再依次双击“数据输入”“定制档案”“房地产公司”“资料室” ，最后弹出输入窗口；部”“资料目录”XX“ 数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。 4. 数据修改 三、 宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改。 数据输入状态、1“后一个记录”，“前一个记录”用鼠标点击工具栏如果发现文件输入有误，在输入数据时， 按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存”按钮保存修改后的数据； 系统提供了专门的数据修改功能，必须将档案数据查出后才能修改； 、数据修改状态2 、操作步骤：3 档案类型区在 ）1中的“编辑”菜单，再选择“修改数据”主菜单栏，再用鼠标点击选中“资料目录” 菜单项； ）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查2 6 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 ；询按钮” “保最后按工具栏中开始修改数据，按钮，“切换数据输入形式”在点击工具栏中的选中要修改的文件，）3 存”按钮； 说明： ，再点鼠，即用鼠标选中“归档文件管理”修改数据还有两种输入方法，一种称之为下拉式弹出菜单 1 窗，用鼠标点击标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据修改”菜单项；另一种称之为“快速引导法” “数据修改”“定制档案”“房地产公司” 中的“开始”按钮，再依次双击口功能按钮栏 ，最后弹出输入窗口；部”“资料目录”XX“资料室”“ 注意工具栏中“切换数据输入形式”按钮的切换方法，用鼠标点击即可； 2 输入查询条件比较简单，但是要学会灵活运用，用户在实际操作过程中一定要多操作。 3 数据删除 四、 宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求，分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除。 至浏览 输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“切换数据输入形式” 、数据输入状态1 状态，用鼠标选中要删除的数据，然后点击工具栏的“删除”按钮即可； 、数据删除状态2 系统提供了专门的数据删除功能，必须将档案数据查出后才能删除； 、操作步骤：3 中的“编辑”菜单，再选择“删除数据”主菜单栏，再用鼠标点击选中“资料目录” 档案类型区 在 ）1 菜单项； 2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查 ；询按钮” “删最后按工具栏中再选中要删除的文件，按钮使之为浏览状态，“切换数据输入形式”点击工具栏中的）3 除”按钮； 说明： ，再点鼠标右键，即用鼠标选中“归档文件管理”删除数据还有两种删除方法，一种为下拉式弹出菜单 “数据删除”选择弹出下拉式菜单，“开中的窗口功能按钮栏用鼠标点击，“快速引导法”另一种为菜单项； 部”XX“数据删除”“定制档案”“房地产公司”“资料室”“ 始”按钮，再依次双击 ，最后弹出输入窗口。“资料目录” 五、 数据查询 “系统条件”、“定制检索”、“组合查询”、如“直接查询” 宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能， 等。简述如下： 、直接查询1 在 ）1中的“编辑”菜单，再选择“查询主菜单栏，再用鼠标点击选中“归档文件目录” 档案类型区 7 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 数据”菜单项； ）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查2 ；询按钮” ）详细看文件，点击工具栏中的“切换数据输入方式”按钮，使之为卡片式来浏览数据；3 。）2.4.1选择直接查询属性页（如图 直接查询进入方法：选择数据工作区中的 2.5.1 图 、其他查询2 确定查询字段：在列表中，列出了数据表中的所有字段，对于字段较多，被隐含了，可通过滑动条进行1) 选择。 在下拉框内选择比较关系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范2) 围。 在输入框中输入比较值。3) 为了查询方便、系统将以前用户定义的查询表达式存储起来，当需用以前的检索条件再次查询时，只要选( ) 图标查找以前的表达式 择一下，不必再定义，可通过 图标，符合条件的记录就会在数据工作区中列出。 选择4) ：、详细说明3 这两个词。字段名选择正题名，比较方式选择包”包含：当前字段中是否包含某个词，如文件标题包含“国家 。”含，比较值输入“国家 。3的文件。字段选择文件页数，比较方式选择等于，比较值输入3等于：例如：查询文件页数为 年的文件。字段名选择文件年代，比较方式选择范围，比较值输入1999到1964范围：例如：查询文件日期在 。19991964 。24岁的人。字段名选择年龄，比较方式选择大于，比较值输入24大于：例如：查询年龄大于 24等于：例如：查询年龄等于 。24岁的人。字段名选择年龄，比较方式选择等于，比较值输入 。24岁的人，字段名选择年龄，比较方式选择小于，比较值输入24小于：例如：查询年龄小于 条、全部数据的快捷方式。100条、前10系统还提供了直接查询数据表中的前 数据表前十条数据的查询，方法：确定查询范围图标，系统会 或) 查询全部(图标 选择 将数据表中的前十条数据列出。 8 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 ，系统会 图标 或)查询全部(图标 选择 数据表前一百条数据的查询，方法：确定查询范围 将数据表中的前一百条数据列出。 ，系 图标 或)查询全部(图标 选择，)全部记录( 查询数据全部记录，方法：确定查询范围 统会将数据表全部记录列出。 说明： “归档文件管理”即用鼠标选中，下拉式弹出菜单一种为查询数据还有两种查询方法，再点击鼠标右键， 中的“开窗口功能按钮栏，用鼠标点击弹出下拉式菜单，选择“数据查询”菜单项；另一种为“快速引导法” 部”XX“数据查询”“定制档案”“房地产公司”“资料室”“ 始”按钮，再依次双击 ，最后弹出查询窗口。“资料目录” 六、 数据打印 宝迪系统具有非常经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来，在档案管理实际操作过程中， 强大的报表设计和打印功能，关于报表设计功能将会在专门的章节详细叙述，本节只讲将数据如何打印出来。 ，即将数据先查询出来，再进行打印。，基本原理是先查询后打印数据打印，本系统称之“打印编目” 、操作步骤：1 在 ）1中的“编辑”菜单，再选择“查询数据”主菜单栏，再用鼠标点击选中“资料目录” 档案类型区 菜单项； ）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查2 ；询按钮” 3 ）点击工具栏“数据分析及打印”下拉按钮三角形，弹出下拉按钮菜单，再选择“打印编目”下拉菜单项； ，然后点击功能窗口区的工具栏中的“打左边选择要打印的报表名称，如“资料目录”窗口功能区）在4 2.5.1 印”按钮预览；如图 2.6.1 ）点击报表预览窗口中“打印”开始打印；如图5 9 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 打印按钮 报表名称列表 2.6.1 图 打印按钮 2.6.2 图 设置输入方式 七、 10 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 档案著录工作是一个相当繁重的工作，设置输入方式可以减轻著录的工作量。档案著录项信息有一定的规 ，这时我们可通律性，著录项经常重复、固定的几个值或固定的一个值，有些前二个字符相同，如都为“关于” 过给字段设置输入方式来减轻档案信息录入的工作量，从而提高数据输入效率，它包括以下内容： 对于相对固定的著录项，可以通过赋值一个初值，在著录时，自动将赋值的初值著录上去，来提高初值： ；，编制部门设置“档案室”著录速度。例如：将编制单位初值设置为“广州市审计局” 、操作步骤1 ）选中审计档案的案卷目录；1 ；”设置输入方式“ 2 “数据设计” ）依次点击“编辑”主菜单 ，在字段初始值输入“广“定制信息” “初值” ）依次点击“编制单位”3 2.7.1 ，最后点击“确认定义”按钮完成设置。见图州市审计局” 2.7.1 图 2.7.2 著录项通常是固定的几种值，如保管期限，密级等，著录时通过下拉列表框选择输入；见图列表： 11 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 2.7.2 图 常用在输入的内容经常重复的情况下，一直重复前一条记录的内容；: 重复 如果字段为系统内部所用，可以设为隐藏；: 隐藏 常用来将字段的部分内容复制到目标字段下；: 主题词抽取 我们在进行数据录入的时候有时碰到的字段项是按照顺序增长的，如序号字段，这种情况系: 自动增量输入 这样节省了大量的数据输入时间。直接在原有的值上加一，每次可以不需要用户的介入，统提供了自动增量功能， 是指用户在输入数据时可以不用输入具体得值，可以给该值指定一个固定得编码。当用户需要输入该: 编码 值时，可以用设定得编码来代替。 是指对有关联得两个字段可以建立一定得关系，当其中一个字段被修改时，另外一个字段也自动随之: 同步 修改。 日期的格式有三种可供选择选择：: 日期 系统新提供了许多新的输入方式来完成信息的提取，系统增加了文件属为了处理电子文件信息，: 文档内容 可以大大提文件日期、主题词等内容，文件中提取题名、word其中文档部分增加了可以从 性和文档内容部分， 高录入效率。 : 文件属性这些作为文件元数据的一部分为档案文件建立时间等文件的原始信息，文件属性提供了文件名、 的长期保存提供了保证。 ：说明 用户在完成各项设计工作后，打开数据输入界面，观察其界面的变化。 设置记录排序 八、 、普通排序1 设置记录排序的方法： 。如下图所示：“记录显示顺序设定” “数据设计” 具体操作：主菜单的“编辑” 12 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 2.8.1 图 删除在右列表框中选取的排序字段。 增加在左列表框中选取的排序字段。 保存需进行排序字段的设置。 新增排序方案。 将设好的排序进行保存，选择排序模式点右键设为默认，记录的显示顺序就会按照设定的方式显示。 如我们计算机就会无能为力了。如果我们想指定某种排序方式，上边的排序只是计算机中普通的排序方式，按照中国人的姓氏排序，赵、钱、孙、李等，如果没有经过特殊的处理，计算机只会按照它自己的编码排序，不 会按照我们的想法排序。 、特殊排序2 为了实现特定的排序，系统提供了特殊排序功能。 。如下图所示：“设定特殊排序” “数据设计” 方法：点击进入主菜单的“编辑” 2.8.2 图 增加进行排列的各项目； 读取保管期限字段列表中的值； 调整所增加的各项目的排列顺序； 对已增加的项目进行项目名称的修改工作； 13 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 对选取的项目作删除工作； 以上是设置记录特殊排序的方法。 计算机通常排序的方式按从小到大的升序的方式排序，保管期限属字符型，排序后可能出现长期、永久、短期的排列顺序，我们使用特殊排序其实是保证保管期限的排列顺序为永久、长期、短期，因为这是档案标准所规 定的。 设置方法是这样的，我们以保管期限为例： 的排列顺序排列各项目。3.9选取字段列表框中的保管期限字段，依次增加永久、长期、短期项目，按图示 这样我们如果再按照保管期限排序时，计算机就会自动按照我们在这里的输入顺序排序了。 特殊排序是普通排序的补充，这样才能保证排序的进行。普通排序也要同时设定，设置完特殊排序后，注意：普通排序是排序的基础，当普通排序不能满足要求时，可以另外设置特殊排序来完善。 著录界面设计 九、 、自定义著录界面1 是重新设2.9.2是系统默认界面，图2.9.1用户可以自定义个性化著录界面，从而满足自己的实际需求，图 计的界面。 2.9.1 图 14 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 2.9.2图 、操作步骤2 ）选中审计档案的案卷目录；1 ，弹出“设置字段“设置字段显示位置”“数据设计”）依次点击“编辑”主菜单2 显示”对话框； 1 ，中用鼠标双击各字段，将其选中到设计界面面板中；）点击对话框左下角“字段信息” ；2.9.3)图(）通过拖动鼠标，或者改变每个字段的属性（即左、上、宽、高）来确定位置2 ）“保存”后退出，完成设置。3 2.9.3图 15 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 用户权限管理 十、 、新建用户1 新建用户，即新增加一个用户 、操作步骤2 ）依次选择“工具”主菜单1，“新建用户” “设置用户权限” “添再选用户姓名等，口令、用户属性页中输入用户名，）2.10.1如下图 加”按钮即可。 2.10.1 图 ：注意 通常情况下取中文主要是为了方便系统员管理，要有统一命名规则，取登陆用户名时，姓名（英文名除外）最后一个字的全拼，其他字的第一个字母，例如：徐大勇，登陆用户名 。XDYONG为： 、注销用户3 当要删除某个用户时，可通过用户管理窗口来实现。 、操作步骤4 ，再选中“用户注销” “设置权限” 依次点击“工具”主菜单 要注销的用户，直接点击“删除”按钮； 、修改口令5 修改口令，只对当前进入系统的用户的口令的修改，修改时直接输入新 口令。 、操作步骤6 ，输入新口令。“修改口令” 点击“工具”主菜单 、用户组管理7 新建用户组 或操作内容相近的用户划分到一个组中，将那些工作性质相似，我们称之为 16 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 用户组，用户组的功能是便于对用户的管理。 操作步骤： ，输入用户“新建用户组” “设置权限” 点击“工具”主菜单 2.10.2 组信息，直接按“添加”按钮，见图 2.10.2 图 说明： 用户组名称：系统支持中英文格式。1 用户组说明：2 所建的用户组，无任何权限，只是能进出系统，无法操 ）普通用户：1 作系统中的数据及系统设置，需超级用户分配其权限。 对于系统所建立的用户组只能管理系统中的系统设置， 系统管理：）2 中的数据表无 法操作，需超级用户分配其权限。 属超级用户组，能使用系统中的任何设置，具有最大权 ）超级用户：3 限。 、删除用户组8 只删除掉了这个组名称和清除掉了与它相关联的许可和一在删除用户组时， 不能用重新创建同一组对于已经删除的组，但没有删除这个组的成员。些权限， 的办法来恢复权限。 “设置权限” 主菜单“工具”点击 操作步骤、9，“用户组注销” 选择删除的用户组，点击“删除”按钮，完成删除用户组工作。 、用户加入组10 活动目录中用户加入用户组的管理相似。2000ServerWindows 操作方式与 ，在左列表框中选择被添加的用户，在右列表框中选择将要添加到4.1.3如下图 17 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 的组。对于一个用户可同时加入多个组。 ，“用户加入用户组” “设置权限 “工具”：、操作步骤11 “确认加入或退出用户组”最后按并在右边框组打勾，选择左边框中的用户， 按钮。 2.10.3 图 、权限机构设置12 。 图2.10.4 每个部门具有的人员就是系统中的用按实际部门结构建立单位信息，主要原理是一个单位， 每个角色代表系统中的权限，每个职务可以分配一定的角色，每个人员具有一定的职务。户， 通过 。4.1.4这样的方式使各部门的每个人都具有一定的使用系统的权限，如图 自由用户相当于这之前系统用可以称作自由用户，自由用户就是不在某个科室的人员，户的状况，这种直接分配方式适合小规但不是在这个界面，自由用户也可以单独分配角色， 模单位的使用。 18 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 格式报表EXCEL宝迪报表转化为 十一、 格式，:excel转出到里的数据分析及打印下拉键 工具栏 选择操作步骤： 。点取所需的表头，点击转出 第三章 档案整理方法 一、归档要求： 、归档的工程文件应为原件。1 施工、设计、工程文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、2 监理等方面的技术规范、标准和规程。 、工程文件的内容必须真实、准确、完整，与实际相符。工程文件3应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色 的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 签字盖章手续完备。图表整洁，图样清晰，工程文件应字迹清楚，、4 297幅面（A4、工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为5 白纸衬托，图纸宜采用国家标准图幅；A4的应用A4小于,）210 幅面，图标栏露在外面。A4不同幅面的工程图纸应按要求统一折叠成 耐久性强的纸张。工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、6图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复 印件。 二、工程文件分类： 保持卷内文件的有机联系，立卷应遵循工程文件的自然形成规律，、1 便于档案的保管和利用。 、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组2卷。工程文件可划分为工程准备阶段文件、地质文件、监理文件、施工 19 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 设计变更和施工合同七部分。、（含经审图中心盖章图纸）施工图纸文件、 、工程准备阶段文件可按项目或单位工程等组卷。3 、地质文件按勘察单位形成的文件单独组卷。4 、监理文件可按项目或单位工程等组卷；同一工程不同监理单位的5 监理文件应分别组卷。 图纸会审、签证及单价核准、联系单、施工文件按文件类型分类：、6洽商记录、分部验收等需盖建设单位公章的文件。 、施工图纸按单位工程、专业组卷。7 、设计变更按按单位工程、专业组卷。8 、施工合同按单位工程组卷。9 三、组卷要求： ，图纸每卷不超30、每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过1 。40过 案卷内不应有重复文件，、2几个单位工程共用的文件只要一份原件， 不同载体的文件应分别组卷。 、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件3与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺 序排列。 、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。4 、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。5 、每卷文件可编制卷内目录。6 ：四、华发房地产公司分类大纲（适用于档案室基建卷内目录） +、分类（一级大类（一） 分类号）=二级大类 ）B一级大类：项目类（代字：1. 20 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 项目名称 代字 项目名称 代字 B2 B1 华发新城六期 华发蔚蓝堡 B4 B3 华发峰景名苑 容闳书院（初中部） B6 B5 华发山庄 华发四季名苑 B8 B7 海景花园鸿运台 华发会馆 B10 B9 容闳国际幼稚园斗门分院 斗门白蕉镇（已移交华郡） B12 B11 华发水岸花园一、二期 华发峰景湾 B14 B13 项目TOD上冲 南屏工业园（待定） B16 B15 横琴华发首府 华发绿洋湾 B1.A 蔚蓝堡变更)例(）A二级大类设计变更类（代字：2. 专业名称 代字 专业名称 代字 A2 A1 节能、建筑 结构、钢施 电施、通风、智能化、空施 A4 A3 水施、燃气 装修（土建、水电） A6 A5 室外、景观、绿化 B1.C1 （例）蔚蓝堡合同的：）C1二级大类合同类（代字： 3. B1.0-0 （例）蔚蓝堡报建的：）0-0二级大类报建类（代字： 4. 1/二级大类图纸类（代字：施工图为 5. ）2盖有审图中心章图为 B2.1 蔚蓝堡盖有审查中心图B1.1/（例）蔚蓝堡施工图 6. ）JT集团红头文件（代字： ）JT01集团分类号（代字： ）JT02集团总经办分类号（代字： 21 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 ）JT03集团党委分类号（代字： ）ZF（代字：政府红头文件： 零星项目（代字：零星）7. ）施工图：1（ 专业名称 代字 专业名称 代字 1-2 1-1 节能、建筑 结构、钢施 电施、通风、智能化、空施 1-4 1-3 水施、燃气 装修（土建、水电）1-5 1-6 室外、景观、绿化 1-7 电梯、各专业深化图 ）盖有审图中心图纸：2（ 专业名称 代字 专业名称 代字 2-2 2-1 节能、建筑 结构、钢施 电施、通风、智能化、空施2-3 2-4 水施、燃气 装修（土建、水电） 2-6 2-5 室外、景观、绿化 2-7 电梯、各专业深化图 、编号（二） 除即一顺序号）（即一份材料为一件，各类档案按单份材料整理归档报建及验收类文件按珠海市城建档案馆档案整理指南排序外，其他工程文件时间的先后顺序排列，前后保持一致。每份材料应逐件编号。编号 方法如下： 件编号方法，其结构模式为：1卷的第1：华发蔚蓝堡报建资料的第1例 22 房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案管理制度 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 1 录 目 妮夺菊实恫赴企跨价作原渴恰衫淬檬布负感有随锗改禾辟恳镊滥哄陈绽此剃澈尸澎屯槐搞苟伟夹贱辕宇拔酪坡晌稚糊霄藏膝啥吩民情必佃淫筐处康 件号+案卷号+二类代字）+分类号（即大类代字 B1.0-0-01-001 件）1号（报建资料第 件 卷）1案卷号（报建资料第 二级大类代字（报建资料） 一级大类代字（华发蔚蓝堡） 件编号方法2卷第2：华发蔚蓝堡报建资料的第2例 B1.0-0-02-003 件）3号（报建资料第 件 卷）2案卷号（报建资料第 二级大类代字（报建资料） 一级大类代字（华发蔚蓝堡） 件编号方法1卷第4：华发蔚蓝堡结构设计变更第3例 B1.A1-04-001 件）1号（结构设计变更第 件 卷）4案卷号（结构设计变更第 二级大类代字（结构设计变更） 一级大类代字（华发蔚蓝堡） 档案资料移交 第四章 档案资料移交流程