办公室管理制度细则.doc

*投资管理有限公司 行政管理规定实施细则 二oo九年四月二十八日 目 录 第一章 办公时间 第二章 办公用品与财产管理 第三章办公卫生、安全和节约 第四章 计划、总结及例会制度 第五章 文件及发文编号 第六章 印章管理 第七章 车辆 第八章 保密 第九章 接 待 附 表 本着“效率优先、以人为本”的精神，以广州集团总部管理体系为依据，根据杭州公司的实际情况，制定如下补充办公室管理制度，以进一步细化规范公司管理秩序，调动员工的工作积极性。 第一章 办公时间 第一条 日常办公时间规定 （一） 夏时制 8：3012：00 1：305：30，冬令制 9：0012： 001：005：00。每月允许两次因为交通等不可预测原因造成的迟到，原则上不得超过半小时。 （二）大小礼拜工作制，每周五个工作日，间隔一周六个工作日； 第二条工作时间的特殊规定 （一） 由于头一天工作或应酬超过晚八点结束，次日早上在告知上级主管领导 得到批准前提下，允许迟一小时到岗； （二） 就总部规定不定时工作时间授权的工作名单执行不定时工作制度，其他工 作人员实行上下班时间打卡制； （三） 对于不遵守工作时间的人员，首先实行上级领导提醒制，无效前提下实行 工资扣减处罚（主管领导视情况而定），当月超过三分之一工作时间迟到和一周以上旷工者公司有权力解除合同； （四） 不定时工作时间以外的工作人员非正常工作日非国家法定三天大节假期加 班尽可能采取调休的形式，不再另外支付加班工资； （五） 如因工作需要，并经公司批准，在国家法定三天大节假日需工作，则依照 劳动法第四十四条第（三）项规定，支付不低于该员工日工资300%的劳动报酬。 第二章 办公用品与财产管理 第三条办公用品申请及购买 （一） 日常办公用品（单价不超过50元）由部门负责人于上月度结束前申报下 月度办公用品需求清单给行政办公室，行政办公室负责汇总后由总经理签字认可后由行政办公室具体人员负责购买及办理入库登记手续； （二） 单价超过50元的办公用品，由具体使用人提交申请使用报告给部门经 理，确认签字并送总经理确认批准，送交行政办公室具体人员实施采购，涉及到具体采购特殊规格型号要求需要申请人陪同前往共同采购； 第四条办公用品的领用 （一） 在第一次铺底领用基础上，日常领用采取因时就需原则领取； （二） 日常一次性领用超过20元需要部门经理以上领导批准； （三） 领用人需在具体领用出库清单上签字； 第五条固定资产的“保管责任人制度” （一） 电脑、打印机、复印机、传真机等设备财产必需确认具体保管责任人， 原则上谁使用谁为具体责任人，公共使用设备具体保管责任人为行政办公室文秘，当人员离职时一定要向行政办公室办理移交清点手续。 （二） 对于损坏和遗失等造成设备非正常工作状态，责任人必须承担相应的责 任，在维修后无法工作的设备，须报总经理审批处理。 第三章办公卫生、安全和节约 第六条办公卫生 （一） 公共办公区域卫生，如走廊、电梯厅、卫生间等由外聘专业物业公司负 责清洁，会议室、文化室、董事办公室、总经理室由行政办公室派员负责清洁，其他员工办公室由各自负责清洁，可以采取轮流制； （二） 必须确保地面、墙面、窗户、窗台、桌面的清洁，档案柜的各位使用人 宜确保清洁、整齐以示公司规范； （三） 公司分管行政副总经理将不定期检查，指导这项工作的长期有序开展； 第七条办公安全 （一） 原则上行政办公室应尽可能离电梯最近，对于来公司的外来人员必须过 问后引导其找到具体衔接人，且不可任意其在办公区域找人和闲逛，以防偷盗和不必要的损失及麻烦； （二） 办公结束或临时离开办公室必需锁好门窗； 第八条办公节约 （一） 没有人时随手关灯，最后离开结束办公的应关闭电脑、复印机等所有办 公设备，以利节电和防备火灾； （二） 节约使用纸张，积极提倡单面作废纸张反面再利用； （三） 汽车在不使用时，关闭空调，人去室内取暖或乘凉； 第四章 计划、总结及例会制度 第九条 杭州公司例会制度 （一） 每周一上午9：3011：00杭州公司实行例会制度，原则上由总经理 主持，总经理不在公司时由副总经理代为主持，都不在时例会暂停； （二） 每个部门做上周总结和下周计划在周一例会上提交； （三） 例会原则上分为四部分，1）上周总结、2）下周计划、3）工作难点和需 要协调的事情、4）公司新文件、制度； 第十条 计划、总结 （一） 行政办公室每月末完成杭州公司上月总结和下月计划并经总经理修改确 认后上报集团总部相关部门； （二） 年度末杭州公司向总部提交上年度工作总结和下年度工作计划，由总经 理负责撰写； （三） 每周一提交部门上周总结和下周计划（同上条三款）； （四） 年度个人和部门分别提交上年度工作总结和下年度工作计划； 第五章 文件及发文编号 第十一条 公文形式和编号 （一）公司需要使用的公文形式分为 1）决定或决议（对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”）； 2）规定（发布公司的各项规章制度，用“制度”、“规定”）；篇二：办公室管理制度细则 办公室管理制度及职责 一 .办公室礼仪 1.职工上班应整洁大方 2.在公司内职员应保持良好的站姿和坐姿，严禁坐在办公桌上。 3.进入办公室应先敲门，经同意后在进入，出去时应回手关门， 不能粗暴。 4.公司内职务称呼上司职员互敬互爱，不得有威胁恐吓的语言或 粗暴的行为，在办公室内不得大声喧哗打闹，禁止员工对同事 使用不文明用语。（违者一次罚款200元，二次以上开除） 5.在公司遇到上司或客户需问好礼让，不能抢行。 二、办公室职责： 1.办理总经理交办事项； 2.公司总经理及公司外来宾客的接待事项； 3.本公司文书的收发、校对、审核及档案的整理保管事项； 4.本公司公用账表的采购、印发、分发、保管、登记事项； 三、办公室管理制度; 办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重 要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。 1向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况， 同时请示及时处理的。 2对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立 即办妥，事后汇报办理情况。 3对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领 导明确批示意见后，即开展工作。 4.不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论 公司秘密；不准通过其它方式传递公司秘密。 四、考勤及请消假制度： 1公司员工应自觉遵守组织纪律，严格上下班签到制度。如遇特殊 情况未能按时签到，应在次日由部门负责人出具证明并签字，再 由办公室签字后方予补勤。否则视同迟到或早退处理。 2公司员工有事请假，需写出请假条，经批准后方可休假。否则视 同旷工处理。请假在一天之内，经部门负责人签批；一天以上需 经总经理批准。并在休假后及时向签批领导消假。 3考勤管理规定 第-条 职员正常工作时间为上午8时30分至11时30分，下午 1时30分至5时，因季节变化需调整工作时间时由办公室另行 通知。 第二条 公司职员一律实行上下班登记制度。 第三条 所有职员上下班均需亲自登记，任何人不得代理他人或 由他人代理登记，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记 过一次的处分。 第四条 员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人) 申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。 第五条 职工因公出差，须事先填写出差登记表，报经总经理批 准；工作紧急无法请假时，须在办公室备案，到达出差地后应及 时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并 交至办公室备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤 奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。 五、办公用品的购置与发放管理制度： 1.公司所有办公用品的购置都必须经总经理审批后方可购置。 2.低值易耗办公用品各部门每月初应向办公室提报所购物品的 明细，办公室将根据库存情况，上报审批后统一购置。 3固定资产的购置，经审批购买后，办公室统一登记入帐，交 由需用人使用。使用人应加以爱护和妥善保管，不得丢失和 无故损坏，发现上述情况，将由使用人进行赔偿，赔偿金额 按所丢失或损失物品的净值计算。 4.低值易耗品的发放，办公室应做好发放登记，并做到帐物相符。 六、公司复印机使用制度： 1.复印文件资料耍办理登记审批手续，详填复印时间、标题份 数。 2.不得使用复印机复印绝密文件和个人材料，否则需公司领导批准。 3.复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。 七、办公室卫生 1.不得随地乱扔乱放 2.员工应认真做好办公区的卫生工作，公司职员将按值日表轮流值日，每天早晚两次，做到桌面、地面整洁，办公桌椅摆放整齐。不值日者罚款5元。 3.办公装上不得摆放与工作无关的物品。篇三：公司办公室管理制度细则 办公室管理制度细则 为加强公司管理，明确规范员工行为准则，严格执行员工管理制度，维护公司良好形象，创造良好的企业文化氛围，特制定本制度。 一、文件管理制度 1、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 2、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司业务相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 3、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 4、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。 5、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 6、文件资料档案的保管、查阅。 （1）、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 （2）、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈， 要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 7、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 8、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 9、根据文件、文书目录整理排序编制编目存档。 （1）、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 （2）、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 二、办公用品管理制度 第一条 管理要点 1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条制度规范 1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政部全权负责。 2、办公用品购臵应遵循以下程序：各部门将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至行政部，行政部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。 3、办公室应对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、出入库时间等，做到账物相符。 4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、任何人不得私自挪用办公用品。 6、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。 8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 第三条管理流程设计 填写办公用品申购单审批采购入库登记发放。 三、日常事务管理制度 第一条 员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时间按8：30-12：00.13:30-17:00执行。 第二条 上班后不得外出吃早点或办私事，如确有需要须征得直管领导允许，午休后应准时上班。 第三条 不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。 第四条 员工上班时必须着装整洁、得体，不得穿拖鞋及其他不适宜的装束，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合基本服务礼仪标准中的仪容仪表要求。 第五条 办公时间因私会客需和直管领导报备，时间不得超过30分钟；因私打电话必须简短。 第六条 上班时间内办公室不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站；任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。 第七条 个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁；部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁； 第八条 办公室环境要求：环境整洁、摆放有序；随手清洁，及时归位；办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物；严禁随地吐痰、乱丢纸屑；垃圾桶不超过3/4满。 第九条 工作午休（餐）时间不得饮酒，不得带有酒精状态上班；接待公司客人的除外 第十条 下班、或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备，午